Hunanasesiad Blynyddol 2021-22

Crynodeb Gweithredol: SA2 - Cynllunio a rheoli adnoddau

I ddarparu ffordd weladwy a thryloyw o fesur lle rydym ar ein taith wella trwy amser caiff pob is-thema ei sgorio gan ddefnyddio'r system a nodir isod, ac mae’n darparu safbwynt sy’n ystyried y presennol ac yn edrych ymlaen.

• Sgor 1: Perfformiad presennol-Rhagorol - Effeithiol
• Sgor 2: Perfformiad presennol-Da - Wrthi’n gwreiddio
• Sgor 3: Perfformiad presennol-Gweddol - Wrthi’n esblygu
• Sgor 4: Perfformiad presennol- Gwael - Wrthi’n dod i’r amlwg

 

SA2.1: Gosod a monitro'r Gyllideb Flynyddol

SA2.2: Cynllunio ariannol tymor canolig

SA2.3: Rheoli Asesdau Strategol

SA2.4: Cynllunio'r gweithlu

SA2.5: Caffael

 

SA2.1: Gosod a monitro'r Gyllideb Flynyddol

• Perfformiad presennol: 2
• Cyfnod gwella: 2

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Mae'r gyllideb flynyddol yn cael ei gosod bob blwyddyn yn y Cyngor tuag at ddiwedd mis Chwefror/dechrau mis Mawrth cyn hynny. Mewn gwirionedd, mae cymeradwyaeth gan y Cyngor yn benllanw ar broses dros bron i flwyddyn gyfan o amcangyfrif incwm a phwysau o ran costau ar gyfer y flwyddyn nesaf, gan nodi effeithlonrwydd a chynigion twf o yng nghyd-destun y gofynion bod y Cyngor yn datblygu cyllideb fantoledig.

Mae'r Cyngor bob amser wedi cyflawni cyllideb fantoledig ac wedi osgoi defnyddio cronfeydd wrth gefn i ariannu gweithgarwch parhaus. Nid oedd y flwyddyn 2021-22 yn eithriad o gwbl a'r sefyllfa ariannol o ran alldro’r gyllideb refeniw ar 11 Gorffennaf 2022 oedd bod gwariant net y Cyngor ar gyfer 2021-22 yn £242.3m, ar ôl cymryd dyraniadau i ac o gronfeydd wrth gefn i ystyriaeth, ac roedd £1.5m yn llai na'r alldro rhagamcanol yn Chwarter 3 (Cyfnod 9) ar gyfer 2021-22 a £2.4m yn llai na'r gyllideb dreigl yn chwarter 3 (Cyfnod 9) ar gyfer 2021-22.  (Mae'n bosibl y bydd y ffigwr hwn yn cael ei ddiwygio ychydig i ystyried cofnodion cyfrifyddu PFI).

Mae'r Cabinet yn cytuno ar amserlen ar gyfer cynllunio, paratoi a chymeradwyo'r gyllideb bob blwyddyn. Roedd amserlen 2021-22 yn anarferol gan na chytunwyd ar yr amserlen gan y Cabinet tan fis Tachwedd 2020. Roedd hyn yn uniongyrchol o ganlyniad i'r ymateb i COVID.  Ar ôl rhagweld yn wreiddiol mai £8.8 fyddai’r bwlch ariannol ar gyfer 2021-22, amcangyfrifwyd ar 2 Tachwedd 2020 mai £18.4m fyddai cyn i’r ffigwr ostwng yn ôl i £11.9m (£12.5m gan gynnwys twf ychwanegol uwchben pwysau a nodwyd) pan gytunwyd ar y gyllideb yn y Cyngor ar 4 Mawrth 2021.  Gostyngodd o £18.4m oherwydd bod y Cyllid Allanol Cyfun (AEF) gan Lywodraeth Cymru yn well na'r disgwyl. Mae'r adroddiad hwn yn cynnwys rhagdybiaethau cyllidebol allweddol ac mae'r rhan yn cysylltu â’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig. Caiff y cysylltiad â chynllunio gwasanaethau ei gyflawni trwy ragdybio y bydd gwasanaethau'n cadw'r un gyllideb wastad; fodd bynnag, mae gan wasanaethau gyfle i wneud cynigion am gyllid ychwanegol sy'n cael ei ariannu o unrhyw gynnydd mewn cyllid allanol cyfanredol neu gynnydd yn y dreth gyngor.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Mae papur y Cabinet ym mis Tachwedd 2020 yn amlinellu'r gyfres o seminarau aelodau a gynhaliwyd i lunio'r gyllideb. Cyfarfu pob Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ym mis Ionawr 2021 gan graffu ar y gyllideb ac fe'u gwahoddwyd i roi eu barn am y lefel fwyaf priodol o gynnydd yn y dreth cyngor yn eu tyb hwy.

Mae'r Cyngor wedi defnyddio amrywiaeth eang o dechnegau er mwyn ymgysylltu â rhanddeiliaid gan gynnwys y cyfryngau cymdeithasol ac ymgynghoriad ffurfiol. Mae adroddiad sy'n manylu ar y gweithgareddau ymgynghori ac ymgysylltu wedi’i atodi wrth bapurau’r cyllideb ar gyfer cyfarfod y Cyngor ar 4 Mawrth 2021. Er bod dros hanner y 1,439 o ymweliadau â'r dudalen we wedi arwain at weithred gan rywun - er enghraifft gwylio fideo, dim ond 98 o ymatebion ffurfiol i'r arolwg a gyflwynwyd.

Mae’n anorfod bod gosod y Dreth Gyngor yn broses wleidyddol ac roedd y cynnydd y cytunwyd arno yng nghyfarfod y Cyngor ar 4 Mawrth 2021 o 3.75% yn golygu bod Cyngor Sir Penfro yn dal i fod â'r dreth gyngor Band D isaf ymhlith holl awdurdodau lleol Cymru ac un o'r lefelau isaf ledled Cymru a Lloegr.  Roedd y strategaeth gyllidebol yn cynnwys rhagdybiaeth y bydd y bwlch rhwng lefelau’r Dreth Cyngor yn Sir Benfro a gweddill Cymru yn cau dros amser. Arweiniodd y penderfyniad ar gynnydd o 3.75% at gynnal y bwlch ar yr un lefel fwy neu lai.

