Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - – Gwasanaethau Cofrestru

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu'ch data personol at ddibenion

• Rheoli archebion seremonïau gyda Gwasanaeth Cofrestru Sir Benfro.
• Trefnu apwyntiadau cofrestru genedigaeth, cofrestru marwolaeth a hysbysiad o briodas neu bartneriaeth sifil neu brawf o apwyntiadau bywyd
• Cofrestru partneriaethau sifil.
• Prosesu tystysgrifau dinasyddiaeth.
• Trwyddedu eiddo cymeradwy.
• Cofrestru unigolion awdurdodedig ar gyfer adeiladau crefyddol.
• Prosesu dogfennau priodas yr Eglwys yng Nghymru.

Mae gwybodaeth bersonol a gesglir gennych er mwyn cofrestru digwyddiad yn ofynnol yn ôl y gyfraith.  

Mae'r cofrestrydd arolygol yn rheolydd data ar gyfer cofrestriadau genedigaeth, priodas a marwolaeth a gellir cysylltu ag ef yn Y Swyddfa Gofrestru, Archifau Sir Benfro, Prendergast, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 2PE.

Mae Cofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr yn rheolydd data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau genedigaeth, priodas, marwolaeth a phartneriaeth sifil a gellir cysylltu ag ef yn y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, Trafalgar Road, Southport, PR8 2HH.

(Gweler hysbysiad ar wahân ar gyfer sut mae data y mae'r Cofrestrydd Arolygol a'r Cofrestrydd Cyffredinol yn rheolwyr data ar ei gyfer yn cael ei brosesu).

Mae'r awdurdod lleol yn rheolydd data ar gyfer cofrestriadau partneriaeth sifil a gellir cysylltu ag ef yn Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu gwneud y canlynol

• Trefnu a rheoli eich archeb priodas, partneriaeth sifil neu seremoni ddathlu. Bydd hyn yn caniatáu i ni gysylltu â chi ar adegau allweddol yn ystod y broses archebu, ac olrhain a ydych wedi cwblhau'r rhagofynion cyfreithiol a gofynion eraill cyn y seremoni mewn pryd.
• Cofrestru partneriaethau sifil. Mae hwn yn darparu'r cofnod cyfreithiol ar gyfer eich partneriaeth sifil.
• Trefnu apwyntiadau ar gyfer cofrestru genedigaethau a marwolaethau ac ar gyfer rhoi hysbysiad o briodas neu bartneriaeth sifil. Mae hyn yn ein galluogi i gysylltu â chi am eich apwyntiad.
• Trefnu seremonïau dinasyddiaeth. Mae hyn yn ein galluogi i anfon gwybodaeth atoch yn ymwneud â'ch seremoni ddinasyddiaeth ac yn ein galluogi i fynd ar drywydd unrhyw faterion sy'n codi ar ôl eich seremoni.
• Prosesu unrhyw geisiadau a wneir i'r swyddfa hon. Er enghraifft ar gyfer tystysgrif neu i gywiro gwybodaeth a gynhwysir mewn cofnod cofrestr.
• Trwyddedau lleoliadau ar gyfer seremonïau sifil. Mae hyn yn ein galluogi i gysylltu â lleoliadau a phrosesu ceisiadau ac adnewyddiadau.
• Cofrestru unigolion awdurdodedig mewn adeiladau crefyddol. Mae hyn yn ein galluogi i gofnodi unigolion cymeradwy cyfredol.
• Rheoli dogfennau priodas a gwblhawyd gan y clerigwyr. Mae hyn yn ein galluogi i gysylltu ag aelodau o'r clerigwyr os oes problemau gyda dogfennau priodas a gyflwynwyd.

