canllaw tendro cyflwyniad

Rhestr o'r prif fframweithiau allanol a ddefnyddir

•  Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC) Llywodraeth Cymru
• Fframwaith Gwasanaethau Masnachol y Goron (CCS)
• Eastern Shires Purchasing Organisation (ESPO)
• The Procurement Partnership (TPPL)

Cyhoeddir yr holl gyfleoedd caffael a gynigir gan Lywodraeth Cymru ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd) hefyd.

Gall meysydd gwasanaeth unigol y Cyngor hefyd ddefnyddio’r wefan GwerthwchiGymru ar gyfer ymarferion dyfynbrisiau ac i chwilio am gyflenwyr posibl ar gyfer unrhyw gyfleoedd sydd ganddynt o dan £25k.

GwerthwchiGymru yw’r wefan gaffael genedlaethol ar gyfer Sefydliadau'r sector cyhoeddus yng Nghymru lle mae cyfleoedd i gynnig am gontractau’n cael eu hysbysebu. Bydd y cyfleoedd a hysbysebir yma’n darparu manylion y gofyniad a sut y gallwch gymryd rhan yn y broses dendro. Mae gan GwerthwchiGymru ddolen uniongyrchol hefyd i’r gwasanaeth 'ganfod tendr' ar gyfer y DU gyfan lle mae'n rhaid cyhoeddi contractau sydd uwchlaw'r trothwy, fel a nodir yn Ddeddf Caffael 2023.

Mae'r Cyngor yn annog pob cyflenwr i gofrestru ar y wefan GwerthwchiGymru. Gellir gwneud hyn yn rhad ac am ddim ac mae'n galluogi cyflenwyr i greu, diweddaru a chynnal eu proffil, gweld cyfleoedd, cael hysbysiadau tendro awtomataidd trwy e-bost, cael cyfarwyddiadau ar sut i gael mynediad at ddogfennau tendro a gweld manylion contractau a ddyfarnwyd. Bydd cofrestru ar GwerthwchiGymru hefyd yn eich galluogi i weld nifer o gyfleoedd a hysbysebir gan nifer fawr o sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae'n bwysig cofrestru ar GwerthwchiGymru yn erbyn y categorïau sy'n berthnasol i'r nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith a ddarperir gennych. Bydd hyn yn sicrhau mai dim ond hysbysiadau am gyfleoedd i gynnig am gontractau sy'n berthnasol i chi y byddwch yn eu cael a hefyd nad ydych yn colli unrhyw hysbysiadau allweddol.

Awgrym: Mae hefyd yn werth gwirio’r wefan GwerthwchiGymru yn uniongyrchol o bryd i’w gilydd rhag ofn nad yw'r cyfleoedd a hysbysebwyd wedi cael eu paru â’r categorïau yr ydych wedi cofrestru ynddynt.

Mae'r Cyngor yn cynnal ei holl gyfleoedd tendro ffurfiol yn electronig ac ar hyn o bryd mae'n defnyddio porth e-dendro Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd) i wneud hyn. 

Ddeddf Caffael 2023 (DC23)

Pa reolau, rheoliadau a gweithdrefnau caffael y mae'r Cyngor yn eu dilyn

Ar hyn o bryd mae'r ffordd y mae'r Cyngor yn prynu nwyddau, gwasanaethau a gwaith yn cael ei lywodraethu gan Ddeddf Caffael 2023 a chan reolau gweithdrefn gontractau mewnol y Cyngor ei hun.

Ddeddf Caffael 2023 (DC23)

Mae caffael y sector cyhoeddus yn ddarostyngedig i Ddeddf Caffael 2023 sy'n pennu'r prosesau i'w dilyn wrth gaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith dros drothwy gwerth penodol, sef £213,477* ar hyn o bryd ar gyfer gwasanaethau a chyflenwadau (neu £138,760* ar gyfer Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda) a £5,336,937* ar gyfer contractau gwaith. Mae gan gontractau’r gyfundrefn cyffyrddiad ysgafn drothwy o £663,540*. Mae'r trothwyon hyn yn cael eu hadolygu bob 2 flynedd a daeth y gwerthoedd cyfredol i rym ar 1 Ionawr 2024.

*Gan gynnwys TAW*

Rhaid hysbysebu'r holl gyfleoedd hyn ar wefan y gwasanaeth 'ganfod tendr' trwy ddolen o’r wefan GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd).

Ar gyfer cyfleoedd nad ydynt yn uwch na throthwyon DC23, dylai darpar gyflenwyr fod yn ymwybodol o’r ffaith y bydd gan sefydliadau amrywiol eu rheolau a’u rheoliadau mewnol eu hunain sy’n pennu’r prosesau y mae angen eu dilyn, yn ddibynnol ar werth amcangyfrifedig y caffaeliad. Mae manylion pob un o sefydliadau sector cyhoeddus Sir Benfro i'w gweld ar y dudalen nesaf.

Gellir manteisio ar gyfleoedd o fewn sefydliadau eraill y sector cyhoeddus yn Sir Benfro fel a nodir isod:

 

Contractau nad yw’n ofynnol eu hysbysebu

Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda

• Yn gyffredinol, nid yw'r Bwrdd Iechyd yn hysbysebu unrhyw gyfleoedd i gynnig am gontractau sy'n werth llai na £25,000.
• Fodd bynnag, er mwyn sicrhau cystadleuaeth deg a digonol, gwahoddir o leiaf tri chwmni i gyflwyno dyfynbrisiau ar gyfer cyfleoedd i gynnig am gontractau rhwng £5,000 a £24,999.

 

Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro

• Yn gyffredinol, nid yw'r Parc Cenedlaethol yn hysbysebu cyfleoedd i gynnig am gontractau sy'n werth llai na £25,000.
• Os yw gwerth y gofyniad yn £10,000 neu'n uwch, yna fel arfer sicrheir isafswm o dri dyfynbris.

