Canmoliaeth, Pryderon a Chwynion

Cwynion yn ymwneud ag Ysgolion

Am gwynion yn ymwneud ag ysgolion

1. Cyfeiriwch at Bolisi a Gweithdrefnau Cwyno'r ysgol ei hun, sydd i'w gweld ar ei gwefan. Mae Polisi Enghreifftiol ar gael yma: Polisi a gweithdrefnau cwyno enghreifftiol i ysgolion
2. Cysylltwch â'r athro perthnasol a fydd yn ceisio datrys y mater o fewn 10 diwrnod gwaith
3. Os byddwch yn dymuno mynd â'ch cwyn ymhellach, cysylltwch yn ffurfiol â'r Pennaeth. Bydd yn ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith
4. Os ydych yn dal yn anfodlon, gwnewch gŵyn yn ysgrifenedig i Gadeirydd Pwyllgor Cwynion y Corff Llywodraethu gan nodi eich rhesymau dros barhau'n anfodlon. Byddwch yn cael cydnabyddiaeth o fewn pum diwrnod gwaith
5. Bydd y pwyllgor yn cwrdd o fewn 15 diwrnod ysgol o ddyddiad cael y gŵyn
6. Bydd Cadeirydd y Llywodraethwyr yn rhoi gwybod i'r ddau barti y byddant yn clywed gan y pwyllgor o fewn pum diwrnod ysgol. Os nad ydynt yn gallu ymateb o fewn y cyfnod hwnnw, byddant yn ysgrifennu atoch gan nodi pam a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb llawn

Polisi a gweithdrefnau cwyno enghreifftiol i ysgolion

Rhagarweiniad

Canllawiau Cadw

Y Broses Gwyno

Amgylchiadau Arbennig

Cwynion a gaiff eu tynnu’n ôl

Crynodeb o weithdrefnau cwynion yr ysgol

Atodiad 1: Gweithdrefn Cyfathrebiadau Afresymol o Daer ac Ymddygiad Afresymol gan Ohebwyr

Rhagarweiniad

Mae gan yr ysgol hon bolisi clir i ddelio â chwynion. Pan fydd unigolyn yn mynegi pryder neu’n cyflwyno cwyn i ni, byddwn yn ymchwilio i’r mater ac yn delio ag ef yn deg ac yn addas. Os mai disgybl yw’r unigolyn sy’n gwneud y gŵyn, mae gennym weithdrefnau ychwanegol i’w helpu gyda’r broses gwyno. Dangosir y rhain yn y polisi hwn.

Cwynyw pan fyddwch yn anfodlon gyda’r:

• gwasanaethau neu’r cyfleusterau a ddarperir gan yr ysgol
• ymddygiad neu weithredoedd athrawon a phobl eraill sy’n gweithio yn yr ysgol
• ymddygiad neu weithredoedd disgyblion
• ymddygiad neu weithredoedd y corff llywodraethol.

Nid oes a wnelo Cwyn â’r canlynol:

• y cwricwlwm
• addysg ryw
• y ddarpariaeth anghenion addysgol arbennig
• addoli crefyddol
• derbyniadau neu waharddiadau’r ysgol
• pryderon yn ymwneud â chwynion, disgyblaeth a gallu’r staff
• materion amddiffyn plant.

Mae gweithdrefnau ar wahân i ymdrin â phob un o’r rhain. Byddwn yn rhoi copïau o’r gweithdrefnau hyn i chi os gofynnwch amdanynt. Byddwn yn ymateb i’r holl bryderon a chwynion yn gyson.

Byddwn:

• yn gwrando ar eich cwyn ac yn gwneud yn siŵr ein bod ni’n deall y broblem
• yn ymchwilio i’r gŵyn i gael gwybod beth yn union ddigwyddodd
• yn siarad gyda’r bobl sydd ynghlwm â’r gŵyn ac yn cyfarfod â nhw os oes angen er mwyn i ni gael yr holl ffeithiau
• yn edrych ar yr holl dystiolaeth ac wedyn yn penderfynu ar ateb teg a derbyniol i’r broblem
• yn rhoi gwybod ichi sut rydym wedi datrys y broblem, naill ai ar lafar neu ar bapur.

Mae angen gwahanol ymatebion ar wahanol gwynion. Byddwn yn ymateb i’ch cwyn yn gyflym ac yn anffurfiol ac yn rhoi ymateb geiriol i chi pryd bynnag y gallwn ni. Ond os bydd eich cwyn yn fwy difrifol neu gymhleth, bydd angen mwy o amser arnom i ymchwilio iddi, ac fel rheol byddwn yn rhoi ymateb ysgrifenedig i chi. Byddwn yn rhoi gwybod i chi pa mor hir y disgwyliwn i’r broses hon gymryd. Os oes unrhyw oedi yn y broses, byddwn yn rhoi gwybod i chi.

Canllawiau Cadw

Byddwn yn cadw cofnod o bob cwyn, ein hymchwiliad ni a sut y datryswyd y broblem am saith mlynedd. Caiff canlyniad cwynion ei wneud yn hysbys i’r corff llywodraethu bob tymor. Os yw’r gŵyn yn ymwneud ag esgeulustod, byddwn yn cadw cofnod o’r gŵyn, ein hymchwiliad a sut y datryswyd y broblem am 16 mlynedd. Os yw’r gŵyn yn ymwneud â materion amddiffyn neu ddiogelu plant, byddwn yn cadw cofnod o’r gŵyn, ein hymchwiliad a sut y datryswyd y broblem am 40 mlynedd.

Y Broses Gwyno

Mae tri cham i’n proses gwyno:

• Cam A - Anffurfiol
• Cam B - Cwyn Ffurfiol i’r Pennaeth
• Cam C - Cwyn Ffurfiol i’r Corff Llywodraethol

Fel rheol, dylech ddechrau ar gam A – gobeithiwn ddatrys mwyafrif y pryderon neu’r cwynion yn anffurfiol. Ond os yw’ch cwyn yn fwy difrifol, gallwch fynd yn syth i gamau B neu C.

Cam A - Anffurfiol

Yn aml, mae modd datrys pryderon neu gwynion yn gyflym gan yr aelod cyntaf o staff y siaradwch ag ef/hi. Gall hyn fod gydag athro/athrawes dosbarth, pwnc neu gofrestru, pennaeth blwyddyn neu unigolyn uwch arall. Fel rheol, byddwn yn disgwyl i chi godi’ch mater ymhen 10 niwrnod ysgol o unrhyw ddigwyddiad.

