Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd ; Microsoft Forms

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel rheolydd data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid drwy Microsoft Forms, sef cynnyrch Microsoft Office 365.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol fel y gallwn ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid, gan gynnwys gweithwyr, aelodau etholedig, cynrychiolwyr asiantaethau partner, ac aelodau o'r cyhoedd, paneli a grwpiau ffocws. Bydd hyn yn galluogi'r Cyngor i fodloni ei ofynion ymgysylltu ac adrodd, ymgymryd â dadansoddiadau ac adrodd ar yr adborth, a chysylltu â chyfranogwyr i adrodd ar ganlyniadau, ar gyfer gweithgareddau dilynol neu i’w gwahodd i gyfleoedd ymgysylltu yn y dyfodol. 

Manteision posibl hyn, i'r Cyngor, yw ei fod yn gallu arwain a chefnogi cymunedau lleol yn well gydag ystod o fentrau a gwasanaethau sy'n diwallu eu hanghenion economaidd, amgylcheddol a lles cymdeithasol.

Bydd yr wybodaeth a roddwch yn cael ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Cydraddoldeb 2010, y ddyletswydd economaidd-gymdeithasol, a Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol 2015.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu’r wybodaeth hon â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru: Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data’n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg, a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol y mae ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy’n cael eu casglu?

Mae'r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn: 

• Enw – Efallai na fydd ei angen / ei goladu
• Cyfeiriad e-bost – Efallai na fydd ei angen / ei goladu
• Cod post – Efallai na fydd ei angen / ei goladu
• Oedran (dewisol)
• Rhyw (dewisol)
• Incwm y cartref (dewisol)
• Gofalwr di-dâl (dewisol)
• Aelod o gymuned y lluoedd arfog (dewisol)
• Data categori arbennig:gwybodaeth am iechyd, crefydd, ethnigrwydd, Cymraeg (dewisol)

Mae peth o’r data yn ymwneud â nodweddion gwarchodedig fel y’u diffinnir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 a Rheoliadau Safonau’r Gymraeg.

Rydyn ni'n casglu gwybodaeth bersonol gennych chi pan fyddwch chi'n cwblhau arolwg ymgynghori trwy ein tudalen we Dweud Eich Dweud. Mae’n bosibl y byddwn yn casglu data categori arbennig os byddwch yn dewis ei ddarparu fel rhan o’r rhaglen ymgysylltu.

Ar gyfer rhai arolygon penodol, lle mae'n berthnasol yn uniongyrchol, efallai y byddwn yn casglu data ychwanegol os byddwch chi'n dewis ei ddarparu, megis: ailbennu rhywedd, rhywioldeb, beichiogrwydd/mamolaeth a statws priodasol.

Gwybodaeth ymgysylltu

Bydd y cynnwys rydych chi'n ei greu o ganlyniad i'ch rhyngweithio â'r wefan hon. Gall y cynnwys gynnwys ymatebion i arolygon, neu unrhyw un o'r cyfleoedd ymgysylltu eraill sydd ar gael yma.

Beth yw’n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill ac mae angen iddynt gael eu diogelu'n fwy. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydyn ni’n prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig yn ôl yr angen at ddibenion:

• Erthygl 9(2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd yn unol â (ond heb fod yn gyfyngedig i): Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, y Ddeddf Cydraddoldeb a Rheoliadau Safonau’r Gymraeg. 

Yr amodau perthnasol o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol.

Gyda phwy byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

• Microsoft, fel darparwyr Microsoft Forms – y feddalwedd a ddefnyddir i reoli gweithgarwch ymgysylltu. Mae polisi preifatrwydd Microsoft (yn agor mewn tab newydd)  yn esbonio sut y bydd Microsoft yn casglu, diogelu a phrosesu eich data ar ran Cyngor Sir Penfro.
• Mae hwn yn adnodd ymgysylltu ar draws yr awdurdod ac mae'r system ymgysylltu hon ar gael i'w defnyddio gan holl adrannau Cyngor Sir Penfro.
• Bydd Cyngor Sir Penfro yn rheoli'r wefan a bydd modd i weithwyr Cyngor Sir Penfro yn unig gael mynediad at wybodaeth bersonol a sensitif. Pan ydych yn cytuno i fod yn rhan o weithgareddau cyfathrebu, ymgysylltu neu ymgynghori pellach sydd wedi'u targedu at grwpiau penodol, efallai y byddwn yn rhannu eich manylion cyswllt ag adrannau cysylltiedig Cyngor Sir Penfro.

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gall yr wybodaeth rydych chi wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio i atal a chanfod twyll ac at ddibenion cynnal archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu ei rhannu ag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu pwy ydych. Os caiff twyll ei ganfod, gellir eich rhwystro rhag derbyn gwasanaethau penodol, arian neu waith. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, ar wefan CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Am ba mor hir ydyn ni’n cadw’ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd ei angen. Ar ôl i’r prosiect ddod i ben, bydd data electronig yn cael ei gadw am bum mlynedd, bydd copïau caled o ffurflenni yn cael eu dileu ar ôl eu mewnbynnu i'r system, a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi wrth ddarparu gwasanaeth i chi neu ein hatal rhag gwneud hynny. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu’ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gallai hyn achosi oedi wrth ddarparu gwasanaeth i chi neu ein hatal rhag gwneud hynny neu barhau i wneud hynny. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.

Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â’r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk      Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posibl wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. O’i herwydd, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynglŷn â hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i dynnu ein sylw os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn modd annheg, camarweiniol neu amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar ein gwaith o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu’ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data yw fel a ganlyn:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu enquiries@pembrokeshire.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.