Cafodd cyllideb 2021-22 ei monitro gan y Cabinet, y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Er mwyn canolbwyntio'r sylw ar gyflawni cyllideb fantoledig, caiff gwariant ei ragamcanu hyd at ddiwedd y flwyddyn. Mae adroddiadau monitro’r gyllideb, os oes angen, yn ysgogi penderfyniadau ar drosglwyddo rhwng cyllidebau neu gall achosi penderfyniadau, megis moratoriwm ar wariant os oes risg o orwario. Mae gwariant net ar ddiwedd y flwyddyn wedi tueddu i fod yn llai na'r swm a ragamcanwyd. Y rheswm dros hyn yw dyraniadau grant hwyr gan Lywodraeth Cymru (gweler y camau gwella)

Cafodd adroddiad monitro alldro’r gyllideb ar gyfer 2021-22 ei ystyried gan y Cabinet ar 11 Gorffennaf 2022 ac fe'i hystyriwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Gorffennaf 2022. Mae'r sefyllfa derfynol o ran yr alldro wedi'i nodi uchod ac elfennau nodedig eraill o'r adroddiad hwn yw:

• Gwerth mawr y grantiau a gyrhaeddodd yn hwyr yn y flwyddyn.  Yr Alldro Gwirioneddol ym mis Gorffennaf 2022 ar gyfer 2021-22 oedd cyfraniad o £27.1m i gronfeydd wrth gefn. Efallai y bydd y ffigwr hwn yn cael ei ddiwygio unwaith y bydd y gwaith ar y Datganiad Cyfrifon wedi'i gwblhau a bydd unrhyw newid perthnasol yn cael ei gyflwyno mewn adroddiad i'r Cabinet.
• Y targed lleihau costau/effeithlonrwydd ar gyfer 2021-22 oedd £7.506 miliwn, gyda £6.088 miliwn, 81.1% yn cael ei gyflawni
• Y prif danwariannau oedd ar gyfer gwasanaethau diwylliannol, Addysg (arall), costau cyllido cyfalaf a chynllun gostyngiadau’r dreth cyngor. Roedd y prif orwariannau mewn Gwasanaethau Canolog, Corfforaethol a Democrataidd, a gofal cymdeithasol i oedolion. Mae tudalennau 5 i 20 o Adroddiad Monitro Alldro Cyllideb y Cyngor Sir 2021-22, y Cabinet 11 Gorffennaf 2022, yn cynnwys gwybodaeth fanwl am orwariannau a thanwariannau

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Fel a nodir yng nghorff yr adroddiad, gosodwyd cyllideb 2021-22 yn y Cyngor ar 4 Mawrth 2021.  Cafodd yr adroddiad monitro alldro ar gyfer 2021-22 ei ystyried gan y Cabinet ar 11 Gorffennaf

Agenda'r Cyngor ar ddydd Iau, 4 Mawrth, 2021, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Agenda ar gyfer y Cabinet ar ddydd Llun, 11 Gorffennaf, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Monitro’r gyllideb yn chwarterol drwy'r Cabinet a'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol

Agenda ar gyfer y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol ar ddydd Iau, 16 Ionawr, 2021, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Goruchwylio gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, er enghraifft, Monitro’r Gyllideb yng Nghyfnod 6 2021-22

Agenda ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ddydd Mawrth, 30 Tachwedd, 2021, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Daw peth o'r dystiolaeth i ategu’r casgliad hwn o ddogfennau mewnol sydd heb eu cyhoeddi.  Mae hyn yn cynnwys:

• Cynllun Ariannol Tymor Canolig ar gyfer Cyllid
• Adolygiad Allanol Corfforaethol

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

Mae cyfraddau chwyddiant uchel (roedd cyfradd y Mynegai Prisiau Defnyddwyr ym mis Mehefin yn 9.3%) yn ei gwneud hi'n anodd i wasanaethau ragweld pa mor bell y bydd eu cyllideb wastad yn mynd. Mae hefyd yn golygu bod disgwyl i'r holl wasanaethau, drwy gynllunio’r gwasanaeth, gynllunio ar gyfer toriadau mewn termau real hyd yn oed os oes posibilrwydd cryf y bydd rhai gwasanaethau yn cael cyllid ychwanegol. Mae adolygiadau allanol wedi awgrymu treialu adolygiadau cyllideb sylfaenol fel dull amgen o osod y gyllideb ar gyfer rhai gwasanaethau.  Fodd bynnag, mae hon yn broses lafurus ac adnodd-ddwys, ac efallai na fydd yn ymarferol yn y tymor byr,

• Argymhellir bod y cyngor yn cyflwyno trefniadau cynllunio ariannol aml-flwyddyn treigl (3-5 mlynedd), sy’n gyson â'r amserlenni cynllunio corfforaethol. Er mwyn i hyn fod yn effeithiol, mae angen iddo gysylltu â chynllunio gwasanaethau yn y tymor canolig yn ogystal â'r cynllun ariannol tymor canolig.
• Cryfhau’r cysylltiad â pholisi a chyllidebau ill dau gyda’r CATC. O fewn cylchoedd cyllideb unigol, cyfyngu ar y defnydd o ddulliau tactegol i arbed cyllid (fel peidio â llenwi swyddi gwag) gyda'r nod o gynyddu canran yr arbedion cyllidebol wedi’u cynllunio sy'n cael eu darparu yn y flwyddyn.
• Efallai y bydd angen cwblhau mwy o waith ar adeg gynharach i lunio cynigion ar gyfer arbedion yn y gyllideb cyn dechrau'r flwyddyn ariannol. Byddai hyn hefyd yn ei gwneud yn bosibl cyflwyno gwahanol opsiynau ar gyfer y gyllideb.
• Rheolwyr i gymryd mwy o berchnogaeth ar fonitro eu cyllidebau eu hunain, gan leihau eu dibyniaeth ar dimau cyllid ar gyfer ymholiadau rheolaidd. Mae cyfle i fanteisio’n fwy ar swyddogaethau ymarferol y system FiMS
• Mae rhai grantiau blynyddol wedi bod ar gael ers blynyddoedd lawer ac yn cyrraedd yn hwyr yn y flwyddyn ariannol - mae cydbwysedd i'w daro rhwng tybio y bydd y grantiau hyn ar gael (sy'n creu risg o orwariant os nad ydynt yn dod i law) a bod yn rhy ofalus a pheidio â chynnwys y grantiau hyn fel incwm tebygol sy’n golygu o bosibl na wneir y mwyaf o'r adnoddau tebygol sydd ar gael i'r Cyngor.
• Mae monitro’r gyllideb yn tynnu gwybodaeth i mewn o ystod eang o systemau TG a bydd angen buddsoddi a chymorth TG ar gyfer y systemau hyn er mwyn cynnal system effeithiol i fonitro’r gyllideb.

 

SA2.2: Cynllunio ariannol tymor canolig

• Perfformiad presennol: 2
• Cyfnod gwella: 2

 Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Cynhyrchir y Cynllun Ariannol Tymor Canolig (CATC) fel rhan o'r broses o osod y gyllideb. Cafodd y CATC diweddaraf ar gyfer y cyfnod rhwng 2022-23 a 2025-26 ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 3 Mawrth 2022 a chafodd ei atodi wrth bapurau’r gyllideb. Mae'r cynllun yn rhychwantu pedair blynedd.

Mae'r CATC yn cynnwys gwybodaeth gyd-destunol am flaenoriaethau'r Cyngor, ac ystyriaethau allweddol ar gyfer darparu gwasanaethau dros y tymor canolig megis pwysau’r galw. Mae hefyd yn cynnwys gwybodaeth am agweddau technegol ar gyllideb y Cyngor fel cronfeydd wrth gefn yn ogystal â maint y bwlch cronnus o ran cyllid y mae'r Cyngor wedi gorfod ei gau dros yr wyth mlynedd ddiwethaf, rhyw £110.6m rhwng 2014-5 a 2021-22. Un o'r rhesymau am faint y bwlch hwn yw nad yw Cyllid Allanol Cyfun wedi aros gyfuwch â lefel y pwysau o ran chwyddiant, y galw, pwysau demograffig a phwysau deddfwriaethol y mae'r Cyngor wedi'u profi.

Mae'r CATC yn cynnwys set o ragdybiaethau, wedi'u nodi mewn ffordd dryloyw a hygyrch ynglŷn â sut y bydd lefelau cyllid a chost gwasanaethau a'r galw am wasanaethau’n datblygu dros y tymor canolig. Yn anochel ceir ansicrwydd ac mae'r CATC yn cyflwyno tri senario i alluogi'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau i reoli risg. Mae'r CATC hefyd yn cynnwys senarios gwahanol yn seiliedig ar wahanol gyfraddau'r Dreth Gyngor. Er hynny mae'n werth nodi bod y Drech Gyngor yn rhoi cyfrif am 26.2% o gyllideb gwariant net y Cyngor, sy'n golygu bod gan y Cyngor reolaeth gymharol uniongyrchol dros y cyllid y mae ei angen arno i ddarparu gwasanaethau. 

Mae'r CATC yn cynnwys rhagolwg tymor hwy sy'n codi'r posibilrwydd y bydd y gyfran o gyllideb y Cyngor sy'n cael ei gwario ar ofal cymdeithasol ac addysg yn cynyddu ar draul yr holl wasanaethau eraill ochr yn ochr ag asesiad o risgiau allweddol eraill. Mae'n amlwg bod y risg yma'n cynyddu.

Mae'r CATC yn cynhyrchu amcangyfrifon o'r bwlch o ran cyllid ar gyfer pob un o'r pedair blynedd y mae'n eu rhychwantu. I grynhoi, y senarios gorau, mwyaf tebygol a gwaethaf dros bedair blynedd y cynllun presennol oedd £35.5m, £39.6m a £52.5m yn y drefn honno.

Rhennir drafftiau a rhagdybiaethau cynnar sy'n sail i'r CATC gydag Aelodau trwy seminarau ar y gyllideb. Fodd bynnag, fel a nodwyd gan Ganfyddiadau Corfforaethol o Adolygiadau Allanol, mae'r ffocws yn tueddu i fod ar y flwyddyn ariannol sydd i ddod er mwyn sicrhau cyllideb fantoledig yn hytrach na beth yw'r darlun dros bedair blynedd.

Mae'r rhagamcanion presennol ar gyfer chwyddiant yn uwch na'r hyn a ragwelwyd yn flaenorol ac mae hyn ynghyd â'r posibilrwydd o ddirwasgiad economaidd wedi cyflwyno lefel uwch o ansicrwydd i gynllunio ariannol tymor canolig nag ar unrhyw adeg ers argyfwng ariannol 2008.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Cytunwyd ar y Cynllun Ariannol Tymor Canolig fel rhan o bapurau'r Cyngor ar 3 Mawrth 2022

Agenda'r Cyngor ar ddydd Iau, 3 Mawrth, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Daw peth o'r dystiolaeth i ategu’r casgliad hwn o ddogfennau mewnol sydd heb eu cyhoeddi. Mae hyn yn cynnwys:

• Adolygiad allanol o’r Gwasanaeth Cyllid
• Adolygiad Allanol o’r Gwasanaeth Corfforaethol

