canllaw tendro cyflwyniad

Sut i Dendro Neu Ddod yn un o Gyflenwyr Cyngor Sir Penfro

Cyfleoedd i gynnig am gontractau gwerth isel - £5k i £24,999

Nid yw cyfleoedd i gynnig am gontractau sydd â gwerth rhwng £5k a £24,999 fel arfer yn cael eu hysbysebu. Fodd bynnag, mae'n ofynnol i swyddogion o'r meysydd Gwasanaeth perthnasol gael o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer gofynion ar y lefel hon a gallant wneud hyn mewn nifer o ffyrdd megis defnyddio cyfleuster blwch post GwerthwchiGymru, anfon e-bost at gyflenwyr posibl hysbys neu wneud ymchwil amrywiol i’r farchnad. Os oes gennych ddiddordeb mewn cynnal busnes o'r gwerth hwn gyda'r Cyngor, anfonwch e-bost i supplierenquiries@pembrokeshire.gov.uk gan ei gwneud yn glir pa gynhyrchion neu wasanaethau yr ydych yn eu cynnig. Bydd y tîm Caffael yn ymdrechu i anfon eich manylion ymlaen at y maes Gwasanaeth priodol er mwyn i chi gael eich ystyried i ddarparu dyfynbris ar gyfer unrhyw ofynion yn y dyfodol. Ar gyfer cyfleoedd i gynnig am gontract o dan £5k, y cwbl y mae'n ofynnol i swyddogion ei wneud yw dangos bod gwerth am arian wedi cael ei sicrhau, sy’n golygu dull mwy anffurfiol o brofi'r farchnad.

Y Broses Dendro - £25k ac Uwch

Ar gyfer pob cyfle dros £25,000 nad ydynt wedi'u cynnwys yn un o'r Fframweithiau Cenedlaethol a restrwyd yn flaenorol, bydd yr Awdurdod fel arfer yn cynnal proses dendro ffurfiol cyn dyfarnu unrhyw gontractau. Byddwn yn gwneud hyn ar gyfer pryniannau untro neu wrth sefydlu ein Fframweithiau neu ein Systemau Prynu Deinamig (DPS) ein hunain. Caiff y broses ar gyfer dyfarnu contract o dan drefniadau o'r fath ei nodi'n glir yn yr ymarfer tendro cychwynnol.

Mae'r holl gyfleoedd tendro, pa un a ydynt yn golygu sefydlu ein Fframwaith neu ein DPS ein hunain, neu’n golygu dyfarnu contract penodol, yn cael eu cynnal yn electronig ac ar hyn o bryd mae’r Cyngor yn defnyddio porth Bravo e-tenderwales (yn agor mewn tab newydd).

Fframweithiau

Os ydych wedi bod yn llwyddiannus gyda chais tendro ac wedi cael eich penodi i Fframwaith, gall lefel y gwaith a ddyfernir i chi amrywio gan ddibynnu ar union amgylchiadau'r Fframwaith hwnnw. Mae'r union broses ar gyfer dyfarnu gwaith yn cael ei nodi'n glir ym mhob cyfle unigol i ymuno â Fframwaith a hynny ar adeg tendro. Mae ein Fframweithiau fel arfer yn rhedeg am uchafswm o bedair blynedd a bydd ganddynt ddyddiad cau i gyflenwyr wneud cais ac ni chaniateir i unrhyw gyflenwyr newydd ymuno ar ôl y dyddiad cau hwn.

System Brynu Ddeinamig (DPS)

Mae DPS yn gweithio'n debyg iawn i Fframwaith ond mae ganddi rai gwahaniaethau pwysig.

Gall tendrwyr gofrestru i gael eu cynnwys ar DPS trwy hunanardystio eu cymwysterau. Fel arfer, gwahoddir pob cyflenwr a benodwyd i DPS i gymryd rhan mewn ymarferion cystadlu pellach yn unol ag unrhyw ofynion penodol sy'n codi gan nad oes unrhyw ddyfarniadau uniongyrchol fel arfer. Bydd ceisiadau fel rhan o gystadlaethau pellach yn cael eu gwerthuso cyn gofyn i'r cyflenwr buddugol tebygol gyflwyno'r holl dystiolaeth ategol i ddilysu’r wybodaeth hunanardystio gychwynnol a gyflwynwyd ganddynt ac yna dyfarnu'r contract yn ffurfiol iddynt. Gall y gofynion ym mhob DPS amrywio ychydig gyda phob un hefyd yn nodi'n glir sut y bydd gwaith yn cael ei ddyfarnu. Mae DPS fel arfer yn rhedeg am gyfnod hwy na Fframwaith gyda'r manylion wedi'u nodi'n glir ym mhob DPS unigol. Fel arfer bydd gan DPS ddyddiad cau cychwynnol i gyflenwyr wneud cais ond yna bydd yn ailagor i gyflenwyr newydd wneud cais ar unrhyw adeg yn ystod cyfnod y DPS.

Contractau

Bydd tendrau sy'n cael eu hysbysebu fel arfer yn dilyn y weithdrefn tendr Agored.