• Mynegi’ch pryder i aelod o staff, naill ai ar lafar neu ar bapur.
• Rhieni: dilynwch ein gweithdrefnau ysgol arferol i gysylltu â’r aelod o staff
• Disgyblion: gallwch gysylltu â’ch tiwtor cofrestru / athro/athrawes dosbarth neu aelod o staff a ddewiswyd i ddelio â phryderon disgyblion (fel y bo’n briodol i’r ysgol). Fel rheol, byddwn eisiau gwneud yn siŵr eich bod chi wedi dweud wrth eich rhieni am eich pryderonhefyd.
• Bydd eich cwyn yn destun ymchwiliad ac yn cael ei datrys yn gyflym os oes modd. Os bydd eich cwyn yn dod o danunrhyw bolisi ysgol presennol, byddwn yn ceisio’i datrys gan ddefnyddio’r atebion sydd wedi’u gosod yn y polisïau hyn. Byddwn yn dweud wrthych pa bolisi sy’n berthnasol. Os oes angen i chi gael copi o unrhyw bolisi, gofynnwch i ni am un.
• Disgyblion: os ydy’ch cwyn yn ymwneud â rhywbeth sy’n effeithio ar lawer o ddisgyblion, awgrymwn eich bod yn mynd â hi i gyngor yr ysgol. Wedyn, byddai unrhyw ateb o fantais i bawb.
• Byddwn yn rhoi ymateb i’ch cwyn, naill ai ar lafar neu ar bapur ymhen 10 niwrnod ysgol. Os oes oedi, byddwn yn dweud wrthych.
• Byddwn yn cadw cofnod ysgrifenedig o’r gŵyn a sut cafodd ei datrys. Os na allwn ddatrys eich cwyn, neu os nad ydych chi’n hapus gyda’n hymateb, gallwch symud eich cwyn ymlaen i’r cam nesaf.
• Disgyblion: Bydd eich cwyn ond yn symud ymlaen o gael eich cytundeb chi. Bydd eich tiwtor dosbarth / athro/athrawes dosbarth / aelod o staff a ddewiswyd i ddelio gyda phryderon disgyblion yn esbonio i chi beth fydd yn digwydd yn y cam nesaf. Gallwch gael help i gyflwyno’ch cwyn os byddwch chi eisiau. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am y gwahanol fathau o gymorth sydd ar gael a gallwch ddewis pa un i’w defnyddio.

Cam B – Cwyn Ffurfiol i’r Pennaeth

Os byddwn yn methu â datrys eich cwyn yng Ngham A, neu os bydd eich cwyn yn fwy difrifol, gallwch wneud cwyn ffurfiol i’r pennaeth. Byddwn yn disgwyl i chi anelu i wneud hyn ymhen pum niwrnod ysgol o gael ymateb i’ch pryder dan Gam A y broses, gan ei fod er lles pawb i ddatrys cwyn cyn gynted â phosibl.

Os byddwch yn cwyno’n syth i’r pennaeth heb fynegi’ch pryder i aelod o staff yn y lle cyntaf, gallai’r pennaeth benderfynu y gellir delio â’ch cwyn yn anffurfiol gan ddefnyddio proses Cam A. Bydd yn cyfeirio’ch cwyn at aelod addas o staff i ddelio â hyn a bydd yn dweud wrthych pam iddo/iddi wneud hyn.

• Cyflwyno’ch cwyn ar bapur i’r pennaeth.
• Rhieni: Dylai’ch llythyr esbonio beth yw byrdwn eich cwyn. Os nad oedd modd i ni ddatrys eich cwyn yng ngham 1, neu os nad oeddech yn hapus â’n hymateb, dylech ddweud wrthym ba ganlyniad rydych chi’n chwilio amdano.
• Disgyblion: Gallwch siarad gyda’r pennaeth am eich cwyn yn hytrach na’i rhoi ar bapur. Gallwch gael rhywun gyda chi yn gefnogaeth yn y cyfarfod hwn. Byddwn yn ysgrifennu popeth a ddywedwch, a bydd gofyn i chi ddarllen, cytuno ac arwyddo’r cofnod hwn i wneud yn siŵr ei fod yn gosod eich cwyn yn gywir. Byddwn yn rhoi copi o’r cofnod i chi. Bydd y pennaeth yn gofyn i chi beth ydych chi’n chwilio amdano fel ateb neu ganlyniad i’r broblem. Bydd yn rhoi gwybod i chi hefyd sut bydd yn cael ei hymchwilio.
• Bydd y pennaeth yn cydnabod iddo/iddi gael eich cwyn trwy ysgrifennu atoch. Bydd yn rhoi gwybod i chi erbyn pryd y dylech gael ymateb – fel rheol ymhen 10 niwrnod ysgol.
• Disgyblion: Os byddwch yn siarad gyda’r pennaeth am eich cwyn yng ngham 1, ni fydd angen inni roi cydnabyddiaeth ar bapur i chi. Bydd y pennaeth wedi rhoi amser ymateb i chi yn y cyfarfod hwn.
• Bydd y pennaeth yn ymchwilio i’ch cwyn. Fel rheol, bydd hyn yn cynnwys cael cyfarfod gyda phawb dan sylw. Os gofynnir i chi ddod i gyfarfod, gallwch ddod â pherthynas, ffrind, adfocad neu rywun arall gyda chi yn gefnogaeth. Fodd bynnag, byddwn yn disgwyl i chi siarad ac ateb cwestiynau; nid cyfrifoldeb y cwmni sydd gyda chi fyddgwneud hynny ar eich rhan. Gallai’r pennaeth hefyd ddewis cael rhywun arall yn bresennol yn dyst i’r hyn a drafodwyd.
• Disgyblion: Efallai na fydd angen i’r pennaeth gael cyfarfod gyda chi os ydych chi eisoes wedi cyfarfod yng ngham 1.
• Bydd y pennaeth yn cadw cofnod o bob cyfarfod a thrafodaeth a chanlyniadau’r rhain.
• Pan fydd yr ymchwiliad wedi’i gwblhau, bydd y pennaeth yn rhoi ymateb ysgrifenedig i’ch cwyn i chi, fel rheol ymhen 10 niwrnod o gwblhau.
• Disgyblion: Bydd y pennaeth yn rhoi gwybod i chi am eu penderfyniad ar lafarhefyd er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn ei ddeall yn llwyr ac yn gallu ateb unrhyw gwestiynau os oes angen.

Cam C – Cwyn Ffurfiol i’r Corff Llywodraethol

Prin y bydd cwyn yn symud ymlaen i’r cam hwn. Fodd bynnag, os byddwn yn methu datrys eich cwyn yng nghamau A a B, neu os teimlwch na ddeliwyd â’ch cwyn yn deg, gallwch wneud cwyn ffurfiol i’r corff llywodraethol. Dylech gwyno’n syth i’r corff llywodraethol dim ond pan fo rhesymau arbennig am beidio â defnyddio camau A a B, fel cwyn ddifrifol yn erbyn y pennaeth.

Os bydd Cadeirydd y Llywodraethwyr yn derbyn cwyn y gallai camau A a B fod wedi delio â hi, ac nad yw’r rhain wedi cael eu defnyddio, gallai ef neu hi gyfeirio’ch cwyn yn ôl i’r pennaeth ymchwilio iddi. Bydd yn rhoi gwybod i chi os bydd yn gwneud hyn.