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

Mae pob Cynllun Ariannol Tymor Canolig yn dibynnu ar lunio rhagdybiaethau ynglŷn â lefelau cyllid y Llywodraeth, lefelau’r dreth gyngor, chwyddiant sy’n ymwneud â’r gweithlu a chwyddiant nad yw’n ymwneud â’r gweithlu, y galw, pwysau demograffig a phwysau deddfwriaethol yn y dyfodol. Wrth i 2022-23 fynd rhagddi, mae'r rhagdybiaethau y gwnaethom eu llunio, yn seiliedig ar yr wybodaeth orau a oedd gennym wrth i ni ddatblygu’r CATC wedi cael eu goddiweddyd gan ddigwyddiadau ac maent bellach i’w gweld yn rhy optimistaidd. Mae'n debygol bod lefel yr ansicrwydd yn ystod 2022-23 yn llawer uwch nag ar unrhyw adeg yn ystod y degawdau diwethaf, ond natur cynllunio ariannol tymor canolig yw bod ansicrwydd yn bodoli bob amser a fydd yn cael ei gadarnhau yn ddiweddarach ac y byddir yn ymdrin ag ef. Mae ceisio llunio 'rhagfynegiadau gwell' yn llai tebygol o fod yn effeithiol na chynnal dull sy'n seiliedig ar risg sy'n galluogi penderfynwyr i gynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf mewn cynlluniau treigl.

• Ein cam gwella allweddol yw integreiddio’r broses cynllunio ariannol tymor canolig gyda chynllunio corfforaethol gan osod cyllidebau aml-flwyddyn dangosol sy'n gyson â chyflawni blaenoriaethau'r cyngor. Argymhellodd yr adroddiad Canfyddiadau 
• Corfforaethol fod y CATG yn cydblethu blaenoriaethau corfforaethol gyda'i gilydd drwy gyfres o gynlluniau tymor canolig sy'n ymdrin â chynllunio gwasanaethau a chynllunio'r gweithlu. 
• Mae angen i ni symud i sefyllfa lle rydym yn edrych i'r tymor canolig, neu’r tu hwnt i hynny yn hytrach na chanolbwyntio ar flaenoriaethau uniongyrchol y flwyddyn ariannol sydd i ddod ac yn gosod cyllidebau aml-flwyddyn dangosol sy'n gyson â chyflawni blaenoriaethau'r cyngor.
• Mae angen cynnwys rhagdybiaethau’r CATC yng nghynlluniau gwasanaethau gan bod y trefniadau cynllunio ariannol presennol, yn ymarferol, yn seiliedig ar gylch blynyddol. Byddai symud i gylch aml-flwyddyn treigl yn annog aelodau a swyddogion i ystyried cynaliadwyedd cynlluniau'r cyngor dros y tymor canolig a hwy yn unol â'r ddyletswydd cynaliadwyedd. Bydd hefyd o fwy o gymorth i archwilio ffyrdd mwy arloesol o wneud arbedion, megis prosiectau a ariennir â chyllid cyfalaf i wneud arbedion refeniw dros y tymor canolig

 

SA2.3: Rheoli Asesdau Strategol

• Perfformiad presennol: 3
• Cyfnod gwella: 3

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Eiddo yw ased mwyaf gwerthfawr y Cyngor ar ôl pobl, ac mae rheoli eiddo'n effeithiol yn hanfodol i'r Cyngor wella'r ffordd y mae'n darparu gwasanaethau ac yn cefnogi cymunedau. Mae'r swyddogaeth eiddo yn hanfodol i waith effeithiol ac effeithlon y Cyngor drwy ddarparu swyddfeydd a mannau eraill ar gyfer darparu gwasanaethau’r Cyngor.  Mae'n cefnogi Amcanion Llesiant y Cyngor yn enwedig o ran adfywio (caffael a gwaredu asedau) a chefnogi perthynas newydd gyda chymunedau (trwy drosglwyddo asedau cymunedol).

Mae'r adain Eiddo hefyd yn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd a busnesau, er enghraifft Maes Awyr Hwlffordd, gan ddarparu unedau ar ystadau diwydiannol i'w rhentu a rheoli ystâd County Farm. Mae hyn yn cynhyrchu 60 o ymholiadau’r dydd i'r Ddesg Gymorth Eiddo, sydd efallai'n uwch na'r disgwyl o ystyried natur gymharol arbenigol y gwasanaethau a ddarperir yn uniongyrchol gan yr adain Eiddo. 

Gall yr adain Eiddo gyfeirio at rai llwyddiannau nodedig yn 2021-22, megis gwaredu asedau dros ben fel Cherry Grove a Hen Ysgol Arberth (yn y ddau achos, penllanw prosiectau hirfaith i ddod o hyd i ddefnydd priodol a bydd y ddau eiddo’n cael eu defnyddio gan grŵp cymunedol yn awr) ac maent wedi caffael 57 eiddo i'w defnyddio ar gyfer tai fforddiadwy. Gwnaed cynnydd ar ddatblygu Cynllun rheoli Asedau Strategol newydd a gwella systemau gwybodaeth.

Er bod y Gwasanaeth Eiddo hefyd wedi gwneud cyfraniad i'r gyllideb gorfforaethol (trwy dderbyniadau cyfalaf ac ailbrisio cyfraddau a thrafod cytundebau eiddo), mae'n anodd asesu a yw cyfraniad ariannol asedau perthnasol yn cael ei gynyddu i’r eithaf. Mae gwendidau mewn gwybodaeth am gyflwr asedau yn ei gwneud hi'n anodd asesu perfformiad gan ddefnyddio'r egwyddor datblygu cynaliadwy.  Mae perfformiad ariannol cyffredinol cyllideb Tîm y Gwasanaeth Eiddo wedi dangos gwelliant sylweddol dros y deng mlynedd ddiwethaf, er enghraifft trwy fwy o incwm rhent. Mae gwariant net ar gyfer y gwasanaeth wedi gwella dros y blynyddoedd diwethaf i warged o £635k (alldro a ragwelir ar gyfer 2020/21). Cynhyrchwyd y gwarged hwn gyda gwariant net o ryw £2.782 miliwn ac incwm o ryw £3.241 miliwn.

Fodd bynnag, mae nifer o faterion corfforaethol y mae angen mynd i'r afael â nhw ar gyfer Eiddo. Mae'r rhain yn cynnwys: diffyg cynllun strategol cyfoes sy'n nodi'r hyn y mae ar y sefydliad cyfan ei eisiau o'r eiddo y mae’n berchen arno; y ffaith bod cyfrifoldeb am agweddau ar eiddo wedi’i rannu mewn modd tameidiog ar draws y sefydliad a gwybodaeth gyfyngedig am sut y mae asedau'n perfformio a'r lefelau tebygol o fuddsoddiad y bydd eu hangen ynddynt yn y dyfodol.

Mae rhywfaint o'r wybodaeth reoli y mae ei hangen ar yr adain Eiddo naill ai'n hen (megis arolygon o gyflwr asedau) a/neu mae angen mwy o waith er mwyn cefnogi mwy o effeithlonrwydd gweinyddol. Mae hyn yn effeithio ar ein gallu i gynhyrchu'r prisiadau cywir y mae eu hangen yn ein cyfrifon. Mae adroddiadau Archwilio Mewnol yn ogystal ag Archwilio Cymru wedi tynnu sylw at y mater yma.

Mae'r gwasanaeth hefyd dan bwysau oherwydd diffyg staff sydd wedi'u hyfforddi’n addas, ac mae wedi cael anhawster recriwtio a chadw staff newydd. Mae hyn yn adlewyrchu sefyllfa ehangach o fewn y sector ac mae’n arwydd hefyd o faterion recriwtio a chadw ehangach ar draws llawer o wasanaethau cynghorau ac yn y sector cyhoeddus yn gyffredinol.

Gan nad oes gan yr adain Eiddo gasgliad eang o ddangosyddion perfformiad mae'n anodd barnu effeithiolrwydd y gwasanaeth na pha mor dda y mae'r Cyngor yn ei gyfanrwydd yn rheoli ei asedau. Mae datblygu dangosyddion perfformiad effeithiol yn flaenoriaeth. 

Ceir problemau hysbys o ran capasiti mewn timau sy'n gweithio'n agos gyda’r adain eiddo, yn enwedig cynnal a chadw adeiladau, sy'n effeithio ar allu'r sefydliad i gynllunio gwaith ataliol (er mwyn atal asedau rhag dirywio) a chynnal prisiadau cywir

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Bydd Archwilio Cymru yn cyhoeddi ei adroddiad ar Reoli Asedau fel rhan o'i Brosiect Llamu Ymlaen ar ddiwedd mis Hydref / ym mis Tachwedd. Mae drafft o’r adroddiad hwn wedi goleuo'r asesiad yma

Fe wnaeth y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gwasanaethau Adolygu’r Gwasanaethau Eiddo yn ei gyfarfod ar 16 Tachwedd 2021. Cafodd yr adroddiad ar ei ganfyddiadau ei ystyried a'i dderbyn gan y Cabinet yn ei gyfarfod ar 14 Mawrth 2022.

Agenda ar gyfer y Cabinet ar ddydd Llun, 14 Mawrth, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Daw peth o'r dystiolaeth i ategu’r casgliad hwn o ddogfennau mewnol sydd heb eu cyhoeddi. Mae hyn yn cynnwys:

• Adolygiad Archwilio Mewnol o’r Gwasanaethau Eiddo
• Adolygiad Allanol o’r Gwasanaethau Eiddo
• Cynllun Gwasanaeth Tymor Canolig y Gwasanaethau Eiddo

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

• Mae'r argymhellion yn yr Adolygiad Allanol o’r Gwasanaethau Eiddo yn crynhoi'r camau y mae angen eu hystyried a / neu eu cymryd. Mae'r camau hyn yn debyg i'r camau gweithredu yn adroddiad drafft Llamu Ymlaen Archwilio Cymru. Gan bod y ddau adroddiad a gynhyrchwyd yn annibynnol yn gwneud argymhellion tebyg ar gamau gwella, mae hyn yn rhoi llawer o sicrwydd i ni bod y camau hyn mewn sefyllfa dda i gyflawni
• Mae rhai o'r camau hyn ar lefel gorfforaethol, er enghraifft, o fewn datblygiad ail gam Model Gweithredu Targed newydd i'r Cyngor, penderfynu a ddylid ail-drefnu'r swyddogaeth i ddarparu swyddogaeth landlord corfforaethol. Mae eraill ar lefel gwasanaeth ac mae'r rhain wedi'u rhestru isod:
• Cynhyrchu Cynllun Rheoli Asedau Strategol newydd sy'n nodi'n glir o dan ba amgylchiadau yr ydym yn dal asedau eiddo ac sy’n datblygu ein portffolio eiddo fel ei fod yn cefnogi taith wella ehangach y Cyngor. Mae'r cynllun ar ffurf fersiwn ddrafft ddatblygedig ac mae'n mynd i'r afael â pherfformiad ariannol ein hasedau – mae maint yr her ariannol y mae'r cyngor yn ei hwynebu'n golygu bod angen i eiddo fod yn gyson â blaenoriaethau corfforaethol a bod angen cynyddu perfformiad ariannol i’r eithaf (fwy neu lai wedi’i wneud)
• Gwella ansawdd y wybodaeth sydd gennym am ein hasedau a chyflwyno amserlen o arolygiadau fel ein bod yn hyderus am eu gwerth a bod hynny’n cael ei ddefnyddio i oleuo'r broses benderfynu. Mae gwaith yn mynd rhagddo i flaenoriaethu a threfnu'r arolygiadau hyn
• Datblygu set o ddangosyddion perfformiad ar gyfer y gwasanaeth, gan gynnwys data wedi'i feincnodi, fel y gall y Cyngor dracio sut y mae asedau eiddo’n cyfrannu at ei nodau a bod y dangosyddion hyn yn cael eu monitro'n gorfforaethol.
• Roedd yr adolygiad allanol ac adroddiad Archwilio Cymru yn cynnwys argymhellion ynghylch adolygu strwythurau llywodraethu mewn perthynas ag asedau, swyddogaeth sy'n cael ei chyflawni ar hyn o bryd gan y Grŵp Rheoli Asedau Corfforaethol. Roedd yr adolygiad allanol hefyd yn argymell sefydlu cyfarfodydd rheolaidd gyda'r aelod Cabinet perthnasol a chydweithwyr mewnol i hwyluso cyfathrebu ynghylch materion eiddo ac i reoli risg
• Sicrhau bod gan y gwasanaeth adnoddau priodol ac yn arbennig, sicrhau bod y cymorth y mae ei angen ar gyfer y broses trosglwyddo asedau cymunedol yn cyfateb ag uchelgais y Cyngor yn y maes hwn

