Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Digartrefedd, Dyraniadau Tai a Rheoli Tenantiaeth a Chynnal a Chadw Adeiladau

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolydd Data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion yr Adran Cynnal a Chadw Adeiladu.

Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu asesu eich anghenion tai, eich cymhwysedd ar gyfer tai cymdeithasol, darparu unrhyw gymorth sydd ar gael neu eich cyfeirio at y cymorth hwn ac i reoli eich tenantiaeth yn effeithiol. Bydd hon hefyd yn cael ei defnyddio er mwyn ein tenantiaid, i roi gwybod i chi am atgyweiriadau adeiladau a threfnu mynediad ar gyfer unrhyw wasanaethau amserlennu sydd eu hangen.

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Tai Cymru 2014 Rhan I a II (Adran 111 sy'n cynnwys safon SATC), Deddf Tai 2004 (yn benodol safonau System Mesur Iechyd a Diogelwch ar gyfer Tai), Deddf Cartrefi Symudol (Cymru) 2013, Deddf Tai 1985 a 1996, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, Deddf Twyll 2006, Deddf Ymddygiad Gwrthgymdeithasol, Troseddu a Phlismona 2015, Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016, Deddf Landlord a Thenant 1985, Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974, Rheoliadau Diogelwch Nwy (Gosod a Defnyddio) 1998, Rheoliadau Dylunio a Rheoli Adeiladu 2015, Gorchymyn Diwygio Rheoleiddio (Diogelwch Tân) 2005, BS7671:2018: A2:2022; Gofynion ar gyfer Gosodiadau Trydanol; Rheoliadau gwifro IET Deunawfed Argraffiad a Deddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg, a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Dyma'r categorïau data personol sy'n cael eu casglu:

• Teledu cylch cyfyng: Fideo / Delweddau

Ar gyfer digartrefedd

• Cytundeb Llety Argyfwng/Dros Dro: Gwybodaeth bersonol, ariannol a meddygol, euogfarnau troseddol ac asesu risg.
• Darparwr Llety Brys: Manylion cyswllt y darparwr, dewisiadau ac amodau'r tenantiaid y maent yn eu derbyn, asesiadau risg (os oes angen), gwybodaeth ariannol.
• Benthyciadau, bondiau, rhent ymlaen llaw neu gymorth gyda morgais: Enw, cyfeiriad, rhyw, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, manylion ariannol, e.e. incwm a gwariant.

Ar gyfer dyraniadau tai a rheoli tenantiaeth

• Cais Tai Cartrefi Dewisedig: Enw, cyfeiriad, rhyw, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, manylion ariannol e.e. slipiau cyflog, cyfriflenni banc, cyfrifon cymdeithas adeiladu, manylion pensiwn ac ati. Gwybodaeth feddygol yn ymwneud ag unrhyw gyflwr a allai effeithio ar eu cais, ethnigrwydd, iaith, perthnasoedd a all ddatgelu cyfeiriadedd rhywiol, gwybodaeth yn ymwneud â dioddefwyr cam-drin domestig risg uchel, ymddygiad troseddol, euogfarnau troseddol, troseddwyr risg uchel
• Ffeil Tenantiaeth Tai Cyngor a Gweithgareddau a Ariennir gan Grant Cymorth Tai: Enw, cyfeiriad, unrhyw beth sy'n ymwneud â thenantiaeth, gwybodaeth feddygol os oes angen addasiadau, euogfarnau troseddol, ymddygiad gwrthgymdeithasol.
• Cymorth Ariannol i Denantiaid: Data personol, manylion cyswllt, data iechyd, gwybodaeth ariannol
• Ymddygiad Gwrthgymdeithasol: Manylion personol, gwybodaeth yn ymwneud ag Ymddygiad Gwrthgymdeithasol – ethnigrwydd, rhyw, rhywioldeb, crefydd ac ati os ydynt yn ymwneud â throseddau casineb

Ar gyfer cynnal a chadw adeiladau

• Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, manylion cysylltiedig â gwaith, data iechyd (oherwydd COVID-19)

Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

Erthygl 6 (1)(c) Rhwymedigaeth  gyfreithiol: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â'r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau contractiol).

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae angen inni brosesu er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sylfaen glir yn y gyfraith.

Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau dilys: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau dilys neu fuddiannau dilys trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau dilys hynny.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen lefel uwch o ddiogelu ar eu cyfer. Mae’r mathau hyn o ddata yn cael eu hystyried fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydyn ni’n prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig yn ôl yr angen at ddibenion:

Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. Mae hyn yn ofynnol o dan Ddeddf Tai Cymru 2014 Rhan I a II a Deddf Tai 1985 a 1996.

(Yr amod perthnasol yn Neddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol )

Amod Atodlen 1 ar gyfer prosesu data troseddau yw: Dibenion statudol a llywodraethol.

 phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys ond nid yn gyfyngedig i

Darparwyr Tai Cymdeithasol Eraill, Gwasanaethau Cymdeithasol, Addysg, Refeniw ac ag awdurdodau lleol eraill os gofynnir am hynny.

