Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Cyflogaeth dan Gymorth

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion y Rhaglen Cyflogaeth â Chymorth fel y gall ddarparu cyfleoedd dydd, cyflogaeth â chymorth, gwirfoddoli â chymorth a hyfforddiant i bobl ag anableddau a chyflyrau iechyd sy’n cyfyngu ar eu gallu i weithio.  

Y prosiectau a gwmpesir gan yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw fel a ganlyn:

• Diwydiannau Norman (gan gynnwys cynhyrchu, crefftau, hyfforddiant, cyfleoedd dydd)
• Caffi Cyfle, Caffi Edie a’r Caffi Man Cwrdd
• Siop yr Orsaf
• Talog Coed (gan gynnwys cynnal a chadw tiroedd)
• Llyfrgell o Bethau
• Caffi Trwsio 
• Prosiect Gallwn
• Menter Cyflogaeth dan Gymorth Leol yr Adran Gwaith a Phensiynau

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu:

• Sicrhau eich bod chi ac eraill yn ddiogel
• Asesu’r hyn sydd ei angen arnoch gennym ni a darparu y gwasanaeth cywir i chi
• Prynu hyfforddiant neu gymorth i chi
• Dweud wrth bobl eraill am yr hyn rydym yn ei wneud
• Rhannu gwybodaeth i gael cyllid ar gyfer y gwasanaethau a ddarparwn
• Helpu’r Cyngor i brofi'r hyn y mae'n ei ddarparu i Lywodraeth Cymru
• Paratoi adroddiadau a chaniatáu i bobl wirio ein bod yn gwneud pethau'n gywir.

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth am resymau eraill ond byddwn yn dweud wrthych am hyn.

Caiff y wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith etc 1974 a Deddf Gofal Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

Pan fyddwch yn gofyn am wasanaeth gennym ni, byddwn ond yn casglu ac yn prosesu’r wybodaeth sydd ei hangen arnom i ddarparu’r gwasanaeth. Bydd hyn yn cynnwys y canlynol:

• Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (ffôn, e-bost), dyddiad geni, rhyw a Rhif Yswiriant Gwladol fel y gallwn adnabod pwy ydych.
• Cofnodion presenoldeb, hyfforddiant a chyflawniad, neu gymorth a gawsoch yn y gorffennol, fel nad ydym yn ailadrodd pethau yr ydych eisoes wedi'u gwneud.
• Os yw'n berthnasol, manylion y cymorth presennol yr ydych yn ei dderbyn a pha gymorth y gallech ddymuno ei gael neu sydd ei angen arnoch.
• Os yw'n berthnasol, cesglir gwybodaeth am eich budd-daliadau (cymhwysedd), eich hawl i weithio a dysgu yn y DU (e.e. tystysgrif geni / pasbort) a’ch sefyllfa cyflogaeth i'n galluogi ni i'ch helpu i wella'ch statws cyflogaeth.

Mae’n bosibl y byddwn yn tynnu lluniau neu fideos ohonoch chi a’r gwasanaeth rydych yn ei dderbyn ond byddwn bob amser yn gofyn am eich cydsyniad cyn i ni wneud hyn.

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract. Mae hyn mewn perthynas â y Cynllun Mynediad i Waith, Cynllun Hyfforddi Coleg Sir Benfro, y Caffi Trwsio a Llyfrgell o Bethau a y Cynllun Elitaidd.
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith. - Mae hyn mewn perthynas â Prosiect Cyflogaeth y Gronfa Gofal, prosiectau a ariennir gan y Gronfa Integreiddio Rhanbarthol a’r Gronfa Adfywio Cymunedol, Menter Cyflogaeth dan Gymorth Leol a data cyfranogwyr.
• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny.  – Mae hyn yn ymwneud â gwybodaeth Rhiant / Gofalwr, mae hyn yn ymwneud â chyfryngau cymdeithasol.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen eu diogelu’n fwy. Mae’r data hwn yn cael ei ddosbarthu fel ‘data categori arbennig’ a gallai gynnwys y canlynol:

• Gwybodaeth am eich iechyd, meddyginiaethau neu driniaeth ac am unrhyw anabledd, gan gynnwys unrhyw rwystrau a wynebwch i sicrhau cyfle cyfartal, ac fel ein bod yn diwallu eich anghenion ac yn eich cadw'n ddiogel.
• Manylion am eich hil ac ethnigrwydd i sicrhau cyfle cyfartal.
• Hanes eich cofnod troseddol / Trefniadau Amlasiantaethol ar gyfer Amddiffyn y Cyhoedd os ydym yn meddwl y gallai fod yn risg i eraill.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. Manylwch yma os oes goblygiad statudol i ddarparu data personol a rhestrwch y ddeddfwriaeth briodol.

