Hunanasesiad Blynyddol 2021-22
Crynodeb Gweithredol SA1 Strategaeth a Pherfformiad
I ddarparu ffordd weladwy a thryloyw o fesur lle rydym ar ein taith wella trwy amser caiff pob is-thema ei sgorio gan ddefnyddio'r system a nodir isod, ac mae’n darparu safbwynt sy’n ystyried y presennol ac yn edrych ymlaen.
- Sgor 1: Perfformiad presennol-Rhagorol - Effeithiol
- Sgor 2: Perfformiad presennol-Da - Wrthi’n gwreiddio
- Sgor 3: Perfformiad presennol-Gweddol - Wrthi’n esblygu
- Sgor 4: Perfformiad presennol- Gwael - Wrthi’n dod i’r amlwg
SA1:1 Rhaglen Weinyddu a'r Strategaeth Gorfforaethol
SA1:2 Monitro perfformiad corfforaethol
SA1.3: Cynllunio gwasanaethau yn y tymor canolig
SA1:1 Rhaglen Weinyddu a'r Strategaeth Gorfforaethol
- Perfformiad presennol: 3
- Cyfnod gwella: 3
Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)
Ar ddechrau cylch diwethaf y Cyngor cynhyrchodd y Cabinet Raglen Weinyddu yn nodi ei flaenoriaethau a'i ddyheadau gwleidyddol ar gyfer y cyfnod. Fe adolygwyd y ddogfen hon ym mis Ebrill 2021 i adlewyrchu'r hyn a gyflawnwyd gan y Cabinet hyd at y dyddiad hwnnw a chofnodi blaenoriaethau a oedd yn dod i'r amlwg ac wedi codi mewn proffil yn y cyfamser, megis tlodi ac adfywio economaidd. Ar ôl yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2022, disgwylir y bydd y Cabinet newydd yn cynhyrchu Rhaglen Weinyddu newydd a fydd yn nodi'r blaenoriaethau strategol ar gyfer y 5 mlynedd nesaf.
Mae gan y gwaith hwn gysylltiadau clir â phroses cynllunio corfforaethol y Cyngor sy’n edrych ymlaen (y 'Cynllun Corfforaethol' blynyddol) sydd i bob pwrpas wedi cael ei hatal am y tro ers pandemig Covid, gan i'r rhifyn diwethaf gael ei gymeradwyo gan y Cyngor ym mis Hydref 2020. Mae'r Awdurdod wedi mynegi angen clir i roi cynllunio corfforaethol ar sail dymor hwy (yn hytrach na phroses flynyddol), a’i osod yng nghyd-destun gweledigaeth gyffredinol ar gyfer Sir Benfro, a’i gysoni’n fwy clir â Rhaglen Weinyddu newydd y Cabinet. Yn unol â hynny, tasg allweddol ar gyfer 2022 fydd datblygu Strategaeth Gorfforaethol 5 mlynedd newydd sy'n adlewyrchu'r dyheadau gwleidyddol a nodir yn y Rhaglen Weinyddu newydd, ac sy'n cyfleu'n glir i drigolion a rhanddeiliaid beth yw blaenoriaethau'r Cyngor a sut y bydd y rhain yn cael eu cyflawni. Roedd agosrwydd etholiadau Mai 2022 a phwysau parhaus ar adnoddau oherwydd COVID yn 2021-22 yn golygu ei bod yn ymarferol ail-amserlennu’r gwaith hwn ar gyfer 2022-23.
Mae angen i Strategaeth newydd y Cyngor hefyd fod yn gyson â gwaith partneriaid ar Gynllun Llesiant y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC), sydd i fod i gael ei gynhyrchu erbyn mis Mai 2023. Bydd y BGC yn cyflawni gwaith sylweddol i ymgysylltu a llunio gweledigaeth fel rhan o ddatblygu ei Gynllun, a gall y Cyngor ddefnyddio'r gwaith hwn i oleuo'r weledigaeth ar gyfer Sir Benfro a fydd yn greiddiol i’r Strategaeth Gorfforaethol newydd.
Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)
Cyfarfod y Cabinet ar 28 Mehefin 2021 lle cymeradwywyd y Rhaglen Weinyddu ddiwygiedig:
Agenda ar gyfer y Cabinet ar ddydd Llun, 28 Mehefin, 2021, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro
Cyfarfod y Cabinet ar 10 Ionawr 2022 lle cytunodd y Cabinet i weithio gyda phartneriaid y BGC i ddatblygu gweledigaeth ar y cyd ar gyfer dyfodol tymor hwy Sir Benfro
Agenda ar gyfer y Cabinet ar ddydd Llun, 10 Ionawr, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro
Agenda a phapurau ar gyfer cyfarfod y BGC a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2021 lle cytunodd partneriaid y BGC i ddatblygu gweledigaeth ar y cyd ar gyfer dyfodol tymor hwy Sir Benfro y byddai'r Cynllun Llesiant nesaf yn cael ei fframio oddi mewn iddi
Agendâu a Chofnodion - Cyngor Sir Benfro
Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)
- Cynnal diwrnod cwrdd i ffwrdd i lunio gweledigaeth gyda'r Cabinet a’r UDA i roi cymorth i adnabod blaenoriaethau strategol y weinyddiaeth am y 5 mlynedd nesaf
- Cynnal gweithdy llunio gweledigaeth ar gyfer y TAE/UDA i ddarparu safbwynt mewnol ar yr uchod i gefnogi'r gwaith hwnnw
- Cynnal gweithdai llunio gweledigaeth ac ymgysylltu gyda'r BGC ac amryw randdeiliaid allweddol a grwpiau cymunedol i gefnogi datblygiad y Cynllun Llesiant nesaf
- Llunio Rhaglen Weinyddu newydd sy’n adlewyrchu blaenoriaethau a dyheadau gwleidyddol ar gyfer y 5 mlynedd nesaf
- Cynhyrchu Strategaeth Gorfforaethol 5 mlynedd newydd, sy’n gyson â'r uchod, erbyn hydref 2022. Bydd y Strategaeth Gorfforaethol yn adlewyrchu materion sy’n ymwneud â'r gweithlu a nodwyd yn yr arolwg staff a gynhaliwyd yn hydref 2022, y Cynllun Ariannol Tymor Canolig 2023 - 2027 sydd wrthi’n dod i’r amlwg a gwaith i lunio gweledigaeth hirdymor. Drwy'r Strategaeth Gorfforaethol, a'r cynlluniau a grybwyllwyd uchod, rydym am gael llawer mwy o gysondeb rhwng cynllunio ariannol a strategol.
SA1:2 Monitro perfformiad corfforaethol
- Perfformiad presennol: 3
- Cyfnod gwella: 3
Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)
Yn dilyn trafodaethau yn y Tîm Rheoli Corfforaethol ar y pryd yn ystod mis Ionawr a mis Chwefror 2021, penderfynwyd adolygu dull y Cyngor o fonitro perfformiad corfforaethol. Cefnogwyd y gwaith hwn gan arbenigwr gwella a secondiwyd i'r Cyngor o’r Gymdeithas Llywodraeth Leol. Yn unol â hynny, fe wnaed gwaith ar draws yr grwpiau’r uwch arweinwyr ac arweinwyr estynedig i nodi cyfres draws-sefydliadol o fesurau perfformiad allweddol a fyddai'n rhoi trosolwg eang o iechyd corfforaethol a sefydliadol. Datblygwyd Cerdyn Sgorio Perfformiad Corfforaethol newydd i ddarparu data amserol i uwch swyddogion ac aelodau gyda'r nod o fynd ati’n well i adnabod materion y mae angen ymyrryd ynddynt.
Fel rhan o gryfhau dull cyfunol y Cyngor o ddeall a monitro perfformiad, mae cyfarfodydd rheolaidd rhwng y Cabinet a’r Uwch Dîm Arwain (UDA) i fynd trwy'r Cerdyn Sgorio Perfformiad Corfforaethol wedi'u sefydlu ac mae hyn yn darparu lle ar gyfer her adeiladol a goruchwyliaeth rhwng y Swyddogion Gweithredol ac uwch swyddogion. Hefyd, defnyddiwyd y Cerdyn Sgorio fel ysgogydd i nodi meysydd o fewn y sefydliad yr ymddengys eu bod yn tanberfformio ac i allu targedu ffocws a gweithgarwch gwella penodol. Un o'r meysydd sefydliadol y defnyddiwyd y dull hwn sy’n ‘mynd at wraidd y mater’ mewn perthynas ag ef yw'r Ganolfan Gyswllt ac amseroedd ymateb i gwsmeriaid. Mae perfformiad yn y maes hwn wedi gwella'n sylweddol yn ddiweddar, ac er mai adnoddau a chapasiti ychwanegol yw'r prif reswm dros hyn, heb os nac oni bai mae’r ffocws a'r sylw penodol ar y maes a ddarperir gan y Cabinet a’r UDA wedi cynorthwyo gyda'r ymdrech i wella.
