Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Cerbydau Staff Cyngor Sir Penfro

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolwr Data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion monitro a chymeradwyo staff sy'n defnyddio cerbydau fel rhan o'u rôl. Bydd data personol yn cael ei gasglu, ei ddefnyddio a'i rannu fel rhan o weithredu Cynllun Pontio Fflyd Cerbydau Allyriadau Isel Iawn y Cyngor.

Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu gwirio a oes gennych yr hawl a'r caniatâd i yrru cerbydau'r Cyngor, casglu gwybodaeth at ddibenion yswiriant, olrhain cerbydau, monitro oriau gyrru ac oriau gyrwyr, darparu hyfforddiant i yrwyr, monitro lleoliadau cerbydau, defnydd tanwydd, ymchwilio i ddamweiniau a chynorthwyo gyda gweithredu Cynllun Pontio Fflyd ULEV, gan gynnwys darparu Gwefrwyr Cartref Cerbydau Trydan.

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Trafnidiaeth 2000, Rheoliadau Oriau Gyrwyr (Rheoliad (CE) Rhif 561/2006), Deddf Traffig Ffyrdd 1934, Rheoliadau Cerbydau Modur (Trwyddedau Gyrru) 1999, Rheoliad Trwyddedau Gyrru 1996, Rheoliad Rheoli Dirgryniadau yn y Gweithle 2005.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnom er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn i chi.

Pa ddata personol sy’n cael ei gasglu?

Dyma’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu lle bo'n briodol:

• Enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, rhyw, rhif trwydded yrru, ardystiadau trwydded yrru, troseddau traffig, manylion cerdyn CPC Gyrrwr, cofnodion hyfforddi gyrwyr, oriau gyrwyr, lleoliadau cerbydau, ail-lenwi cerbydau â thanwydd, cwmni yswiriant os oes angen.

Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon.  Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.
• Erthygl 6 (1)(c) Rhwymedigaeth gyfreithiol: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â'r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau contractiol).
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae angen inni brosesu er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sylfaen glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen lefel uwch o ddiogelu ar eu cyfer. Dosberthir hwn fel ‘data categori arbennig’ a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

• Erthygl 9 (2)(h) Meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, at ddiben asesu gallu’r gweithiwr i weithio, diagnosis meddygol, darparu iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol. – Atodlen 1, Rhan 1 (2) Dibenion Iechyd neu Ofal Cymdeithasol

 phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys:

• Uned Cludiant Integredig y Cyngor, E. Davis sy’n darparu ein gwasanaeth gwirio trwydded yrru, DVSA, cwmnïau yswiriant neu’r heddlu os oes angen
• Uned Cludiant Integredig y Cyngor, Merridale sy'n darparu system rheoli tanwydd y Cyngor. Defnyddir y pedwar digid olaf o rifau cyflogres staff fel y pin ar gyfer allweddi tanwydd.
• Admin Business Solutions
• Reatec
• Y contractwr llwyddiannus ar gyfer gosod gwefrwyr cartref
• Lightfoot sy'n darparu olrhain cerbydau, monitro gyrwyr a hyfforddi gyrwyr.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny.  Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Pan fydd angen trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r cyllid cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gallai'r wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu pwy ydych. Os caiff twyll ei ganfod, gellir gwrthod eich mynediad at wasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, ar wefan CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Pa mor hir byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth gyhyd ag sydd ei hangen, byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarparwyd i ni am hyd eich cyflogaeth gyda Chyngor Sir Penfro neu ar gyfer tor rheolau gyrwyr ac oriau gyrwyr HGV am 12 mis, ar gyfer gweithredwyr peiriannau, cofnodion dirgryniadau dwylo a breichiau am o leiaf 40 mlynedd o'r dyddiad gadael a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich Hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, fodd bynnag gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflawni gwasanaeth i chi.  Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hyn yn hawl absoliwt a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i symud data – mae gennych yr hawl i ofyn am drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Hawl mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol.  I gyflwyno cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk   Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu cael am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu bod ein casgliad neu ein defnydd o wybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Y Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein Manylion Cyswllt fel Rheolydd Data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro SA61 1TP.

Ffôn: 01437 764551 neu enquiries@pembrokeshire.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.