Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad preifatrwydd – Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu’ch data personol at ddibenion yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol sy’n cefnogi cynghorau lleol i gynyddu eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hunain a chlywed a deall safbwyntiau a chanfyddiadau eu trigolion

Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)

Mae cynghorau lleol yng Nghymru yn ddarostyngedig i ddyletswyddau cyfreithiol niferus ac amrywiol, ac mae llawer ohonynt yn gofyn am ymgysylltu rheolaidd a pharhaus â thrigolion. Un o nodau craidd yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol yw cefnogi cynghorau lleol i gyflawni’r dyletswyddau ymgysylltu presennol a’r dyletswyddau ymgysylltu posibl yn y dyfodol ond, bwysicaf oll, cynyddu eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hunain a chlywed a deall safbwyntiau a chanfyddiadau eu trigolion.

Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae ein sefydliad yn defnyddio’r data personol a gasglwn gennych pan fyddwch yn cymryd rhan yn yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol.

Mae’r cyngor yn casglu eich data er mwyn:

• deall tueddiadau lleol er mwyn datblygu atebion lleol.
• cyflawni gwelliant a arweinir gan y sector trwy feincnodi.
• cyfrannu at fodloni gofynion deddfwriaethol amrywiol ynghylch ymgysylltu ac ymgynghori.

Caiff yr wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru).

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu’r wybodaeth hon â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnom er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn i chi.

Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Dyma’r categorïau data personol sy’n cael eu casglu:

• Cyfeiriadau IP
• Cod post
• Oedran – bandiau 10 mlynedd o 16 hyd at 85+
• Rhyw
• Hunaniaeth rhywedd
• Hunaniaeth genedlaethol 
• Grŵp ethnig
• Chyfeiriadedd rhywiol
• Cyflyrau iechyd corfforol neu feddyliol
• Y gallu i gyflawni gweithgareddau o ddydd i ddydd (os dywed yr ymatebydd fod ganddo gyflwr iechyd corfforol neu feddyliol)
• Crefydd
• Yr iaith a ffefrir (opsiwn arall lle gellir nodi iaith)

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon. Dyma’r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen lefel uwch o ddiogelu ar eu cyfer. Dosberthir y data hyn fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, prosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hyn o ddata categori arbennig gan eu bod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd.

(Amodau perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Cyfle cyfartal neu driniaeth.)

 phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Data Cymru fel prosesydd data

Mae Data Cymru yn cynnal yr arolwg hwn ar ran y cyngor. Mae’r cwestiynau craidd sy’n cael eu gofyn i chi hefyd yn cael eu gofyn mewn llawer o gynghorau lleol eraill ledled Cymru fel rhan o ddull ehangach o glywed gan drigolion. Rhennir y data hyn at ddiben cefnogi cynghorau lleol i gyflawni’r dyletswyddau ymgysylltu presennol a phosibl hyn yn y dyfodol. Bydd Data Cymru yn storio ymatebion gwreiddiol yr arolwg ar feddalwedd SmartSurvey.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy’n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth technoleg gwybodaeth ac adfer ar ôl trychineb.  Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny.  Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig.  Pan fydd angen trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r cyllid cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gallai’r wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll, ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol yr ydym wedi’i chasglu gennych chi ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll ac atal gwyngalchu arian, ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Mae rhagor o fanylion am sut y byddwn ni a’r asiantaethau atal twyll hyn yn defnyddio’ch gwybodaeth, a’ch hawliau diogelu data, ar gael drwy fynd i CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen yn unig. Byddwn yn cadw’r wybodaeth sydd wedi’i rhoi i ni am 3 blynedd a chaiff eich gwybodaeth ei gwaredu’n ddiogel pan na fydd ei hangen arnom mwyach.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, sy’n cynnwys y canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn am gael cywiro eich gwybodaeth.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth neu barhau i gyflenwi gwasanaeth. Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  I gyflwyno cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

Cyfeiriad e-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk           Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion sy’n dod i law ynglŷn â hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os ydynt o’r farn bod y ffordd yr ydym yn casglu gwybodaeth neu’n ei defnyddio yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol y mae eu hangen.  Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Y Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

Cyfeiriad e-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru

2il Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

Cyfeiriad e-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP

Cyfeiriad e-bost: enquiries@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.