Mae'r Cerdyn Sgorio hefyd wedi bod yn cael ei gyflwyno'n rheolaidd i'r Tîm Arwain Estynedig (TAE) i sicrhau bod uwch swyddogion o bob rhan o'r sefydliad yn cael cyfle i ddeall a chyfrannu at ddatblygu diwylliant o berfformiad cryfach yn y Cyngor. Hefyd, mae trefn lle cyflwynir adroddiadau monitro perfformiad trwy'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol wedi'i hail-gyflwyno i gylch rhaglennu gwaith y swyddogaeth Trosolwg a Chraffu er mwyn galluogi Aelodau anweithredol i oruchwylio perfformiad, ac er bod hyn yn gadarnhaol mae'n deg dweud bod angen rhagor o waith gydag aelodau o Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu i'w galluogi'n llawn i ddarparu gwerth trwy'r broses hon.
Mae rhywfaint o ddatgysylltiad rhwng monitro ariannol a monitro perfformiad ac mae angen gwaith pellach i ddeall y berthynas rhwng perfformiad a goblygiadau ariannol o ran gwella, a'r effaith y mae cyfyngiadau ariannol yn ei chael ar rai dangosyddion perfformiad allweddol.
Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)
Datblygiad Cerdyn Sgorio Corfforaethol newydd sy'n adlewyrchu mesurau corfforaethol allweddol a rhai mesurau gwasanaeth-benodol sy'n cyflwyno trosolwg eang o iechyd sefydliadol. Cyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol, 20 Ionawr 2022, sy'n cynnwys copi o'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a'r mesurau a gynhwysir ynddo:
Cyflwynwyd cyfarfodydd perfformiad corfforaethol rheolaidd rhwng y Cabinet a’r UDA; mae hyn yn darparu fforwm i arweinwyr Gweithredol ac uwch arweinwyr drafod materion perfformiad a nodi meysydd ar gyfer adolygiadau sy’n ‘mynd at wraidd y mater’ a gwelliant wedi'i dargedu
Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)
- Parhau i adolygu a mireinio’r Cerdyn Sgorio Perfformiad Corfforaethol i sicrhau bod y mesurau sydd ynddo yn addas i'r diben o ran darparu'r wybodaeth reoli angenrheidiol er mwyn ei gwneud yn bosibl adnabod meysydd i’w gwella. Rhan o'r gwaith datblygu hwn yw cysylltu monitro ariannol â monitro perfformiad a byddwn yn archwilio pa fforymau all ychwanegu gwerth at hyn (er enghraifft y Bwrdd Herio Perfformiad a Chyllidebau). Ystyriaeth i gael ei rhoi i fanteision ail-gyflwyno'r Adroddiad Integredig sy’n dod â monitro ariannol, monitro perfformiad, rheoli risg a rheolaeth fewnol at ei gilydd.
- Datblygiad aelodau – cyflwyno hyfforddiant i Aelodau mewn perthynas â rheoli perfformiad a sut i ddeall a dehongli data ar berfformiad yn well er mwyn galluogi goruchwyliaeth a chraffu mwy effeithiol i ddigwydd.
- Cyfrannu at waith i wella dull y Cyngor o ymdrin â data a mewnwelediadau yn enwedig o ran sut mae'r gwaith hwn yn ymwneud â'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a sut y gall technoleg newydd ei gefnogi.
- Llunio Fframwaith Rheoli Perfformiad newydd, gan fynd i'r afael ag argymhellion o adolygiadau allanol o wasanaethau, er mwyn sicrhau bod y modd y mae'r Cyngor yn monitro ac yn adrodd ar wybodaeth am berfformiad yn gywir ac yn gyfredol, gan adlewyrchu newidiadau diweddar. Bydd hyn yn bwydo drwodd i system arfarnu perfformiad y Cyngor
SA1.3: Cynllunio gwasanaethau yn y tymor canolig
- Perfformiad presennol: 3
- Cyfnod gwella: 3
Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)
Mae cynllunio gwasanaethau yn elfen hanfodol a hollbwysig o reoli gwasanaethau’n effeithiol ac mae'n rhan o'r 'edefyn aur' sy'n cysoni’r broses o ddarparu gwasanaethau â blaenoriaethau strategol sefydliadol. Yn gynnar yn 2021, ac yn dilyn bwlch yn y broses oherwydd pandemig Covid, penderfynwyd adolygu'r broses o gynllunio gwasanaethau yn y Cyngor, a newid ffocws cynlluniau gwasanaethau o un blynyddol i orwel tymor canolig 4 blynedd. Roedd yr adolygiad hwn yn amserol o ystyried gwaith cysylltiedig oedd yn digwydd ar yr adeg honno megis yr adroddiad Canfyddiadau Corfforaethol ac adolygiad allanol o'r tîm Polisi a Phartneriaethau.