Ar gyfer digartrefedd

• Cytundeb Llety Argyfwng/Dros Dro: unrhyw weithiwr proffesiynol dan sylw, darparwr llety brys.
• Benthyciadau, bondiau, rhent ymlaen llaw neu gymorth gyda morgais: asiantaethau gwirfoddol

Ar gyfer dyraniadau tai a rheoli tenantiaeth

• Cais Tai Cartrefi Dewisedig a Ffeil Tenantiaeth Tai Cyngor: Darparwyr tai cymdeithasol eraill e.e. Ateb, Tai Wales & West. Darparwyr cymorth, sefydliadau iechyd, yr Heddlu, Yr Adran Gwaith a Phensiynau, sefydliadau adennill dyledion, NEC.
• Cymorth Ariannol i Denantiaid: Unrhyw sefydliad a fyddai’n helpu’r unigolyn i gael cymorth ariannol – darparwyr cymorth, sefydliadau iechyd, yr Heddlu, Yr Adran Gwaith a Phensiynau, Dŵr Cymru, cwmnïau ynni.
• Ymddygiad Gwrthgymdeithasol: Heddlu, Llys
• Gweithgareddau a Ariennir gan y Grant Cymorth Tai: Darparwyr cymorth, sefydliadau iechyd, Dŵr Cymru, cwmnïau ynni, Ateb, Tai Wales & West ac unrhyw Ddarparwr Cymorth Tai arall. Yr Heddlu, Yr Adran Gwaith a Phensiynau, sefydliadau adennill dyledion.

Ar gyfer cynnal a chadw adeiladau

• Contractwyr

Sylwch y bydd yr wybodaeth a roddwch wrth wneud cais am dŷ gyda Chartrefi Dewisedig yn dod yn 'wybodaeth tenantiaeth' i chi ar ôl i chi gael cartref. Mae hyn yn cynnwys eich enw a'ch manylion cyswllt. Bydd y Tîm Rheoli Tenantiaeth yn defnyddio’r wybodaeth hon i gysylltu â chi os oes angen, a bydd y Tîm Cynnal a Chadw Adeiladau yn ei defnyddio i drefnu unrhyw atgyweiriadau neu waith wedi’i drefnu sydd eu hangen yn eich cartref.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych chi wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni yn unol â’n polisïau cadw:

Mae teledu cylch cyfyng yn cael ei ddileu yn awtomatig ar ôl 31 diwrnod.

Ar gyfer digartrefedd

• Cedwir gwybodaeth am 7 mlynedd.

Ar gyfer dyraniadau tai a rheoli tenantiaeth

• Cais Tai Cartrefi Dewisedig:  Saith mlynedd o ddyddiad cau'r cais oni bai ei fod yn cael ei ailgartrefu yn Eiddo Cyngor Sir Penfro. Os caiff ei ailgartrefu i denantiaeth Cyngor Sir Penfro yna bydd y cais yn dod yn rhan o atodlen Ffeil Tenantiaeth Tai Cyngor.
• Ffeil Tenantiaeth Tai Cyngor: Mae cofnodion Tenantiaeth allweddol yn cael eu dinistrio chwe blynedd ar ôl i denantiaeth ddod i ben.
• Cymorth Ariannol i Denantiaid: Saith mlynedd o ddyddiad cau'r cymorth
• Ymddygiad Gwrthgymdeithasol: Yn cael ei gadw am gyfnod y Denantiaeth, ynghyd â saith mlynedd ar ôl terfynu.
• Gweithgareddau a Ariennir gan y Grant Cymorth Tai: 10 mlynedd o ddyddiad y gwasanaethau a ddarparwyd, gan gynnwys chwe blynedd ar ôl terfynu unrhyw denantiaeth (os yw’n hwy na’r 10 mlynedd). Mae'r cyfnod hwn o amser yn hwy na'r dogfennau hynny sy'n ymwneud â thenantiaeth nad ydynt yn cael Cyllid Grant Cymorth Tai. 10 mlynedd yn unol â Gofynion Cyllid Grant.

Ar gyfer cynnal a chadw adeiladau

• Ailweirio Stoc Tai Cyngor yn Drydanol: Hyd oes yr eiddo ynghyd â phum mlynedd o'r dyddiad gwerthu neu ddymchwel *gellir ei gynnwys isod
• Rhaglen Ôl-osod wedi'i Optimeiddio: Hyd oes yr eiddo ynghyd â phum mlynedd o'r dyddiad gwerthu neu ddymchwel *gellir ei gynnwys gyda'r isod
• Gwybodaeth am Hawliadau Yswiriant, Cwynion ac Ymholiadau Cwsmeriaid: Saith mlynedd o'r dyddiad y cafodd yr hawliadau neu'r ymholiadau eu cau

*Caiff yr holl wybodaeth arall ei dinistrio 12 mis ar ôl i'r eiddo gael ei waredu/dinistrio neu ei werthu

Caiff eich gwybodaeth ei dileu’n ddiogel pan na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn ohirio neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru

2ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost:  cymru@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel Rheolwr Data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP

Rhif ffôn: 01437 764551 neu enquiries@pembrokeshire.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.