Addewid Preifatrwydd
Hysbysiad Preifatrwydd – Recordio cyfarfodydd drwy ddeallusrwydd artiffisial mewn Gofal Cymdeithasol i Oedolion (peilot)
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu’ch data personol at ddibenion cofnodi sgyrsiau trwy gyfrwng offeryn deallusrwydd artiffisial o’r enw Magic Notes.
Pam y mae angen eich gwybodaeth arnom (diben y prosesu)
Rydym yn treialu offeryn deallusrwydd artiffisial o’r enw Magic Notes a ddarparwyd gan Beam. Offeryn ar y we yw Magic Notes a bydd ar ffonau symudol a ddarperir gan Gyngor Sir Penfro ar gyfer ymarferwyr gofal cymdeithasol.
Bydd ymarferwyr gofal cymdeithasol yn defnyddio Magic Notes i gofnodi sgyrsiau gyda phreswylwyr, gofalwyr, staff darparwyr ac eraill sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau i breswylwyr.
Byddwch yn cael gwybod ar ddechrau cyfarfod (boed yn ymweliad personol neu’n alwad ffôn) os yw’n cael ei recordio gan ddefnyddio Magic Notes.
Os ydych chi, neu unrhyw un arall sy’n bresennol neu ar yr alwad ffôn, yn gwrthwynebu defnyddio Magic Notes ar ddechrau’r cyfarfod yna ni fydd yn cael ei ddefnyddio.
Os bydd unrhyw un yn gwrthwynebu unwaith y bydd recordiad yn mynd rhagddo, bydd y recordiad yn dod i ben bryd hynny. Fodd bynnag, bydd y recordiad hyd at y pwynt hwnnw yn dal i gael ei ddefnyddio, fel arall bydd y cyfarfod wedi bod yn aneffeithiol.
Bydd y sgyrsiau’n cael eu trawsgrifio gan Magic Notes gan ddefnyddio model iaith mawr (rhaglen gyfrifiadurol) ac, yn seiliedig ar awgrymiadau adeiledig y cytunwyd arnynt gyda’r cyngor, bydd yn creu crynodeb o’r sgwrs a rhestr o gamau gweithredu. Mae’r awgrymiadau wedi’u cynllunio i dynnu rhannau perthnasol o’r sgwrs, yn dibynnu ar natur y cyfarfod.
Bydd defnyddio Magic Notes yn:
- lleihau gwaith teipio nodiadau sgwrs â llaw
- gwella’r broses o gofnodi nodiadau
- darparu gwell adolygiadau ac asesiadau
- gwella ansawdd a diogelwch data trwy ddileu cludo papur rhwng cartrefi ymarferwyr gofal cymdeithasol a’r swyddfa
Unwaith y bydd yr ymarferydd gofal cymdeithasol wedi gwirio’r allbynnau o Magic Notes, bydd y data’n cael eu storio ar system rheoli achosion bresennol Gofal Cymdeithasol i Oedolion. Mae’r hysbysiadau preifatrwydd llawn perthnasol ar gael yma Gofal Cymdeithasol a Thai – Cyngor Sir Penfro.
Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Llesiant Gwasanaethau Cymdeithasol 2014 a Deddf Galluedd Meddyliol 2005.
Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu’r wybodaeth hon â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).
Ni fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.
Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnom er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn i chi.
Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?
Bydd y categorïau o ddata personol a gesglir yn dibynnu ar yr hyn a ddywedwch yn y cyfarfod. Gall hyn gynnwys prosesu gwahanol fathau o ddata personol a data categori arbennig gan gynnwys gwybodaeth iechyd ac anghenion gofal.
Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?
Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon. Dyma’r amodau perthnasol hyn isod:
- Erthygl 6(1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.
Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen lefel uwch o ddiogelu ar eu cyfer. Dosberthir y data hyn fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, prosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.
Rydym yn prosesu’r math hyn o ddata categori arbennig gan eu bod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:
- Erthygl 9 (2)(h) Meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, at ddiben asesu gallu’r gweithiwr i weithio, diagnosis meddygol, darparu iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth, neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol.
 phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?
Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:
- Beam, darparwr Magic Notes fel prosesydd data.
Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy’n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Pan fydd angen trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.
Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r cyllid cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gallai’r wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll, ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.
Caiff yr wybodaeth bersonol yr ydym wedi’i chasglu gennych chi ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll ac atal gwyngalchu arian, ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Mae rhagor o fanylion am sut y byddwn ni a’r asiantaethau atal twyll hyn yn defnyddio’ch gwybodaeth, a’ch hawliau diogelu data, ar gael drwy fynd i CIFAS (yn agor mewn tab newydd).
Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?
Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd ei hangen, bydd y data’n cael eu storio yn Magic Notes am hyd y cynllun peilot ac yna’n cael eu dileu. Bydd unrhyw ddata a drosglwyddir i system rheoli achosion Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn cael eu storio yn unol â pholisi cadw’r tîm fel y nodir yn eu Hysbysiad Preifatrwydd penodol. Caiff eich gwybodaeth ei dileu’n ddiogel pan na fydd ei hangen mwyach.
Eich hawliau
O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, sy’n cynnwys y canlynol:
- Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn am gael cywiro eich gwybodaeth.
- Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
- Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
- Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth neu barhau i gyflenwi gwasanaeth. Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
- Yr hawl i beidio â bod yn destun gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
- Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol. I gyflwyno cais, cysylltwch â:
Mynediad i Gofnodion
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
Cyfeiriad e-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Rhif ffôn: 01437 764551
Cwynion neu ymholiadau
Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion sy’n dod i law ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os ydynt o’r farn bod y ffordd yr ydym yn casglu gwybodaeth neu’n ei defnyddio yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol.
Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol y mae eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:
Y Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
Cyfeiriad e-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk
Rhif ffôn: 01437 764551
Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
2il Lawr, Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Cyfeiriad e-bost: wales@ico.org.uk
Rhif ffôn: 0330 414 6421
Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:
Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP
Cyfeiriad e-bost: enquiries@pembrokeshire.gov.uk
Rhif ffôn: 01437 764551
Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.
Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.