Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Gwasanaeth Partneriaeth Rhieni

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolydd Data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion darparu gwasanaethau i blant a phobl ifanc rhwng 0 a 25 oed, a’u teuluoedd, gan gynnwys plant a phobl ifanc ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY).

Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i ddarparu ystod o wasanaethau i deuluoedd yn Sir Benfro. Mae hyn yn cynnwys y Gwasanaeth Partneriaeth Rhieni, sy’n cynnig cyngor a gwybodaeth ddiduedd am anghenion dysgu ychwanegol (ADY) a’r system ADY, yn ogystal â materion sy’n effeithio ar addysg a datblygiad plant a phobl ifanc. Mae'r Gwasanaeth Partneriaeth Rhieni hefyd yn darparu gwasanaethau datrys anghytundeb statudol ac eiriolaeth i deuluoedd â phlant a phobl ifanc ag ADY. Yn ogystal, rydym yn cynnig gwasanaeth gweithiwr allweddol Cymorth Cynhwysiant – ystod o wasanaethau ymyrraeth gynnar wedi’u targedu i blant a phobl ifanc (hyd at 25 oed) a’u teuluoedd sy’n byw yn Sir Benfro

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018 a Chod Anghenion Dysgu Ychwanegol 2021, Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014, Deddf Addysg 1996, Deddf Cydraddoldeb 2010, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, a Confensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau'r Plentyn 1989.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu’r wybodaeth hon â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnom er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn i chi.

Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Dyma’r categorïau data personol sy’n cael eu casglu:

• Enwau
• Cyfeiriad
• Manylion cyswllt
• Dyddiad geni
• Darparwr addysg
• Iechyd
• Rhywedd
• Iaith ddewisol
• Anghenion a aseswyd
• Enw a chyfeiriad rhiant/gofalwr
• Anghenion ychwanegol
• Ymweliadau a chyfathrebu
• Manylion gweithwyr proffesiynol allweddol eraill

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon.  Dyma’r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen lefel uwch o ddiogelu ar eu cyfer. Dosberthir y data hyn fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, prosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hyn o ddata categori arbennig gan eu bod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd

(Yr amodau perthnasol yn Neddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1, Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol) 

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a gallai'r rhain gynnwys:

• Gofal cymdeithasol
• Systemau Carefirst/Eclipse, sef ein proseswyr data

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy’n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb.  Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny.  Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig.  Pan fydd angen trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r cyllid cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gallai’r wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll, ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol yr ydym wedi’i chasglu gennych chi ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll ac atal gwyngalchu arian, ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Mae rhagor o fanylion am sut y byddwn ni a’r asiantaethau atal twyll hyn yn defnyddio’ch gwybodaeth, a’ch hawliau diogelu data, ar gael drwy fynd i CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarparwyd i ni fel a ganlyn:

• Cyngor a gwybodaeth – Hyd at ben-blwydd y plentyn/unigolyn ifanc yn 26 oed
• Gwasanaeth Gweithiwr Allweddol Cymorth Cynhwysiant – 75 mlynedd o ben-blwydd yn 18 oed yr unigolyn ifanc neu am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl dyddiad marwolaeth plant sy'n derbyn gofal, plant a phobl ifanc sy'n destun gorchmynion goruchwylio neu mewn perthynas ag amddiffyn plant

Caiff eich gwybodaeth ei dileu’n ddiogel pan na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.

Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

 

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

 

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP

E-bost: ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

 

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.