Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Gwasanaethau Cefnogi Llywodraethwyr

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion Gwasanaethau Cymorth Llywodraethwyr a chyflawni gofynion y Cytundeb Lefel Gwasanaeth a brynwyd gan gyrff llywodraethu ysgolion.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu cysylltu â chi mewn cyllytiad â'ch rôl fel llywodraethwr ysgol. Bydd hyn yn cynnwys:

  • rhoi gwybod i chi am gyfarfodydd y Corff Llywodraethol (CLl) yr ydych yn aelod ohono, a chyrsiau hyfforddiant i lywodraethwyr;
  • cynnal cofnodion o'ch presenoldeb mewn cyfarfodydd corff llywodraethol a chyrsiau hyfforddi a chwblhau hyfforddiant ar-lein;
  • cydymffurfio â phenderfyniad y Corff Llywodraethol y dylai llywodraethwyr gael gwiriad Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd;
  • i roi mynediad i leoliadau a deunyddiau i lywodraethwyr sydd ag anabledd

Caiff y wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018 a er mwyn sicrhau meini prawf cymhwysedd o fewn rheoliadau llywodraethu statudol ar gyfer ysgolion, gan gynnwys:

  • Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005;
  • Rheoliadau Staffio Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2006;
  • Rheoliadau Staffio Ysgolion a Gynhelir (Cymru) (Diwygio) 2014;
  • Rheoliadau Ffedereiddio Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2014;
  • Rheoliadau Adroddiadau Blynyddol Llywodraethwyr Ysgolion (Cymru) 2011;
  • Rheoliadau Adroddiadau Blynyddol Llywodraethwyr Ysgolion (Cymru) (Diwygio) 2013;
  • Rheoliadau Cydlafurio Rhwng Cyrff Addysg (Cymru) 2012;
  • Rheoliadau Ysgolion a Gynhelir Newydd (Cymru) 2005;
  • Rheoliadau Lwfansau Llywodraethwyr (Cymru) 2005;
  • Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Newid Categori) (Cymru) 2015;
  • Rheoliadau Cynghorau Ysgol (Cymru) 2005;
  • Rheoliadau Addysg (Cynlluniau Datblygu Ysgolion) (Cymru) 2014.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

  • Enw llawn (gan gynnwys blaenlythrennau)
  • Cyfeiriad cartref
  • Rhifau cyswllt ffôn
  • Rhyw
  • Ethnigrwydd / hil
  • Euogfarnau a throseddau troseddol
  • Cyflogaeth ar hyn o bryd
  • Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • Anableddau
  • Manylion Meddygol / Iechyd

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(g) Diddordeb sylweddol gan y cyhoedd yn unol â -

Deddf Diogelu Data 2018: Atodlen 1 Rhan 2: Cydraddoldeb cyfle neu driniaeth

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

  • Cyfarwyddiaeth Addysg
  • Adran Adnoddau Dynol
  • Adran Cyllid a Gwasanaethau Busnes.

Fydd hyb iddynt gysylltu â chi yn eich rôl fel llywodraethwr yn unig e.e. i'ch gwahodd i gyfarfodydd megis paneli cyfweld a chyfarfodydd Pwyllgor Cyllid. Efallai y byddwn hefyd yn rhannu'ch gwybodaeth â'r ysgol, y Corff Llywodraethol yr ydych yn ei wasanaethu, iddynt gysylltu â chi yn eich rôl fel llywodraethwr.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS 

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth cyhyd ag sy'n angenrheidiol, byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir i ni'n barhaol. Bydd hyn yn caniatáu i ni gynnal a manteisio ar gofnod aelodaeth a hyfforddiant y Corff Llywodraethol. Os, ar unrhyw adeg ar ôl i chi adael y Corff Llywodraethol, rydych yn gofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol, heblaw am eich cofnod hyfforddi, byddwn yn gwneud hynny.

Ymgeiswyr aflwyddiannus: os byddwch yn gwneud cais i fod yn llywodraethwr ysgol, e.e. trwy Etholiad Rhiant-Lywodraethwr a chynnal pleidlais, cynhelir eich gwybodaeth hyd nes canlyniad etholiad - yna bydd manylion ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael eu dileu.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

  • Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
  • Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi.  Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
  • Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
  • Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
  • Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
  • Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.

 

ID: 9025, adolygwyd 02/11/2023