Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad preifatrwydd - Gofal cymdeithasol plant

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at y dibenion sy'n cael eu hamlinellu a'u hegluro'n fanwl yma.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol am nifer o resymau a all gynnwys un neu fwy o'r dibenion canlynol:

• diogelu a chefnogi plant, a monitro eu cynnydd
• galluogi gweithio integredig gyda thimau a sefydliadau eraill i sicrhau eich bod yn cael y cymorth cywir ar yr amser cywir
• cynllunio a darparu’r lefel fwyaf priodol o gymorth i blant a’u teuluoedd
• cefnogi unigolion i gael mynediad at gyngor, gwasanaethau a grwpiau, gan gynnwys cefnogi rhieni gyda magu plant a gyda'u defnydd o gyffuriau ac alcohol
• paratoi gwybodaeth ar gyfer y llysoedd yn ôl yr angen
• cyflawni ein dyletswyddau statudol i atgyfeirio pobl ifanc a theuluoedd yn ôl yr angen at awdurdodau tai lleol i leihau digartrefedd

Bydd yr wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, a'r ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Plant a Theuluoedd 2014 (yn agor mewn tab newydd)
• Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Lleisiant (Cymru) 2014 (yn agor mewn tab newydd)
• Deddf Plant 1989 (yn agor mewn tab newydd)
• Deddf Plant 2004
• Strategaeth Gwrthderfysgaeth (Contest) 2016 – ar gyfer diogelu strategol ac achosion hanesyddol

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/trosedd neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd))

Ni fyddwn ni’n datgelu unrhyw wybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth. 

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

• gwybodaeth bersonol (fel enw, dyddiad geni, cyfeiriad, addysg, iechyd)
• nodweddion (fel rhyw, ethnigrwydd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol ac anabledd)
• cyfnodau o fod yn blentyn mewn angen (fel gwybodaeth atgyfeirio, gwybodaeth asesu, gwybodaeth adran 47, gwybodaeth amddiffyn plant cychwynnol a gwybodaeth cynllun amddiffyn plant)
• cyfnodau o dderbyn gofal (fel dyddiadau pwysig, gwybodaeth am leoliadau)
• canlyniadau ar gyfer plant sy’n derbyn gofal (megis a yw asesiadau iechyd a deintyddol yn gyfredol, sgoriau holiadur cryfderau ac anawsterau, a throseddau ac euogfarnau troseddol)
• mabwysiadau (fel dyddiadau gorchmynion llys a phenderfyniadau allweddol)
• unigolion sy'n gadael gofal (megis eu gweithgaredd a pha fath o lety sydd ganddynt)
• plant ag anghenion arbennig (fel manylion anghenion arbennig a chymorth a roddir)
• rhesymau dros atgyfeirio at y Tîm Ymyriad Teuluol, y risgiau, y math o ymyriad a gyflawnwyd
• ar gyfer Canolfan Cyswllt Teuluol Sir Benfro, y rhai sy'n gallu mynychu a'r rhai nad ydynt yn gallu mynychu
• ar gyfer gwasanaeth cyswllt Cafcass, enw’r swyddog Cafcass, nifer y cysylltiadau, hyd y cyswllt, crynodeb o'r achos gyda'r gorchymyn llys sydd wedi'i ddarparu o bosib

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.

                  - Mae hyn mewn perthynas â gwasanaeth cyswllt Cafcass.

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol i ni berfformio tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.
• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny.

                  - Mae hyn mewn perthynas ag ymchwil a wnaed gan Brifysgol Birmingham.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol. 

Rydym yn prosesu'r math hwn o ddata categori arbennig fel sy'n angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. Nodwch yma os oes goblygiad statudol i ddarparu data personol a rhestrwch y ddeddfwriaeth briodol.

                 - Mae hyn mewn perthynas â diogelu strategol ac achosion hanesyddol.

