Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Gwasanaethau Etholiadol

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (fel y Rheolyddion Data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion cynnal etholwyr, gweinyddu etholiadau, adolygiadau ffiniau a gwasanaethau cysylltiedig eraill. 

Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel y gallwn gyflawni swyddogaethau penodol yr ydym yn gyfrifol amdanynt a darparu gwasanaethau y mae'n ofynnol i ni eu gwneud yn ôl y gyfraith, megis cadw'r gofrestr etholwyr yn gyfredol (ychwanegu a dileu enwau a chyfeiriadau) a chynnal etholiadau.  Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth yn ystod ymarferion ymgynghori mewn perthynas ag adolygiadau o orsafoedd pleidleisio a ffiniau. 

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Cofrestru Etholiadol a Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001, Deddf Etholiadau 2022, Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021, a deddfwriaeth arall sy’n benodol i fathau penodol o etholiadau a refferenda.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata, ac eithrio fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Gall trydydd parti brynu'r gofrestr etholiadol wedi’i golygu at ddibenion marchnata. Ceir esboniad llawn o’r mathau o gofrestrau ar wefan y Llywodraeth (Saesneg yn unig) - Y gofrestr etholiadol a’r ‘gofrestr agored’ (yn agor mewn tab newydd).

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser, a’r wybodaeth bersonol sy'n ofynnol i ddarparu ein gwasanaeth i chi yn unig y byddwn yn ei chasglu.

Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Mae’r categoriau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:

• Eich enw gan gynnwys enw cyntaf, enw canol, cyfenw ac enw blaenorol lle y’i darparwyd
• Eich cyfeiriad – gan gynnwys cod post a chyfeiriad(au) blaenorol lle y’u darparwyd
• Eich manylion cyswllt - cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn
• Eich dyddiad geni
• Eich cenedligrwydd
• Eich rhif yswiriant gwladol
• Delweddau wedi'u sganio o ffurflenni yr ydych chi wedi'u llenwi - gan gynnwys eich llofnod
• Eich llofnod lle byddwch wedi cwblhau ceisiadau pleidlais absennol ar-lein
• Eich ffotograff lle rydych wedi gwneud cais am Dystysgrif Awdurdo Pleidleiswyr
• Gwybodaeth am breswylwyr eraill yn eich cartref
• Gwybodaeth am eich oedran – os ydych rhwng 14 a 17 oed neu’n 76 oed neu’n hŷn.
• Eich manylion banc - at ddibenion talu staff
• Enw, cyfeiriad a manylion cyswllt eich dirprwy, lle rydych wedi gwneud cais am bleidlais drwy ddirprwy.
• Ateb i’r cwestiynau preswyl a dinasyddiaeth hanesyddol – Adolygiad Cadarnhau Cymhwysedd a Cofrestru I Bleidleisio yn unig.
• Data technegol gofynnol fel cyfeiriad IP
• Data olrhain cwcis/ymddygiad

Os ydych yn gwneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr, byddwn hefyd yn casglu’r canlynol:

• Ffotograff (diweddar) naill ai'n electronig neu'n gopi caled

I'r rheini sydd angen Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr ac nad yw eu rhif Yswiriant Gwladol ganddynt, mae'n bosibl darparu tystiolaeth ddogfennol arall i gadarnhau hunaniaeth. Bydd angen darparu tair o’r eitemau o'r rhestr isod ar ffurf dogfen (PDF, ffeil ddelwedd):-

• Tystysgrif geni, priodas, partneriaeth sifil neu fabwysiad
• Tystysgrif Arfau Saethu (a roddwyd o dan Ddeddf Arfau Saethu 1968)
• Cofnod penderfyniad mechnïaeth
• Datganiad morgais neu bensiwn
• Datganiad banc, cymdeithas adeiladu neu gerdyn credyd, neu lythyr cadarnhau cyfrif
• Bil cyfleustodau
• Datganiad Treth y Cyngor neu hawliad
• P45 neu P60 cyflogwr presennol neu flaenorol
• Datganiad budd-daliadau neu hawl, gan gynnwys:
• Credyd Cynhwysol
• Lwfans Byw i'r Anabl
• Taliad Annibyniaeth Personol
• unrhyw fudd-daliadau gwladol eraill

Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu’n gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol i ni berfformio tasg er budd cyhoeddus neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, a bod gan y dasg neu'r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen mwy o ddiogelwch arnynt. Dosberthir hwn fel ‘data categori arbennig’ a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.  Rydym yn casglu eich cenedligrwydd er mwyn penderfynu pa etholiadau y mae gennych hawl i bleidleisio ynddynt, gall eich cenedligrwydd ddarparu gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig.  Rydyn ni’n prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig yn ôl yr angen at ddibenion:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. Yn unol â Rheoliad 26 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 ac Adran 9 o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983.