 

Coleg Sir Benfro

• Ar gyfer gofynion sy'n werth £1,500 neu fwy fel arfer ceisir isafswm o dri dyfynbris. Mae'r coleg yn defnyddio'r cyfleuster blwch post electronig ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd) ar gyfer llawer o geisiadau ac ymarferion tendro.
• Ar gyfer eitemau gwerth isel, yn enwedig y rhai o dan £1,500, y dull talu a ffefrir gan y Coleg yw â cherdyn prynu.

 

Grŵp Ateb

• Nid yw Grŵp Ateb yn hysbysebu cyfleoedd i gynnig am gontractau sy'n werth llai na £25,000.
• Os yw'r contract yn werth mwy na £10,000 fel arfer mae gofyn cael hyd at dri dyfynbris ysgrifenedig.
• Ar gyfer eitemau gwerth isel o dan £10,000, mae gofyn cael o leiaf un dyfynbris ond rhaid gallu dangos gwerth am arian.

 

 

Contractau y mae’n ofynnol eu hysbysebu

Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda

• Mae'r holl gontractau sydd y tu hwnt i drothwyon perthnasol y Ddeddf Caffael 2023 yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd) a'u hysbysebu ar wefan y gwasanaeth 'ganfod tendr'
• Gellir gofyn am ragor o fanylion am ymarferion Caffael y Bwrdd Iechyd gan yr Adran Gaffael (gweler y manylion cyswllt).
• Mae'r Gwasanaeth Caffael ar ran y Bwrdd Iechyd yn cael ei ddarparu gan Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Mae'r sefydliad hwn yn darparu gwasanaeth negodi contractau a rheoli deunyddiau ar gyfer cynhyrchion a gwasanaethau sy'n addas ar gyfer cydweithio o fewn y GIG. Trwy gydlynu gofynion holl Fyrddau Iechyd y GIG yng Nghymru, maent yn gallu negodi contractau sy'n ceisio cynyddu’r gallu i wario i’r eithaf er budd pawb sy'n gysylltiedig.
• Mae Timau Prynu Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru’n darparu amrywiaeth o gontractau o ffrwythau a llysiau i drydan a nwyon meddygol, sy'n diwallu anghenion y Byrddau Iechyd yng Nghymru.

 

 

Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro

•  Mae pob contract sy'n werth mwy na £25,000 yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd).

 

Coleg Sir Benfro

• Bydd yr holl gontractau sy’n werth dros £30,000 yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd) oni bai eu bod yn cael eu caffael o fewn telerau fframwaith sy'n bodoli eisoes neu eu bod o natur arbenigol. Os yw'r gwerth yn uwch na'r trothwy perthnasol yn y Ddeddf Caffael 2023 yna bydd hefyd yn cael ei hysbysebu ar wefan y gwasanaeth 'ganfod tendr'
• Mae'r Coleg yn cynnal ei ymarferion tendro'n electronig gan ddefnyddio porth e-dendro cymeradwy Llywodraeth Cymru, sef e-tender Wales. Er mwyn bod mewn sefyllfa i ymateb i gyfleoedd tendro electronig gyda Choleg Sir Benfro, sicrhewch fod eich sefydliad wedi'i gofrestru ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd).
• Bydd ein holl gyfleoedd tendro’n cynnwys y ddolen i'r porth e-dendro Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd) Efallai y byddai hefyd o fudd i chi gofrestru'n uniongyrchol ar y wefan hon.
• Mae'r Coleg yn ymwneud â chaffael cydweithredol o fewn y sector addysg bellach ac yn ymrwymedig i hynny trwy Crescent Purchasing Consortium (CPC).
• Mae'r CPC yn tendro am nwyddau a gwasanaethau sy'n greiddiol i'r mwyafrif o golegau.

 

Grŵp Ateb

• Bydd yr holl gontractau sy'n werth mwy na £25,000, oni bai eu bod yn cael eu caffael o fewn telerau fframwaith sy'n bodoli eisoes, neu eu bod  o natur arbenigol yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd), felly gwnewch yn siŵr bod eich sefydliad wedi'i gofrestru ar y wefan hon.
• Os yw'r gwerth yn uwch na'r trothwy perthnasol yn y Ddeddf Caffael 2023 yna bydd hefyd yn cael ei hysbysebu ar wefan y gwasanaeth 'ganfod tendr'. Mae Grŵp Ateb yn cynnal ei holl ymarferion tendro sy’n werth mwy na £25,000 yn electronig gan ddefnyddio porth e-dendro cymeradwy Llywodraeth Cymru, sef Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd). 
  
• Bydd pob un o'n cyfleoedd tendro’n cynnwys y ddolen i'r porth e-dendro.
• I gael rhagor o wybodaeth cliciwch yma ar gyfer y wefan Grŵp Ateb (yn agor mewn tab newydd).

Sut i Dendro Neu Ddod yn un o Gyflenwyr Cyngor Sir Penfro

Yfleoedd i gynnig am gontractau gwerth isel - £12k i £30,000 (Gan gynnwys TAW)

Ni chaiff cyfleoedd contract sydd werth rhwng £12,000 a £30,000 eu hysbysebu fel rheol. Fodd bynnag, mae'n ofynnol i swyddogion o'r meysydd gwasanaeth perthnasol sicrhau o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer y lefel hon o ofyniad, a gallant wneud hyn trwy e-bostio darpar gyflenwyr hysbys neu gynnal ymchwil i’r farchnad. Os oes gennych ddiddordeb mewn ymgymryd â busnes o'r gwerth hwn gyda'r cyngor, anfonwch e-bost at supplierenquiries@pembrokeshire.gov.uk gan nodi'n glir pa gynhyrchion neu wasanaethau yr ydych yn eu cynnig. Bydd y tîm caffael yn ymdrechu i basio’ch manylion ymlaen at y maes gwasanaeth priodol fel y gallwch gael eich hystyried ar gyfer cyflwyno dyfynbris ar gyfer unrhyw ofynion yn y dyfodol. Ar gyfer cyfleoedd contract o dan £12,000, mae'n ofynnol i swyddogion ddangos eu bod wedi sicrhau gwerth am arian drwy ddefnyddio dull mwy anffurfiol o brofi'r farchnad.

