Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Tîm Cyswllt Cwsmeriaid Tai

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion y rheolaeth effeithiol o'r Gwasanaeth Tai.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel y gallwn ymgysylltu ac ymgynghori â chi mewn perthynas â’r gwasanaethau tai a ddarparwn, ac i ymchwilio i unrhyw gwynion a’u datrys. Weithiau, cesglir eich gwybodaeth hefyd trwy dudalennau cyfryngau cymdeithasol y Gwasanaeth Tai.

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, Deddf Tai (Cymru) 2014, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, Deddf Cydraddoldeb 2010, a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu â’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro ac ag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy’n cael ei gasglu?

Mae'r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:

• Enw
• Cyfeiriad
• Manylion cyswllt – rhif ffôn ac e-bost
• Gwybodaeth monitro cydraddoldeb, gan gynnwys oed, rhywedd, hil ac anabledd
• Anghenion iechyd a chymorth
• Eich llun (ar gyfer datganiadau i'r wasg)

Beth yw ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny. Mae hyn mewn perthynas â defnyddio eich lluniau/fideos ar ein cyfryngau cymdeithasol ac yn ein cyhoeddiadau.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen lefel uwch o ddiogelu arnynt. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. 

(Yr amod perthnasol yn Neddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal)

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Elin Brock Ltd, sef ein prosesydd data ar gyfer adolygu polisïau Cartrefi Dewisedig
• Yr Adran Cwynion Corfforaethol ac unrhyw adran arall sy'n berthnasol i'ch cwyn
• Llywodraeth Cymru
• Tîm Mewnol y Wasg (er mwyn i'ch llun gael ei ychwanegu at wefan Cyngor Sir Penfro)
• Cyfryngau Cymdeithasol (ar gyfer ffotograffau)

Defnyddir Sianeli WhatsApp ar gyfer cyfathrebu, os dewiswch ymuno â sianel bydd eich manylion cyswllt yn cael eu storio ar WhatsApp, fodd bynnag WhatsApp yw'r Rheolwr Data ar gyfer hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych chi wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion cynnal archwiliadau mewnol ac allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir ydyn ni'n cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni am bum mlynedd.

Cedwir cwynion yn unol â pholisi ein Hadran Cwynion Corfforaethol. Cedwir manylion cwynion cyffredinol am ddeng mlynedd (ynghyd â’r flwyddyn gyfredol) ar ôl i'r gŵyn gael ei datrys. Bydd cadw manylion cwynion eraill yn dibynnu ar feini prawf penodol y gŵyn a dderbynnir.

Caiff eich gwybodaeth ei gwaredu’n ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi wrth gyflenwi gwasanaeth i chi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn ni’n ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi wrth ddarparu gwasanaeth neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn am drosglwyddo'ch gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr yr holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: diogeludata@sir-benfro.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd