Sut i Dendro Neu Ddod yn un o Gyflenwyr Cyngor Sir Penfro

Yfleoedd i gynnig am gontractau gwerth isel - £12k i £30,000 (Gan gynnwys TAW)

Ni chaiff cyfleoedd contract sydd werth rhwng £12,000 a £30,000 eu hysbysebu fel rheol. Fodd bynnag, mae'n ofynnol i swyddogion o'r meysydd gwasanaeth perthnasol sicrhau o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer y lefel hon o ofyniad, a gallant wneud hyn trwy e-bostio darpar gyflenwyr hysbys neu gynnal ymchwil i’r farchnad. Os oes gennych ddiddordeb mewn ymgymryd â busnes o'r gwerth hwn gyda'r cyngor, anfonwch e-bost at supplierenquiries@pembrokeshire.gov.uk gan nodi'n glir pa gynhyrchion neu wasanaethau yr ydych yn eu cynnig. Bydd y tîm caffael yn ymdrechu i basio’ch manylion ymlaen at y maes gwasanaeth priodol fel y gallwch gael eich hystyried ar gyfer cyflwyno dyfynbris ar gyfer unrhyw ofynion yn y dyfodol. Ar gyfer cyfleoedd contract o dan £12,000, mae'n ofynnol i swyddogion ddangos eu bod wedi sicrhau gwerth am arian drwy ddefnyddio dull mwy anffurfiol o brofi'r farchnad.

Cyfleoedd contract rhwng £30,000 a £90,000 (yn cynnwys TAW)

Ar gyfer gofynion o rhwng £30,000 a £90,000, mae angen i feysydd gwasanaeth sicrhau tri dyfynbris ffurfiol gan ddefnyddio'r swyddogaeth Dyfynbris Cyflym ar blatfform GwerthwchiGymru. Rhaid i chi fod wedi cofrestru gyda GwerthwchiGymru er mwyn cael eich gwahodd i gyflwyno dyfynbris ar gyfer y cyfleoedd hyn, yn ogystal â'r platfform digidol canolog fel y gallwn gael eich Rhif Adnabod Cyflenwr unigryw.

Y Broses Dendro - £90k ac Uwch

Ar gyfer pob cyfle dros £90,000 (yn cynnwys TAW) nad ydynt wedi'u cynnwys yn un o'r fframweithiau cenedlaethol a restrwyd yn flaenorol, bydd yr awdurdod fel rheol yn cynnal proses dendro ffurfiol cyn dyfarnu unrhyw gontractau. Byddwn yn gwneud hyn ar gyfer pryniannau untro, contractau gwasanaeth/cyflenwi/gwaith, neu wrth sefydlu ein fframweithiau, fframweithiau agored neu farchnadoedd dynamig (FD) ein hunain. Mae'r broses ar gyfer dyfarnu contract o dan drefniadau o'r fath wedi'i nodi'n glir yn yr ymarfer tendro cychwynnol.

Mae'r holl gyfleoedd tendro, pa un a ydynt yn golygu sefydlu ein Fframwaith neu ein FD ein hunain, neu’n golygu dyfarnu contract penodol, yn cael eu cynnal yn electronig ac ar hyn o bryd mae’r Cyngor yn defnyddio porth Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd).

Fframweithiau a Fframweithiau Agored

Os ydych wedi bod yn llwyddiannus gyda chais tendro ac wedi cael eich penodi i Fframwaith, gall lefel y gwaith a ddyfernir i chi amrywio gan ddibynnu ar union amgylchiadau'r Fframwaith hwnnw. Mae'r union broses ar gyfer dyfarnu gwaith yn cael ei nodi'n glir ym mhob cyfle unigol i ymuno â Fframwaith a hynny ar adeg tendro. Mae ein Fframweithiau fel arfer yn rhedeg am uchafswm o bedair blynedd a bydd ganddynt ddyddiad cau i gyflenwyr wneud cais ac ni chaniateir i unrhyw gyflenwyr newydd ymuno ar ôl y dyddiad cau hwn. Gall fframweithiau agored redeg am uchafswm o wyth mlynedd ond rhaid eu hailagor gydol y cyfnod hwn o wyth mlynedd er mwyn caniatáu i gyflenwyr gael eu hychwanegu at y fframwaith / eu tynnu oddi arno. Rhaid i fframweithiau agored fod ag o leiaf dau gyflenwr.

Marchnadoedd Dynamig (MD)

Mae MD yn gweithio'n debyg iawn i Fframwaith ond mae ganddi rai gwahaniaethau pwysig.

