Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - – Gwasanaeth Amgueddfa Sir Benfro

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion rhyngweithiadau rhwng Gwasanaeth Amgueddfa Sir Benfro a’i gwsmeriaid a rhoddwyr ym Maenordy Scolton a Bwthyn Penrhos.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu rheoli’r gwasanaeth amgueddfa ac arteffactau cysylltiedig yn ein casgliad, darparu gwasanaeth adnabod gwrthrychau, cynnal digwyddiadau ar y safle ac ar gyfer darpariaethau llogi safle.

Mae gennym ni deledu cylch cyfyng ar waith ym Maenordy Scolton. Mae'n bosibl y bydd y camerâu hyn yn recordio lluniau ohonoch pan fyddwch ar y safle. Mae hyn yn ei le ar gyfer atal a chanfod troseddau.

Bydd y wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018,  ac yn unol â Deddf Llyfrgelloedd ac Amgueddfeydd 1964.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, a gallwn rannu’r wybodaeth hon hefyd â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus er mwyn sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data’n ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen er mwyn darparu ein gwasanaeth i chi.

Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Mae’r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:

• At ddibenion derbyn a rhesymoli casgliadau – manylion cyswllt (gan gynnwys enw, cyfeiriad cartref, ffôn, e-bost), dyddiad geni
• Ar gyfer digwyddiadau, llogi safle ac ymweliadau safle – manylion cyswllt (gan gynnwys enw, cyfeiriad cartref, ffôn ac e-bost), enw ysgol, oedran plant a gwybodaeth ariannol yn ôl yr angen
• Ar gyfer digwyddiadau lle darperir gwasanaeth arlwyo, efallai y bydd hefyd angen i ni gael manylion am unrhyw alergeddau neu anoddefiadau bwyd
• I greu cyfrif ar ein gwefan Maenordy Scolton, bydd angen eich enw a'ch cyfeiriad e-bost arnom
• Delweddau fideo teledu cylch cyfyng

Beth yw ein sylfaen gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu’n gyfreithlon.  Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau dilys: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau dilys neu fuddiannau dilys trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau dilys hynny. Mae hyn yn ymwneud â manylion adneuwyr/rhoddwyr i'r amgueddfa a'r defnydd o deledu cylch cyfyng ym Maenordy Scolton.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(a) Rydych wedi rhoi eich cydsyniad penodol. Gallwch dynnu eich cydsyniad ar unrhyw adeg. Er mwyn gwneud hyn, cysylltwch â'r gwasanaeth y mae ei fanylion cyswllt wedi'u rhestru uchod.

(Amod perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1, Rhan 1: Dibenion gofal iechyd neu ofal cymdeithasol)

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu’ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

·         Amgueddfeydd a sefydliadau treftadaeth eraill

·         Diwydiannau Norman

·         Gwasanaethau Cofrestru

·         Trwyddedu

·         Efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth a ddarperir ar y wefan gyda Thîm Digidol Cyngor Sir Penfro

·         Grandad Digital – sef crewyr ein gwefan

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, efallai y caiff yr wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion cynnal archwiliad yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma: https://www.cifas.org.uk/fpn

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag sydd angen, byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarparwyd i ni at ddibenion rheoli casgliadau am gyfnod amhenodol gan ei fod yn ffurfio rhan o’n cofnodion hanesyddol.

Bydd manylion Adneuwyr / Rhoddwyr Amgueddfa yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol fel rhan o'r gwaith cadw cofnodion parhaol ar gyfer rheoli casgliadau amgueddfeydd.

Pan fyddwn yn casglu eich data ar gyfer digwyddiadau, ffeiriau a phriodasau Maenordy Scolton, bydd eich manylion yn cael eu cadw am hyd y digwyddiad.

Bydd manylion pasys tymhorol blynyddol yn cael eu cadw am ddwy flynedd.

Cedwir delweddau teledu cylch cyfyng am 31 diwrnod, oni bai fod angen cadw'r deunydd ffilm yn hirach ar gyfer ymchwiliadau ac achosion cyfreithiol. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Ar gyfer y wefan, cedwir data personol yn system cynnal YouCreate Grandad Digital am 6 mis ac yna ei ddileu yn awtomatig.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys y canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod, a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bostiwch: mynediadatgofnodion@sir-benfro.gov.uk  Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o’r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn fodlon darparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bostiwch: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion neu ymholiadau’.

Newid i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.