• Gwneud cwyn ar bapur i Gadeirydd y Llywodraethwyr trwy gyfeiriad yr ysgol. Fel rheol, byddwn yn disgwyl i chi wneud hyn ymhen pum niwrnod ysgol o gael ymateb yr ysgol i gam B.
• Rhieni: Dylai’ch llythyr esbonio beth yw byrdwn y gŵyn, beth mae’r ysgol wedi’i wneud i ymchwilio iddi a’i datrys, a pham nad ydych chi’n hapus â’r canlyniad.
• Disgyblion: Gallwch drafod eich cwyn gyda Chadeirydd y Llywodraethwyr yn hytrach na’i rhoi ar bapur. Byddwn yn ysgrifennu popeth a ddywedwch a byddwn yn gofyn i chi ddarllen, cytuno ac arwyddo’r cofnod hwn i wneud yn siŵr ei fod yn gosod eich cwyn yn gywir. Byddwn yn rhoi copi o’r cofnod i chi. Bydd y Cadeirydd yn gofyn beth ydych chi’n chwilio amdano fel ateb neu ganlyniad i’r broblem. Bydd yn rhoi gwybod i chi hefyd sut bydd y gŵyn yn cael ei hymchwilio.
• Bydd y Cadeirydd yn cydnabod iddo/iddi dderbyn eich cwyn ar bapur a bydd yn rhoi gwybod i chi sut bydd eich cwyn yn cael ei delio â hi. Fel rheol, bydd y Pwyllgor Cwynion yn cael cyfarfod gyda chi ymhen 15 niwrnod ysgol o gael eich llythyr. Bydd gofyn i chi gytuno amser a lleoliad addas ar gyfer y cyfarfod. Bydd y llythyr yn rhoi gwybod i chi hefyd pryd y mae’n rhaid i’r pwyllgor cwynion gael yr holl dystiolaeth a’r dogfennau i’w hystyried. Bydd pawb sydd ynghlwm yn gweld y dystiolaeth a’r dogfennau cyn y cyfarfod, gan sicrhau bod hawliau pobl i breifatrwydd y wybodaeth yn cael eu diogelu.
• Disgyblion: Os byddwch yn trafod eich cwyn gyda’r Cadeirydd yng ngham 1, ni fydd angen i ni roi cydnabyddiaeth ysgrifenedig i chi. Bydd y Cadeirydd wedi rhoi amser ymateb i chi yn y cyfarfod hwn.
• Bydd y Cadeirydd yn trosglwyddo’r gŵyn i Bwyllgor Cwynion y Corff Llywodraethol. Bydd gan y Pwyllgor dri aelod o leiaf. Gallai’r Corff Llywodraethol benderfynu bod un o’r bobl a benodir i’r pwyllgor hwn yn unigolyn annibynnol yn hytrach na llywodraethwr, ond bydd mwyafrif aelodau’r pwyllgor yn llywodraethwyr bob tro.

neu

• Bydd o leiaf dri aelod gan y Pwyllgor. Mae’r Corff Llywodraethu’n rhan o gydbwyllgor cwynion sy’n darparu gwrthrychedd, annibyniaeth, didueddrwydd a niwtraliaeth ehangach. Bydd Cadeirydd y Pwyllgor Cwynion yn aelod o’r Corff Llywodraethu; bydd y ddau aelod arall yn llywodraethwyr o gyrff llywodraethu eraill yn Sir Benfro.
• Bydd y Pwyllgor Cwynion yn cyfarfod â chi i ystyried y gŵyn. Gallwch ddod â pherthynas, ffrind, adfocad neu rywun arall gyda chi’n gefnogaeth. Fodd bynnag, byddwn yn disgwyl i chi siarad ac ateb cwestiynau; nid cyfrifoldeb eich cwmni fydd gwneud hynny ar eich rhan.
• Disgyblion: Gallwch ofyn i rywun arall eich helpu i esbonio’ch cwyn yn y cyfarfod.

Bydd y cyfarfod yn cael ei gynnal yn anffurfiol gyda phob parti’n trin ei gilydd gyda pharch a chwrteisi. Fel rheol, er mwyn delio â’r gŵyn mor gyflym â phosibl, ni fydd y Pwyllgor Cwynion yn aildrefnu’r cyfarfod fwy nag unwaith; ar ôl hynny, gallai’r pwyllgor ystyried ei bod hi’n rhesymol gwneud penderfyniad ar y gŵyn yn eich absenoldeb er mwyn osgoi oedi diangen.

Yn y cyfarfod:

• byddwch yn cael gwybod enwau a rolau’r bobl eraill sy’n bresennol;
• bydd diben y cyfarfod yn cael ei esbonio;
• gofynnir i chi siarad trwy’ch cwyn. Os oes gennych dystion, bydd gofyn iddynt roi tystiolaeth. Gallai’r pwyllgor ofyn cwestiynau i chi.
• Bydd y pennaeth neu dystion eraill yn esbonio camau gweithredu’r ysgol a’u hymateb i’r gŵyn. Gallai’r pwyllgor ofyn cwestiynau iddynt.

Ar ddiwedd y cyfarfod, bydd y Cadeirydd yn gwneud yn siŵr:

• eich bod chi wedi dweud popeth roeddech yn dymuno’i ddweud;
• bod y pwyllgor wedi deall yr holl bwyntiau a wnaed er mwyn iddo allu gwneud penderfyniad yn seiliedig ar y ffeithiau;
• eich bod chi’n glir ynghylch pryd bydd y pwyllgor yn rhoi gwybod i chi am eu penderfyniad a’ch bod chi’n deall y bydd y penderfyniad yn derfynol.

 

• Mae’r Pwyllgor Cwynion yn ystyried yr holl dystiolaeth ac yn dod i benderfyniad. Gallent ofyn am gyngor gan yr Awdurdod Lleol (Cyngor Sir Penfro) neu Awdurdod Esgobaethol os bydd hynny’n briodol.
• Bydd y Pwyllgor yn rhoi eu penderfyniad ar bapur i chi fel rheol ymhen 10 niwrnod ysgol o’r cyfarfod. Byddant yn rhoi gwybod rhesymau eu penderfyniad i chi ac am unrhyw gamau i’w cymryd gan yr ysgol o ganlyniad i hynny.
• Disgyblion: Bydd Cadeirydd y pwyllgor cwyno hefyd yn rhoi gwybod am eu penderfyniad ar lafar i wneud yn siŵr eich bod chi’n ei ddeall yn llwyr ac yn gallu gofyn unrhyw gwestiwn os oes angen.
• Byddwn yn cadw cofnod o’ch cwyn, gan gynnwys unrhyw dystiolaeth a gyflwynwyd a chofnodion unrhyw gyfarfodydd neu drafodaethau, am saith mlynedd, oni bai bod eich cwyn yn ymwneud ag esgeulustod neu faterion amddiffyn a diogelu plant; yn yr achosion hyn, bydd y cofnod o’ch cwyn, gan gynnwys unrhyw dystiolaeth a gyflwynwyd a chofnodion unrhyw gyfarfodydd neu drafodaethau’n cael eu cadw am gyfnod hwy (gweler tudalen 3 am y ganllawiau cadw)
• Ar ôl i chi gael penderfyniad ar ddiwedd cam C, bydd y broses gwyno’n dod i ben. Nid oes proses apelio.

Os ydych chi’n anfodlon â’r gweithdrefnau a ddefnyddiwyd gan y corff llywodraethol i ddelio â’ch cwyn, gallwch ofyn i’r Awdurdod Lleol (ALl) adolygu camau gweithredu’r corff llywodraethol. Mae’n beth prin i gŵyn symud ymlaen at y cam hwn. Rhaid cyflwyno eich cais yn ysgrifenedig i’r Cyfarwyddwr Addysg. Byddem fel arfer yn disgwyl i chi wneud hyn o fewn pum niwrnod ysgol i gael ymateb yr ysgol i gam C.

Bydd yr Awdurdod Lleol yn ymchwilio i’r gŵyn neu’n trefnu i drydydd parti gynnal ymchwiliad. Os ydy’r ALl yn casglu nad yw’r corff llywodraethol wedi dilyn ei weithdrefn neu wedi ymddwyn yn afresymol, neu wedi methu â chyflawni ei ddyletswydd statudol i ddelio â’r gŵyn, gall yr ALl orchymyn y corff llywodraethol i ailystyried y gŵyn neu newid ei broses i sicrhau yr ymdrinnir yn gywir â chwynion yn y dyfodol. Fodd bynnag, ni all yr ALl wrthdroi unrhyw benderfyniad gan y corff llywodraethol mewn perthynas â’r gŵyn.