Gall unigolion sydd am dendro gofrestru i ymuno â marchnad ddynamig trwy hunanardystio eu cymwysterau. Sylwch – gall y broses hon amrywio ar gyfer contract cyfundrefn arbennig. Fel rheol, bydd yr holl gyflenwyr sydd wedi'u penodi i farchnad ddynamig yn cael eu gwahodd i gymryd rhan mewn ymarferion cystadlu pellach yn unol ag unrhyw ofynion penodol, ac eithrio eu bod wedi’u caffael o dan drefn arbennig. Bydd cyflwyniadau cystadleuaeth pellach yn cael eu gwerthuso a gofynnir i'r cyflenwr buddugol tebygol gyflwyno'r holl dystiolaeth ategol i ddilysu ei gyflwyniad hunanardystio cychwynnol cyn y dyfernir y contract yn ffurfiol. Gall gofynion pob marchnad ddynamig amrywio ychydig hefyd, gyda phob un yn nodi'n glir sut y caiff gwaith ei ddyfarnu. Fel rheol, bydd marchnad ddynamig yn rhedeg am gyfnod hwy na fframwaith gyda'r manylion wedi'u nodi'n glir ym mhob un yn unigol. Fel rheol, bydd gan farchnad ddynamig ddyddiad cau cychwynnol ar gyfer ceisiadau, ond bydd yn ailagor ar unrhyw adeg yn ystod tymor y farchnad ddynamig fel y gall cyflenwyr newydd wneud cais.

Contractau

Bydd tendrau a hysbysebir yn dilyn y weithdrefn agored neu'r weithdrefn hyblyg gystadleuol fel rheol.

Mae weithdrefn agored yn golygu y bydd unrhyw gwmni sydd wedi mynegi diddordeb mewn tendr yn gallu cael mynediad yn awtomatig at y Dogfennau Gwahoddiad i Dendro a chyflwyno tendr. Yna bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hystyried ynghyd â'ch cynnig tendro. Bydd pob tendr yn cael ei werthuso yn unol â'r meini prawf a nodir ym mhob tendr a chontract yn cael ei ddyfarnu i'r cyflenwr buddugol wedi hynny.

Gall gweithdrefn hyblyg gystadleuol gynnwys sawl cam, megis cam dewis cyflenwr, cyflwyniadau, negodi/deialog ac ati. Bydd y weithdrefn lawn sy'n manylu ar bob cam a’r gofynion pasio yn cael ei chynnwys yn y dogfennau gwahoddiad i dendro a gyhoeddir ynghyd â'r hysbysiad tendro (hysbysiad UK4). Defnyddir y weithdrefn hyblyg gystadleuol fel arfer ar gyfer gofynion mwy cymhleth neu strategol sy'n gofyn am waith craffu pellach cyn dyfarnu.

Cymhwyster - Derbynioldeb Cyflenwr

Mae’r cyngor yn defnyddio holiadur caffael penodol a gymeradwywyd gan Lywodraeth Cymru i asesu gallu cyflenwr yng ngham cymhwyso’r broses dendro. Mae'r holiadur caffael penodol yn cynnwys ystod safonol o gwestiynau sy'n caniatáu i'r cyngor nodi cynigwyr cymwys, medrus a phrofiadol ar gyfer y caffaeliad. Caiff yr holiadur caffael penodol ei gwblhau ar blatfform digidol canolog y llywodraeth, a gofynnir am god mynediad ar gyfer pob ymarfer tendro fel y gall yr awdurdod gael mynediad i’r wybodaeth hon. Mae hyn yn dileu'r gofyniad i gyflenwyr ateb yr un cwestiynau ar gyfer pob ymarfer tendro, ond cyfrifoldeb y cyflenwyr yw sicrhau y caiff yr wybodaeth hon ei diweddaru.

Mae'r cwestiynau hyn yn rhai generig, ond mewn rhai achosion gellir ychwanegu cwestiynau yn ymwneud ag amodau cyfranogiad at ofod cymhwyster y tendr. Rhaid i'r rhain fod yn gymesur â gwerth a risg y caffaeliad. Nod yr holiadur caffael penodol yw sicrhau y caiff proses gyson ei dilyn gan y prynwr a’r cyflenwr ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Byddwch yn defnyddio eich ymateb i’r holiadur caffael penodol i nodi p’un a all eich sefydliad fodloni gofynion yr ymarfer caffael ai peidio.