(Yr amodau Deddf Diogelu Data 2018 perthnasol yw – Atodlen 1 Rhan 2: Cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal) – Mae hyn mewn perthynas â data cyfranogwyr, y Cynllun Mynediad i Waith, Cynllun Hyfforddi Coleg Sir Benfro, y Cynllun Elitaidd, Prosiect Cyflogaeth y Gronfa Gofal, prosiectau a ariennir gan y Gronfa Integreiddio Rhanbarthol a’r Gronfa Adfywio Cymunedol, Menter Cyflogaeth dan Gymorth Leol, y Caffi Trwsio a Llyfrgell o Bethau, a data cyfranogwyr.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Er mwyn ein galluogi i'ch cefnogi a darparu cymorth, bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon. Bydd hyn yn cynnwys y canlynol:

• Prosiectau cyflogadwyedd, gan gynnwys Gweithffyrdd +, Gweithffyrdd + i’r Di-waith Tymor Byr, Profiad ar gyfer Diwydiant, a Thaclo Tlodi mewn Gwaith Sir Benfro
• Ein mentrau cymdeithasol, gan gynnwys Caffi Cyfle, Caffi Edie, y Caffi Man Cwrdd, Siop yr Orsaf, Talog Coed, Llyfrgell o Bethau neu’r Caffi Trwsio
• Timau a gwasanaethau eraill o fewn Cyngor Sir Penfro, er enghraifft, Gwasanaethau Cymdeithasol a Thai
•  Rhieni neu ofalwyr lle cafwyd caniatâd
• Sefydliadau hyfforddi fel Coleg Sir Benfro os ydym wedi cytuno ar hyfforddiant gyda chi
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau (Canolfan Waith a chynllun Mynediad i Waith)
• Llywodraeth Cymru, gan gynnwys Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru
• Llywodraeth y DU - Gweinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol
• Awdurdodau lleol sy’n bartneriaid (lle mae'r cwsmer yn breswylydd), sef Cyngor Sir Caerfyrddin a Chyngor Sir Ceredigion
• Partneriaeth Gofal Gorllewin Cymru (Prosiect Cyflogaeth y Gronfa Gofal Integredig)
• Elite Supported Employment Agency (SEA) Ltd
• Gwerthuswyr gwasanaeth a gaffaelir gennym ni i werthuso ein gwasanaethau a'n rhaglenni
• Evolutive - sef ein darparwr system
• Cyngor Dinas a Sir Abertawe

Gwerthuswyr gwasanaeth a gaffaelir gennym ni i werthuso ein gwasanaethau a'n rhaglenni

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth am y cyfnodau canlynol:

Deng mlynedd ar ôl y cyswllt diwethaf (Prosiect Cyflogaeth y Gronfa Gofal Integredig, y Cynllun Mynediad i Waith, y Fenter Cyflogaeth dan Gymorth Leol a data cyfranogwyr)

Cyfnod y gyflogaeth (Cynllun Elitaidd)

Diwedd contract y gwirfoddolwr (Caffi Trwsio a Llyfrgell o Bethau)

Bydd copi wedi'i gadw ar bapur nes bod canlyniadau'r cwrs wedi'u derbyn ac yn cael ei ddinistrio wedyn. Data electronig a gedwir am gyfnod amhenodol (Cynllun Hyfforddi – Coleg Sir Benfro)

Tra bo’r unigolyn ar y cynllun neu’n gyflogedig (gwybodaeth am rieni/gofalwyr)

Dim mwy na phum mlynedd ar ôl ein cyswllt diwethaf â chi oni bai bod gofyniad penodol arnom i’w gadw am gyfnod hwy o dan y gyfraith neu mewn contract.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:  

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn inni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk     

Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.