Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd a Gwasanaethau Hamdden

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion gweinyddu eich defnydd o'n Gwasanaethau Hamdden.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu gwneud y canlynol:

  • Sefydlu eich aelodaeth (gan gynnwys cymryd taliadau ac asesu cymhwystra ar gyfer rhai mathau o aelodaeth);
  • Rheoli eich aelodaeth;
  • Rheoli eich archebion ar gyfer cyrsiau a dosbarthiadau;
  • Cysylltu â chi ynghylch eich aelodaeth, eich archebion neu eich defnydd o'n cyfleusterau;
  • Cysylltu â chi gyda gwybodaeth am gynigion a digwyddiadau sydd i ddod;
  • Cysylltu â chi er mwyn cael adborth am y gwasanaeth a gawsoch;
  • Gwella ein gwasanaethau trwy ddefnyddio ystadegau dadansoddi defnydd a demograffig ein cyfleusterau.
  • Os byddwch yn ein tagio yn eich fideos/lluniau ar eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol, efallai y byddwn yn rhannu'r rhain ar ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol ein hunain er mwyn hyrwyddo ein cyfleusterau.

Mae teledu cylch cyfyng ar waith yng nghanolfannau hamdden Hwlffordd, Aberdaugleddau a Phenfro at y dibenion canlynol:

  • Er mwyn atal, lleihau, canfod ac ymchwilio i droseddau a digwyddiadau eraill
  • Er mwyn sicrhau diogelwch staff, contractwyr ac aelodau'r cyhoedd
  • Er mwyn cynorthwyo wrth ymchwilio i achosion tybiedig o dorri polisïau a gweithdrefnau'r Gwasanaeth Hamdden gan staff, contractwyr ac aelodau'r cyhoedd.

Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am wirfoddolwyr i ddefnyddio delweddau/fideos ohonoch yn defnyddio ein canolfannau neu offer hamdden i hyrwyddo ein canolfannau hamdden. Byddwn ond yn casglu'r data hwn gyda'ch cydsyniad chi. Am fanylion llawn, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd Lluniau a Fideos, sydd i'w weld yma: Hysbysiad Preifatrwydd – Ffotograffiaeth a Fideo yng Nghanolfannau Hamdden Cyngor Sir Penfro.

Caiff yr wybodaeth yr ydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, a Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau neu Ddigwyddiadau Peryglus 2013.

Byddwn hefyd yn datgelu gwybodaeth yn unol â’r gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu’r wybodaeth hon gyda chyrff eraill â chyfrifoldeb dros ganfod/atal twyll/troseddu neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn ni’n datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser, a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sy'n ofynnol i ddarparu ein gwasanaeth i chi. 

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Y categorïau ar gyfer y data personol sy’n cael ei gasglu yw:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad geni
  • Manylion cyswllt (ffôn ac e-bost)
  • Ethnigrwydd
  • Manylion banc
  • Statws Cymraeg
  • Cyflyrau meddygol
  • Manylion canlyniadau asesu iechyd (pwysedd gwaed, BMI, taldra, pwysau, ffitrwydd ac ati)
  • Manylion atgyfeirwyr
  • Delweddau/fideo teledu cylch cyfyng
  • 4Global (ein prosesydd data ar gyfer dadansoddi data)
  • Lluniau/fideo ar y cyfryngau cymdeithasol
  • Delweddau/Fideo a dynnwyd mewn digwyddiadau cyhoeddus

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu’n gyfreithlon.  Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

  • Erthygl 6 (1)(a) Cydsyniad: rydych wedi rhoi cydsyniad clir i ni brosesu eich data personol at ddiben penodol. Mae hyn mewn perthynas â'n negeseuon e-bost neu'n llythyrau hyrwyddo a'r data a gasglwyd at ddibenion monitro.
  • Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract. Mae hyn yn ymwneud â chofnodion aelodaeth a manylion banc.
  • Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sylfaen glir yn y gyfraith. Mae hyn mewn perthynas â'r Cynllun Cyfeirio Ymarfer Corff Cenedlaethol (NERS) a chofnodi damweiniau ac anafiadau.
  • Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny. Mae hyn yn ymwneud â'r defnydd o deledu cylch cyfyng yn ein canolfannau hamdden, defnydd o’ch lluniau a’ch fideos ar ein cyfryngau cymdeithasol, defnyddio eich lluniau a/neu fideos a dynnwyd mewn unrhyw ddigwyddiadau cyhoeddus yn y Ganolfan Hamdden, a dadansoddi eich data. Mae hyn hefyd yn ymwneud â'r defnydd o system gyfathrebu OurPeople ar gyfer aelodau staff.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen eu diogelu’n fwy. Mae’r mathau hyn o ddata yn cael eu hystyried fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

  • Erthygl 9 (2)(a) Rydych wedi rhoi eich cydsyniad penodol. Gallwch dynnu eich cydsyniad ar unrhyw adeg. I wneud hyn, cysylltwch â'r ganolfan hamdden. Mae hyn mewn perthynas â'r data iechyd a gesglir ar gyfer cofnodion aelodaeth.
  • Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. Mae hyn mewn perthynas â'r data ethnigrwydd a gesglir ar gyfer y Cynllun Atgyfeirio Ymarfer Corff Cenedlaethol (NERS) a chofnodion aelodaeth.