Rhestrir enghreifftiau o rai o'r meysydd sydd wedi’u cynnwys yn y Blatfform Digidol Canolog isod:

Gwybodaeth sylfaenol am eich sefydliad
Sefyllfa economaidd ac ariannol sylfaenol
Gwybodaeth am unigolion cysylltiedig (dyma’r bobl sydd â’r hawl, neu sy’n arfer yr hawl, i ddylanwadu ar y cyflenwr neu ei reoli’n sylweddol, neu’r bobl y mae gan y cyflenwr yr hawl i ddylanwadu arnynt neu eu rheoli’n sylweddol, neu’r rhai y mae’n arfer yr hawl hon arnynt – er enghraifft: cyfarwyddwyr, prif gyfranddalwyr, a rhiant-gwmnïau ac is-gwmnïau)
Gwybodaeth am seiliau i wahardd (mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am waharddiad mewn perthynas â’r cyflenwr ac unigolion cysylltiedig) – a yw eich sefydliad wedi’i gael yn euog o unrhyw arferion a fyddai’n achosi iddo fod yn gyflenwr wedi’i wahardd / cyflenwr gwaharddadwy neu wedi’i roi ar y rhestr rhagwaharddiadau

Mae enghreifftiau o rai o’r meysydd a gwmpesir yn yr holiadur caffael penodol o fewn yr amodau cyfranogiad wedi’u rhestru isod:

Sefyllfa economaidd ac ariannol bellach – Bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth ariannol gyffredinol, eich rhif DUNS neu gyfrifon archwiliedig, a manylion yswiriant perthnasol. Rhaid i chi fod ag yswiriant atebolrwydd cyhoeddus ac yswiriant atebolrwydd cyflogwr, os yw’n berthnasol. Yn ddibynnol ar natur y contract, efallai y bydd gofyn i chi gael yswiriant atebolrwydd cynnyrch a/neu yswiriant indemniad proffesiynol.
Cynhwysedd a gallu – Bydd gofyn i chi fanylu ar eich prif weithgareddau busnes a darparu enghreifftiau o brofiad perthnasol. Efallai y gofynnir i chi p’un a ydych yn bodloni safonau megis Mesur y Gymraeg ai peidio.
Rheolaeth – Bydd gofyn i chi fanylu ar unrhyw system rheoli ansawdd yr ydych yn ei gweithredu, y safonau amgylcheddol yr ydych yn eu bodloni, a sut yr ydych yn adolygu eich perfformiad.
Cynaliadwyedd – Efallai y gofynnir cwestiynau i chi ynghylch ymrwymiad eich sefydliad i faterion amgylcheddol.
Iechyd a diogelwch – Eich trefniadau iechyd a diogelwch, gan gynnwys eich polisi iechyd a diogelwch os oes gennych fwy na phump o weithwyr, ynghyd â chwestiynau ychwanegol os yw eich prosiect yn dod o dan y Rheoliadau Adeiladu (Dylunio a Rheoli).

Technegol – Ansawdd

Mae’r adran hon yn cynnwys cwestiynau am y caffaeliad, a gaiff eu sgorio ym mhob achos bron. Bydd gwybodaeth fanwl am y sgorau sydd ar gael yn cael ei chynnwys yn y dogfennau tendro, ynghyd ag unrhyw drothwyon pasio perthnasol. Mae hwn yn gyfle pwysig i chi fel cynigydd sicrhau eich bod yn darparu gwybodaeth glir a manwl sy'n mynd i'r afael â'r holl bwyntiau a nodir yn y cwestiynau. Gall y trothwy pasio fod yn drothwy pasio cyffredinol ar gyfer y sgôr ansawdd, neu gallai trothwy pasio gael ei gymhwyso ar gyfer pob cwestiwn yn unigol. Mae’n bwysig i gynigwyr nodi, pan fydd trothwy pasio gofynnol yn cael ei gymhwyso ar gyfer pob cwestiwn, y bydd unrhyw fethiant i gyrraedd y trothwy hwnnw ar gyfer un cwestiwn yn golygu y bydd eich cais tendr cyfan yn cael ei wrthod, waeth beth bynnag fo’ch sgôr ar gyfer y cwestiynau sy’n weddill. Darllenwch y cyfarwyddiadau a’r cwestiynau ar gyfer pob tendr yn ofalus a rhowch sylw i’r holl elfennau y gofynnir amdanynt. Mae nifer cyfyngedig o eiriau neu dudalennau i rai cwestiynau. Os bydd y sawl sy’n tendro yn mynd y tu hwnt i'r terfyn, ni fydd yr wybodaeth sy'n weddill yn cael ei gwerthuso a gallai hyn effeithio ar eich sgôr tendro. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o’r gwerthusiad tendr, gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y dogfennau tendro. Peidiwch â gwneud unrhyw ragdybiaethau am yr wybodaeth sydd gan werthuswyr am eich sefydliad – dim ond yr hyn a gyflwynir ar bapur neu fel rhan o unrhyw fecanwaith gwerthuso arall sydd wedi'i gynnwys mewn gweithdrefn gystadleuol hyblyg y gall gwerthuswyr ei sgorio.