Cefnogwyd y gwaith o ddatblygu'r broses newydd hon gan y Gymdeithas Llywodraeth Leol (LGA), a hefyd yr ymgynghorwyr annibynnol oedd yn gweithio gyda'r Cyngor ar adolygiadau allanol o wasanaethau. Rhoddodd yr arbenigwyr allanol hyn gyngor a safbwyntiau ar arfer gorau a ddaeth yn sgîl eu profiadau o weithio gyda Chynghorau eraill ac fe helpon nhw i ddatblygu proses oedd yn diwallu anghenion ac amgylchiadau penodol y Cyngor. Hefyd, cyfrannodd yr Uwch Dîm Arwain (UDA), y tîm Arwain Estynedig (TAE) a’r Fforwm Rheolwyr i gyd at y broses.
Yn unol â hynny, cynhyrchwyd canllawiau a thempledi newydd ar gyfer cynlluniau gwasanaethau a oedd yn adlewyrchu'r newid o ffocws blynyddol (tymor byr) tuag at y tymor canolig. Cyflawnwyd y broses o ddatblygu a chynhyrchu cynlluniau gwasanaethau tymor canolig gan Benaethiaid Gwasanaeth/Rheolwyr Corfforaethol rhwng mis Mehefin a mis Awst, gyda chymorth y tîm Polisi a Phartneriaethau, cyn iddynt gael eu hystyried gan yr UDA ym mis Medi 2021.
Ar ôl cwblhau'r broses o gynllunio gwasanaethau trwy gylch cyntaf, cafodd y broses ei hadolygu yn y TAE ym mis Chwefror 2022 lle cynigiodd cydweithwyr eu barn am yr hyn oedd wedi gweithio'n dda a'r hyn yr oedd gofyn ei wella ymhellach er mwyn dysgu gwersi yn barod ar gyfer cylch 2022.
Er bod y newid hwn wedi bod yn gadarnhaol ac wedi ail-wreiddio egwyddorion a phwysigrwydd cynllunio gwasanaethau’n effeithiol ar draws y sefydliad, mae gwaith i'w wneud o hyd i sicrhau bod disgyblaeth cynllunio gwasanaethau yn cael ei phrif ffrydio i waith Penaethiaid Gwasanaeth/Rheolwyr Corfforaethol. Yn arbennig, mae'r cysondeb rhwng blaenoriaethau gwasanaethau a fforddiadwyedd cyllidebol yn dal i fod yn gryn her, gan adlewyrchu casgliadau tebyg a nodir yn SA1.2 mewn perthynas â mesurau perfformiad. Yn rhannol am bod cyllidebau’n cael eu gosod yn flynyddol, nid yw cynlluniau gwasanaethau wedi manteisio'n llawn ar y cyfle i ragfynegi dros y tymor canolig, gan ganolbwyntio yn hytrach ar flaenoriaethau tymor byr a mwy uniongyrchol.
Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)
Canllawiau ynghylch Cynlluniau Gwasanaethau 2021-22
Templed ar gyfer Cynllun Gwasanaeth
Agenda’r TAE 16 Chwefror 2022
Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)
- Parhau i wreiddio disgyblaeth cynllunio gwasanaethau ar sail aml-flwyddyn yn niwylliant a chylch blaengynllunio’r sefydliad
- Cryfhau ffocws tymor canolig cynlluniau aml-flwyddyn ac ail-bennu’r cydbwysedd mewn perthynas â ffocws pennaf ar flaenoriaethau a heriau uniongyrchol, gan adlewyrchu cylch oes y Rhaglen Weinyddu a'r Strategaeth Gorfforaethol yn well.
- Mynd ati ymhellach i wella'r cysondeb ac integreiddio rhwng y cylchoedd cynllunio ariannol a gwasanaethau