Yn ddelfrydol dylech hysbysu a thrafod eich digwyddiad arfaethedig gyda'r holl bartïon yr effeithir arnynt yn ystod y camau cynllunio cynnar er mwyn osgoi unrhyw broblemau neu broblemau posibl. Fe'ch cynghorir i anfon llythyr at yr holl gyfeiriadau a effeithir o leiaf bythefnos cyn eich digwyddiad. Dylai'r llythyr gynnwys eich enw chi a'ch manylion cyswllt a dylech esbonio beth yw, ble a phryd y mae'ch digwyddiad.