Addewid Preifatrwydd

Pam mae angen eich data personol ar y cyngor?

Er mwyn cyflenwi gwasanaethau mewn ffordd effeithiol, bydd angen i'r cyngor gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi.Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni a bydd y cyngor yn prosesu'r wybodaeth rydych yn ei darparu yn unol Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018.Cedwir eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol a bydd y cyngor ond yn casglu'r wybodaeth bersonol y mae ei hangen arno i ddarparu gwasanaethau effeithlon i chi.

Pa ddata personol y mae'r cyngor yn ei gasglu?

Bydd y math o ddata personol y mae'r cyngor yn ei gasglu'n dibynnu ar y gwasanaeth penodol sy'n cael ei ddarparu, ond gall gynnwys data megis enw, manylion cyswllt a manylion ariannol. Lle y bo'n briodol, efallai y bydd angen ir cyngor hefyd gasglu data 'categori arbennig' (tarddiad hil neu ethnigrwydd, barn wleidyddol, credoau crefyddol, aelodau undeb llafur, data genetig, data biometrig, data iechyd, data sy'n ymwneud bywyd rhywiol neu dueddfryd rhywiol unigolyn) a/neu ddata ar euogfarnau troseddol.

Beth yw sail gyfreithiol y cyngor ar gyfer prosesu eich data personol?

Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae'n rhaid ir cyngor fod sail gyfreithiol dros brosesu unrhyw ddata personol. Sail gyfreithiol mwyafrif y data personol sy'n cael ei brosesu gan y cyngor yw 'tasg gyhoeddus', sy'n golygu bod 'prosesu'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg sy'n cael ei chynnal er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol'.

Gyda phwy y mae'r cyngor yn rhannu’ch data personol?

Er mwyn sicrhau bod y cyngor yn darparu gwasanaeth effeithlon ac effeithiol i chi, weithiau bydd angen iddo rannu eich data personol yn fewnol a chyda sefydliadau eraill sy'n cefnogi darparu'r gwasanaeth y gallech ei dderbyn.  Gallai hyn gynnwys:

• Awdurdodau lleol eraill
• Yr heddlu
• Y Gwasanaeth Tân ac Achub
• CThEM
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Cymdeithasau tai
• Sefydliadau gwirfoddol
• Cyrff rheoleiddiol

Mae'r Cyngor yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae contractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Pan fydd angen i’ch gwybodaeth bersonol gael ei throsglwyddo y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.

Gall fod angen hefyd i'r cyngor roi eich data personol i sefydliadau eraill y mae wedi rhoi contract iddynt ddarparu gwasanaeth i chi.  Ni fydd y cyngor yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd part on at ddibenion marchnata oni bai eich bod yn rhoi cydsyniad iddo wneud hynny.

Mae gan y cyngor ddyletswydd i ddiogelu arian y cyhoedd y mae'n ei weinyddu a gall ddefnyddio'r data personol a roddwyd gennych chi, yn ogystal thechnegau paru data, i ganfod ac atal twyll. Bydd y cyngor hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn y gyfraith a gall hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, gall gwybodaeth gael ei rhannu gydag adrannau mewnol eraill yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd).

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll, a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, ynghyd 'ch hawliau diogelu data, ar wefan Cifas (yn agor mewn tab newydd).

Eich Hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), mae gennych hawliau fel unigolyn y gallwch eu harfer mewn perthynas â'r wybodaeth sydd gennym amdanoch:

• Yr hawl i gael eich hysbysu – mae gennych yr hawl i gael gwybod am gasglu a defnyddio’ch data personol. Dyma ofyniad tryloyw allweddol dan GDPR y DU.
• Yr hawl i fynediad – mae gennych hawl i ofyn am fynediad at a chopi o'r data personol sydd gennym amdanoch chi.  Mae yna rai eithriadau, sy'n golygu efallai na fyddwch yn derbyn yr holl wybodaeth yr ydym yn ei brosesu bob tro.
• Yr hawl i gywiro –  mae gennych yr hawl i ofyn i ni gywiro data personol rydych yn meddwl ei fod yn anghywir.  Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth rydych yn meddwl ei fod yn anghyflawn.
• Yr hawl i ddileu – mae gennych yr hawl i ofyn i ni ddileu eich data personol mewn amgylchiadau penodol.  Nid yw hon yn hawl absoliwt.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – mae gennych yr hawl i ofyn i ni atal prosesu eich data personol mewn amgylchiadau penodol. Fodd bynnag, gall hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu i brosesu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu i brosesu os gallwn brosesu eich gwybodaeth oherwydd bod y broses yn rhan o'n tasgau cyhoeddus, neu ei bod er budd gwirioneddol inni.
• Yr hawl i gludadwyedd data – mae hyn ond yn gymwys i ddata personol rydych wedi'i roi i ni. Mae gennych yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r data personol y gwnaethoch ei roi i ni o un sefydliad i'r llall, neu ei roi i chi. Mae'r hawl ond yn gymwys os ydym yn prosesu gwybodaeth yn seiliedig ar eich cydsyniad, neu’n cynnal trafodaethau am fynd i gontract a bod y prosesu'n awtomatig. Nid yw hon yn hawl absoliwt.

