Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Datblygu ac Adfywio Economaidd

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu’ch data personol at ddibenion asesu a dyfarnu grantiau a benthyciadau.

Pam bod angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu rhoi taliadau, cynnal gwaith monitro ar ôl i arian gael ei ddyfarnu, a chynorthwyo gyda cheisiadau am grantiau a benthyciadau a ddarperir gan sefydliadau eraill. Mae'r wybodaeth hon yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dasg hon wrth arfer ein hawdurdod i ddarparu'r gwasanaeth hwn. Mae hefyd yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract i wneud hynny.

Bydd y wybodaeth a roddwch yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018.

Byddwn ni hefyd yn datgelu gwybodaeth yn unol â’r gyfraith ac efallai y byddwn ni hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill â chyfrifoldeb dros ganfod/atal twyll/troseddu neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn ni’n datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob amser a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnom er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn i chi.

Pa ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Y categorïau ar gyfer y data personol sy'n cael ei gasglu yw:

• Enw
• Dyddiad geni
• Data cyfle cyfartal
• Rhif ffôn cartref
• Rhif ffôn symudol
• Ffôn cyflogwr
• Ffôn gwaith
• Cyfeiriad e-bost 
• Enw’r cwmni cofrestredig
• Rhif TAW
• Cyfeiriad cwmni
• Manylion ariannol: Rhif y cyfrif / cod didoli / cyfriflen banc / Trosiant u cwmni

Beth yw’n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni gan y cyngor i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu’n gyfreithlon.  Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni tasg er budd cyhoeddus neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol.

• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i ddiogelu data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen eu diogelu’n fwy. Mae’r mathau hyn o ddata yn cael eu hystyried fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu foesegol, aelodaeth undeb llafur, prosesu data genetig neu fiometreg, ac iechyd a bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd yn unol â Coronavirus Act 2020. (Amdodau perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a’r llywodraeth a Chydraddoldeb cyfle neu driniaeth) 

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon. Bydd hyn yn cynnwys:

Gall gwybodaeth gael ei rhannu gydag adrannau mewnol eraill o fewn Cyngor Sir Penfro: Refeniw, Credydwyr, Cynllunio, Trwyddedu, Eiddo, Iechyd y Cyhoedd, Archwilio a Chyllid, a gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru, Cyngor Abertawe, Llywodraeth Cymru, Llywodraeth y DU a Cifas ac Evolutive sy'n ddarparwr ein system.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, efallai y caiff y wybodaeth rydych wedi'i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio, yn fewnol ac yn allanol.

Caiff y wybodaeth bersonol a gasglwyd gennych ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac i wirio eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gellid eich rhwystro rhag derbyn gwasanaethau penodol, arian neu waith. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Pa mor hir ydyn ni’n cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth cyhyd ag y bo angen.  Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir i ni am:

• 5 mlynedd - General Enquiries
• 10 mlynedd - Covid Business Grants
• 7 mlynedd - Carbon Reduction Grant, Growth Grant, Start-up Grant and Youth Grant
• Mae cronfeydd data busnesau, cyflenwr a phrynwr Nod Cynnyrch Sir Benfro a Marchnad Ffermwyr Sir Benfro yn cael eu hadolygu bob ychydig fisoedd a chaiff cofnodion eu dileu yn ôl y gofyn.

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu yn ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach (os yn berthnasol).

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn inni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. I’r diben hwn, rydyn ni’n ystyried unrhyw gwynion ynghylch hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol. 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr pob agwedd ar ein proses casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon i’r cyfeiriad isod:

Y Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os hoffech chi gyflwyno cwyn ynghylch y ffordd rydyn ni wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch chi gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae manylion ein Swyddog Diogelu Data wedi'u cynnwys uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydyn ni’n adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.