 

Cyfleoedd contract rhwng £30,000 a £90,000 (yn cynnwys TAW)

Ar gyfer gofynion o rhwng £30,000 a £90,000, mae angen i feysydd gwasanaeth sicrhau tri dyfynbris ffurfiol gan ddefnyddio'r swyddogaeth Dyfynbris Cyflym ar blatfform GwerthwchiGymru.  Rhaid i chi fod wedi cofrestru gyda GwerthwchiGymru er mwyn cael eich gwahodd i gyflwyno dyfynbris ar gyfer y cyfleoedd hyn, yn ogystal â'r platfform digidol canolog fel y gallwn gael eich Rhif Adnabod Cyflenwr unigryw.

 

Y Broses Dendro - £90k ac Uwch

Ar gyfer pob cyfle dros £90,000 (yn cynnwys TAW) nad ydynt wedi'u cynnwys yn un o'r fframweithiau cenedlaethol a restrwyd yn flaenorol, bydd yr awdurdod fel rheol yn cynnal proses dendro ffurfiol cyn dyfarnu unrhyw gontractau. Byddwn yn gwneud hyn ar gyfer pryniannau untro, contractau gwasanaeth/cyflenwi/gwaith, neu wrth sefydlu ein fframweithiau, fframweithiau agored neu farchnadoedd dynamig (FD) ein hunain. Mae'r broses ar gyfer dyfarnu contract o dan drefniadau o'r fath wedi'i nodi'n glir yn yr ymarfer tendro cychwynnol.

Mae'r holl gyfleoedd tendro, pa un a ydynt yn golygu sefydlu ein Fframwaith neu ein FD ein hunain, neu’n golygu dyfarnu contract penodol, yn cael eu cynnal yn electronig ac ar hyn o bryd mae’r Cyngor yn defnyddio porth Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd).

 

Fframweithiau a Fframweithiau Agored

Os ydych wedi bod yn llwyddiannus gyda chais tendro ac wedi cael eich penodi i Fframwaith, gall lefel y gwaith a ddyfernir i chi amrywio gan ddibynnu ar union amgylchiadau'r Fframwaith hwnnw. Mae'r union broses ar gyfer dyfarnu gwaith yn cael ei nodi'n glir ym mhob cyfle unigol i ymuno â Fframwaith a hynny ar adeg tendro. Mae ein Fframweithiau fel arfer yn rhedeg am uchafswm o bedair blynedd a bydd ganddynt ddyddiad cau i gyflenwyr wneud cais ac ni chaniateir i unrhyw gyflenwyr newydd ymuno ar ôl y dyddiad cau hwn.  Gall fframweithiau agored redeg am uchafswm o wyth mlynedd ond rhaid eu hailagor gydol y cyfnod hwn o wyth mlynedd er mwyn caniatáu i gyflenwyr gael eu hychwanegu at y fframwaith / eu tynnu oddi arno.  Rhaid i fframweithiau agored fod ag o leiaf dau gyflenwr.

 

Marchnadoedd Dynamig (MD)

Mae MD yn gweithio'n debyg iawn i Fframwaith ond mae ganddi rai gwahaniaethau pwysig.

Gall unigolion sydd am dendro gofrestru i ymuno â marchnad ddynamig trwy hunanardystio eu cymwysterau. Sylwch – gall y broses hon amrywio ar gyfer contract cyfundrefn arbennig. Fel rheol, bydd yr holl gyflenwyr sydd wedi'u penodi i farchnad ddynamig yn cael eu gwahodd i gymryd rhan mewn ymarferion cystadlu pellach yn unol ag unrhyw ofynion penodol, ac eithrio eu bod wedi’u caffael o dan drefn arbennig. Bydd cyflwyniadau cystadleuaeth pellach yn cael eu gwerthuso a gofynnir i'r cyflenwr buddugol tebygol gyflwyno'r holl dystiolaeth ategol i ddilysu ei gyflwyniad hunanardystio cychwynnol cyn y dyfernir y contract yn ffurfiol. Gall gofynion pob marchnad ddynamig amrywio ychydig hefyd, gyda phob un yn nodi'n glir sut y caiff gwaith ei ddyfarnu. Fel rheol, bydd marchnad ddynamig yn rhedeg am gyfnod hwy na fframwaith gyda'r manylion wedi'u nodi'n glir ym mhob un yn unigol. Fel rheol, bydd gan farchnad ddynamig ddyddiad cau cychwynnol ar gyfer ceisiadau, ond bydd yn ailagor ar unrhyw adeg yn ystod tymor y farchnad ddynamig fel y gall cyflenwyr newydd wneud cais.

 

Contractau

Bydd tendrau a hysbysebir yn dilyn y weithdrefn agored neu'r weithdrefn hyblyg gystadleuol fel rheol.

Mae weithdrefn agored yn golygu y bydd unrhyw gwmni sydd wedi mynegi diddordeb mewn tendr yn gallu cael mynediad yn awtomatig at y Dogfennau Gwahoddiad i Dendro a chyflwyno tendr. Yna bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hystyried ynghyd â'ch cynnig tendro. Bydd pob tendr yn cael ei werthuso yn unol â'r meini prawf a nodir ym mhob tendr a chontract yn cael ei ddyfarnu i'r cyflenwr buddugol wedi hynny. 

Gall gweithdrefn hyblyg gystadleuol gynnwys sawl cam, megis cam dewis cyflenwr, cyflwyniadau, negodi/deialog ac ati.  Bydd y weithdrefn lawn sy'n manylu ar bob cam a’r gofynion pasio yn cael ei chynnwys yn y dogfennau gwahoddiad i dendro a gyhoeddir ynghyd â'r hysbysiad tendro (hysbysiad UK4).  Defnyddir y weithdrefn hyblyg gystadleuol fel arfer ar gyfer gofynion mwy cymhleth neu strategol sy'n gofyn am waith craffu pellach cyn dyfarnu.

 

Cymhwyster - Derbynioldeb Cyflenwr

Mae’r cyngor yn defnyddio holiadur caffael penodol a gymeradwywyd gan Lywodraeth Cymru i asesu gallu cyflenwr yng ngham cymhwyso’r broses dendro. Mae'r holiadur caffael penodol yn cynnwys ystod safonol o gwestiynau sy'n caniatáu i'r cyngor nodi cynigwyr cymwys, medrus a phrofiadol ar gyfer y caffaeliad.  Caiff yr holiadur caffael penodol ei gwblhau ar blatfform digidol canolog y llywodraeth, a gofynnir am god mynediad ar gyfer pob ymarfer tendro fel y gall yr awdurdod gael mynediad i’r wybodaeth hon. Mae hyn yn dileu'r gofyniad i gyflenwyr ateb yr un cwestiynau ar gyfer pob ymarfer tendro, ond cyfrifoldeb y cyflenwyr yw sicrhau y caiff yr wybodaeth hon ei diweddaru.

Mae'r cwestiynau hyn yn rhai generig, ond mewn rhai achosion gellir ychwanegu cwestiynau yn ymwneud ag amodau cyfranogiad at ofod cymhwyster y tendr. Rhaid i'r rhain fod yn gymesur â gwerth a risg y caffaeliad. Nod yr holiadur caffael penodol yw sicrhau y caiff proses gyson ei dilyn gan y prynwr a’r cyflenwr ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Byddwch yn defnyddio eich ymateb i’r holiadur caffael penodol i nodi p’un a all eich sefydliad fodloni gofynion yr ymarfer caffael ai peidio.

 

Rhestrir enghreifftiau o rai o'r meysydd sydd wedi’u cynnwys yn y Blatfform Digidol Canolog isod:

• Gwybodaeth sylfaenol am eich sefydliad
• Sefyllfa economaidd ac ariannol sylfaenol
• Gwybodaeth am unigolion cysylltiedig (dyma’r bobl sydd â’r hawl, neu sy’n arfer yr hawl, i ddylanwadu ar y cyflenwr neu ei reoli’n sylweddol, neu’r bobl y mae gan y cyflenwr yr hawl i ddylanwadu arnynt neu eu rheoli’n sylweddol, neu’r rhai y mae’n arfer yr hawl hon arnynt – er enghraifft: cyfarwyddwyr, prif gyfranddalwyr, a rhiant-gwmnïau ac is-gwmnïau)
• Gwybodaeth am seiliau i wahardd (mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am waharddiad mewn perthynas â’r cyflenwr ac unigolion cysylltiedig) – a yw eich sefydliad wedi’i gael yn euog o unrhyw arferion a fyddai’n achosi iddo fod yn gyflenwr wedi’i wahardd / cyflenwr gwaharddadwy neu wedi’i roi ar y rhestr rhagwaharddiadau

Mae enghreifftiau o rai o’r meysydd a gwmpesir yn yr holiadur caffael penodol o fewn yr amodau cyfranogiad wedi’u rhestru isod:

• Sefyllfa economaidd ac ariannol bellach – Bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth ariannol gyffredinol, eich rhif DUNS neu gyfrifon archwiliedig, a manylion yswiriant perthnasol.  Rhaid i chi fod ag yswiriant atebolrwydd cyhoeddus ac yswiriant atebolrwydd cyflogwr, os yw’n berthnasol.  Yn ddibynnol ar natur y contract, efallai y bydd gofyn i chi gael yswiriant atebolrwydd cynnyrch a/neu yswiriant indemniad proffesiynol.
• Cynhwysedd a gallu – Bydd gofyn i chi fanylu ar eich prif weithgareddau busnes a darparu enghreifftiau o brofiad perthnasol.  Efallai y gofynnir i chi p’un a ydych yn bodloni safonau megis Mesur y Gymraeg ai peidio.
• Rheolaeth – Bydd gofyn i chi fanylu ar unrhyw system rheoli ansawdd yr ydych yn ei gweithredu, y safonau amgylcheddol yr ydych yn eu bodloni, a sut yr ydych yn adolygu eich perfformiad.
• Cynaliadwyedd – Efallai y gofynnir cwestiynau i chi ynghylch ymrwymiad eich sefydliad i faterion amgylcheddol.
• Iechyd a diogelwch – Eich trefniadau iechyd a diogelwch, gan gynnwys eich polisi iechyd a diogelwch os oes gennych fwy na phump o weithwyr, ynghyd â chwestiynau ychwanegol os yw eich prosiect yn dod o dan y Rheoliadau Adeiladu (Dylunio a Rheoli).

 

Technegol – Ansawdd

Mae’r adran hon yn cynnwys cwestiynau am y caffaeliad, a gaiff eu sgorio ym mhob achos bron. Bydd gwybodaeth fanwl am y sgorau sydd ar gael yn cael ei chynnwys yn y dogfennau tendro, ynghyd ag unrhyw drothwyon pasio perthnasol. Mae hwn yn gyfle pwysig i chi fel cynigydd sicrhau eich bod yn darparu gwybodaeth glir a manwl sy'n mynd i'r afael â'r holl bwyntiau a nodir yn y cwestiynau. Gall y trothwy pasio fod yn drothwy pasio cyffredinol ar gyfer y sgôr ansawdd, neu gallai trothwy pasio gael ei gymhwyso ar gyfer pob cwestiwn yn unigol.  Mae’n bwysig i gynigwyr nodi, pan fydd trothwy pasio gofynnol yn cael ei gymhwyso ar gyfer pob cwestiwn, y bydd unrhyw fethiant i gyrraedd y trothwy hwnnw ar gyfer un cwestiwn yn golygu y bydd eich cais tendr cyfan yn cael ei wrthod, waeth beth bynnag fo’ch sgôr ar gyfer y cwestiynau sy’n weddill. Darllenwch y cyfarwyddiadau a’r cwestiynau ar gyfer pob tendr yn ofalus a rhowch sylw i’r holl elfennau y gofynnir amdanynt.  Mae nifer cyfyngedig o eiriau neu dudalennau i rai cwestiynau. Os bydd y sawl sy’n tendro yn mynd y tu hwnt i'r terfyn, ni fydd yr wybodaeth sy'n weddill yn cael ei gwerthuso a gallai hyn effeithio ar eich sgôr tendro. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o’r gwerthusiad tendr, gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y dogfennau tendro. Peidiwch â gwneud unrhyw ragdybiaethau am yr wybodaeth sydd gan werthuswyr am eich sefydliad – dim ond yr hyn a gyflwynir ar bapur neu fel rhan o unrhyw fecanwaith gwerthuso arall sydd wedi'i gynnwys mewn gweithdrefn gystadleuol hyblyg y gall gwerthuswyr ei sgorio.

 

Masnachol - Pris

Y drydedd elfen a'r elfen olaf o'r broses dendro yw'r pris a gyflwynir. Sicrhewch eich bod wedi deall ein gofyniad yn glir a bod y pris a gyflwynir gennych yn gynaliadwy i chi. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o'r gwerthusiad tendro gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y ddogfennaeth dendro. Cymerwch ofal yn yr adran hon hefyd gan y gallai pris nad yw'n cydymffurfio neu sy’n anghynaliadwy hefyd arwain at wrthod eich cynnig.

 

Dogfennaeth Dendro

Yn nodweddiadol, bydd porth e-dendro Bravo yn cynnwys y dogfennau canlynol ond efallai y bydd eraill gan ddibynnu ar y math o ymarfer caffael sy'n cael ei gynnal:-

• ITT (Cyfarwyddiadau i Dendrwyr)
• Manyleb yn nodi ein Gofynion
• Atodlen Brisiau
• Telerau ac Amodau Cyffredinol a Dogfennau’r Contract
• Lluniadau (os yn berthnasol), telerau ac amodau’r contract 

Gall dogfennau tendro gynnwys atodiadau amrywiol a llawer o wybodaeth. Nid eich annog i beidio â thendro am fusnes yw’r bwriad yma ond, yn hytrach, sicrhau bod yr holl wybodaeth briodol gennych i allu cyflwyno cais sy'n cydymffurfio.Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r dogfennau, peidiwch â bod ofn gofyn am help neu arweiniad trwy gyflwyno cwestiwn gan ddefnyddio'r cyfleuster negeseuon yn y porth tendro. Byddem yn annog pob cynigydd i ofyn cwestiwn yn hytrach na thybio beth yw’r dehongliad anghywir.

 

Dyddiad Cau’r Broses Dendro

Gofynnir i chi gwblhau a dychwelyd eich cais tendro yn electronig erbyn amser a dyddiad penodol. Mae'r Cyngor yn agor yr holl geisiadau tendro yr un pryd, yn fuan iawn ar ôl i ddyddiad cau’r broses dendro fynd heibio. Os byddwch yn methu â chyflwyno eich tendr erbyn y dyddiad cau penodedig, ni fydd eich tendr yn cael ei gynnwys yn y broses werthuso. Gadewch ddigon o amser i gwblhau eich cynnig os gwelwch yn dda. Peidiwch ag aros tan y funud olaf cyn cyflwyno eich cynnig.

 

Cymorth Busnes Cymru

Mae Busnes Cymru yn cynnig cymorth i dendrwyr gyda’r broses dendro. Gellir dod o hyd i'w manylion cyswllt yn nes ymlaen yn y canllaw hwn.

 

Gwerthuso Tendrau

Fel rheol, caiff tendrau eu gwerthuso gan banel sy’n cynnwys swyddogion o'r maes (meysydd) gwasanaeth perthnasol a’i hwyluso gan o leiaf un swyddog o'r adran gaffael er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw.  Fel arfer, dyfernir contractau ar sail y Tendr Mwyaf Manteisiol (MAT) a asesir yn ôl cyfuniad o ansawdd a phris, y caiff y naill a’r llall eu pwysoli i weddu orau i'r gofyniad penodol. h.y. gall tendr fod â ffafriaeth ansawdd o 60% a ffafriaeth pris o 40%. Mae hyn bob amser yn cael ei nodi yn y ddogfennaeth Gwahoddiad i Dendro ynghyd â'r meini prawf ansawdd, sy'n cael eu pwysoli yn nhrefn pwysigrwydd. Mae unrhyw drothwyon llwyddo isaf hefyd yn cael eu nodi'n glir.