Masnachol - Pris

Y drydedd elfen a'r elfen olaf o'r broses dendro yw'r pris a gyflwynir. Sicrhewch eich bod wedi deall ein gofyniad yn glir a bod y pris a gyflwynir gennych yn gynaliadwy i chi. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o'r gwerthusiad tendro gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y ddogfennaeth dendro. Cymerwch ofal yn yr adran hon hefyd gan y gallai pris nad yw'n cydymffurfio neu sy’n anghynaliadwy hefyd arwain at wrthod eich cynnig.

Dogfennaeth Dendro

Yn nodweddiadol, bydd porth e-dendro Bravo yn cynnwys y dogfennau canlynol ond efallai y bydd eraill gan ddibynnu ar y math o ymarfer caffael sy'n cael ei gynnal:-

ITT (Cyfarwyddiadau i Dendrwyr)
Manyleb yn nodi ein Gofynion
Atodlen Brisiau
Telerau ac Amodau Cyffredinol a Dogfennau’r Contract
Lluniadau (os yn berthnasol), telerau ac amodau’r contract

Gall dogfennau tendro gynnwys atodiadau amrywiol a llawer o wybodaeth. Nid eich annog i beidio â thendro am fusnes yw’r bwriad yma ond, yn hytrach, sicrhau bod yr holl wybodaeth briodol gennych i allu cyflwyno cais sy'n cydymffurfio.Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r dogfennau, peidiwch â bod ofn gofyn am help neu arweiniad trwy gyflwyno cwestiwn gan ddefnyddio'r cyfleuster negeseuon yn y porth tendro. Byddem yn annog pob cynigydd i ofyn cwestiwn yn hytrach na thybio beth yw’r dehongliad anghywir.

Dyddiad Cau’r Broses Dendro

Gofynnir i chi gwblhau a dychwelyd eich cais tendro yn electronig erbyn amser a dyddiad penodol. Mae'r Cyngor yn agor yr holl geisiadau tendro yr un pryd, yn fuan iawn ar ôl i ddyddiad cau’r broses dendro fynd heibio. Os byddwch yn methu â chyflwyno eich tendr erbyn y dyddiad cau penodedig, ni fydd eich tendr yn cael ei gynnwys yn y broses werthuso. Gadewch ddigon o amser i gwblhau eich cynnig os gwelwch yn dda. Peidiwch ag aros tan y funud olaf cyn cyflwyno eich cynnig.

Cymorth Busnes Cymru

Mae Busnes Cymru yn cynnig cymorth i dendrwyr gyda’r broses dendro. Gellir dod o hyd i'w manylion cyswllt yn nes ymlaen yn y canllaw hwn.

Gwerthuso Tendrau

Fel rheol, caiff tendrau eu gwerthuso gan banel sy’n cynnwys swyddogion o'r maes (meysydd) gwasanaeth perthnasol a’i hwyluso gan o leiaf un swyddog o'r adran gaffael er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw. Fel arfer, dyfernir contractau ar sail y Tendr Mwyaf Manteisiol (MAT) a asesir yn ôl cyfuniad o ansawdd a phris, y caiff y naill a’r llall eu pwysoli i weddu orau i'r gofyniad penodol. h.y. gall tendr fod â ffafriaeth ansawdd o 60% a ffafriaeth pris o 40%. Mae hyn bob amser yn cael ei nodi yn y ddogfennaeth Gwahoddiad i Dendro ynghyd â'r meini prawf ansawdd, sy'n cael eu pwysoli yn nhrefn pwysigrwydd. Mae unrhyw drothwyon llwyddo isaf hefyd yn cael eu nodi'n glir.

Dyfarnu’r Contract

Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu'n ysgrifenedig ynghylch y penderfyniad dyfarnu. Ar gyfer ymarferion caffael y tu hwnt i’r trothwy, bydd y Ddeddf Caffael 2023 yn berthnasol gyda'r hysbysiad dyfarnu cychwynnol yn amodol ar gyfnod segur o 8 diwrnod gwaith o leiaf. Os bydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr chi a sgôr y sawl sydd yn fuddugol, ynghyd â chrynodebau asesu, a fydd yn cynnwys y rhesymeg y tu ôl i’r sgôr a ddyfarnwyd.

canllaw tendro cyflwyniad