Addewid Preifatrwydd
Hysbysiad Preifatrwydd – Rheoli Eiddo ac Asedau: Ceisiadau a Chytundebau
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion llunio'r rhestr fer ac ymrwymo i gytundeb ynglŷn ag asedau Cyngor Sir Penfro.
Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)
Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel y gallwn asesu eich cymhwysedd i ymrwymo i gytundeb gyda Chyngor Sir Penfro mewn perthynas â thenantiaethau mewn unedau masnachol, marchnadoedd, ffermydd y Sir a thir pori, Trosglwyddiadau Asedau Cymunedol, rhandiroedd ac angorfeydd. Yna, ar ôl hynny, ymrwymo i gytundeb gyda Chyngor Sir Penfro ar gyfer yr ased y gofynnwyd amdano.
Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Landlord a Thenant 1954 a diwygiadau dilynol, Rheoliadau Gwyngalchu Arian, Ariannu Terfysgwyr a Throsglwyddo Arian (Gwybodaeth am y Talwr) 2017, Deddf Mân-ddaliadau a Rhandiroedd 1908, Deddf Rhandiroedd 1925 a 1950, cyhoeddiad Trosglwyddo Asedau Cymunedol yng Nghymru y Gweithgor Asedau Cenedlaethol – Canllawiau Arferion Gorau dyddiedig Mawrth 2016, darpariaethau Caniatâd Gwaredu Cyffredinol (Cymru), Rhagfyr 2003 dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, a Deddf Tenantiaethau Amaethyddol 1995.
Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).
Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.
Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg, a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.
Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?
Mae'r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:
- Enw llawn
- Cyfeiriad e-bost
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad cartref
- Manylion cwmni lle bo'n berthnasol
- Manylion y taliad
- Gwiriad adnabod
- Gwiriad credyd ariannol, gan gynnwys data euogfarnau troseddol
Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?
Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:
- Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.
 phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?
Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys:
- Bruton Knowles, Dawsons ar gyfer Prisiadau Asedau
- CIPFA, NEC, Adran Gyllid, Adran Gyfreithiol, ac adrannau mewnol eraill Cyngor Sir Penfro sy'n gyfrifol am yr ased perthnasol.
Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.
Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.
Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd).
Pa mor hir byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?
Bydd Cyngor Sir Penfro yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen yn unig. Byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarperir i ni am y rhesymau a fanylir yn y tabl isod a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.
Unedau masnachol, marchnadoedd a ffermydd y Sir a thir pori
Ceisiadau aflwyddiannus
Chwe blynedd ar gyfer ceisiadau aflwyddiannus.
Ceisiadau – proses ar gyfer rheoli deiliadaeth
Hyd y cytundeb, yna chwe blynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Cytundebau – Proses ar gyfer rheoli ased ar brydles
Hyd y cytundeb, yna 12 mlynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Trosglwyddo Asedau Cymunedol
Ceisiadau aflwyddiannus
Chwe blynedd ar gyfer ceisiadau aflwyddiannus / datganiadau o ddiddordeb.
Ceisiadau – proses ar gyfer rheoli deiliadaeth
Hyd y cytundeb, yna chwe blynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Cytundebau – Proses ar gyfer rheoli ased ar brydles
Hyd y cytundeb, yna 12 mlynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben
Rhandiroedd
Ceisiadau aflwyddiannus
Dim proses ymgeisio.
Gweler hysbysiad preifatrwydd ar gyfer rhestr aros rhandiroedd.
Ceisiadau – proses ar gyfer rheoli deiliadaeth
Hyd y cytundeb, yna chwe blynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Cytundebau – Proses ar gyfer rheoli ased ar brydles
Hyd y cytundeb, yna 12 mlynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Angorfeydd
Ceisiadau aflwyddiannus
Dim proses ymgeisio.
Gweler hysbysiad preifatrwydd ar gyfer rhestr aros angorfeydd harbwr.
Ceisiadau – proses ar gyfer rheoli deiliadaeth
Hyd y cytundeb, yna chwe blynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Cytundebau – Proses ar gyfer rheoli ased ar brydles
Hyd y cytundeb, yna 12 mlynedd ar ôl i'r cytundeb ddod i ben.
Eich hawliau
O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:
- Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
- Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
- Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
- Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
- Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol. Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:
Mynediad i Gofnodion
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
E-bost: mynediadigofnodion@sir-benfro.gov.uk Ffôn: 01437 764551
Cwynion neu ymholiadau
Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol.
Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:
Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
E-bost: diogeludata@sir-benfro.gov.uk
Ffôn: 01437 764551
Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
SK9 5AF
E-bost: cymru@ico.org.uk
Rhif ffôn: 0303 123 1113
Ein manylion cyswllt fel Rheolydd Data:
Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP
Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk
Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.