 

Dyfarnu’r Contract

Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu'n ysgrifenedig ynghylch y penderfyniad dyfarnu. Ar gyfer ymarferion caffael y tu hwnt i’r trothwy, bydd y Ddeddf Caffael 2023 yn berthnasol gyda'r hysbysiad dyfarnu cychwynnol yn amodol ar gyfnod segur o 8 diwrnod gwaith o leiaf.  Os bydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr chi a sgôr y sawl sydd yn fuddugol, ynghyd â chrynodebau asesu, a fydd yn cynnwys y rhesymeg y tu ôl i’r sgôr a ddyfarnwyd.

Talu

BACS

Mae gan bob partner dargedau talu’n brydlon ac maent wedi ymrwymo i dalu pob anfoneb ddiamheuol o fewn 30 niwrnod, neu 10 niwrnod lle y bo hynny'n briodol.

Y Cerdyn Pryniant Cymreig

Ffordd arall o dalu yw â Cherdyn Pryniant gyda hyn yn cael ei gynnwys mewn rhai tendrau fel y dull talu a ffefrir neu mewn rhai achosion fel gofyniad gorfodol. Mae llawer o gyflenwyr hefyd yn hoffi cael eu talu fel hyn ni waeth beth fo gofynion y contract gan ei fod yn darparu'r dull talu cyflymaf ac yn gwella llif arian.

Cerdyn talu yw’r Cerdyn Pryniant Cymreig a ddefnyddir gan y rhan fwyaf o gyrff y sector cyhoeddus yng Nghymru fel eu dewis ddull talu ar gyfer llawer o nwyddau/gwasanaethau gwerth isel.

I ymuno â'r Rhaglen Cerdyn Pryniant bydd angen i'ch busnes allu derbyn trafodion gan ddefnyddio’r Cerdyn Pryniant a gallu dangos manylion TAW ar wahân naill ai fel rhan o Fanylion yr Eitem ar Bob Llinell neu ar lefel TAW Gryno. Cysylltwch â procurement@pembrokeshire.gov.uk i gael rhagor o wybodaeth a chymorth.

Llesiant a Masnachu Moesegol yn y Gadwyn Gyflenwi

Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

Rydym yn ymdrechu i gyrraedd nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 drwy ddull cyfannol o gynnal ein prosesau caffael a byddwn yn cynnwys, lle y bo'n berthnasol, ddarpariaeth benodol yn ein dogfennau tendro.

Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi

Sefydlwyd y Cod Ymarfer "Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi" i helpu i sicrhau bod gweithwyr yng nghadwyni cyflenwi’r sector cyhoeddus yng Nghymru’n cael eu cyflogi mewn ffordd deg a moesegol. Mae cwmpas y Cod Ymarfer yn cynnwys caffael, dethol cyflenwyr, tendro, rheoli contractau a rheoli cyflenwyr.

Deddf Caethwasiaeth Fodern

Mae gan gaffael rôl bwysig o ran mynd i'r afael â Chaethwasiaeth Fodern trwy sicrhau bod strategaethau prynu’n ei gwneud yn bosibl gwobrwyo cyflenwyr sydd ag arferion cyflogaeth da yn hytrach na phrynu mewn modd sy'n ysgogi defnydd o arferion caethwasiaeth fodern.

Buddion Cymunedol

Mae Cyngor Sir Penfro wedi ymrwymo i hybu Datblygu Cynaliadwy trwy ein polisïau, ein strategaethau a'n gwasanaethau, a thrwy hynny sicrhau'r gwerth gorau am arian yn yr ystyr ehangaf. Y nod yw creu cymunedau cryfach, lleihau allgáu cymdeithasol a thlodi a hybu datblygiad yr economi.

Ar ben hynny, mae ein dyletswydd i gydymffurfio â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ei gwneud yn ofynnol i ni geisio gwella llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol y Sir ym mhopeth a wnawn. Felly bydd ein hymrwymiad i fynd ar drywydd Buddion Cymunedol trwy ein gweithgarwch caffael yn cefnogi'r nod hwn trwy ymgorffori Pecyn Mesur Buddion Cymunedol Llywodraeth Cymru yn ein proses dendro lle bynnag y bo modd.

Datblygwyd y Pecyn Mesur Buddion Cymunedol i fonitro a chasglu ffigyrau fel; Cynhwysiant Cymdeithasol, Anweithgarwch Economaidd mewn Recriwtio a hyfforddiant wedi'u targedu, mentrau’r gadwyn gyflenwi, mentrau cymunedol, hybu mentrau cymdeithasol a busnesau â chymorth, cyfrannu at addysg, hybu buddion amgylcheddol a chadw a hyfforddi'r gweithlu presennol fel rhan o gontractau.

Dyma enghreifftiau o fuddion cymunedol o'r fath:

• Recriwtio a Hyfforddiant wedi'u Targedu e.e. darparu cyfleoedd hyfforddi a chyflogaeth i bobl economaidd anweithgar.
• Mentrau’r Gadwyn Gyflenwi e.e. ymgysylltu â busnesau lleol, Busnesau Bach a Chanolig (BBaCh) a'r Trydydd Sector trwy ddigwyddiadau "Cwrdd â'r Prynwr" i gynyddu cyfleoedd isgontractio.
• Mentrau Addysg e.e. gweithio gydag ysgolion a chymunedau lleol i helpu pobl ifanc ddi-waith i gael profiad gwaith drwy brentisiaethau neu waith gwirfoddol.
• Mentrau Cymunedol e.e. cyfrannu at Gynlluniau/Cronfeydd Cymunedol presennol.
• Mentrau Amgylcheddol e.e. lleihau’r gwastraff a anfonir i safleoedd tirlenwi.

Sylwer mai dim ond os ydynt yn greiddiol i'r contract y gellir gwerthuso a sgorio Buddion Cymunedol (h.y. bod yn rhan o’r meini prawf dyfarnu). Os nad ydynt yn greiddiol, yna ni fyddant yn rhan o'r gwerthusiad; fodd bynnag, byddant yn gytundebol rwymol.

