Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Chwaraeon Sir Benfro

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion Chwaraeon Sir Benfro (Gwasanaeth Datblygu Chwaraeon). Rydym yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu darparu gwasanaeth datblygu chwaraeon effeithiol ac effeithlon ar eich cyfer a’u gweinyddu.

Pam mae arnom angen eich gwybodaeth (diben y prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu gwneud y canlynol:

• Eich darparu â gwersi a phrofiadau cerdd yn llwyddiannus ac yn effeithlon mewn amrywiaeth o leoliadau ac amgylchiadau, gan gynnwys yn yr ysgol, gwersi wedi'u ffrydio'n fyw, a gweithgareddau allgyrsiol fel ymarferion a digwyddiadau sirol.
• Bodloni gofynion contractau sy'n gysylltiedig â phrynu offeryn gennym.
• Defnyddio deunydd perthnasol ar gyfer marchnata a/neu ddibenion cyfathrebu digidol.
• Mae’n bosibl y byddwn yn tynnu lluniau a fideos ohonoch yn ein digwyddiadau ac yn rhannu’r rhain ar lwyfannau ein cyfryngau cymdeithasol fel Facebook, Twitter ac Instagram i arddangos y gwaith cadarnhaol rydym yn ei wneud mewn ysgolion a chymunedau i gynnal llesiant pobl yn Sir Benfro. Mae’n bosibl y bydd rhai o’r lluniau a’r fideos hyn hefyd yn cael eu hychwanegu at ein DVD hyrwyddo, a bydd y ffilm yn cael ei dangos i gynulleidfa gwobrau blynyddol Chwaraeon Sir Benfro.

Bydd y wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei phrosesu yn unol â'r Rheoliadau Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR Y DU), Deddf Diogelu Data 2018, a Deddf Addysg 2002 a Rheoliadau Ewropeaidd 1303/2013 ac 1304/2013.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, rhennir gwybodaeth â'n Gwasanaeth Archwilio o fewn Cyngor Sir Penfro ac Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel a chyfrinachol bob amser a dim ond y wybodaeth bersonol sydd ei hangen i ddarparu ein gwasanaeth ar eich cyfer y byddwn yn ei chasglu.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

• Manylion cyswllt (h.y. enwau disgyblion, manylion rhieni/gofalwyr, cyfeiriadau, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost)
• Manylion y disgybl (h.y. oedran, dyddiad geni, ysgol a fynychir)
• Gwybodaeth iechyd neu feddygol
• Cymhwysedd i gael prydau ysgol am ddim
• Llun/Fideo ohonoch wedi’i dynnu mewn Digwyddiadau Chwaraeon
• Yn ystod gwersi a ffrydir yn fyw, gall eich delwedd gael ei recordio at ddibenion diogelu

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae'r DU Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (DU GDPR) yn gwneud bodloni amodau penodol yn ofynnol er mwyn sicrhau ein bod yn prosesu eich data personol yn gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

• Erthygl 6 (1)(a) Caniatâd: mae'r unigolyn wedi rhoi caniatâd clir ichi brosesu'i ddata personol at ddiben penodol. Mae hyn mewn perthynas ag unrhyw farchnata a chyfathrebu digidol yr ydych yn ei dderbyn gennym.

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennych gyda'r unigolyn, neu oherwydd ei fod wedi gofyn ichi gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i chi gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer eich swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg/swyddogaeth sail glir yn y gyfraith. Mae hyn mewn perthynas ag atgyfeiriadau’r prosiect Cynnydd.

• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny. Mae hyn mewn perthynas â lluniau a fideos a dynnir mewn digwyddiadau a’r manylion cyswllt a gedwir ar gyfer clybiau cymunedol.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir hwn fel 'data categori arbennig' a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rheswm canlynol: 

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd.

(Yr amod perthnasol yn Neddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Cydraddoldeb o ran cyfle neu driniaeth a dibenion statudol a llywodraethol.)

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Cyrff sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol.
• Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata, oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd fel arall.
• Tiwtor allanol sy’n cyflwyno’r cwrs Diogelu.  Mae’r darparwr yn rhannu’r wybodaeth am y cyfranogwr gyda ‘UK Coaching’ (Corff Llywodraethu Cenedlaethol).

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Dyletswydd Cyngor Sir Penfro yw diogelu'r gronfa gyhoeddus y mae’n ei rheoli. O ganlyniad, efallai y bydd y wybodaeth rydych wedi'i darparu inni yn cael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Am ba hyd rydym yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag sydd ei hangen, byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarperir i ni drwy gydol amser yr unigolyn yn yr ysgol.

• Mae manylion cyswllt enwebedig ar gyfer y clwb cymunedol yn cael eu diweddaru pan fydd newidiadau’n digwydd.
• Caiff manylion cynrychiolydd y clwb cymunedol ar gyrsiau diogelu eu gwaredu’n ddiogel yn syth ar ôl i’r cwrs ddod i ben.
• Caiff cofnodion atgyfeirio Cynydd eu cadw hyd nes i Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (neu’r corff sy’n ei holynu) ein hysbysu y gellir eu dinistrio’n ddiogel. Er na ellir cadarnhau’r union gyfnod cadw, mae canllawiau cau prosiectau Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru yn nodi bod rhaid cadw cofnodion tan o leiaf 2026.
• Cedwir cofnodion profiad gwaith am hyd y lleoliad.
• Cedwir manylion gwobrau Chwaraeon Sir Benfro am ddeng mlynedd.
• Cedwir lluniau ffotograff a fideo o ddigwyddiadau, gwyliau, hyfforddiant a gwobrau am ddeng mlynedd.
• Cedwir data cyswllt a marchnata hyd nes tynnir cydsyniad yn ôl neu am uchafswm o ddeng mlynedd o anweithgarwch, pa un bynnag sy’n digwydd gyntaf.
• Mae lluniau a fideos yn cael eu cadw am saith mlynedd ac yna’n cael eu dileu o’n gweinyddion, ond efallai y byddwn yn dal i’w defnyddio yn ein cyhoeddiadau / DVDs ar ôl yr amser hwn.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei dinistrio’n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (2016) a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn sy'n cynnwys y canlynol:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn inni beidio â phrosesu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i gluadadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn inni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffoniwch: 01437 775798

Cwynion neu ymholiadau:

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni'r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion yr ydym yn eu derbyn sy’n ymwneud â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i roi gwybod inni os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio data mewn ffordd sy’n annheg, yn gamarweiniol neu’n anaddas. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn darparu’r holl fanylion ynghylch pob agwedd ar ein proses o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylid cyfeirio unrhyw geisiadau am wybodaeth neu esboniad o’r fath i’r cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff statudol sy'n goruchwylio'r gyfraith ynglŷn â diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Dyma ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu enquiries@pembrokeshire.gov.uk

Amlinellir gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data uchod, yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn:

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.