Yr Awdurdod Lleol fydd perchennog adroddiad yr ymchwiliad a dogfennau cysylltiedig. Dim ond canfyddiadau’r adroddiad fydd ar gael i’r rhai a oedd yn rhan o’r ymchwiliad. Os gofynnir dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a/neu trwy gais gwrthrych am wybodaeth, bydd yr adroddiad yn cael ei olygu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 cyn ei ryddhau.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ei bolisi a’i weithdrefnau cwyno cyhoeddedig ei hun. Fodd bynnag, bydd cwynion yn ymwneud ag ysgolion a wnaed yn uniongyrchol i’r cyngor sir yn cael eu cyfeirio’n ôl i’r ysgol ddelio â nhw.

Amgylchiadau Arbennig

Lle cyflëir cwyn am unrhyw un o’r canlynol, bydd y weithdrefn gwynion yn cael ei chymhwyso’n wahanol.

1.  Cwynion am y pennaeth: Bydd y gŵyn yn cael ei rhoi i gadeirydd y llywodraethwyr, a all ddirprwyo’r cyfrifoldeb i lywodraethwr arall a fydd yn ymchwilio iddi. Mae’n bwysig cadarnhau yn gyntaf a ddylid ymdrin â’r gŵyn dan weithdrefn ar gyfer galluogrwydd staff, cwynion cyflogaeth staff, disgyblu staff neu amddiffyn plant. Os dylid, yna’r gweithdrefnau hynny sy’n cael blaenoriaeth. Os na ddylid, dylai’r gŵyn fynd rhagddi dan Gam B yng ngweithdrefn gwynion yr ysgol. Os nad ydych yn fodlon ar y canlyniad yng Ngham B, gallwch ganlyn arni â’ch cwyn dan Gam C. Ni fydd unrhyw lywodraethwr a fu’n rhan o ymdrin â’r gŵyn yng Ngham B yn aelod o’r pwyllgor yng Ngham C.
2. Cwynion am y cadeirydd: Bydd is-gadeirydd y llywodraethwyr yn cael ei hysbysu a bydd yn ymchwilio i’r gŵyn neu gall ddirprwyo’r cyfrifoldeb i lywodraethwr arall. Bydd y camau o Gam B ymlaen yn y weithdrefn gwynion yn berthnasol. Gan ddibynnu ar natur y gŵyn dylai’r is-gadeirydd hysbysu’r Awdurdod Lleol (ac, os yn briodol, yr awdurdod esgobaethol) bod cwyn wedi cael ei chyfleu a pha gam gweithredu fydd yn cael ei gymryd a chan bwy. Os caiff y gŵyn ei chadarnhau yna dylai’r pwyllgor cwynion ystyried a oes angen iddo argymell wrth y corff llywodraethu llawn y dylid disodli’r cadeirydd a phenodi llywodraethwr arall i’r rôl honno.
3. Cwynion am gadeirydd y llywodraethwyr a’r pennaeth: Bydd is-gadeirydd y llywodraethwyr yn cael ei hysbysu a bydd yn ymchwilio i’r gŵyn neu gall ddirprwyo’r cyfrifoldeb i lywodraethwr arall. Bydd y camau o Gam B ymlaen yn y weithdrefn gwynion yn berthnasol. Gan ddibynnu ar natur y gŵyn dylai’r is-gadeirydd hysbysu’r Awdurdod Lleol (ac, os yn briodol, yr awdurdod esgobaethol) bod cwyn wedi cael ei chyfleu a pha gam gweithredu fydd yn cael ei gymryd a chan bwy. Os caiff y gŵyn ei chadarnhau yna dylai’r pwyllgor cwynion ystyried a oes angen iddo argymell wrth y corff llywodraethu llawn y dylid disodli’r cadeirydd a phenodi llywodraethwr arall i’r rôl honno. Pwy all weld adroddiad yr ymchwiliad: gall y Pwyllgor Cwynion fynnu cael gweld adroddiad yr ymchwiliad er mwyn gwneud penderfyniad gwybodus. Gall yr Awdurdod Lleol hefyd fynnu cael copi o’r adroddiad er mwyn rhoi cyngor priodol.
4. Cwynion am gadeirydd y llywodraethwyr ac is-gadeirydd y llywodraethwyr: Bydd y gŵyn yn cael ei chyfeirio at Glerc y Corff Llywodraethu a fydd yn hysbysu Cadeirydd y Pwyllgor Cwynion. Wedyn bydd Cam C y weithdrefn gwynion yn berthnasol. Os mai cadeirydd neu is-gadeirydd y corff llywodraethu yw cadeirydd y pwyllgor cwynion, yna dylid cyfeirio’r gŵyn at aelod arall o’r pwyllgor cwynion a rhaid i lywodraethwr arall gymryd lle’r cadeirydd a/neu’r is-gadeirydd ar y pwyllgor cwynion.
5. Cwynion am lywodraethwr neu grŵp o lywodraethwyr: Bydd y gŵyn yn cael ei chyfeirio at gadeirydd y llywodraethwr ar gyfer ymchwiliad. Fel arall gall y cadeirydd ddirprwyo’r mater i lywodraethwr arall ar gyfer ymchwiliad. Bydd y camau o Gam B ymlaen yn y weithdrefn gwynion yn berthnasol. Os yw’r cadeirydd a’r is-gadeirydd yn rhan o’r grŵp o lywodraethwyr, dylid cyfeirio’r gŵyn at glerc y corff llywodraethu a ddylai fwrw ymlaen fel a ddisgrifiwyd yn flaenorol ar gyfer cwynion am gadeirydd ac is-gadeirydd y llywodraethwyr (gweler iv uchod). Os bydd cymaint o lywodraethwyr yn destun cwyn fel bod rhy ychydig ar ôl i weithredu fel pwyllgor cwynion, neu i ddarparu cworwm ar gyfer unrhyw benderfyniadau dilynol y gallai fod angen i’r corff llywodraethu llawn eu gwneud, yna dylid defnyddio’r weithdrefn ‘corff llywodraethu cyfan’ a ddisgrifir isod (gweler vi isod). Os caiff y gŵyn ei chadarnhau dylai’r pwyllgor ystyried a yw’n bwriadu argymell wrth y corff llywodraethu y dylai rhai neu’r cyfan o’r llywodraethwyr y mae’r gŵyn yn ymwneud â hwy ymddiswyddo neu gael eu disodli o’r corff llywodraethu. Dylid cymryd gofal i sicrhau nad oes unrhyw lywodraethwyr sy’n gysylltiedig â’r gŵyn yn rhan o ymchwilio iddi, yn aelodau o’r pwyllgor cwynion nac yn cymryd rhan mewn unrhyw benderfyniad gan y corff llywodraethu na phenderfyniadau am lywodraethwyr yn ymddiswyddo neu’n cael eu disodli.
6. Cwynion yn erbyn y corff llywodraethu llawn: Bydd y gŵyn yn cael ei chyfeirio at Glerc y Corff Llywodraethu a fydd yn hysbysu’r Pennaeth, Cadeirydd y Llywodraethwyr, yr Awdurdod Lleol a, lle y bo’n briodol, yr awdurdod esgobaethol. Dilëer os nad yw ysgol yn ysgol wirfoddol a reolir nac yn ysgol wirfoddol a gynorthwyir. Bydd yr awdurdodau lleol a/neu esgobaethol yn cytuno ar drefniadau gyda’r corff llywodraethu ar gyfer ymchwilio’n annibynnol i’r gŵyn. Bydd yr awdurdod lleol yn ymchwilio i’r gŵyn neu’n trefnu bod trydydd parti’n ymchwilio iddi. Ni fydd yr ymchwiliad yn cael ei gynnal gan Glerc y Corff Llywodraethu na staff yr ysgol. Os yw’r ymchwiliad yn awgrymu bod seiliau i’r cwynion, bydd yr awdurdod lleol yn trefnu bod y gŵyn yn cael ei chlywed gan bwyllgor o bersonau annibynnol a sefydlwyd yn benodol at y diben hwnnw. Bydd y pwyllgor annibynnol yn gweithredu fel y byddai pwyllgor cwynion yn gweithredu yng Ngham C y weithdrefn gwynion. Yr awdurdod lleol fydd perchennog adroddiad yr ymchwiliad a dogfennau cysylltiedig. Dim ond i’r rhai a oedd yn bresennol yng ngwrandawiad y pwyllgor cwynion annibynnol y bydd y rhain ar gael. Os gofynnir dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a/neu trwy gais gwrthrych am wybodaeth, bydd yr adroddiad yn cael ei olygu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 cyn ei ryddhau. Os nad yw’r corff llywodraethu’n cydweithredu gyda’r awdurdod lleol neu bwyllgor a sefydlwyd gan yr awdurdod lleol i ystyried y gŵyn, neu os yw’n gweithredu yn erbyn neu’n methu â gweithredu’n unol â chyngor rhesymol, yna bydd cyfiawnhad i’r awdurdod lleol ystyried defnyddio’i bwerau ymyrryd. Os yw cwyn yn darparu tystiolaeth bod corff llywodraethu’n perfformio’n wael, yn gweithredu’n afresymol, neu’n torri’r gyfraith, yna gall yr awdurdod lleol ddefnyddio’i bwerau ymyrryd (y mae’n ddoeth ei wneud mewn ymgynghoriad ag awdurdodau esgobaethol yn achos ysgolion â chymeriad crefyddol). Dilëer os nad yw ysgol yn ysgol wirfoddol a reolir nac yn ysgol wirfoddol a gynorthwyir.
7. Cwynion am aelodau o staff yr ysgol, gan gynnwys unrhyw swyddog cwynion dynodedig: Bydd cwyn am aelod o staff yn cael ei throsglwyddo i’r pennaeth. Gall y pennaeth benderfynu dirprwyo’r cyfrifoldeb am ymchwilio i uwch aelod arall o staff dan Gam A y weithdrefn gwynion, neu ymchwilio iddi ei hun dan Gam B. Os nad ydych yn hapus gyda’r canlyniad gallwch fwrw ymlaen trwy’r weithdrefn gwynion nes cwblheir Cam C. Dylid gofalu, os oes materion o natur disgyblu neu alluogrwydd staff, bod y gweithdrefnau hynny’n cael eu dilyn ac yn cael blaenoriaeth.
8. Cwynion dienw: byddir yn cofnodi cwynion dienw ac yn ymchwilio iddynt lle y bo’n bosibl ac yn briodol, ond yn enwedig os oes awgrym o ymddygiad troseddol neu bryderon ynghylch diogelu plant, ac yn yr achosion hynny bydd yr awdurdod lleol/yr heddlu, fel y bo’n briodol, yn cael ei hysbysu. Bydd ystyriaeth yn cael ei rhoi i’r cwestiwn pa un a all yr achwynydd fod ofn cael ei adnabod; gall hyn fod yn arbennig o berthnasol yn achos cwynion a wneir gan ddisgyblion sydd o bosibl yn ofni cael eu labelu’n rhai trafferthus. Lle y bo’n briodol, gall cwynion dienw gael eu hystyried dan bolisi addas arall, megis Chwythu’r Chwiban.
9. Cwynion sy’n gorgyffwrdd â swyddogaethau eraill yr Awdurdod Lleol, e.e. gofal cymdeithasol: Bydd yr Awdurdod Lleol yn hysbysu’r ysgol(ion) dan sylw yn ddiymdroi bod cwyn ar y cyd wedi dod i law. Bydd trafodaeth yn cael ei chynnal ar y dechrau un gyda’r ysgol i wneud penderfyniad ynghylch pwy yw’r corff mwyaf priodol i ystyried y gŵyn; dylai’r Awdurdod Lleol hysbysu’r achwynydd yn briodol ynghylch y penderfyniad.