Mae Gweithdrefn Dendro Agored yn golygu y bydd unrhyw gwmni sydd wedi mynegi diddordeb mewn tendr yn gallu cael mynediad yn awtomatig at y Dogfennau Gwahoddiad i Dendro a chyflwyno tendr. Yna bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hystyried ynghyd â'ch cynnig tendro. Bydd pob tendr yn cael ei werthuso yn unol â'r meini prawf a nodir ym mhob tendr a chontract yn cael ei ddyfarnu i'r cyflenwr buddugol wedi hynny. 

Mae Gweithdrefn Dendro Gyfyngedig yn golygu y bydd unrhyw gwmni sydd wedi mynegi diddordeb mewn tendr naill ai’n cael mynediad at Holiadur Cyn-Gymhwyso (PQQ) neu’n cymryd rhan yng nghyfnod Cymhwyso'r broses e-dendro. Defnyddir y cwestiynau Cymhwyso hyn i asesu eich addasrwydd i dendro trwy werthuso meini prawf fel eich statws economaidd ac ariannol a hefyd eich gallu technegol a phroffesiynol i ddarparu'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith. Yn dilyn gwerthusiad cychwynnol, gwahoddir cyfranogwyr i dendro, gan felly gael mynediad llawn at y ddogfennaeth dendro.

Cymhwyster - Derbynioldeb Cyflenwr

Mae'r Cyngor yn defnyddio’r Ddogfen Gaffael Sengl (SPD) a gymeradwywyd gan Lywodraeth Cymru i asesu gallu cyflenwr yn ystod cam Cymhwyso'r broses dendro. Mae'r Ddogfen Gaffael Sengl yn cynnwys ystod safonol o gwestiynau sy’n galluogi'r Cyngor i adnabod cynigwyr sy’n ddigon cymwys, galluog a phrofiadol ar gyfer yr ymarfer caffael.

Mae'r cwestiynau hyn yn rhai generig ond mewn rhai achosion efallai y bydd rhagor o gwestiynau’n cael eu hychwanegu gan fod yn ymwybodol bob amser o’r angen iddynt fod yn gymesur â gwerth a risg yr ymarfer caffael, ac nad ydynt yn gofyn gormod gan gynigwyr. Mae defnyddio'r Ddogfen Gaffael Sengl wedi’i fwriadu i sicrhau bod proses gyson yn cael ei defnyddio ar gyfer prynwr a chyflenwr ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Byddwch yn defnyddio eich ymateb i’r Ddogfen Gaffael Sengl i ddynodi a all eich sefydliad ateb gofynion yr ymarfer caffael.

Rhestrir enghreifftiau o rai o'r meysydd sydd wedi’u cynnwys yn y Ddogfen Gaffael Sengl isod:

  • Hygryrchedd Cyflenwr -  Gwybodaeth sylfaenol am eich cwmni a'ch hanes (gallai hefyd gynnwys manylion canolwyr).
  • Statws Economaidd ac Ariannol - Gofynnir i chi ddarparu gwybodaeth ariannol gyffredinol, eich rhif DUNS neu gyfrifon archwiliedig a manylion yswiriant perthnasol.  Rhaid bod gennych Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwr os yn berthnasol. Gan ddibynnu ar natur y contract, efallai y bydd yn rhaid i chi fod ag Yswiriant Atebolrwydd Cynnyrch a/neu Indemniad Proffesiynol.  
  • Capasiti a Gallu - Gofynnir i chi fanylu ar brif weithgareddau eich busnes ac enghreifftiau o brofiad perthnasol. Efallai y gofynnir i chi a ydych yn bodloni safonau fel Mesur y Gymraeg. 
  • Rheolaeth -  Gofynnir i chi fanylu ar unrhyw System Rheoli Ansawdd a weithredir gennych, Safonau Amgylcheddol yr ydych yn eu bodloni a sut yr ydych yn adolygu eich perfformiad. 
  • Cyfle Cyfartal -  Gofynnir i chi am eich ymlyniad wrth ddeddfwriaeth cydraddoldeb, gan gynnwys Deddf Cysylltiadau Hil (Diwygio) 2000 a Deddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd 1995.
  • Iechyd a Diogelwch - Eich trefniadau Iechyd a Diogelwch, gan gynnwys eich Polisi Iechyd a Diogelwch os oes gennych fwy na phump o gyflogeion. 
  • Cynaliadwyedd - Efallai y gofynnir cwestiynau i chi ynghylch ymrwymiad eich cwmni i faterion amgylcheddol.  

