Addewid Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Y Ganolfan Gyswllt a'r Ganolfan Gwasanaeth Cwsmeriaid

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion prosesu ymholiadau gan gwsmeriaid yn ein Canolfan Gyswllt a’n Canolfan Gwasanaeth Cwsmeriaid.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel y gallwn eich helpu gyda'ch ymholiad neu drosglwyddo'ch ymholiad i'r tîm neu wasanaeth perthnasol er mwyn iddynt weithredu arno. Mae holl alwadau ffôn y Ganolfan Gyswllt yn cael eu recordio at y dibenion canlynol:

• Sicrhau eich bod yn cael gwasanaeth o safon gennym ni;
• Ymchwilio i gŵyn a’i datrys;
• Amddiffyn lles a diogelwch personol ein staff, e.e. rhag galwyr difrïol;
• Er mwyn canfod ac atal troseddau ac ymchwilio iddynt (gan gynnwys twyll).

Bydd y wybodaeth rydych yn ei darparu'n cael ei phrosesu'n unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, ac unrhyw ddeddfwriaethau/rheoliadau perthnasol eraill yn amodol ar y gwasanaethau y mae eu hangen arnoch. Gweler hysbysiad preifatrwydd yr adran berthnasol am fanylion llawn yma: Hysbysiadau Preifatrwydd Cyngor Sir Penfro.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Dyma'r categorïau data personol sy'n cael eu casglu:

• Recordiad o’r sgwrs ffôn. Mae hyn yn berthnasol i alwadau sy’n mynd allan a/neu sy’n dod i mewn. Bydd recordio galwadau yn cael ei ddiffodd pan roddir manylion eich cerdyn credyd neu ddebyd;
• Eich enw llawn;
• Cyfeiriad;
• Rhif ffôn;
• Cyfeiriad e-bost;
• Unrhyw ddata perthnasol arall sy’n ofynnol er mwyn i'ch ymholiad gael ei goladu a'i drosglwyddo i'r tîm perthnasol i'w alluogi i gyflenwi'r gwasanaeth y mae ei angen arnoch.

Beth yw'n sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu mewn ffordd gyfreithlon. Bydd yr amod perthnasol sy'n ein galluogi i brosesu'ch data yn amrywio gan ddibynnu ar eich ymholiad penodol a gwasanaethau’r adran berthnasol sydd eu hangen arnoch. Mae'r rhan fwyaf o'r data personol sydd wedi'i brosesu gan y Ganolfan Gyswllt dan sail gyfreithiol:

• Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol i ni berfformio tasg er budd cyhoeddus neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sail gyfreithiol glir.

• Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny. Mae hyn mewn perthynas â chofnodi galwadau.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen mwy o ddiogelwch arnynt. Dosberthir hyn fel 'data categori arbennig' a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Efallai y byddwn yn prosesu'r math hwn o ddata categori arbennig os yw'n angenrheidiol i'ch helpu gyda'ch ymholiad. Bydd yr amod perthnasol sy'n ein galluogi i brosesu'ch data yn amrywio gan ddibynnu ar eich ymholiad penodol a gwasanaethau’r adran berthnasol sydd eu hangen arnoch. Gweler hysbysiad preifatrwydd yr adran berthnasol am fanylion llawn.

 phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol gydag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd y rhain yn cynnwys:

• Adrannau mewnol perthnasol
• FRAME Ltd (ar gyfer casgliadau gwastraff swmpus)
• Rydym yn rhannu data am Fathodynnau Glas gyda'r canlynol: The Occupational Therapy Service Ltd (TOTS), yr Adran Drafnidiaeth, yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Tîm Etholiadau (at ddiben y canfasiad blynyddol), meddygon teulu ac awdurdodau lleol eraill. Gweler yr hysbysiad preifatrwydd - cynllun parcior bathodyn glas am fanylion llawn.
• Redbox pwy yw ein prosesydd data ar gyfer recordiadau galwadau

Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gallai'r wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma: CIFAS (yn agor mewn tab newydd).

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Dim ond cyhyd ag y bo angen y bydd Cyngor Sir Penfro yn cadw’ch gwybodaeth. Byddwn yn cadw’r wybodaeth sydd wedi cael ei rhoi i ni ar ein system Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid am bum mlynedd a gwaredir ar eich gwybodaeth yn ddiogel unwaith nad yw ei hangen arnom bellach.

Cedwir recordiadau galwadau am 12 mis a’u dileu’n awtomatig yn unol â’r amserlen.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol, ond gallai hyn ein hoedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hyn yn hawl absoliwt a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol, ond gall hyn ein hoedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth neu barhau i gyflenwi gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad - mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth mewn ffordd sy’n annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi holl fanylion y ffordd rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Y Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio cyfraith diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

Yr Ail Lawr, Tŷ Churchill

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

E-bost: cymru@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Benfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.