• Erthygl 9 (2)(h) Meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, at ddiben asesu gallu gweithio’r cyflogai, diagnosis meddygol, darparu iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth, neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol.
• Erthygl 9 (2)(j) Archifo er budd y cyhoedd, ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol. 

               - (Ymchwil ac ati) - Mae hyn mewn perthynas ag ymchwil a wnaed gan Brifysgol Birmingham.

(Amod perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 1: Dibenion iechyd neu ofal cymdeithasol)  

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:  y cyngor ehangach i wella canlyniadau i blant a phobl ifanc megis: yr adran gyfreithiol

• darparwyr gwasanaethau gofal cymdeithasol mewnol megis gofalwyr maeth mewnol, seibiannau byr a KEPS
• darparwyr gwasanaethau awdurdod lleol a gomisiynir (pan gomisiynir gwasanaethau, bydd y darparwr yn brosesydd gwybodaeth a bydd hefyd yn rheolydd yn ei rinwedd ei hun os bydd yn casglu gwybodaeth at ei ddiben ei hun) megis:
• asiantaethau gofal maeth annibynnol
• cartrefi plant
• darparwyr llety lled-annibynnol
• darparwyr llety â chymorth
• ysgolion arbennig preswyl
• llety diogel
• addysg
• adrannau'r llywodraeth, gan gynnwys:
• Llywodraeth Cymru (yn agor mewn tab newydd)
• yr Adran Addysg
• yr Adran Gwaith a Phensiynau
• y Swyddfa Gartref
• Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd ei Mawrhydi
• Ofsted – os bydd arolygiad awdurdod lleol o wasanaethau plant: yr heddlu
• ACRO
• gweithwyr iechyd proffesiynol, gan gynnwys gwasanaethau bydwreigiaeth, ymwelwyr iechyd a nyrsys ysgol
• y Gwasanaeth Prawf
• Cafcass
• yr adran gyfreithiol
• y Tîm Ymyriad Teuluol
• Asiantaethau Cefnogi Trydydd Sector sy'n darparu cefnogaeth i deuluoedd ac unigolion
• awdurdodau lleol eraill at ddibenion trawsffiniol
• aelodau o'r teulu gyda chydsyniad
• ar gyfer diogelu strategol ac achosion hanesyddol: Grŵp Gweithredu Lleol, Bwrdd Diogelu Canolbarth a Gorllewin Cymru, Partneriaeth Diogelwch Cymunedol, panel Channel (CONTEST), y Gwasanaeth Prawf, yr Adran Gwaith a Phensiynau, unrhyw sefydliad a all fod â gwybodaeth am yr unigolyn.
• Brifysgol Birmingham

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol ag awdurdodau gorfodi'r gyfraith neu awdurdodau eraill os yw'n ofynnol yn ôl y gyfraith berthnasol.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio, yn fewnol ac yn allanol. 

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (yn agor mewn tab newydd)  

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir inni am 99 mlynedd, a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Mae cyfnodau cadw yn dibynnu ar lefel y cyfranogiad y mae gofal cymdeithasol plant yn ei gael gyda'r plentyn, gofalwr neu aelod o'r teulu.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys: (Mae hawliau penodol yn berthnasol ar gyfer seiliau cyfreithiol penodol.

Dilëwch fel y bo angen neu cyfeiriwch at y tîm Llywodraethu Gwybodaeth am arweiniad pellach) 

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro. 
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol. 
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol. 
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol. 
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn inni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr. 
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd. 
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol. Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol: 

Mynediad i Gofnodion 

Cyngor Sir Penfro 

Neuadd y Sir 

Hwlffordd 

SA61 1TP 

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk  Ffôn: 01437 764551 

Rhagor o fanylion am eich hawl i gael mynediad gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (yn agor mewn tab newydd).

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod: 

Swyddog Diogelu Data 

Cyngor Sir Penfro 

Neuadd y Sir 

Hwlffordd 

SA61 1TP 

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk 

Ffôn: 01437 764551 

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data: 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP. 

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk 

Mae gwybodaeth am ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’. 

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.