(Yr amod yn Neddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol a phleidiau gwleidyddol)

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag  adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys:

• Ein cyflenwr meddalwedd, Idox Ltd.
• Bydd eich gwybodaeth hefyd yn cael ei rhannu â'n hargraffwyr i argraffu eich ffurflenni cofrestru etholiadol, cardiau pleidleisio ac os byddwch yn pleidleisio drwy'r post, eich pecynnau pleidleisio drwy'r post.
• Awdurdod cyfagos ar gyfer gweinyddu etholiadau pan fo’n berthnasol.
• Er mwyn gwirio pwy ydych chi, bydd y data a ddarperir gennych yn cael ei brosesu gan y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol a reolir gan Y Weinyddiaeth Tai a Llywodraeth Leol . Fel rhan o’r broses hon, bydd eich data’n cael ei rannu â’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Y Weinyddiaeth Tai a Llywodraeth Leol sy’n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am hyn (yn Saesneg) yma: Cofrestri i bleidleisio (yn agor mewn tab newydd)
• Modern Democracy – darparwr datrysiadau digidol sy’n gweithredu fel prosesydd data I ni.
• Gwasanaeth Digidol ar gyfer Adnewyddu Etholwyr Tramor a weithredir gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol – fel rheolwr annibynnol ar gyfer prosesu ceisiadau adnewyddu etholwyr tramor. Bydd data personol a gyflwynir at ddibenion adnewyddu yn cael eu rhannu'n ddiogel i alluogi'r broses adnewyddu electronig ac yn cael eu dychwelyd atom i ddiweddaru'r gofrestr.

Mae'r Gofrestr Etholiadol Lawn yn ddogfen gyhoeddus sy'n agored i'r cyhoedd ei harchwilio yn Swyddfa'r Gwasanaethau Etholiadol. Mae rheolau sy'n berthnasol i archwilio'r ddogfen hon ac mae cyfyngiadau cyfreithiol yn berthnasol i sut y gellir defnyddio'r wybodaeth a gafwyd. 

Mae'r gyfraith yn nodi bod yn rhaid i ni werthu'r gofrestr wedi’i golygu i unrhyw un sy'n gofyn amdani ar ôl talu'r ffi benodedig.

Rydym yn rhannu'r Gofrestr Etholiadol Lawn â'r rhai sydd, yn ôl y gyfraith, â'r hawl i dderbyn copi.  Wele rhestr isod o sefydliadau ac unigolion sydd â’r hawl i dderbyn y Gofrestr Etholiadol:

• Y Llyfrgell Brydeinig
• Llyfrgell Genedlaethol Cymru
• Awdurdod Ystadegau'r DU
• Y Comisiwn Etholiadol
• Comisiwn Ffiniau i Gymru
• Y Swyddfa Ganolog Gwysio Rheithgor
• Cynrychiolwyr etholedig
• Comisiynydd Heddlu a Throseddu
• Ymgeiswyr sy'n sefyll am etholiad
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig
• Cyngor Sir Penfro
• Cynghorau tref a chymuned yn Sir Penfro
• Cyngor Sir Ceredigion
• Asiantaethau cyfeirio credyd

Ymgeiswyr ac asiantiaid mewn etholiadau

Byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth fel sy'n ofynnol gan y gyfraith etholiadol, ac at ddibenion gweinyddu etholiadau. Bydd rhai dogfennau ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio yn unol â'r gyfraith. Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni gyhoeddi gwybodaeth benodol mewn perthynas ag etholiadau, mae hyn yn cynnwys y canlynol:

• Datganiad yr Unigolion sydd wedi'u Henwebu, bydd hyn yn cynnwys enwau llawn a chyfeiriadau ymgeiswyr, oni bai eu bod wedi gofyn i'r Swyddog Canlyniadau beidio â gwneud eu cyfeiriad cartref yn gyhoeddus, os yw'n briodol gwneud hynny yn yr etholiad penodol. Cyhoeddir hefyd enwau'r rheini sydd wedi tanysgrifio i'r papur enwebu.
• Hysbysiad o asiantiaid etholiadol, a fydd yn cynnwys enw a chyfeiriad swyddfa'r asiant.
• Bydd papurau pleidleisio yn cael eu hargraffu gydag enw a chyfeiriad cartref yr ymgeisydd, oni bai eu bod wedi gofyn i'r Swyddog Canlyniadau beidio â gwneud eu cyfeiriad cartref yn gyhoeddus, os yw'n briodol gwneud hynny yn yr etholiad penodol.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu arian y cyhoedd y mae’n ei reoli. Felly, efallai y caiff yr wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion cynnal archwiliad yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Am ba mor hir y byddwn ni’n cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni am gyfnod amhenodol. Cedwir manylion staff yr etholiad tan yr etholiad nesaf er mwyn ein galluogi i gysylltu a holi a hoffech i ni gysylltu â chi eto yn y dyfodol. Os nad ydych am i ni gysylltu â chi, caiff eich data ei ddileu.

Ymgeiswyr ac asiantiaid mewn etholiadau

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod y mae'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd hyn am gyfnod o flwyddyn ar ôl yr etholiad. Bydd ffurflenni cyfeiriad cartref yn cael eu dinistrio ar ôl cyfnod o 21 diwrnod, oni bai y cyflwynir deiseb etholiad o fewn y cyfnod o 21 diwrnod calendr, yn yr achos hwn byddent yn cael eu cadw tan ddiwedd trafodion y ddeiseb. Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen.

Caiff eich gwybodaeth ei gwaredu’n ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys y canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn beri oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hyn yn hawl absoliwt a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch wrthwynebu rhywfaint o brosesu, er enghraifft defnyddio eich cyfeiriad e-bost neu rif ffôn ond ni allwch wrthwynebu defnyddio eich enw neu gyfeiriad cartref at ddiben cynnal y gofrestr etholiadol.
• Yr hawl i ddileu - gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
E-bostiwch: mynediadatgofnodion@sir-benfro.gov.uk  Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o’r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn fodlon darparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: diogeludata@sir-benfro.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

 

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion neu ymholiadau’.

Newid i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.