 

SA2.4: Cynllunio'r gweithlu

• Perfformiad presennol: 3
• Cyfnod gwella: 3

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Cyd-destun

Mae cynllunio'r gweithlu yn llawer ehangach na gwaith y Gwasanaeth Adnoddau Dynol, er bod cymorth ac arbenigedd y gwasanaeth Adnoddau Dynol yn y maes hwn yn allweddol.

I roi’r cyd-destun, mae dros 90% o’r bobl sy'n gweithio i'r Cyngor hefyd yn byw yn Sir Benfro, canran uchel sy'n adlewyrchu'r ardal ymylol. Mae hyn yn golygu bod ffactorau fel marchnad dai leol Sir Benfro yn chwarae rhan fwy sylweddol yn ein gallu i recriwtio nag y byddent mewn rhai awdurdodau eraill. Cyn y pandemig roedd Sir Benfro, fel nifer o gynghorau eraill, wedi profi problemau recriwtio a chadw ar gyfer amrywiaeth o swyddi gan gynnwys: rolau addysgu ac arwain mewn ysgolion, cynllunio, peirianneg, cyllid a gwaith cymdeithasol. Yn ystod 2021-22 wrth i'r economi ddechrau tyfu, mae'r anawsterau recriwtio hyn wedi dod yn fwy eang ac yn fwy llym. Mae llawer o'r sefydliadau yr ydym yn gweithio gyda nhw i ddarparu gofal cymdeithasol hefyd yn profi problemau recriwtio difrifol. Mae gwybodaeth am ddemograffeg gweithlu a bylchau cyflog Sir Benfro yn cael ei chyhoeddi'n flynyddol.

Prosiectau allweddol

Cryn dipyn o waith a wnaed gan y Gwasanaeth Adnoddau Dynol i alluogi'r Cyngor i ymateb i bandemig COVID-19 trwy gydol 2021-22 gan bod llawer o weithwyr mewn rolau dros dro neu'n dychwelyd i rolau parhaol wrth i brosiectau COVID orffen.

Cefnogi'r awdurdod gyda phenodiadau a rhaglenni sefydlu mewn swyddi allweddol yn dilyn ymadawiad y Prif Weithredwr blaenorol (gweler yr adran ar SA3.3). Mae Model Gweithredu Targed newydd wedi'i ddylunio a bu angen cymorth helaeth gan yr adran Adnoddau Dynol i ddylunio swydd ddisgrifiadau newydd a helpu i reoli’r broses o recriwtio i swyddi allweddol yn rhan olaf 2021-22 ac i mewn i 2022-23.

Datblygu rhaglen brentisiaethau a 25 o weithwyr ar raglen brentisiaethau ar hyn o bryd gyda 12 arall i’w cynefino. Mae gwaith yn cael ei wneud i sefydlu rhaglen fwy blynyddol a thrafodaethau'n digwydd gydag Awdurdodau eraill i rannu'r arfer gorau.

Wedi parhau i fuddsoddi mewn hyfforddiant ar draws ystod eang o feysydd. Mae hyn yn amrywio o hyfforddiant arweinyddiaeth a rheoli i hyfforddiant mwy generig, er enghraifft, addasu i weithio hybrid. Mae proses ar wahân ar gyfer cynllunio, hyfforddi a datblygu’r gweithlu Gofal Cymdeithasol, ac mae yna gynllun penodol. Cyflwynir peth o hyn ar lefel ranbarthol (gweler adran SA4.2). Er bod ganddo ffocws allanol, mae gan dîm Gwaith yn yr Arfaeth y Cyngor, sy'n darparu rhaglenni cyflogaeth a sgiliau i helpu pobl i symud i mewn i gyflogaeth, rôl i ddiwallu anghenion sgiliau'r Cyngor ei hun hefyd.

Mae gofal cymdeithasol yn gweld llwyddiant wrth fynd i'r afael â materion y gweithlu drwy ehangu'r dull hyfforddi 'tyfu eich talent eich hun' a denodd y llwyth olaf o chwe swydd newydd ar gyfer gweithwyr cymdeithasol dan hyfforddiant 60 o ymgeiswyr. Mae fframwaith Cymhwysedd ar waith i roi strwythur ar gyfer dilyniant ac i wella cyfraddau cadw gweithwyr cymdeithasol sydd newydd gymhwyso.

Mae gan y gwasanaeth Adnoddau Dynol rôl allweddol o ran cyflawni ein hamcanion cydraddoldeb fel cyflogwr. Mae camau ymarferol i fynd i'r afael â diffyg cynrychiolaeth ddigonol yn y gweithlu'n cael eu cyflawni drwy'r rhaglen kick-start a rhoddwyd lleoliadau i 113 o oedolion ifanc. Mae'r Bwlch Cyflog Rhwng y Rhywiau wedi gostwng o 6.7% yn 2019 i 4.6% yn 2021 (gweler hefyd yr adroddiad cydraddoldeb).

Sefydlwyd system arfarnu perfformiad yn ystod 2021-22. Mae hon yn atgyfnerthu'r safonau ymddygiad a fabwysiadwyd mewn blynyddoedd blaenorol a bydd y defnydd o'r system newydd yn orfodol drwy'r sefydliad yn y flwyddyn 2022-23. 

