Addewid Preifatrwydd

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion trefnu a gweinyddu:

• Gwasanaethau Claddu ac Amlosgi
• Ffioedd Beddau
• Gwerthiant Cofebion 

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu gwneud y canlynol:

• Cyflwyno'r gwasanaeth, neu drin eich ymholiad
• Cynllunio a gwella'r gwasanaethau a gynigiwn
• Canfod ac atal trosedd neu dwyll
• Ymchwil, fodd bynnag byddai hyn ar ffurf ddienw oni bai ein bod yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at y diben hwn
• Cyflwyno tystiolaeth o ganlyniadau cadarnhaol i asiantaethau ariannu’r llywodraeth ganolog
• Caniatáu i ni fodloni’r gofynion cyfreithiol ar gyfer darparu claddedigaethau, amlosgiadau a rheoli, rheoleiddio a rheoli cofebion a thiroedd mynwentydd
• Sicrhau ein bod yn gallu gwneud yn siŵr ein bod yn rhoi’r lefel gywir o gefnogaeth i chi

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, Deddf Diogelu Data 2018 ac mae’n cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Deddf Claddu 1857
• Deddf Cofrestru Claddedigaethau 1864
• Deddf Amlosgi 1902, Deddf Amlosgi 1952
• Deddf Iechyd y Cyhoedd (Rheoli Clefydau) 1984
• Rheoliadau Amlosgi (Cymru a Lloegr) 2008
• Rheoliadau Amlosgi (Cymru a Lloegr) (Diwygio) 2017.
• Gorchymyn Mynwentydd Awdurdodau Lleol 1977
• Gorchymyn Mynwentydd Awdurdodau Lleol (Diwygio) 1986 .

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith, a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod / atal twyll / troseddau neu archwilio / gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu  â'nGwasanaethArchwilio yngNghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru( Hysbysiad Preifatrwydd  Archwilio Cymru). Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy’n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen i gyflwyno gwasanaeth i chi y byddwn yn ei chasglu a'i defnyddio. Lle bynnag y bo modd, rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol na ellir ei hadnabod.

Gall y gwasanaeth ddefnyddio rhywfaint neu’r holl wybodaeth bersonol isod:

• eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost
• Ar gyfer tystysgrifau meddygol: Enw'r meddyg, llofnod, cymwysterau, cyfeiriad gwaith, manylion cyswllt gwaith, rhif cofrestru'r Cyngor Meddygol Cyffredinol ac enw unrhyw un a oedd yn bresennol ar adeg y farwolaeth (hefyd cesglir rhif ffôn aelod o'r teulu pe bai’n bresennol, a lleoliad gwaith pe bai staff nyrsio’n bresennol).
• Ar gyfer teledu cylch cyfyng: Delweddau (Dim sain)
• dyddiad marwolaeth yr ymadawedig

Rydym yn cael y rhan fwyaf o'r wybodaeth hon gennych chi, ond efallai y byddwn hefyd yn cael rhywfaint o'r data hwn gan aelodau o'ch teulu neu'ch Trefnwr Angladdau.

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.
• Erthygl 6 (1)(c) Rhwymedigaeth  gyfreithiol: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â'r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau contractiol).
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.
• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny. – Mae hyn yn ymwneud â theledu cylch cyfyng

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon. Bydd hyn yn cynnwys:

• Darparwyr gwasanaethau angladd (er enghraifft, trefnwyr angladdau, cynhyrchion cofebion a darparwyr gwasanaethau coffa, swyddogion, darparwyr gwasanaethau angladd arbenigol ac ati), Canolwr Meddygol, Swyddfa'r Crwner ac ati.
• Gall ceiswyr tystysgrif feddygol hefyd ofyn am gael gweld tystysgrif feddygol (gallant enwebu rhywun ar eu rhan i'w weld os dymunant).

Ni fyddwn yn darparu data personol i unrhyw un arall nac yn defnyddio’r data amdanoch at unrhyw ddiben arall oni bai bod y gyfraith yn caniatáu neu’n gadael i ni wneud hynny.

Weithiau mae’n bosibl y bydd angen i ni rannu rhywfaint o’ch gwybodaeth â Phrif Swyddog yr Heddlu i archwilio’r gofrestr amlosgi.

Gall eich data personol gael ei drosi (yn 'ddienw') yn ddata ystadegol neu gyfunol mewn ffordd sy'n sicrhau na ellir eich adnabod ohono. Yn ôl diffiniad, ni ellir cysylltu data cyfanredol â chi fel unigolyn a gellir ei ddefnyddio i gynnal ymchwil a dadansoddi, gan gynnwys paratoi ystadegau i'w defnyddio mewn adroddiadau.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch ddod o hyd i ragor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a'r gwasanaethau atal twyll, a'ch hawliau diogelu data yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni fel a ganlyn:

Amlosgiad

• Rhaid i awdurdod amlosgi gadw’r cais am amlosgiad ac unrhyw dystysgrifau neu ddogfennau eraill sy’n ymwneud ag amlosgiad, neu gopi electronig o’r dogfennau, am gyfnod o 15 mlynedd o ddyddiad yr amlosgiad. Lle cedwir copïau electronig o ffurflenni cais a dogfennau, rhaid cadw'r rhai gwreiddiol am ddwy flynedd.
• Cedwir y Gofrestr Amlosgiadau am byth.

Claddu

• Rhaid i'r awdurdod claddu gadw pob ffurflen ysgrifenedig am 7 mlynedd a Chofrestrau Claddedigaethau a Beddau am byth, wedi'u storio er mwyn eu cadw rhag colled neu ddifrod
• Cedwir cofnodion yn unol ag Amserlen Cadw a Gwaredu Gwybodaeth y Cyngor ac ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd angen.

Teledu cylch cyfyng

• Cedwir am 30 diwrnod cyn trosysgrifo'i hun.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich Hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys yr hawliau canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm  dros brosesu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu- gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun  penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol. I wneud

cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Rhif Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Oherwydd hyn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os ydynt o'r farn fod y ffordd yr ydym yn casglu gwybodaeth neu’n ei defnyddio yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o bob agwedd ar ein proses o gasglu gwybodaeth bersonol a’i defnyddio. Fodd bynnag, rydym yn falch o ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk  

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House,

Water Lane,

 Wilmslow,

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk 

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir,  Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu  ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran 'Cwynion neu ymholiadau'.