Os yw’r gŵyn yn amlweddog, ac y gwneir penderfyniad bod angen i’r gŵyn gael ei hystyried gan y ddau gorff, dylai’r achwynydd:

1. gael ei hysbysu’n glir pa gorff sy’n gyfrifol am ymchwilio i bob agwedd ar y gŵyn
2. cael copïau o bolisïau cwynion pob corff gan dynnu ei sylw at ffrâm amser pob un o’r prosesau ymchwilio
3. cael manylion cyswllt y swyddog cyswllt perthnasol yn yr Awdurdod Lleol a’r ysgol at ddibenion yr ymchwiliad sydd ar ddod.

Cwynion a gaiff eu tynnu’n ôl

Gall achwynydd dynnu cwyn yn ôl unrhyw bryd. Bydd cofnod o’r gŵyn yn cael ei gadw a llythyr yn cael ei anfon at yr achwynydd yn datgan, oherwydd bod y gŵyn wedi cael ei thynnu’n ôl, na fydd y weithdrefn gwynion yn cael ei defnyddio. Cymerir y camau hyn er mwyn bod â chofnod a hefyd i reoli achwynwyr blinderus.

Mae’r sgrîn / dudalen nesaf yn cynnwys crynodeb o weithdrefnau cwynion yr ysgol

Llofnodwyd gan gadeirydd y llywodraethwyr ar ran y corff llywodraethu:

Dyddiad cymeradwyo: 
(gan y corff llywodraethu llawn)

Dyddiad adolygu:

Crynodeb o weithdrefnau cwynion yr ysgol

Cam A

• Cwyn yn erbyn aelod o staff
• Ymdriniaeth anffurfiol gan aelod o staff neu’r rheolwr llinell
• Hysbysu’r rhiant am y canlyniad
• Os nad yw wedi’i datrys, symud at Gam B

Cam B

Cwyn yn erbyn aelod o staff

• Pennaeth yn ymchwilio i’r gŵyn wreiddiol
• Hysbysu’r rhiant am y canlyniad
• Os nad yw wedi’i datrys, symud at Gam C

Cwyn yn erbyn y Pennaeth

• Cadeirydd y CLl yn ymchwilio neu’n dirprwyo i lywodraethwr arall i wneud hynny
• Hysbysu’r rhiant am y canlyniad
• Os nad yw wedi’i datrys, symud at Gam C

Cam C

• Cwyn yn erbyn aelod o staff neu’r Pennaeth
• Pwyllgor Cwynion y CLl a hwnnw’n cynnwys o leiaf dri aelod yn ystyried y gŵyn
• Hysbysu’r rhiant am y canlyniad
• Dim apêl yn erbyn y canlyniad
• Gellir gofyn i’r ALl ystyried a yw’r CLl wedi gweithredu’n rhesymol wrth ystyried y gŵyn

Atodiad 1: Gweithdrefn Cyfathrebiadau Afresymol o Daer ac Ymddygiad Afresymol gan Ohebwyr

Cefndir

Pam bod â gweithdrefn?