Cwynion neu ymholiadau?

Mae'r cyngor yn ystyried unrhyw gwynion a dderbyniwyd am ddiogelu data o ddifrif ac mae'n annog pobl i roi gwybod inni os ydynt yn credu bod y ffordd rydym yn casglu neu'n defnyddio data yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.

Nid yw'r Datganiad Preifatrwydd hwn na'r Hysbysiadau Preifatrwydd gwasanaethau unigol yn darparu manylion cynhwysfawr yr holl agweddau ar ein dull o gasglu a defnyddio data personol. Fodd bynnag, mae'r cyngor yn fodlon darparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen.

Dylai unrhyw gwynion neu geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Y Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP

E-bostdataprotection@pembrokeshire.gov.uk Ffon: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd y mae'r cyngor wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio'r gyfraith diogelu data:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF

E-bost: caseworker@ico.org.uk   Rhif ffôn: 0303 1231113

Rhybudd Preifatrwydd Adrannol

Bydd Cyngor Sir Penfro yn defnyddio'ch data personol ar gyfer darparu gwasanaethau, gan gynnwys y rhai sydd wedi'u nodi yn y strwythur isod. Am Hysbysiadau Preifatrwydd gwasanaethau unigol, dewiswch y penawdau isod.

Sut mae'r cyngor yn sicrhau cydymffurfiaeth deddfwriaeth diogelu data?

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni'r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio data personol. Mae Cyflwyniad a Chwmpas ar waith y mae angen i'r holl weithwyr ei lofnodi cyn dechrau yn eu swydd a darperir hyfforddiant rheolaidd. 

Mae Polisi Rheoli Cofnodion hefyd ar waith sy'n nodi disgwyliadau'r Cyngor mewn perthynas â rheoli ei gofnodion

Mae'r ddogfen bolisi briodol hon yn nodi sut y bydd y Cyngor yn diogelu'r data categori arbennig a throseddau y mae'n ei brosesu.

Mae tim diogelu data dynodedig bach ar waith i gynnig cyngor a chymorth wrth fonitro cydymffurfiaeth.

Addewid Gwybodaeth Bersonol

Byddwn yn gwneud y canlynol:

• Gwerthfawrogi’r wybodaeth bersonol a ymddiriedwyd ynom a sicrhau parchu’r ymddiried hwnnw;
• Mynd ymhellach na dim ond llythyren y ddeddf wrth drin gwybodaeth bersonol, a mabwysiadu safonau arferion da;
• Ystyried a rhoi sylw i’r peryglon preifatrwydd yn gyntaf pan fyddwn yn bwriadu defnyddio neu ddal gwybodaeth bersonol mewn ffyrdd newydd, fel pan fyddwn yn cyflwyno systemau newydd;
• Bod yn agored gydag unigolion ynghylch sut y defnyddiwn eu gwybodaeth ac i bwy y rhoddwn hi;
• Ei gwneud yn hawdd i unigolion gael mynediad at a chywiro eu gwybodaeth bersonol;
• Cadw’r lleiaf angenrheidiol o wybodaeth bersonol a’i dileu pan na fydd arnom ei hangen mwyach;
• Bod â dulliau diogelu effeithiol i sicrhau cadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac na fydd yn mynd i’r dwylo anghywir;
• Hyfforddi staff sy’n trin gwybodaeth bersonol a’i wneud yn fater disgyblu os byddant yn camddefnyddio neu heb ofalu am wybodaeth bersonol yn briodol;
• Buddsoddi adnoddau ariannol a dynol priodol mewn gofalu am wybodaeth bersonol i sicrhau y gallwn gadw at ein haddewidion; a
• Cadarnhau’n rheolaidd ein bod yn cadw at ein haddewidion a hysbysu sut ydym yn gwneud.

Beth mae'r cyngor yn ei wneud?

Fel awdurdod lleol, mae Cyngor Sir Penfro yn cyflenwi gwasanaethau i chi; mae enghreifftiau o'r mathau o wasanaeth a ddarperir (a dolenni i Hysbysiadau Preifatrwydd gwasanaethau unigol) wedi'u rhestru ar y dudalen Hysbysiadau Preifatrwydd adrannol.

Am ba hyd y mae'r cyngor yn cadw eich data personol?

Bydd y cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd ei angen arnom neu gyrff rheoleiddiol eraill, ac yn unol Rhestrau Cadw a Gwaredu’r Awdurdod Lleol a Dogfen Cadw Ysgol. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd hyn o leiaf chwe blynedd. Gwaredir ar eich data personol yn ddiogel unwaith nad yw ei angen arnom bellach.

Sut gallwch gael mynediad i'ch data personol?

Gallwch gael gwybod a oes gan y cyngor unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun o dan Ddeddf Diogelu Data 2018.