Bydd yr wybodaeth yr ydych yn ei rhoi yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953, Deddf Gwasanaeth Cofrestru 1953, Rheoliadau Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1987, Deddf Ystadegau Poblogaeth 1938, Deddf Priodasau 1949, Rheoliadau Cofrestru Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau 1968, Deddf Gweinyddu Nawdd Cymdeithasol 1992, Deddf Mewnfudo a Lloches 1999, Deddf Partneriaeth Sifil 2004, Rheoliadau Rheoleiddio Partneriaeth Sifil (Darpariaeth Gofrestru) 2005, Rheoliadau Nawdd Cymdeithasol (Hysbysiad o Farwolaethau) 2012, Deddf Mewnfudo 2014, Rheoliadau Cofrestru Priodasau 2015,  Deddf, Mewnfudo, Lloches a Chenedligrwydd 2002, Rheoliadau Cenedligrwydd Prydeinig (Cyffredinol) 2003 a ddiwygiwyd gan Rheoliadau Cenedligrwydd Prydeinig (Cyffredinol) (Diwygio) 2003, Rheoliadau Priodasau a Phartneriaeth Sifil (Mangreoedd Cymeradwy) (Diwygiedig) 2005, Rheoliadau Partneriaeth Sifil (Cyplau Rhyw Cyferbyniol) 2019, Deddf Cydraddoldeb 2010.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data’n ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen er mwyn darparu ein gwasanaeth i chi.

Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Y categorïau ar gyfer y data personol sy’n cael ei gasglu yw:

• Genedigaethau a Marwolaethau - enw, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost yr hysbyswr.
• Genedigaethau – dyddiad geni a man geni'r plentyn, statws perthynas y rhiant.
• Hysbysiadau - enwau, cyfeiriadau, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, man priodas neu bartneriaeth sifil, rhyw, cenedligrwydd.
• Partneriaethau sifil – fel hysbysiadau, hefyd dyddiad geni a manylion y rhieni a lleoliad partneriaeth sifil a allai awgrymu eu cred grefyddol.
• Unigolion awdurdodedig ar gyfer enw eglwys/capel, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a’r eglwys/capel y maent yn gysylltiedig ag ef (a fyddai’n awgrymu eu cred grefyddol).
• Seremonïau dinasyddiaeth – enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a chenedligrwydd.

Beth yw ein sylfaen gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol i ni berfformio tasg er budd cyhoeddus neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, a bod gan y dasg neu'r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(e) Mae gwybodaeth eisoes wedi cael ei gwneud ar gael i'r cyhoedd gennych.

• Erthygl 9 (2)(g) Budd sylweddol i’r cyhoedd.

(Yr amodau perthnasol o fewn Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol)

A phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill, a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys:

Dim ond trwy byrth cyfreithiol a bennir gan ddeddfwriaeth neu drwy gopi o dystysgrif y gellir rhannu cofrestriadau genedigaethau, marwolaethau, priodasau, partneriaethau sifil (a hysbysiadau priodasau a phartneriaethau sifil) (mae angen darparu'r wybodaeth ar y dystysgrif i gael copi).

Rhai adrannau'r awdurdod lleol, yr Adran Gwaith a Phensiynau, y bwrdd iechyd.

System dyddiadur apwyntiad Zipporah pwy yw ein prosesydd data.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r cyllid cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, efallai y caiff yr wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion cynnal archwiliad yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS 

Am ba mor hir byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni fel a ganlyn:

• Hysbysiadau - 5 mlynedd.  
• Cofnodion cofrestriad (genedigaethau, marwolaethau, priodasau) - yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol. 
• Cofnodion cofrestriadau partneriaeth sifil – yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol.
• Ceisiadau am dystysgrifau ardystiedig genedigaeth, marwolaeth, priodas a phartneriaeth sifil, archebion seremonïau, archebion seremonïau dinasyddiaeth – dwy flynedd.
• Ceisiadau am Drwydded Safle Cymeradwy – Am gyfnod y drwydded
• Clerigwyr ac Unigolyn Cymeradwy ar gyfer adeiladau crefyddol - Am gyfnod eu hawdurdodi - dwy flynedd ar ôl gadael y swydd.
• Dyddiadur electronig cynllunio seremonïau – dwy flynedd
• Dyddiadur apwyntiadau Zipporah – gwneir cofnodion yn ddienw ar ôl 2 flynedd, ac fe’u dilëir ar ôl 7 mlynedd

Caiff eich gwybodaeth ei dileu’n ddiogel pan na fydd ei hangen mwyach.

Eich Hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys y canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod, a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol ond gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth neu barhau i gyflenwi gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bostiwch: mynediadatgofnodion@sir-benfro.gov.uk  Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o’r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn fodlon darparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bostiwch: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bostiwch: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion neu ymholiadau’.

Newid i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.