Diffinio Gweithredoedd Annerbyniol gan Ohebwyr

Ymddygiad Ymosodol neu Gamdriniol

Gofynion Afresymol

Taerineb Afresymol

Rheoli Gweithredoedd Annerbyniol gan Ohebwyr

Penderfynu Cyfyngu ar Gyswllt gan Ohebwyr

Apelio yn erbyn Penderfyniad i Gyfyngu ar Gyswllt

Cofnodi ac Adolygu Penderfyniad i Gyfyngu ar Gyswllt

 


Cefndir

1. Mae’r Ysgol/Corff Llywodraethu yn ymrwymedig i wasanaethu’r holl ohebwyr mewn modd diduedd ac i ddarparu gwasanaeth o ansawdd da ar gyfer y rhai sy’n cyfathrebu gyda ni. Fel rhan o’r ymrwymiad hwn, nid yw’r Ysgol/Corff Llywodraethu fel arfer yn cyfyngu ar y cyswllt y mae gohebwyr yn ei gael â’r Ysgol/Corff Llywodraethu. Mae cyfathrebu dan y polisi hwn yn cynnwys cyfathrebu trwy gyfweliadau wyneb yn wyneb, gohebiaeth ysgrifenedig (gan gynnwys negeseuon e-bost a ffacs) a thros y ffôn.
2. Fodd bynnag, ceir nifer fach o aelodau o’r cyhoedd sy’n gweithredu mewn modd afresymol neu annerbyniol wrth gysylltu â staff yn yr Ysgol/â’r Corff Llywodraethu. Mewn rhai achosion, trwy fynychder a natur eu cyswllt â’r Ysgol/Corff Llywodraethu, gallant greu rhwystr i ystyried eu gofynion hwy eu hunain neu ofynion pobl eraill lle mae gwasanaethau yn y cwestiwn. Mewn rhai achosion, mae’r nifer o weithiau neu’r modd y maent yn cysylltu ynddo’i hun yn arwain at eu hystyried yn ‘daer’ neu’n ‘flinderus’ yn eu hymwneud â’r Ysgol/Corff Llywodraethu.
3. Yn yr achosion eithriadol hyn, lle mae natur y cyswllt neu weithredoedd y gohebydd yn afresymol neu’n annerbyniol, ceidw’r Ysgol/Corff Llywodraethu yr hawl i weithredu i reoli cyswllt er mwyn gwarchod buddiannau’r staff, yr Ysgol a’r cyhoedd y mae’n ei wasanaethu.
4. Trwy weithredu fel hyn, bydd yr Ysgol/y Corff Llywodraethu yn sicrhau nad yw aelodau eraill o’r cyhoedd neu staff yr ysgol yn dioddef unrhyw niwed am bod gohebwyr yn gweithredu’n afresymol. Fodd bynnag, trwy wneud hynny, bydd yn dal i sicrhau y gellir ymdrin ag unrhyw bryderon dilys sydd gan unrhyw ohebydd yr ystyrir ei fod yn ‘ohebydd afresymol’.

Pam bod â gweithdrefn?

1. Mae gan Ddeddf Diogelu Data 2018, Erthygl 12(5), Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Adran 14, a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004, Rheoliad 12, ddarpariaethau sy’n ymdrin â chysyniad ceiswyr gormodol, taer a/neu flinderus ac sy’n awdurdodi lefel is o gydymffurfiaeth â cheisiadau o’r fath ac mae gan y darpariaethau hyn system ar wahân ar gyfer apeliadau, nad yw’n cynnwys gweithdrefn gwynion yr Ysgol.
2. Mae cyhoeddiad yr Ombwdsmon Llywodraeth Leol “Nodyn cyfarwyddyd ar achwynwyr ‘afresymol o daer’ ac ‘ymddygiad afresymol gan achwynwyr’ trwy gydweddiad yn berthnasol. Mae’n datgan:“Dylai bod â pholisi ar achwynwyr afresymol o daer ac ymddygiad afresymol gan achwynwyr a chanllawiau cyfatebol ar gyfer staff ynghylch y weithdrefn helpu awdurdodau i ymdrin ag achwynwyr mewn ffyrdd sy’n amlwg yn gyson ac yn deg. Mae hefyd yn helpu staff i ddeall yn glir beth a ddisgwylir ganddynt, pa opsiynau ar gyfer gweithredu sydd ar gael, a phwy all awdurdodi’r camau gweithredu hyn. Yn niffyg canllawiau o’r fath mae staff yn debygol o brofi problemau mwy gydag achwynwyr sy’n afresymol ac yn afresymol o daer. Hefyd, mae’n darparu llinyn mesur y gellir ei ddefnyddio i asesu perfformiad at ddibenion monitro.”
3. Teimlir y dylai ystyriaeth debyg fod yn berthnasol i ohebwyr sy’n cyflwyno gofynion taer am wasanaethau neu’n lleisio gwrthwynebiadau i ystyriaethau polisi, sy’n afresymol a/neu’n daer. Ceir achlysuron hefyd pan fo cyfathrebiadau’r gohebydd gyda staff/llywodraethwyr yn syrthio islaw’r safon ddisgwyliedig o barch y mae gan bawb hawl i’w gael. Nid yw cyswllt o’r fath o fewn cylch gorchwyl Polisi Cwynion yr Ysgol
4. Rhaid i’r Ysgol/Corff Llywodraethu, fel cyflogwr, ddarparu system weithio ddiogel ar gyfer ei staff a gall y pwysau o ran llwyth gwaith a’r straen a all ddeillio o gyswllt taer ddwyn canlyniadau i’r staff ac, yn y pen draw, yr Ysgol a’i gohebwyr.

Diffinio Gweithredoedd Annerbyniol gan Ohebwyr

1. Gall rhai pobl ymddwyn yn groes i’w cymeriad mewn cyfnod anodd neu drallodus. Efallai y bydd amgylchiadau cynhyrfus neu drallodus wedi bodoli yn y cyfnod cyn y cyswllt. Nid yw’r Ysgol/Corff Llywodraethu’n barnu bod ymddygiad yn annerbyniol dim ond am bod gohebydd yn ddiwyro neu’n benderfynol. A dweud y gwir, derbynnir bod ymddygiad o’r fath yn gallu bod yn fantais gadarnhaol wrth fynd ar drywydd datrysiad lleol i bryder neu gais am wasanaeth. Fodd bynnag, gall gweithredoedd pobl sy’n ddig, yn gofyn llawer neu’n daer arwain at ofynion afresymol neu ymddygiad annerbyniol tuag at staff. Y gweithredoedd hyn yw’r rhai yr ystyrir eu bod yn annerbyniol ac y mae’r polisi hwn wedi’i fwriadu i’w rheoli. Mae staff wedi cael eu hyfforddi i wahaniaethu rhwng pendantrwydd ac ymosodedd a cham-drin. Mae’r gweithredoedd hyn wedi cael eu grwpio dan dri phennawd bras a restrir isod. Fodd bynnag, rhaid cymryd gofal arbennig wrth ymdrin â gohebwyr sydd ag anabledd dysgu neu broblem iechyd meddwl y gall eu cyflwr effeithio ar eu hymddygiad neu eu dealltwriaeth am brosesau neu benderfyniadau’r ysgol. Dylid ceisio arweiniad gan y dîm y Gwasanaethau Cymorth i Lywodraethwyr.

Ymddygiad Ymosodol neu Gamdriniol

1. Nid yw trais yn gyfyngedig i weithredoedd ymosodol a allai arwain at niwed corfforol. Mae hefyd yn cynnwys ymddygiad neu iaith (boed ar lafar neu’n ysgrifenedig) a all achosi i staff deimlo’n ofnus, dan fygythiad, wedi’u tramgwyddo neu wedi’u cam-drin.
2. Mae enghreifftiau o ymddygiadau sydd wedi’u grwpio dan y pennawd hwn yn cynnwys bygythiadau, trais corfforol, cam-drin geiriol personol, honiadau di-sail, sylwadau difenwol ac anghwrteisi. Ystyrir bod datganiadau ymfflamychol a honiadau di-sail yn gallu bod yn ymddygiad camdriniol.
3. Dylid trin staff/llywodraethwyr â chwrteisi a pharch. Mae trais neu gam-drin tuag at unrhyw aelod o staff/unrhyw lywodraethwr yn annerbyniol. Mae’r dicter a deimlir gan rai gohebwyr yn ymwneud â thestun eu pryderon. Fodd bynnag, nid yw’n dderbyniol pan fo dicter yn dwysáu nes troi’n ymosodedd a gyfeirir tuag at staff/llywodraethwyr.