Bydd pob ymarfer tendro penodol yn nodi'n glir a yw Buddion Cymunedol wedi'u cynnwys fel gofyniad creiddiol ynteu gofyniad nad yw’n greiddiol, a sut y bydd eich ymateb yn cael ei werthuso.

Yr Hyn y Dylech a’r Hyn Na Ddylech Ei Wneud wrth Dendro

 Yr Hyn y Dylech Ei Wneud

• Gwiriwch yr amser a'r dyddiad cau ar gyfer dychwelyd tendrau.  Gwnewch yn siŵr eich bod yn neilltuo digon o amser i gwblhau'r ddogfennaeth.
• Sicrhewch eich bod yn ateb yr holl gwestiynau’n llawn fel y’u gosodwyd, gan roi manylion y gofynion penodedig a darparu tystiolaeth fel a nodir yn y canllawiau.
• Gofynnwch am eglurhad os ydych yn ansicr ynghylch unrhyw ran o'r fanyleb neu os oes gennych ymholiadau cyffredinol mewn perthynas â dogfennau tendro, gan gynnwys telerau ac amodau'r contract. Rhaid cyflwyno ymholiadau’n gofyn am eglurhad ac ymholiadau eraill sy'n gysylltiedig â’r tendr trwy borth e-tender wales (Bravo) ar gyfer pob tendr electronig.

Yr Hyn Na Ddylech Ei Wneud

• Peidiwch â dychwelyd eich tendr ar ôl y dyddiad na’r amser cau gan na fydd tendrau hwyr yn cael eu hystyried ac eithrio dan amgylchiadau eithriadol.
• Peidiwch â "dyfeisio’r" y cwestiynau fel y gallwch gynnwys yr hyn y mae arnoch eisiau ei gynnwys yn eich ymateb: dim ond gwybodaeth yr ydym wedi gofyn amdani y gallwn ei gwerthuso.
• Peidiwch â chael eich digalonni gan y dogfennau, ceisiwch gymorth e.e. gan ymgynghorwyr tendro, trwy fynd i ddigwyddiadau ymgysylltu â chyflenwyr.
• Peidiwch â chyflwyno prisiau sydd mor isel fel eu bod yn golygu, os dyfernir y contract i chi, na fyddwch yn galluyflenwi'r nwyddau / gwasanaethau am y pris hwnnw i'r ansawdd a nodwyd.
• Peidiwch â chymryd yn ganiataol ein bod yn gwybod popeth am eich cwmni a'r nwyddau a'r gwasanaethau rydych chi'n eu darparu. Mae hyn yn arbennig o berthnasol i gwmnïau sydd â chontract gyda'r Awdurdod ar hyn o bryd neu a fu â chontract gyda’r Awdurdod o'r blaen. Bydd tendrau'n cael eu gwerthuso ar sail yr hyn a gyflwynwyd gennych yn ysgrifenedig ac nid ar sail unrhyw brofiad blaenorol o ymwneud â ni.

Sylwch fod gan y Cyngor yr hawl i beidio â derbyn unrhyw dendr sydd, yn ein barn ni, yn anarferol o isel neu'n anhyfyw.

Cysylltiadau ar gyfer Cymorth Pellach

Perthynas â Chyflenwyr ac Ymholiadau Cyffredinol

Mae’n annog busnesau bach a chanolig a mudiadau'r Trydydd sector i drafod gofynion datblygu penodol a chyfleoedd gwaith cydweithredol yn ogystal â chyngor ac arweiniad ynghylch buddion cymunedol. I drafod ymhellach, cysylltwch â: supplierenquiriespembrokeshire.gov.uk@pembrokeshire.gov.uk

GwerthwchiGymru 

Gwefan yw hon lle mae cyfleoedd yn Sector Cyhoeddus Cymru yn cael eu hysbysebu. Gellir cofrestru â’r wefan hon yn rhad ac am ddim. I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â:

Llinell Gymorth GwerthwchiGymru: Ffôn: 0800 222 9004 (Saesneg) 0300 6 03000 (Cymraeg)

GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd)

Gwasanaeth Tendro Busnes Cymru 

Gwasanaeth yw hwn sy'n  cael ei redeg gan Lywodraeth Cymru ac sy'n cefnogi busnesau yn eu hymdrechion i dendro am gontractau’r sector preifat, neu’n eu helpu i ymgodymu â’r broses dendro ar gyfer contractau'r sector cyhoeddus. I gael rhagor o wybodaeth a chymorth, cysylltwch â:

Llinell Gymorth Busnes Cymru

Ffôn: 0300 060 3000 - Mae'r llinellau ar agor rhwng 10am a 4pm o ddydd Llun i ddydd Gwener

Busnes Cymru (yn agor mewn tab newydd)

Busnes Cymdeithasol Cymru

Mae ganddodîm arbenigol a all helpu sefydliadau i ddatblygu consortia a chynnig am gontractau ar y cyd. I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â:

Canolfan Cydweithredol Cymru

Ffôn: 0300 111 5050

E-bost: info@walescooperative.org

Wales Co-operative (yn agor mewn tab newydd)

Cymdeithas Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Benfro (PAVS) 

Mae’n bodoli i gefnogi a datblygu trydydd sector Sir Benfro. Gan weithio trwy Cefnogi Trydydd Sector Cymru, maent yn ymrwymedig i gynyddu gwybodaeth a sgiliau'r sector i sicrhau y gall grwpiau a sefydliadau yn Sir Benfro wneud eu hunain yn gynaliadwy a diwallu anghenion eu cymunedau. Gall eu Swyddogion Datblygu roi cymorth i chi chwilio am gyllid ar gyfer eich sefydliad. Bwriwch olwg ar y Padlet ariannu (yn agor mewn tab newydd) i gael y newyddion diweddaraf am gyllid.

