Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Cronolegau yn ymwneud ag Adolygiad Dynladdiad Domestig

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolwr Data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion rheoli dynladdiad domestig i adolygu i'r amgylchiadau lle mae marwolaeth person 16 oed neu hŷn wedi, neu yr ymddengys ei fod wedi deillio o drais, camdriniaeth neu esgeulustod trwy:

• Person yr oeddent yn perthyn iddo neu yr oeddent wedi bod mewn perthynas bersonol agos ag ef/hi
• Aelod o'r un teulu â hwy eu hunain.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel y gallwn

(a) sefydlu pa wersi y gellir eu dysgu o'r farwolaeth sy'n gysylltiedig â dynladdiad domestig/cam-drin domestig ynghylch y ffordd y mae gweithwyr proffesiynol a sefydliadau lleol yn gweithio'n unigol a gyda'i gilydd i ddiogelu dioddefwyr

(b) nodi'n glir beth yw'r gwersi hynny o fewn a rhwng asiantaethau, sut ac o fewn pa amserlenni y byddant yn cael eu gweithredu, a beth y disgwylir iddo newid o ganlyniad i hynny.

(c) cymhwyso'r gwersi hyn i ymatebion gwasanaeth gan gynnwys newidiadau i lywio polisïau a gweithdrefnau cenedlaethol a lleol fel y bo'n briodol

(d) atal cam-drin domestig a dynladdiad a gwella ymatebion i wasanaethau ar gyfer pob dioddefwr trais a cham-drin domestig a'u plant trwy ddatblygu dull amlasiantaethol cydgysylltiedig i sicrhau bod cam-drin domestig yn cael ei nodi a'i ymateb yn effeithiol cyn gynted â phosibl

(e) cyfrannu at well dealltwriaeth o natur trais a cham-drin domestig

(f) tynnu sylw at arfer da.

Defnyddir y data hwn yn lleol ac yn genedlaethol i ddeall tueddiadau o wybodaeth ddemograffig sy'n ymwneud â dioddefwyr a chyflawnwyr cam-drin domestig. Gellir cadw'r data ffugenw hwn ar gyfer ymchwil/dadansoddiad ystadegol ar draws DHRs i wella'r gallu i gyflawni'r nodau (a) i (e) a nodir uchod.

• Bydd y wybodaeth a roddwch yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Argyfyngau Sifil Wrth Gefn 2004, Deddf Trais Domestig, Trosedd a Dioddefwyr 2004
• Deddf Trosedd ac Anhrefn 1998 (Atal trosedd ac anhrefn, Adran 17 – Dyletswydd i ystyried goblygiadau trosedd ac anhrefn, Adran 115 – Datgelu gwybodaeth)
• Deddf Plant 2004 (Adran 10 – Gwella lles plant, Adran 11 – Diogelu a hyrwyddo lles plant).

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (Yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

Mae Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol i amodau penodol gael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen mwy o ddiogelwch. Mae hyn yn cael ei ystyried yn 'ddata categori arbennig' a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undebau llafur a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhyw a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu'r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am resymau:

• Erthygl 9(2)(g) – mae prosesu'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd (at ddibenion statudol ac at ddibenion diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl).

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Pan wneir y penderfyniad i gychwyn DHR, penodir Cadeirydd Annibynnol a chynullir Panel Adolygu amlasiantaethol. Mae'r panel adolygu wedi'i wneud o gynrychiolwyr o amrywiaeth o sefydliadau sydd yn y sefyllfa orau i gyfrannu at yr adolygiad a bwrw ymlaen ag unrhyw argymhellion sy'n dod allan o'r broses. Mae hyn yn cynnwys aelodau o Gyngor Dosbarth Cotswold yn ogystal ag arbenigwyr allanol lle bo angen.

Mae Adran 9 Deddf Trais Domestig, Trosedd a Dioddefwyr (2004) yn rhestru'r asiantaethau statudol sy'n ofynnol i gymryd rhan mewn DHR.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth sy'n berthnasol i'r adolygiad yn ddiogel gyda'r sefydliadau hynny sy'n cymryd rhan yn y broses adolygu. Gall hyn gynnwys sefydliadau fel (nid yw'r rhestr yn gynhwysfawr):

• Heddlu Dyfed Powys
• Gwasanaethau Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru
• Gwasanaeth Prawf
• Partneriaeth Diogelwch Cymunedol Sir Benfro Ddiogelach
• Cadeirydd Sir Benfro Ddiogelach
• Eiriolaeth ar ôl Cam-drin Domestig Angheuol (AAFDA)
• HDUHB
• Gofal Cymdeithasol Oedolion a Phlant
• Darparwyr arbenigol (megis darparwyr gwasanaethau cam-drin domestig neu ddarparwr gwasanaethau camddefnyddio sylweddau)

Byddwn yn rhannu gwybodaeth sy'n berthnasol i'r adolygiad yn ddiogel gyda'r sefydliadau hynny sy'n cymryd rhan yn y broses adolygu fel y disgrifir yn y Canllawiau Statudol ar gyfer Cynnal Adolygiadau Dynladdiad Domestig.

Mae casglu a rhannu'r wybodaeth hon trwy offer Microsoft 365 fel Outlook, Ffurflenni a Teams.

Mae'r Swyddfa Gartref yn gofyn i ni gasglu data fel yr amlinellir yn y templed casglu data hwn.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol â gorfodi'r gyfraith neu awdurdodau eraill os yw'n ofynnol yn ôl y gyfraith berthnasol neu mewn cysylltiad ag achosion cyfreithiol.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda'n cynghorwyr cyfreithiol a phroffesiynol os bydd anghydfod, cwyn neu hawliad.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darparu TG ac adfer trychinebau. Mae gennym gontractau ar waith gyda'r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth gyda'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi gofyn iddynt wneud hynny. Byddant yn cadw'ch data yn ddiogel a'ch data personol bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Pan fydd angen trosglwyddo'ch gwybodaeth bersonol y tu allan i'r DU fel rhan o'r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gellir defnyddio'r wybodaeth yr ydych wedi'i darparu i ni ar gyfer atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Bydd y wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu gennych yn cael ei rhannu ag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac i wirio pwy ydych chi. Os canfyddir twyll, efallai y cewch wrthod rhai gwasanaethau, cyllid neu gyflogaeth. Mae rhagor o fanylion am sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio gennym ni a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, ar gael trwy ymweld â CIFAS.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Rhestrwch unrhyw adrannau neu sefydliadau y bydd data personol yn cael ei rannu gyda nhw.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (Yn agor mewn tabe newydd).

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag sy'n angenrheidiol, byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir i ni ar gyfer

Cronolegau sy'n ymwneud ag Adolygiadau Dynladdiad Domestig - Ar gyfer cyfnod adolygu - mae'r broses yn dechrau ar hysbysiad o farwolaeth ac yn dod i ben yn y Swyddfa Gartref (gallai fod yn 6 mis i 2 flynedd). Caiff data ei ddinistrio ar ôl ei gwblhau a dim ond adroddiad terfynol a chrynodeb a gedwir (sydd ar gael ar-lein yn y parth cyhoeddus).

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith nad oes ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP

E-bost: ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.