Technegol – Ansawdd

Mae'r adran hon yn cynnwys cwestiynau sy'n ymwneud yn benodol â'r ymarfer caffael sy'n cael ei gynnal ac sydd bron bob amser yn cael eu sgorio. Bydd gwybodaeth fanwl am y sgoriau sydd ar gael yn cael ei chynnwys yn y ddogfennaeth dendro ynghyd ag unrhyw achosion lle ceir trothwy isaf ar gyfer llwyddo. Mae hwn yn gyfle pwysig i chi fel cynigydd sicrhau eich bod yn darparu gwybodaeth glir a manwl sy'n ymdrin â’r holl bwyntiau a grybwyllir yn y cwestiynau. Gall y trothwy isaf ar gyfer llwyddo fod yn drothwy llwyddo ar y cyfan ar gyfer y sgôr ansawdd neu’n drothwy llwyddo isaf a gymhwysir i bob cwestiwn unigol.  Mae'n bwysig i gynigwyr nodi, lle ceir trothwy llwyddo isaf ar gyfer pob cwestiwn, y bydd unrhyw fethiant i gyrraedd y trothwy hwnnw ar gyfer un cwestiwn yn arwain at wrthod eich cais tendro yn ei gyfanrwydd, ni waeth pa mor dda yw gweddill eich cais yn nhyb y prynwr. Darllenwch y cyfarwyddiadau’n ofalus ar gyfer pob cwestiwn a thendr. Mae gan rai cwestiynau gyfrif geiriau cyfyngedig a thorbwyntiau pe bai tendrwyr yn mynd dros y terfyn a gallai hyn effeithio ar y sgôr a roddir i’ch tendr. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o'r gwerthusiad tendro gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y ddogfennaeth dendro.

Masnachol - Pris

Y drydedd elfen a'r elfen olaf o'r broses dendro yw'r pris a gyflwynir. Sicrhewch eich bod wedi deall ein gofyniad yn glir a bod y pris a gyflwynir gennych yn gynaliadwy i chi. Bydd cyfanswm eich sgôr yn yr adran hon yn rhan o'r gwerthusiad tendro gyda manylion llawn wedi'u cynnwys yn y ddogfennaeth dendro. Cymerwch ofal yn yr adran hon hefyd gan y gallai pris nad yw'n cydymffurfio neu sy’n anghynaliadwy hefyd arwain at wrthod eich cynnig.

Dogfennaeth Dendro

Yn nodweddiadol, bydd porth e-dendro Bravo yn cynnwys y dogfennau canlynol ond efallai y bydd eraill gan ddibynnu ar y math o ymarfer caffael sy'n cael ei gynnal:-

  • ITT (Cyfarwyddiadau i Dendrwyr)
  • Manyleb yn nodi ein Gofynion
  • Atodlen Brisiau
  • Telerau ac Amodau Cyffredinol a Dogfennau’r Contract
  • Lluniadau (os yn berthnasol), telerau ac amodau’r contract 

Er bod dogfennau tendro weithiau'n weddol fanwl, ni fwriedir iddynt eich atal rhag tendro am fusnes. Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r dogfennau, peidiwch â bod ofn gofyn am help neu arweiniad trwy gyflwyno cwestiwn gan ddefnyddio'r cyfleuster negeseuon yn y porth tendro. Byddem yn annog pob cynigydd i ofyn cwestiwn yn hytrach na thybio beth yw’r dehongliad anghywir.

Dyddiad Cau’r Broses Dendro

Gofynnir i chi gwblhau a dychwelyd eich cais tendro yn electronig erbyn amser a dyddiad penodol. Mae'r Cyngor yn agor yr holl geisiadau tendro yr un pryd, yn fuan iawn ar ôl i ddyddiad cau’r broses dendro fynd heibio. Os byddwch yn methu â chyflwyno eich tendr erbyn y dyddiad cau penodedig, ni fydd eich tendr yn cael ei gynnwys yn y broses werthuso. Gadewch ddigon o amser i gwblhau eich cynnig os gwelwch yn dda. Peidiwch ag aros tan y funud olaf cyn cyflwyno eich cynnig.

Cymorth Busnes Cymru

Mae Busnes Cymru yn cynnig cymorth i dendrwyr gyda’r broses dendro. Gellir dod o hyd i'w manylion cyswllt yn nes ymlaen yn y canllaw hwn.

Gwerthuso Tendrau

Fel arfer, caiff tendrau eu gwerthuso gan o leiaf un swyddog Caffael ac un swyddog perthnasol o’r Gwasanaeth i sicrhau proses deg a thryloyw. Fel arfer, dyfernir contractau ar sail y Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd (MEAT) a asesir yn ôl cyfuniad o ansawdd a phris, y caiff y naill a’r llall eu pwysoli i weddu orau i'r gofyniad penodol. h.y. gall tendr fod â ffafriaeth ansawdd o 60% a ffafriaeth pris o 40%. Mae hyn bob amser yn cael ei nodi yn y ddogfennaeth Gwahoddiad i Dendro ynghyd â'r meini prawf ansawdd, sy'n cael eu pwysoli yn nhrefn pwysigrwydd. Mae unrhyw drothwyon llwyddo isaf hefyd yn cael eu nodi'n glir.

Dyfarnu’r Contract

Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu'n ysgrifenedig ynghylch y penderfyniad dyfarnu. Ar gyfer ymarferion caffael y tu hwnt i’r trothwy, bydd y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus yn berthnasol gyda'r hysbysiad dyfarnu cychwynnol yn amodol ar gyfnod segur o 10 diwrnod calendr o leiaf. Os yw eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr a sgôr y tendrwr buddugol ynghyd â manteision ac anfanteision eich cais o'i gymharu â'r tendrw(y)r/buddugol.

ID: 10854, adolygwyd 14/12/2023