Gorfodi Cyfraith Bwyd Cynllun Gwasanaeth 2022-23

Sicrhau Ansawdd

5.1 Asesu Ansawdd

Mae’r Safon Gorfodi Cyfraith Bwyd yn gofyn i awdurdodau bwyd gynnal gweithdrefnau monitro wedi eu dogfennu.

Sefydlwyd trefn reoli wedi’i dogfennu i fonitro i ba raddau y glynir at y rhaglenni arolygu cynlluniedig ac ansawdd a natur y gwaith a wneir er mwyn sicrhau, cyn belled ag y mae’n ymarferol, bod gwaith yn cael ei wneud yn gymwys ac i safon gyson.

Mae’r drefn yn cynnwys mesurau i fonitro’r canlynol:

• cadw at y rhaglenni arolygu cytunedig
• bod arolygu’r safleoedd lle mae’r perygl mwyaf yn cael blaenoriaeth
• cydymffurfio â Chod Ymarfer yr Asiantaeth Safonau Bwyd, Canllawiau Ymarfer a chanllawiau llywodraeth ganolog
• bod swyddogion yn rhoi ystyriaeth ddyledus i Ganllawiau Arferion Hylendid Da sydd wedi eu cyhoeddi gan y Diwydiant yn y DU neu’r UE, pan fo’n berthnasol
• cydymffurfio â gweithdrefnau a pholisïau mewnol
• bod sgorau arolygu, a Sgorau Hylendid Bwyd sy’n cael eu dyfarnu, yn briodol
• bod dehongliad deddfwriaeth, a’r camau gweithredu y mae swyddogion yn eu cymryd yn dilyn arolygiadau/ymchwiliadau, yn gyson o fewn yr awdurdod ac yn cyd-fynd â chyfarwyddyd y llywodraeth ganolog a/neu gyfarwyddyd perthnasol arall.

Mae’r weithdrefn yn cynnwys tair elfen:

• Diweddariadau perfformiad ar bob swyddog, bob mis fwy neu lai.
• Monitro cofnodion ffeiliau a chyfrifiaduron: caiff o leiaf 5% o gofnodion arolygu a cheisiadau am wasanaeth eu monitro ar gyfer pob swyddog, yn flynyddol, bob chwe mis neu bob tri mis, yn dibynnu ar ei berfformiad, gyda sesiynau monitro yn cael eu cynnal yn amlach pan ganfyddir problemau o ran gwybodaeth neu ymarfer, ynghyd â darparu hyfforddiant ychwanegol os bydd angen.
• Arolygiadau gyda chydymaith. Bydd uwch-swyddog a swyddog arolygu’n ymweld â’r safle yr un pryd, y naill i gynnal yr arolygiad a’r llall i fonitro dull, barn a thrylwyredd y swyddog, ac yn y blaen. Cynhelir o leiaf un ymweliad â phob swyddog yn ystod y flwyddyn.

Cafodd y gweithdrefnau hyn eu hadolygu yn ystod 2017-18, gyda’r nod o’u gwneud yn symlach a mwy penodol (ar sail risg).

Yn ogystal â’r systemau monitro a ddisgrifiwyd uchod, mae’r trefniadau canlynol yn eu lle i hyrwyddo ansawdd a chysondeb:

• Sefydlwyd trefn rheoli dogfennau i sicrhau bod swyddogion yn cael mynediad at bolisïau, gweithdrefnau, deddfwriaeth a chanllawiau swyddogol cyfredol, gan gynnwys dewislen ar-lein o weithdrefnau.
• Caiff cyfarfodydd tîm eu cynnal pan fydd materion dehongli a gorfodi’n cael eu hystyried.
• Penodwyd swyddogion arweiniol i hyrwyddo cysondeb wrth ddehongli rheoliadau penodol i gynnyrch, a chaiff ceisiadau am gymeradwyaeth eu hadolygu gan swyddogion arweiniol cyn eu llofnodi gan yr Uwch Swyddog Iechyd Amgylcheddol neu Reolwr Bwyd, Diogelwch ac Iechyd y Porthladdoedd.
• Defnyddir llythyrau ac ymadroddion safonol i hybu cysondeb a sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion Cod Ymarfer a Chanllawiau Ymarfer yr Asiantaeth Safonau Bwyd.
• Caiff Rhybuddion Gwella eu hadolygu gan gydweithwyr cyn eu rhoi.
• Bydd Rheolwr Bwyd, Diogelwch ac Iechyd y Porthladdoedd yn adolygu’r holl ffeiliau a gyflwynir ar gyfer achos ffurfiol. Caiff argymhellion ar gyfer achos ffurfiol (rhybuddiad syml neu erlyniad) eu hystyried ymhellach gan Bennaeth y Gwasanaeth ac, yn olaf, eu cymeradwyo gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol.

5.2 Datblygu ac Adolygu Polisïau a Gweithdrefnau a Ddogfennwyd

Lle bo angen, caiff polisïau a gweithdrefnau wedi eu dogfennu eu hadolygu a’u diweddaru yn ystod 2022-23. Mae gofyn i fwyafrif y dogfennau hyn gydymffurfio â’r Cytundeb Fframwaith ar Orfodi Cyfraith Bwyd ond, yn fwy sylfaenol, maent yn rhoi arweiniad i swyddogion ac yn sail ar gyfer rheoli’r gwasanaeth yn effeithiol.