Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Gwasanaeth Lles Addysg

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu'ch data personol at ddibenion y Gwasanaeth Lles Addysg. Rydym yn casglu ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol oherwydd mae gennym ddyletswydd statudol i sicrhau bod plant oedran ysgol gorfodol yn derbyn addysg addas naill ai drwy bresenoldeb rheolaidd neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys rhannu gwybodaeth at ddibenion diogelu plant megis Plant sy’n Colli Addysg. Mae'r Gwasanaeth Lles Addysg hefyd yn rheoli'r gwasanaeth Addysg Ddewisol yn y Cartref, Plant sy’n Colli Addysg (diogelu), adroddiadau asiantaethau ar gyfer diogelu, trwyddedau cyflogaeth plant a pherfformiadau plant a phlant y lluoedd arfog.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Bydd yr wybodaeth rydych yn ei darparu yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, adran 7 ac adrannau 437-443 o Ddeddf Addysg 1996, Deddf Plant a Phobl Ifanc 1933/63 a Rheoliadau Plant (Perfformiadau a Gweithgareddau) (Cymru) 2015, Rheoliadau Addysg (Hysbysiadau Cosb) (Cymru) 2013, adrannau 25-29 o Ddeddf Plant 2004 a'r Fframwaith Presenoldeb ar gyfer Cymru Gyfan i sicrhau bod plant yn derbyn addysg addas.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau o ddata personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

• Enw a manylion cyswllt rhiant (rhieni) / gofalwr
• Manylion y plentyn, gan gynnwys dyddiad geni
• Manylion cyswllt brys ar gyfer rhiant (rhieni) / gofalwr (gofalwyr) y plentyn
• Gwybodaeth am iechyd
• Data euogfarnau troseddol (ar gyfer ceisiadau hebryngwr)
• Anghenion dysgu ychwanegol
• Cofnod presenoldeb y plentyn
• Grŵp ethnig
• Crefydd

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu mewn ffordd gyfreithlon. Mae'r amodau perthnasol hyn fel a ganlyn:

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd.

(Amod perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol a chyfle cyfartal neu driniaeth)

Yr amod yn Atodlen 1 ar gyfer prosesu data troseddau troseddol yw: Dibenion statudol a llywodraethol.

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Adrannau mewnol Cyngor Sir Penfro, sef Gofal Cymdeithasol a Thai
• Llywodraeth Cymru – data ystadegol
• Awdurdodau lleol eraill
• Iechyd
• Ysgolion
• Gwasanaeth Lles y Fyddin
• Gyrfa Cymru

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir i ni nes bod yn blentyn / unigolyn ifanc yn cyrraedd 25 oed oni bai fod gan y plentyn datganiad o anghenion addysgol arbennig neu mae wedi bod mewn gofal yr awdurdod lleol, pan fydd rheolau cadw data statudol hwy yn berthnasol. Cedwir y data ar gyfer hebryngwyr am chwe blynedd. Yna bydd y wybodaeth yn cael ei dileu neu ei difetha’n ddiogel. Cysylltwch â ni os oes angen gwybodaeth ychwanegol arnoch ynghylch y rheolau cadw sy'n berthnasol.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn ein hoedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol. I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Rhif ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i fodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Oherwydd hyn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif.  Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os ydynt o'r farn fod y ffordd yr ydym yn casglu gwybodaeth neu yn ei defnyddio yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol.  Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Rhif ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio'r gyfraith ynglŷn â diogelu data:

 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt ni fel rheolydd data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae manylion ein Swyddog Diogelu Data wedi'u nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.