Ar gyfer cysylltiadau â gweithwyr – Strwythurau pwyllgorau cyd-drafod adrannol a chorfforaethol yn eu lle. Blaenoriaeth benodol ar gyfer 2021-22 oedd cynyddu'r defnydd o gyfryngu a datrys anghydfodau’n anffurfiol i dawelu gwrthdaro yn y gwaith. Mae cyfryngu wedi'i wreiddio yn ein dull o ddatrys gwrthdaro – ond yn gyfyngedig i garfan fach o swyddogion adnoddau dynol hyfforddedig; angen buddsoddi mewn rhaglen dreigl o ardystiad ACAS. Bydd gwaith yn parhau i ddatblygu'r Fewnrwyd Adnoddau Dynol i wella'r gyfres o 'becynnau cymorth' ymhellach.

Ar gyfer lles, fel rhan allweddol o les cyffredinol yn ogystal â chyfraddau cadw, rydym wedi cynnal Safon Iechyd Corfforaethol Llywodraeth Cymru ar lefel Arian ac wedi cynllunio ar gyfer Rhaglen Lles yn y Gweithle, pecyn o hyfforddiant a chymorth i Reolwyr Llinell i gefnogi iechyd meddwl eu timau gan ddefnyddio Cynlluniau Gweithredu Lles Mind.  Mae'r Cynllun Gweithredu Amser i Newid Cysylltiedig wedi'i ddiweddaru ar y fewnrwyd a chynllun Hyrwyddwyr Amser i Newid wedi'i ail-lansio yn dilyn rhoi hyfforddiant cychwynnol.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Bydd Archwilio Cymru yn cyhoeddi ei adroddiad ar gynllunio Gweithlu'r Cyngor fel rhan o'i Brosiect Llamu Ymlaen ar ddiwedd mis Hydref / ym mis Tachwedd. Mae drafft o’r adroddiad hwn wedi goleuo'r asesiad yma

Pennwyd ein hadroddiad ar Gydraddoldeb o ran cyflogaeth drwy Benderfyniad Aelod Cabinet Unigol gan yr Aelod Cabinet ar gyfer Addysg a Dysgu. Mae'r aelod Cabinet hwn hefyd yn gyfrifol am gydraddoldeb.

Agenda ar gyfer Penderfyniad Aelod Cabinet Unigol - Addysg a Dysgu Dydd Mercher, 9 Mawrth, 2022, 4.45 p.m. - Cyngor Sir Penfro

Daw peth o'r dystiolaeth i ategu'r casgliad hwn o ddogfennau mewnol sydd heb eu cyhoeddi. Mae hyn yn cynnwys:

• Adolygiad allanol o’r adran Adnoddau Dynol
• Cynllun Gwasanaeth Tymor Canolig yr adran Adnoddau Dynol

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

Mae Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad o reoli'r gweithlu fel rhan o ddarn ehangach o waith y mae wedi'i wneud ar adferiad Covid. Argymhellodd hwn fod y sefydliad yn ei gyfanrwydd yn datblygu cynllun Gweithlu, ac mae hyn hefyd yn neges o’r adolygiad allanol o’r adran Adnoddau Dynol.  Er bod cynllun drafft yn bodoli, mae'r ddau adolygiad yn pwysleisio pwysigrwydd cydblethu cynllun newydd ar gyfer y gweithlu â chynlluniau tymor canolig eraill. Mae Archwilio Cymru wedi argymell defnyddio’r egwyddor datblygu cynaliadwy i wneud hyn.  Bydd y strategaeth newydd yn canolbwyntio'n benodol ar lwybrau gyrfa mewn proffesiynau allweddol lle mae gennym faterion recriwtio a chadw a bydd yn ategu Strategaeth y Gweithlu Gofal Cymdeithasol a'r strategaeth ddrafft ar gyfer y gweithlu Addysg.

Parhau i ehangu'r defnydd o brentisiaethau ar draws y Cyngor a monitro’r nifer sy’n manteisio arnynt yn ôl nodweddion gwarchodedig allweddol. Er bod ar y llwybr 'tyfu eich talent eich hun' i fynd i'r afael â bylchau o ran sgiliau angen amser i fod yn effeithiol (yn ogystal â bod angen capasiti i oruchwylio) effeithir arno lawer yn llai gan y problemau presennol gydag argaeledd tai. Ymhlith y blaenoriaethau ar gyfer hyfforddiant, nad ydynt eisoes wedi'u cynnwys trwy brentisiaethau, mae Arweinyddiaeth a rheolaeth, datblygu cymwyseddau rheoli craidd, hyfforddiant rheolaeth ariannol a pharhau i gyflwyno'r rhaglen newid diwylliant a safonau ymddygiad

Gwella gwybodaeth ar gyfer dangosyddion perfformiad drwy ddatblygu set o fesurau perfformiad a chanlyniadau sy'n adlewyrchu uchelgeisiau'r Cyngor ar gyfer ei weithlu, a monitro'r mesurau hyn ar lefel gorfforaethol, gan gynnwys adroddiadau a goruchwyliaeth ffurfiol a meincnodi perfformiad ar reoli'r gweithlu gyda sefydliadau eraill

Mae ar y Gwasanaeth Adnoddau Dynol eisiau gweithio'n agosach gydag adrannau mewn rôl partner busnes lawnach (gan ddarparu cyngor, arweiniad a mewnwelediad lefel uchel i Dimau Rheoli Adrannol). Ochr yn ochr â hyn, mae angen datblygu systemau Adnoddau Dynol ymhellach i wireddu eu gallu fel y gall rheolwyr gwasanaethau gael yr wybodaeth y mae ei hangen arnynt heb gymorth yr adran Adnoddau Dynol. Bydd hyn yn adeiladu ar y gwaith sydd wedi'i wneud dros y flwyddyn ddiwethaf a blaenoriaethau tymor byrrach fydd digideiddio recriwtio ymhellach yn ogystal â rheoli absenoldeb. Bydd hyn yn adeiladu ar y gwaith sydd eisoes ar y gweill i fanteisio'n llawn ar alluoedd y system iTrent . 