Gofynion Afresymol

1. Gall gohebydd wneud gofynion yr ystyrir eu bod yn afresymol oherwydd faint o wybodaeth y mae’n ei cheisio, natur a graddfa’r gwasanaeth y mae’n ei ddisgwyl neu faint o weithiau y mae’n cysylltu. Bydd yr hyn sy’n gyfystyr â gofynion afresymol wastad yn dibynnu ar amgylchiadau’r ymddygiad a difrifoldeb y materion a godir gan y gohebydd.
2. Mae enghreifftiau o weithredoedd sydd wedi’u grwpio dan y pennawd hwn yn cynnwys mynnu ymatebion o fewn graddfa amser afresymol, mynnu gweld neu siarad gydag aelod penodol o staff/llywodraethwr penodol, galwadau ffôn parhaus neu ohebiaeth barhaus, newid hanfod y cyswllt yn barhaus neu godi pryderon digysylltiad.
3. Ystyrir bod y gofynion hyn yn annerbyniol ac yn afresymol os ydynt yn dechrau effeithio’n sylweddol ar waith yr Ysgol/y Corff Llywodraethu, megis mynd â gormod o amser staff/llywodraethwyr er anfantais i ohebwyr neu wasanaethau erail

Taerineb Afresymol

1. Cydnabyddir na fydd rhai pobl yn derbyn neu na allant dderbyn canlyniad penderfyniad ynglŷn â chŵyn neu ymchwiliadau eraill i’w pryderon. Gallant gyflwyno cwyn trwy’r gweithdrefnau cwynion a fabwysiadwyd os ydynt yn teimlo nad yw’r Ysgol/Corff Llywodraethu wedi ymdrin â hwy mewn modd teg ond os ydynt yn parhau i anghytuno’n daer â’r cam gweithredu a gymerwyd neu’r penderfyniad a wnaed neu’n cysylltu’n daer â’r Ysgol/Corff Llywodraethu ynglŷn â’r un mater bydd hyn yn cael ei ystyried yn daerineb afresymol.
2. Hefyd yn y categori hwn ceir gwrthodiad i dderbyn penderfyniad yr Ysgol/y Corff Llywodraethu ar fater o bolisi neu strategaeth. Gall gwrthwynebiadau fod yn berthnasol i ystyried y mater yn y lle cyntaf ond gall taerineb o ran parhau â gohebiaeth neu gyswllt arall o’r fath darfu ar ddarparu gwasanaethau arferol gan yr Ysgol, yn enwedig pan gyflwynir cwynion annilys, a bydd hynny’n cael ei ystyried yn daerineb afresymol.
3. Mae enghreifftiau o weithredoedd sydd wedi’u grwpio dan y pennawd hwn yn cynnwys: gwrthod yn daer â derbyn penderfyniad a wnaed mewn perthynas â chŵyn; gwrthod yn daer â derbyn esboniadau ynghylch yr hyn y gellir ac na ellir ei wneud; parhau i fynd ar drywydd yr un mater heb gyflwyno unrhyw wybodaeth newydd; ceisio hwyhau cyswllt trwy newid hanfod eu mater; codi materion a chwestiynau newydd yn barhaus tra’r ymdrinnir â’r mater cyntaf.
4. Gall y ffordd y mae’r gohebwyr hyn yn cysylltu â’r Ysgol/Corff Llywodraethu fod yn gwbl resymol, ond eu hymddygiad taer trwy barhau i wneud hynny sydd ddim.
5. Ystyrir bod gweithredoedd gohebwyr taer yn annerbyniol pan ydynt yn mynd â swm anghymesur o amser ac adnoddau staff ym marn uwch reolwr.

Rheoli Gweithredoedd Annerbyniol gan Ohebwyr

1. Ceir nifer gymharol isel o ohebwyr yr ystyrir bod eu gweithredoedd yn annerbyniol. Mae’r modd y rheolir y gweithredoedd hyn yn dibynnu ar eu natur a’i hyd a’u lled. Os yw’n effeithio’n anffafriol ar allu’r Ysgol/Corff Llywodraethu i wneud ei (g)waith a darparu gwasanaeth ar gyfer eraill, efallai y bydd angen cyfyngu ar gyswllt y gohebydd â’r Ysgol/Corff Llywodraethu er mwyn rheoli’r weithred annerbyniol. Y nod fydd gwneud hyn mewn ffordd, lle bynnag y bo’n bosibl, sy’n golygu y gellir parhau i ddarparu’r gwasanaeth a ddarperir ar gyfer y gohebydd. Efallai y cyfyngir ar gyswllt yn y cnawd, dros y ffôn, trwy ffacs, trwy lythyr neu’n electronig neu drwy unrhyw gyfuniad o’r rhain. Byddir yn ymdrechu i geisio cynnal o leiaf un math ogyswllt. Mewn sefyllfaoedd eithafol, bydd y gohebydd yn cael ei hysbysu’n ysgrifenedig bod eu henw ar restr ‘dim cyswllt personol’. Mae hyn yn golygu bod rhaid iddynt gyfyngu cyswllt â’r Ysgol/Corff Llywodraethu i naill ai cyfathrebu ysgrifenedig neu drwy drydydd parti.
2. Mae bygwth neu ddefnyddio trais corfforol, cam-drin geiriol neu aflonyddwch tuag at staff/llywodraethwyr yn debygol o arwain at roi terfyn ar yr holl gyswllt uniongyrchol â’r gohebydd. Bydd digwyddiadau’n cael eu gwneud yn hysbys i uwch reolwyr a gellir hysbysu’r heddlu yn eu cylch. Bydd hyn wastad yn digwydd os yw trais corfforol yn cael ei ddefnyddio neu ei fygwth.
3. Ni fydd yr Ysgol/y Corff Llywodraethu yn ymdrin ag unrhyw ohebiaeth sy’n gamdriniol tuag at staff/llywodraethwyr neu’n cynnwys honiadau sydd heb dystiolaeth yn sail iddynt. Pan fo hyn yn digwydd bydd y gohebydd yn cael gwybod bod eu gohebiaeth yn cael ei hystyried yn dramgwyddus, yn ddiangen ac yn ddi-fudd. Byddir yn gofyn iddynt roi’r gorau i gyfathrebu yn y fath fodd a bydd yr aelod o staff/y llywodraethwr yn datgan na fyddant yn cael unrhyw ymateb i’w gohebiaeth os nad ydynt yn rhoi’r gorau iddi. Gall fod yn ofynnol i gyswllt yn y dyfodol fod trwy drydydd parti.
4. Bydd staff yr ysgol/llywodraethwyr yn dod â galwadau ffôn/cyfarfodydd i ben os ystyrir bod y gohebydd yn bod yn ymosodol, yn gamdriniol neu’n dramgwyddus. Mae gan yr aelod o staff/y llywodraethwr dan sylw’r hawl i wneud y penderfyniad hwn, dweud wrth y gohebydd bod yr ymddygiad yn annerbyniol a dod â’r alwad/y cyfarfod i ben os nad yw’r ymddygiad yn dod i ben.
5. Lle mae gohebydd yn ffonio, yn ymweld â’r Ysgol, yn anfon dogfennau amherthnasol neu’n codi’r un materion drosodd a throsodd, gall yr Ysgol/y Corff Llywodraethu:
1. gymryd galwadau ffôn gan y gohebydd dim ond ar amseroedd penodol neu ddiwrnodau penodol neu sefydlu trefniant naill ai ar gyfer rhif ffôn wedi’i neilltuo neu ddefnyddio un aelod o staff/llywodraethwr yn unig i ymdrin â galwadau neu ohebiaeth gan y gohebydd yn y dyfodol;
2. ei gwneud yn ofynnol i’r gohebydd wneud apwyntiad i weld aelod penodol o staff/llywodraethwr penodol cyn ymweld â’r Ysgol neu fod y gohebydd yn cysylltu â’r Ysgol/Corff Llywodraethu yn ysgrifenedig yn unig;
3. dychwelyd y dogfennau at y gohebydd neu, mewn achosion eithafol, hysbysu’r gohebydd y bydd dogfennau amherthnasol pellach yn cael eu difa;
4. cymryd camau gweithredu eraill yr ystyrir eu bod yn briodol gan yr Ysgol/y Corff Llywodraethu. Fodd bynnag, bydd y gohebydd wastad yn cael gwybod pa gamau gweithredu sy’n cael eu cymryd a pham.
6. Lle mae gohebydd yn parhau i ohebu ar ystod eang o faterion neu’n mynd ar drywydd un mater yn daer, ac yr ystyrir bod y weithred hon yn ormodol, yna byddir yn dweud wrth y gohebydd mai dim ond nifer penodol o faterion fydd yn cael eu hystyried mewn cyfnod penodol a byddir yn gofyn iddynt gyfyngu ar eu ceisiadau neu roi ffocws pendant iddynt yn unol â hynny.
7. Gall gweithred gohebydd gael ei hystyried yn afresymol o daer hefyd os, ar ôl cyfleu cwyn ffurfiol, yw pob mecanwaith adolygu mewnol wedi cael eu disbyddu a bod y gohebydd yn dal i herio’r penderfyniad ynghylch eu cwyn (ac eithrio trwy broses gydnabyddedig y weithdrefn Gwynion). Bydd y gohebydd yn cael gwybod na fydd unrhyw alwadau ffôn yn y dyfodol yn cael eu derbyn na chyfweliadau’n cael eu rhoi ynghylch y mater hwn. Rhaid i unrhyw gyswllt gan y gohebydd yn y dyfodol ar y mater fod yn ysgrifenedig. Caiff gohebiaeth yn y dyfodol ei darllen a’i ffeilio, ond dim ond os yw’r gohebydd yn darparu gwybodaeth newydd arwyddocaol mewn perthynas â’r gŵyn y byddir yn ei chydnabod neu’n ymateb iddi.

Penderfynu Cyfyngu ar Gyswllt gan Ohebwyr

1. Mae gan staff/llywodraethwyr sy’n profi ymddygiad ymosodol neu gamdriniol yn uniongyrchol gan ohebydd yr awdurdod i ymdrin ar unwaith â’r ymddygiad hwnnw mewn modd y maent hwy’n ei ystyried yn briodol i’r sefyllfa ac yn unol â’r polisi hwn.
2. Ac eithrio unrhyw benderfyniadau a wneir ar unwaith ar adeg digwyddiad, e.e. ymddygiad ymosodol neu fygythiadau o drais neu gam-drin, caiff penderfyniadau i gyfyngu ar gyswllt eu gwneud dim ond ar ôl i’r Pennaeth a/neu Gadeirydd y Llywodraethwyr ystyried y sefyllfa’n ofalus. Dylent ystyried a oes angen camau gweithredu pellach cyn penderfynu dynodi’r gohebydd fel un sy’n afresymol ac yn afresymol o daer, e.e. os nad oes cyfarfod wedi cael ei gynnal rhwng y gohebydd a’r Pennaeth a/neu Gadeirydd y Llywodraethwyr, ac ar yr amod nad oes unrhyw beth yn hysbys am y gohebydd a fyddai’n gwneud hyn yn annoeth, dylid ystyried cynnig cyfarfod gyda’r Pennaeth a/neu Gadeirydd y Llywodraethwyr. Weithiau gall cyfarfodydd o’r fath gael gwared ar gamddealltwriaeth a symud materion tuag at ddatrysiad.
3. Os yw gohebydd sy’n afresymol o daer yn cysylltu â mwy nag un adran/aelod o staff/llywodraethwr, dylid ystyried:
1. sefydlu cyfarfod strategaeth i gytuno ar ddull trawsadrannol; a
2. dynodi swyddog allweddol i gydlynu ymateb(ion) yr Ysgol/y Corff Llywodraethu.
4. Os oes gan ohebydd anableddau, gallai eiriolwr fod o gymorth i’r naill barti a’r llall: rhowch ystyriaeth i gynnig helpu’r gohebydd i ddod o hyd i un annibynnol.
5. Cyn rhoi unrhyw gyfyngiadau ar waith, dylid rhoi rhybudd i’r gohebydd, os yw eu gweithredoedd yn parhau y gall yr Ysgol/y Corff Llywodraethu benderfynu eu trin fel gohebydd afresymol o daer.
6. Lle bynnag y bo’n bosibl, dylai’r gohebydd gael y cyfle i newid ei ymddygiad neu weithredoedd cyn y gwneud penderfyniad. Bydd y gohebydd yn cael ei hysbysu’n ysgrifenedig pam fod penderfyniad wedi cael ei wneud i gyfyngu ar gyswllt yn y dyfodol, beth fydd y trefniadau ar gyfer cyswllt cyfyngedig ac, os yn berthnasol, am faint o amser y bydd y cyfyngiadau hyn yn eu lle, yn ogystal â’u hawl i apelio. Bydd copi o’r polisi hwn yn cael ei amgáu gyda’r llythyr. Os yw’r trefniant cyswllt cyfyngedig yn ymwneud â chyswllt dros y ffôn, bydd gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo i XXXXX.

Apelio yn erbyn Penderfyniad i Gyfyngu ar Gyswllt

1. Gall gohebydd apelio yn erbyn penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt neu i barhau â chyswllt cyfyngedig ar ôl adolygiad. Y llywodraethwr nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol (Is-Gadeirydd y Llywodraethwyr fel arfer) fydd yn ystyried yr apêl. Gall hysbysu’r gohebydd yn ysgrifenedig naill ai bod y trefniadau cyswllt cyfyngedig yn dal i fod yn berthnasol neu y cytunwyd ar ddull gweithredu gwahanol.

Cofnodi ac Adolygu Penderfyniad i Gyfyngu ar Gyswllt

1. Cedwir cofnodion o’r holl ddigwyddiadau o weithredoedd annerbyniol gan ohebwyr. Lle penderfynir cyfyngu ar gyswllt, rhoddir cofnod o hyn yn y ffeil perthnasol ac ar gofnodion cyfrifiadurol priodol.
2. Lle mae asesiad wedi canfod bod ymatebydd yn daer, gellir adolygu’r penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt os, er enghraifft, yw’r gohebydd yn dangos dull mwy rhesymol yn ddiweddarach. Byddai staff/llywodraethwyr wedi defnyddio disgresiwn yn flaenorol wrth argymell cyswllt cyfyngedig a dylid defnyddio disgresiwn yn yr un modd wrth argymell bod y statws hwn yn cael ei dynnu’n ôl