Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad preifatrwydd - Gofal Cymdeithasol plant

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at dibenion sy'n cael eu hamlinellu a'u hegluro'n fanwl yma.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

• Rydym yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol am nifer o resymau a all gynnwys un neu fwy o'r dibenion canlynol:
• Diogelu a chefnogi plant, a monitro eu cynnydd
• Galluogi gweithio integredig gyda thimau a sefydliadau eraill i sicrhau eich bod yn cael y cymorth cywir ar yr amser cywir
• Cynllunio a darparu’r lefel fwyaf priodol o gymorth i blant a’u teuluoedd
• Cefnogi unigolion i gael cyngor, gwasanaethau a grwpiau, gan gynnwys cefnogi rhieni sydd â rhianta a gyda'u defnydd o gyffuriau ac alcohol, iechyd meddwl, anawsterau dysgu neu gam-drin domestig.paratoi gwybodaeth ar gyfer y llysoedd yn ôl yr angen
• Cyflawni ein dyletswyddau statudol i atgyfeirio pobl ifanc a theuluoedd yn ôl yr angen at awdurdodau tai lleol i leihau digartrefedd

Bydd yr wybodaeth y byddwch yn ei rhoi yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, a'r ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Plant a Theuluoedd 2014
• Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Lleisiant (Cymru) 2014
• Deddf Plant 1989
• Deddf Plant 2004
• Strategaeth Gwrthderfysgaeth (Contest) 2016 – ar gyfer diogelu strategol ac achosion hanesyddol

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd))

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

• Gwybodaeth bersonol (fel enw, dyddiad geni, cyfeiriad, addysg, iechyd)
• Nodweddion (fel rhyw, ethnigrwydd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol ac anabledd)
• Cyfnodau o fod yn blentyn mewn angen (fel gwybodaeth atgyfeirio, gwybodaeth asesu, gwybodaeth adran 47, gwybodaeth amddiffyn plant cychwynnol a gwybodaeth cynllun amddiffyn plant)
• Cyfnodau o dderbyn gofal (fel dyddiadau pwysig, gwybodaeth am leoliadau)
• Canlyniadau ar gyfer plant sy’n derbyn gofal (megis a yw asesiadau iechyd a deintyddol yn gyfredol, sgoriau holiadur cryfderau ac anawsterau, a throseddau ac euogfarnau troseddol)
• Mabwysiadau (fel dyddiadau gorchmynion llys a phenderfyniadau allweddol)
• Unigolion sy'n gadael gofal (megis eu gweithgaredd a pha fath o lety sydd ganddynt)
• Plant ag anghenion arbennig (fel manylion anghenion arbennig a chymorth a roddir)
• Rhesymau dros atgyfeirio at Dîm Ymyrraeth Teulu, Gwasanaeth Cymorth i Deuluoedd Integredig, Tîm Cymorth i Deuluoedd i gynnwys y risgiau, y math o ymyrraeth a wneir a chanlyniad.ar gyfer Canolfan Cyswllt Teuluol Sir Benfro, y rhai sy'n gallu mynychu a'r rhai nad ydynt yn gallu mynychu
• Ar gyfer gwasanaeth cyswllt Cafcass, enw’r swyddog Cafcass, nifer y cysylltiadau, hyd y cyswllt, crynodeb o'r achos gyda'r gorchymyn llys sydd wedi'i ddarparu o bosib 

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon.  Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.
• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.
• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

• Erthygl 9 (2)(g) Buddiant cyhoeddus sylweddol. Mae hyn mewn perthynas â Diogelu Strategol ac Achosion Hanesyddol. (Yr amod perthnasol o Ddeddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl)
• Erthygl 9 (2)(h) Meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, at ddiben asesu gallu gweithio’r cyflogai, diagnosis meddygol, darparu iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth, neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol. (Yr amod perthnasol o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 1: Dibenion gofal iechyd neu gymdeithasol)
• Erthygl 9 (2)(j) Archifo er budd y cyhoedd, ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol. (Ymchwil ac ati) Mae hyn mewn perthynas ag ymchwil a gynhaliwyd gan gyrff allanol.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol: y cyngor ehangach i wella canlyniadau i blant a phobl ifanc megis: yr adran gyfreithiol

• Darparwyr gwasanaethau gofal cymdeithasol mewnol megis gofalwyr maeth mewnol, seibiannau byr a KEPS
• Darparwyr gwasanaethau awdurdod lleol a gomisiynir (pan gomisiynir gwasanaethau, bydd y darparwr yn brosesydd gwybodaeth a bydd hefyd yn rheolydd yn ei rinwedd ei hun os bydd yn casglu gwybodaeth at ei ddiben ei hun) megis
• Asiantaethau gofal maeth annibynnol
• Cartrefi plant
• Darparwyr llety lled-annibynnol
• Darparwyr llety â chymorth
• Ysgolion arbennig preswyl
• Llety diogel
• Aaddysg
• Adrannau'r llywodraeth, gan gynnwys:
• Llywodraeth Cymru (yn agor mewn tab newydd)
• yr Adran Addysg
• yr Adran Gwaith a Phensiynau 
• y Swyddfa Gartref
• Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd ei Mawrhydi
• Ofsted – os bydd arolygiad awdurdod lleol o wasanaethau plant: yr heddlu
• ACRO
• Gweithwyr iechyd proffesiynol gan gynnwys gwasanaethau bydwreigiaeth, yr holl wasanaethau iechyd meddwl, ymwelwyr iechyd a nyrsys ysgoly Gwasanaeth Prawf
• Cafcass
• Yr adran gyfreithiol
• Y Tîm Ymyriad Teuluol
• Asiantaethau Cefnogi Trydydd Sector sy'n darparu cefnogaeth i deuluoedd ac unigolion
• Awdurdodau lleol eraill at ddibenion trawsffiniol
• Aelodau o'r teulu gyda chydsyniad
• Ar gyfer diogelu strategol ac achosion hanesyddol: Grŵp Gweithredu Lleol, Bwrdd Diogelu Canolbarth a Gorllewin Cymru, Partneriaeth Diogelwch Cymunedol, panel Channel (CONTEST), y Gwasanaeth Prawf, yr Adran Gwaith a Phensiynau, unrhyw sefydliad a all fod â gwybodaeth am yr unigolyn 
• Systemau Eclipse a Carefirst fel Prosesydd Data
• Er mwyn cyflawni ein dyletswyddau diogelu statudol, efallai y byddwn yn rhannu data personol gyda sefydliadau partner o fewn Bwrdd Diogelu Canolbarth a Gorllewin Cymru trwy blatfform diogel, a reolir ar y cyd. Mae'r rhannu data hwn yn cefnogi gweithredu cydlynol i amddiffyn plant ac oedolion agored i niwed. Mae pob partner dan sylw yn rheolwyr data ac wedi ymrwymo i amddiffyn data personol yn unol â GDPR y DU.
• Platfform eYmchwil Diogel Prifysgol Abertawe (SeRP) fel Prosesydd Data
• Gall data gael ei rannu ag unigolion allanol at ddibenion ymchwil

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol. 

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir inni am 99 mlynedd, a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Mae cyfnodau cadw yn dibynnu ar lefel y cyfranogiad y mae gofal cymdeithasol plant yn ei gael gyda'r plentyn, gofalwr neu aelod o'r teulu.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn inni drosglwyddo eich gwybodaeth heb rwystr.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

 E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

 

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

 

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

 

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.