(Amod perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Cydraddoldeb cyfle neu driniaeth)

  • Erthygl 9 (2)(h) Meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, at ddiben asesu gallu’r gweithiwr i weithio, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth, neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol. Mae hyn yn ymwneud â'n cofnodion aelodaeth.

(Amod perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 1: Dibenion gofal iechyd neu ofal cymdeithasol)

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon. Bydd y rhain yn cynnwys:

  • The Retention People
  • Rheolwr Cenedlaethol CLlLC
  • Llywodraeth Cymru (mewn perthynas â phrosiectau a ariennir)
  • Y Bwrdd Iechyd Lleol
  • Timau Iechyd Cyhoeddus Lleol
  • Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
  • Upshot (ein prosesydd data ar gyfer monitro'r Cynllun Hamdden i Bobl dros 60 Oed)
  • Gladstone (ein prosesydd data)
  • Dyfed Alarms (sy'n darparu ein system teledu cylch cyfyng)
  • Our People (data gweithwyr yn unig)
  • Mae'n bosibl y bydd lluniau/fideos a dynnir mewn digwyddiadau cyhoeddus hefyd yn cael eu rhannu ar ein gwefan ac ar ein tudalennau cyfryngau cymdeithasol

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu arian y cyhoedd y mae’n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gellir eich rhwystro rhag derbyn gwasanaethau penodol, arian neu waith. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni fel a ganlyn:

  • Os nad ydych wedi defnyddio ein gwasanaethau o fewn yr 13 mis diwethaf neu os ydych yn ein hysbysu nad ydych yn dymuno bod yn gwsmer mwyach, bydd eich gwybodaeth yn cael ei dileu.
  • Cedwir gwybodaeth am oes ar gronfa ddata'r Cynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i Wneud Ymarfer Corff.  Cedwir gwybodaeth bapur (unrhyw beth a lofnodwyd) am chwe blynedd o ddyddiad y llofnod.
  • Cedwir ffurflenni damweiniau am saith mlynedd.
  • Cedwir ffurflenni debyd uniongyrchol tan na fydd debyd uniongyrchol yn berthnasol.
  • Cedwir ffurflenni archebu gweithgareddau am flwyddyn.
  • Ni fydd y lluniau/fideos y byddwch yn eu rhoi ar y cyfryngau cymdeithasol yr ydym ni'n eu rhannu ar ein sianeli cyfryngau cymdeithasol ni yn cael eu cadw gennym.
  • Bydd Delweddau/Fideos Gwreiddiol a dynnwyd mewn digwyddiadau cyhoeddus y Ganolfan Hamdden yn cael eu cadw am 5 mlynedd.
  • Bydd delweddau a fideo a gymerwyd mewn digwyddiadau sydd wedi'u rhannu i'n gwefan a chyfryngau cymdeithasol yn cael eu tynnu unwaith na fydd eu hangen mwyach.
  • Cedwir delweddau teledu cylch cyfyng Canolfan Hamdden Hwlffordd am chwe mis.
  • Cedwir delweddau teledu cylch cyfyng Canolfan Hamdden Aberdaugleddau a Penfro am oddeutu 30 niwrnod. Bydd y ddyfais ond yn recordio pan fydd symudiad, felly mae hyn yn dibynnu ar faint o symudiad sydd wedi bod. Gellid trosysgrifo’r deunydd ffilm cyn 30 diwrnod, neu gellid ei gadw’n hirach os nad oes symudiad wedi’i gofnodi.

Mae’n bosibl y bydd angen cadw delweddau teledu cylch cyfyng yn hwy na’r amserlen uchod ar gyfer ymchwiliadau ac achosion cyfreithiol.

Caiff eich gwybodaeth ei gwaredu’n ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

  • Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
  • Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn ein gohirio neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
  • Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl absoliwt a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
  • Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn ein gohirio neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
  • Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn am drosglwyddo’ch gwybodaeth heb rwystr.
  • Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
  • Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol. Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â’r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk   Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Oherwydd hyn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os hoffech chi gyflwyno cwyn ynghylch y ffordd rydyn ni wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch chi gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro SA61 1TP

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae manylion ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.

 

ID: 9067, adolygwyd 02/01/2024