Yn ystod hydref 2022, bydd y Cyngor yn dechrau ar arolwg staff sy'n cael ei reoli gan Culture Amp. Y canlyniad yr ydym am ei gyflawni o'r gwaith hwn yw cynllunio'r gweithlu’n well. Bydd yr arolwg yn edrych ar feysydd allweddol fel:

• Delwedd/canfyddiad am y sefydliad
• Lles
• Grymuso Cyfathrebu
• Rheoli perfformiad Cyfleoedd gyrfa
• Amrywiaeth a Chynhwysiant
• Gwobrwyo
• Arweinyddiaeth
• Llwyth gwaith a Hyblygrwydd

 

SA2.5: Caffael

• Perfformiad presennol: 2
• Cyfnod gwella: 2

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Mae gan y Cyngor dîm caffael bach, arbenigol o chwech o bobl gyda chynlluniau i'w ehangu er mwyn cefnogi caffael lleol gan gynyddu maint y tîm i saith. Hefyd, mae’r gwasanaeth yn darparu gwasanaethau i Goleg Sir Benfro a’r Consortiwm Gwella Addysg Partneriaeth o dan gytundebau ffurfiol.

Bu gan y tîm rôl hanfodol ochr yn ochr â thimau eraill o ran cefnogi busnesau yr ydym yn contractio â hwy yn ystod pandemig COVID. Mae gan y Cyngor hanes cryf o ddefnyddio cyflenwyr lleol ond mae cyfle i wella lefel y cymorth i fusnesau lleol gystadlu am ein gwaith ac mae angen i gwreiddio gwerth cymdeithasol yn ffurfiol yn ein prosesau caffael.  Mae hefyd wedi rheoli’r broses o gaffael nwyddau a gwasanaethau yn ystod COVID i sicrhau bod prosesau'n cydymffurfio â rheoliadau, gan reoli risg.

Cafodd adolygiad allanol o'r gwasanaeth ei gynnal ac fe gwblhawyd yr adroddiad ym mis Ionawr 2022. Fe wnaeth yr adolygiad sylwadau am y cyfraniad y mae'r gwasanaeth wedi'i wneud at arbedion dros flynyddoedd ariannol blaenorol trwy reoli categorïau a lefel y sgiliau a'r wybodaeth o fewn y tîm mewn maes sy’n dechnegol. Nododd yr adolygiad fod angen parhau i weithio ar ddatblygiad proffesiynol a bod cyd-destun y gwasanaeth caffael yn newid a’i bod yn amserol ail-edrych ar y weledigaeth sydd yn sail i'r gwasanaeth a'r hyn y mae ar y Cyngor, yn ei gyfanrwydd, ei eisiau gan yr holl sefydliad.

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn herio awdurdodau lleol i ddefnyddio caffael fel ffordd o gyflawni amcanion llesiant. Mae'r Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) yn cynnwys darpariaethau i sefydlu dyletswyddau ar gyrff cyhoeddus i sicrhau bod caffael cyhoeddus yn cael ei wneud mewn modd sy'n gyfrifol yn gymdeithasol, gan ddefnyddio grym pwrs y wlad er budd eang pobl a chymunedau yng Nghymru. Yn olaf, mae ymateb y Cyngor i newid hinsawdd yn rhannol ddibynnol ar reoli'r allyriadau carbon sy'n gysylltiedig â gwariant gyda darparwyr allanol.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Daw peth o'r dystiolaeth i ategu'r casgliad hwn o ddogfennau mewnol sydd heb eu cyhoeddi. Mae hyn yn cynnwys:

• Adolygiad Allanol o’r Gwasanaeth
• CGTC ar gyfer Caffael

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

• Mae'r gwasanaeth caffael yn gweithio gyda gweddill y Cyngor i ddatblygu gweledigaeth ar gyfer yr hyn y mae ar y sefydliad cyfan ei eisiau o gaffael yn ei gyfanrwydd. Bydd hyn yn goleuo'r strategaeth gaffael newydd.
• Defnyddio’r cyfle wrth ail-ddrafftio'r strategaeth gaffael i'w hymgorffori o fewn strategaeth fasnachol ehangach. Bydd hon yn dasg gymharol gymhleth gan y bydd angen i'r strategaeth newydd:

• gysylltu â’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig
• egluro polisi'r Cyngor ar faterion strategol megis rôl BBaCh, cymryd camau ymlaen o ran sut y gall caffael helpu i gyflawni dyfodol di-wastraff a di-garbon
• cynnwys strategaeth incwm.  Mae angen i'r strategaeth incwm werthuso'r cyfleoedd ar gyfer masnachu o dan y Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol newydd a chadarnhau'r parodrwydd i dderbyn risg mewn perthynas â masnachu.
• Roedd gwariant trydydd parti'r Cyngor yn £228M ym mlwyddyn ariannol 2021-22. Mae hyn yn golygu bod gan hyd yn oed godiadau canrannol cymedrol yn y swm a gaiff ei wario’n lleol y potensial i wneud gwahaniaeth sylweddol o ran helpu i greu a chynnal yr economi leol gan felly chwarae rhan bwysig yn ein strategaethau atal tlodi. Bydd angen i ni ddatblygu dangosyddion perfformiad i fesur ein cynnydd.
• Bydd fersiwn ddrafft y Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) yn effeithio'n uniongyrchol ar waith y gwasanaeth. Yn ôl Llywodraeth Cymru, mae'r Bil drafft hefyd yn cynnwys 'darpariaethau i sefydlu dyletswyddau ar gyrff cyhoeddus i sicrhau bod caffael cyhoeddus yn cael ei wneud mewn modd sy'n gyfrifol yn gymdeithasol, gan ddefnyddio grym pwrs y wlad er budd eang pobl a chymunedau yng Nghymru'. Ar adeg ysgrifennu mae’r Bil yng Nghyfnod 1, ar ôl cael ei gyflwyno i'r Senedd ar 7 Mehefin 2022.