neu i gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â:

Steffan Lemke-Elms

Catalydd mentrau cymdeithasol

steffan.lemke-elms@pavs.org.uk

PAVS (yn agor mewn tab newydd)

 

Cyngor Sir Penfro

Y gwasanaeth caffael

Neuadd y Sir

Hwlffordd

Sir Benfro

SA61 1TP

I gael cyngor ac arweiniad cyffredinol ar gwblhau dogfennaeth dendro, i gael gwybodaeth am gontractau neu weithdrefnau tendro neu i gael help i ddeall amodau contractau. I gael cymorth sy'n ymwneud ag unrhyw ymholiad penodol yn unrhyw un o'r meysydd gwaith uchod, cysylltwch â'r Rheolwr Categori perthnasol fel a ganlyn:

 

Categori priffyrdd a thrafnidiaeth / Categori corfforaethol a TGCh

Donna Murphy – Rheolwr categori

Ffôn: 01437 771814

E-bost: Donna.Murphy@pembrokeshire.gov.uk

 

Rosanne Veale – Swyddog caffael

Ffôn: 01437 775936

E-bost: Rosanne.veale@pembrokeshire.gov.uk

 

 

Categori adeiladu a gwastraff/Cynnal a chadw adeiladau a rheoli cyfleusterau

Diane Hughes- Rheolwr categori

Ffôn: 01437 775640

E-bost: Diane.hughes@pembrokeshire.gov.uk

 

Katie Mullins – Swyddog caffael

Ffôn: 01437 775908

E-bost: Katie.mullins@pembrokeshire.gov.uk

 

 

Categori gofal cymdeithasol

Roxanne Kehoe – Rheolwr categori

Ffôn: 01437 775578

E-bost: Roxanne.kehoe@pembrokeshire.gov.uk

 

Hannah Hammersley – Swyddog caffael

Ffôn: 01437 775906

E-bost: Hannah.hammersley@pembrokeshire.gov.uk

 

 

Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda

Katharine Fletcher

Tîm caffael

Ffôn: 01267 227636

E-bost: Katharine.fletcher@wales.nhs.uk

 

Grŵp Ateb

Dan Teale

Rheolwr caffael

Ffôn: 01437 774764

E-bost: procurement@atebgroup.co.uk

 

 

Coleg Sir Benfro

Rheolwr caffael a thendro

Ffôn: 01437 753264

E-bost: procurement@pembrokeshire.ac.uk

 

Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro

Catrin Evans

Pennaeth cyllid

Ffôn: 01646 624815

E-bost: catrine@pembrokeshirecoast.org.uk

Cyflwyniad

Ystyrir yn aml bod tendro am gontractau’r sector cyhoeddus yn dasg frawychus a beichus heb fawr ddim siawns o ennill unrhyw fusnes. Nod y canllaw hwn yw helpu darpar gyflenwyr i ddeall sut yr ydym yn prynu ein nwyddau, ein gwaith a'n gwasanaethau. Mae'r canllaw’n darparu ystod o awgrymiadau a chyngor ar sut i dendro ac fe ddylai eich cynorthwyo i ddod i wybod yn gyntaf pa gyfleoedd sydd gennym ac yna i allu cynnig amdanynt.

Sut y mae Caffael wedi'i Strwythuro

 Ym mlwyddyn ariannol 2022-23, gwariodd Cyngor Sir Penfro oddeutu £208 miliwn (heb gynnwys TAW) ar gaffael ystod amrywiol o nwyddau, gwasanaethau a gwaith gan sefydliadau allanol yn y sector preifat a'r trydydd sector. Rydym yn cydnabod manteision economaidd cefnogi busnesau lleol ac roedd dros 52% o'n gwariant ar Gaffael yn y Flwyddyn Ariannol hon gyda busnesau sydd â chanolfan leol yn Sir Benfro.

Rhaid rheoli'r gwariant hwn yn effeithlon ac effeithiol a chyfrifoldeb y tîm Caffael yw rheoli holl weithgareddau caffael y Cyngor.

Mae'r Cyngor yn defnyddio dull Rheoli Categorïau o gaffael trwy grwpio cynhyrchion a gwasanaethau cysylltiedig ar draws y Cyngor cyfan gyda’i gilydd yn y naw categori a nodir yn y siart isod.

Cyngor Sir Penfro 2022/23 Categori Gwarian

• Gofal Cymdeithasol I Oedolian - £83.1m (40%)
• Gofal Cymdeithasol Plant - £8.8m (4%)
• Gwasanaethau Proffesiynol ac Ymgynghoriaeth – £8.6m (4%)
• Cynnal a Chadw Adeiladau - £15.7m (8%)
• Adeiladu a Phrosiectau Arbennig - £34m (16%)
• Rheoli Cyfleusterau - £15.3m (8%)
• Corfforaethol a TGCh - £17m (8%)
• Priffyrdd a Pharciau – £8.2m (4%)
• Trafnidiaeth - £17m (8%)

Sut i ddod i wybod am ein Cyfleoedd Caffael

Mae ble a sut y mae cyrff sector y cyhoeddus yn Sir Benfro’n hysbysebu eu cyfleoedd caffael yn dibynnu ar y math o gontractau, eu gwerth a gofynion cyfreithiol ar gyfer eu dyfarnu.

Mae'r Cyngor yn caffael rhai o'i wasanaethau o Fframweithiau Cenedlaethol  ond mae hefyd yn rhedeg nifer o gyfleoedd tendro ei hun. Cyhoeddir yr holl gyfleoedd o'r fath dros £25k a gynigir gan Gyngor Sir Penfro ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd).