Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Canmoliaeth, Pryderon A Chwynion

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion ymchwilio i gŵyn sy’n cael ei lleisio gennych. Byddwn wastad yn trin eich cwyn mewn modd cyfrinachol ac yn sicrhau bod eich manylion yn aros yn gyfrinachol a diogel bob amser. Byddwn yn rhannu canmoliaeth a dderbynnir â'r adrannau perthnasol, i ddeall beth mae ein cwsmeriaid yn ei werthfawrogi a beth rydym yn ei wneud yn dda.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol fel y gallwn ymchwilio i’ch cwyn a’i datrys, a hefyd yn trosglwyddo eich canmoliaethau i adrannau perthnasol lle rydych yn meddwl bod y cyngor yn gwneud yn dda a’r hyn y mae ein cwsmeriaid yn ei werthfawrogi. Er mwyn ymchwilio i’ch cwyn yn llawn, gallem groeswirio gwybodaeth gydag adrannau eraill o fewn Cyngor Sir Penfro neu wasanaethau allanol.

Bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014, Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014, Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 a Deddf Addysg 2002.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser, a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sy'n ofynnol i ddarparu ein gwasanaeth i chi. 

Pa ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Dyma gategorïau’r data personol a gesglir:

• Enw
• Manylion cyswllt: cyfeiriad, e-bost, rhif ffôn
• Mae'n bosibl y byddwn yn prosesu mathau amrywiol o ddata personol a chategori arbennig er mwyn ymchwilio i’ch cwyn yn llawn.

Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu’n gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae angen inni brosesu er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sylfaen glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd yn unol â Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014, Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014, Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 a Deddf Addysg 2002.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon. Bydd hyn yn cynnwys.

• Unrhyw adran fewnol y mae eich cwyn yn berthnasol iddi.
• Mae'n bosibl hefyd y bydd angen i ni wneud datgeliadau yn ôl y gyfraith a rhannu gwybodaeth ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, y Comisiynydd Pobl Hŷn, y Comisiynydd Plant a Chyngor Gofal Cymru.
• Os yw eich cwyn yn destun ymchwiliad ar gam ffurfiol yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda'r ymchwilydd annibynnol yn ogystal ag unigolyn annibynnol ar gyfer cwynion sy'n ymwneud â phlant. Mae gennym gytundebau â nhw ynghylch sut y byddant yn ymdrin ag unrhyw ddata personol i sicrhau cyfrinachedd.
• Os yw'r gŵyn yn ymwneud â materion corfforaethol ac yn destun ymchwiliad ar gam ffurfiol, bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda'r ymchwilydd sy'n gyfrifol am ddelio â'r gŵyn. Bydd yr ymchwilydd hwn yn aelod o staff Cyngor Sir Penfro.
• Unrhyw ysgol a llywodraethwyr perthnasol y mae eich cwyn yn ymwneud â nhw.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu arian y cyhoedd y mae’n ei reoli. Felly, gellir defnyddio’r wybodaeth rydych wedi’i darparu i ni er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio mewnol ac allanol.

Caiff y wybodaeth bersonol a gasglwyd gennych ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac i wirio eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gellir eich rhwystro rhag derbyn gwasanaethau penodol, arian neu waith. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS 

Pa mor hir ydyn ni’n cadw eich  gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag y bo angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni fel a ganlyn:

• Ar gyfer cwynion cyffredinol, ombwdsmon ac ysgolion - chwe blynedd (yn ychwanegol at eleni) o gael eu datrys.
• Ar gyfer cwynion am ofal plant – yn unol â chofnodion Gwasanaethau Plant, fel arfer mae’n 75 mlynedd o ben-blwydd y plentyn yn 18 oed.
• Ar gyfer cwynion am ofal oedolion – yn unol â chofnodion Gwasanaethau Oedolion, saith mlynedd ar ôl diwedd cysylltiad yr Awdurdod â’r unigolyn (fel arfer ar ôl i’r unigolyn farw).
• Ar gyfer canmoliaeth - 6 mlynedd o'i derbyn.

Caiff eich gwybodaeth ei dileu’n ddiogel pan na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hyn yn hawl absoliwt a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd gofyn i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomatig.
• Yr hawl i gyrchu – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad at Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk     Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Oherwydd hyn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr pob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylid anfon unrhyw geisiadau am hyn i'r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os hoffech wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio’r gyfraith sy’n ymwneud â diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae manylion ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.