Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Tîm Olrhain Cysylltiadau o fewn Cyngor Sir Penfro

Diben yr hysbysiad hwn

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolwyr Data) yn casglu, defnyddio a diogelu data personol yn benodol ynglŷn ag Olrhain Cysylltiadau. Mae Sir Benfro, yn unol â'r holl awdurdodau lleol a byrddau iechyd eraill yng Nghymru, yn defnyddio'r gronfa ddata Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid Profi, Olrhain, Diogelu a ddatblygwyd gan Wasanaeth Gwybodeg GIG Cymru. Lle mae unigolyn wedi cael canlyniad positif i COVID-19, recordir canlyniad y prawf ar y system a dosbarthir achosion ar sail cod post yr unigolion i'r awdurdod lleol perthnasol. 

Rhennir gwybodaeth bersonol hefyd ar draws sefydliadau at ddiben ymateb i'r argyfwng iechyd cyhoeddus critigol mewn perthynas â'r pandemig COVID-19. Prosesir y data personol mewn perthynas â'r gwasanaeth hwn at dri diben, sef:

Profi; profi gweithwyr allweddol, dinasyddion, aelodau eu cartref a chysylltiadau, ledled Sir Benfro mewn unedau profi cymunedol neu unedau profi symudol a/neu gartref.

Olrhain; defnyddio canlyniadau achosion a gadarnhawyd i gysylltu ag unigolion a

• Nodi manylion a chysylltu ag aelodau'r cartref,
• Nodi unigolion y gallai’r unigolyn fod wedi bod mewn cysylltiad â nhw yn y cyfnod 48 awr cyn, a 7 diwrnod ar ôl y symptomau posibl neu symptomau a gadarnhawyd
• Prosesu manylion symudiadau a lleoliadau a fydd yn gysylltiedig yn uniongyrchol â'r unigolyn, h.y. teithio, siopa

Diogelu; gwella system wyliadwriaeth ac ymateb iechyd y cyhoedd er mwyn atal haint ac olrhain y feirws wrth i gyfyngiadau gael eu lleddfu. Bydd y Tîm Cynghorwyr Cyswllt yn gwneud cysylltiadau dyddiol â'r Cysylltiadau Sylfaenol ac Eilaidd i fonitro sut maent yn teimlo a ph’un a fydd unrhyw gysylltiadau eilaidd yn dod yn symptomatig.

Efallai y bydd adegau pan fydd y tîm Olrhain Cysylltiadau lleol yma yn Sir Benfro yn rhannu eich data personol ag adrannau a thimau eraill yn yr Awdurdod Lleol i gynorthwyo wrth ymateb i'r pandemig hwn.

• Os oes angen cymorth gyda bwyd, meddygaeth neu'ch gofal wrth ynysu arnoch chi neu aelod o'r teulu, bydd angen inni rannu eich gwybodaeth bersonol gyda'n tîm HWB Cymunedol neu Dîm Diogelu yn y Gwasanaethau Cymdeithasol fel y gallant eich cynorthwyo.
• Os ydych yn ddisgybl mewn ysgol, bydd eich data personol wedi cael ei rannu gan eich ysgol gyda’r Tîm Olrhain Cysylltiadau i sicrhau bod yr holl blant yr effeithir arnynt o fewn ‘swigod’ ysgol neu gludiant ysgol yn cael eu nodi ac y cyfathrebir â hwy o safbwynt cyngor ynysu a hylendid.
• Os ydych chi'n aelod o staff yn yr ysgol, bydd eich data personol wedi'i rannu gan eich ysgol gyda'r Tîm Olrhain Cysylltiadau i sicrhau ein bod yn gallu darganfod pwy y gallech fod wedi'u dysgu neu ddod i gysylltiad â hwy yn yr ysgol.
• Rhennir data personol gyda'n Tîm Diogelu'r Cyhoedd a Chlefydau Trosglwyddadwy mewn sefyllfaoedd lle na chydymffurfir â deddfwriaeth briodol sy'n ymwneud ag ynysu ac Olrhain Cysylltiadau.
• Gall eich cyflogwr gael data personol i ddarganfod a ydych wedi bod mewn cysylltiad agos ag unigolyn heintiedig yn y gwaith; er enghraifft gwirio rota shifftiau neu fanylion patrymau gwaith a lleoliadau gwaith i'n galluogi i adnabod ac amddiffyn pobl yn y gweithle.
• Rhennir data personol gyda'n cydweithwyr Hywel Dda os bydd angen cyngor arnom mewn perthynas ag unrhyw angen clinigol neu iechyd a allai fod gennych. Yn yr achosion hyn, byddwn yn eich cynghori y byddwn yn cysylltu â'r Bwrdd Iechyd ar eich rhan.
• Rhennir data personol ag Iechyd Cyhoeddus Cymru os ydych chi wedi teithio yn ddiweddar ac y bydd angen mwy o fanylion arnom ynghylch gwybodaeth am hedfan/trenau a/neu gyrchfannau teithio. Byddwn yn eich hysbysu ai dyma’r achos. 
• Efallai y byddwn yn gofyn am eich data personol gan leoliad neu fusnes os yw clwstwr yn cael ei nodi yn y lleoliad hwnnw neu lle mae unigolyn sydd wedi cael canlyniad positif wedi ymweld ag ef neu weithio yn ddiweddar. Gweler y ddolen am fwy o wybodaeth; Cadw Cofnodion Ynghylch Staff Cwsmeriaid ac Ymwelwyr Profiolrhain Diogelu 
• Bydd data personol gyda'r gwasanaethau Cymorth Tai os yw'ch sefyllfa'n gofyn am hynny. Byddwn yn eich hysbysu ai dyma’r achos.
•  Rhennir data personol â sefydliadau Cymorth Addysgol os yw'ch sefyllfa benodol yn gofyn am hynny. Byddwn yn eich hysbysu ai dyma’r achos.
• Byddwn yn rhannu data personol gyda’n Canolfan Rheoli Digwyddiadau fewnol i'n galluogi i reoli ein hymateb i'r afiechyd hwn os oes angen.
• Bydd angen inni rannu eich data personol gyda’n Darparwr Cyfieithu a Dehongli i'n galluogi i gyfathrebu â chi yn eich mamiaith er mwyn darparu cyngor ac arweiniad Olrhain Cysylltiadau. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am hyn ar ddechrau unrhyw sgwrs. 

Y data personol sy'n cael ei brosesu

Er mwyn olrhain cysylltiadau pobl sydd wedi cael canlyniad COVID-19 positif, bydd angen i swyddogion olrhain cysylltiadau gasglu data personol. Bydd y data y byddwn yn ei gasglu amdanoch yn cynnwys y canlynol; 

• Enw llawn
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Rhif GIG
• Cyfeiriad llawn, gan gynnwys cod post 
• Rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
• Manylion ynghylch symptomau COVID-19
• Manylion ynghylch canlyniadau profion COVID-19
• Data anabledd ac ethnigrwydd
• Lleoliadau yr ydych wedi ymweld â hwy
• Enwau a chyfeiriadau pobl rydych chi wedi bod mewn cysylltiad agos â hwy

Os nad ydych yn gwybod manylion cyswllt y rhai yr ydych wedi bod mewn cysylltiad agos â hwy, efallai y bydd angen i ni gysylltu â chyflogwyr am fanylion.

Am ba hyd fydd fy nata personol yn cael ei gadw

Bydd y data yr ydym yn ei gasglu ar gyfer pobl sydd wedi cael canlyniad positif ar gyfer COVID-19 yn cael ei gadw am 7 mlynedd.

Bydd y data a gesglir ar gysylltiadau pobl sydd wedi cael canlyniad COVID-19 positif ond nad oes ganddynt unrhyw symptomau yn cael ei gadw am isafswm cyfnod cadw o 5 mlynedd.

Bydd gwybodaeth a gedwir mewn perthynas ag Ymchwiliadau i Glefydau Trosglwyddadwy Amddiffyn y Cyhoedd yn cael ei chadw am 7 mlynedd.

Gwybodaeth a ddefnyddir at ddibenion eraill

Yn ogystal, gellid defnyddio gwybodaeth a gedwir ar gyfer y canlynol:

• Deall COVID-19 a’r risgiau i iechyd y cyhoedd, tueddiadau mewn COVID-19 a risgiau o'r fath, a rheoli ac atal lledaeniad COVID-19 a risgiau o'r fath 
• Nodi a deall gwybodaeth am gleifion neu gleifion posibl sydd â COVID-19 neu sydd mewn perygl o’i gael 
• Darparu gwasanaethau i gleifion, clinigwyr, a’r gwasanaethau iechyd
• Gwaith ymchwil a chynllunio mewn perthynas â COVID-19 (gan gynnwys y posibilrwydd o gael eich gwahodd i fod yn rhan o dreialon clinigol)
• Monitro cynnydd a datblygiad COVID-19

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol

Mae’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol at ddibenion olrhain cysylltiadau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data fel a ganlyn:

• Erthygl 6(1)(e) – Tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a ymddiriedir yn y rheolydd

Ar gyfer data categori arbennig, mae angen sail gyfreithiol ychwanegol fel a ganlyn:

• Erthygl 9(2)(i) – Rhaid i brosesu fod yn angenrheidiol am resymau budd y cyhoedd ym maes iechyd y cyhoedd (megis amddiffyn rhag bygythiadau trawsffiniol difrifol i iechyd neu sicrhau safonau uchel o ansawdd a diogelwch gofal iechyd ac o gynhyrchion meddyginiaethol neu ddyfeisiau meddygol)
• Erthygl 9(2)(h) Darparu meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, gofal neu driniaeth iechyd neu gymdeithasol, neu reoli systemau iechyd neu ofal cymdeithasol
• Erthygl 9(2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd

Deddf Diogelu Data 2018 - Atodlen 1, Rhan 1, (2) (2) (f) - Dibenion iechyd a gofal cymdeithasol

Deddf Diogelu Data 2018 - Atodlen 1, Rhan 1, (3) (a) - angenrheidiol am resymau budd y cyhoedd ym maes iechyd y cyhoedd

Deddf Diogelu Data 2018 - Atodlen 1, Rhan 2 (6) Dibenion statudol a’r llywodraeth

Deddfwriaeth berthnasol arall

• Deddf Iechyd y Cyhoedd (Rheoli Clefydau) 1984
• Rheoliadau'r Gwasanaeth Iechyd (Rheoli Gwybodaeth Cleifion) 2020
• Deddf Coronafeirws 2020
• Rheoliadau Diogelu Iechyd (Cyfyngiadau Coronafeirws) (Cymru) 2020 

Eich Hawliau Chi

O dan y gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau sy'n cynnwys:

• Yr hawl i gael cywiriad - Mae gennych yr hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth sy'n anghywir yn eich tyb chi. Hefyd, mae gennych yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy'n anorffenedig yn eich tyb chi.
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu - Mae gennych yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth mewn amgylchiadau penodol.
• Yr hawl i wrthod prosesu - Mae gennych yr hawl i wrthod prosesu eich data personol mewn amgylchiadau penodol.
• Yr hawl i gael mynediad - Mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch gwybodaeth bersonol. I wneud cais, cysylltwch â:

Mynediad i Gofnodion 

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffoniwch: 01437 775798

Gallwch fynd at Iechyd Cyhoeddus Cymru, Hywel Dda neu Gyngor Sir Penfro i arfer eich hawliau gwybodaeth mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol honno sy'n cael ei phrosesu wrth ddarparu gweithgareddau Profi, Olrhain a Diogelu. Byddwn wedyn yn rhoi gwybod ichi pwy sy'n delio â'ch cais a phwy fydd yn ymateb ichi.

Cwynion neu Ymholiadau

Os oes gennych unrhyw bryderon neu gwynion ynghylch y modd yr ymdriniwyd â’ch data personol, cysylltwch â ni yn gyntaf. Mae ein manylion fel a ganlyn:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro 

Neuadd y Sir 

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Hefyd, mae gennych yr hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth gan ddefnyddio'r manylion canlynol:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

2ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

Ffôn 0330 414 6421   E-bost: wales@ico.org.uk