Hunanasesiad Blynyddol 2021-22

Crynodeb Gweithredol: SA3- Arweinyddiaeth a Llywodraethu

I ddarparu ffordd weladwy a thryloyw o fesur lle rydym ar ein taith wella trwy amser caiff pob is-thema ei sgorio gan ddefnyddio'r system a nodir isod, ac mae’n darparu safbwynt sy’n ystyried y presennol ac yn edrych ymlaen.

• Sgor 1: Perfformiad presennol-Rhagorol - Effeithiol
• Sgor 2: Perfformiad presennol-Da - Wrthi’n gwreiddio
• Sgor 3: Perfformiad presennol-Gweddol - Wrthi’n esblygu
• Sgor 4: Perfformiad presennol- Gwael - Wrthi’n dod i’r amlwg

 

SA3.1: Trosolwg a Chraffu

SA3.2: Cyfranogiad democrataidd

SA3.3: Archwilio a llywodraethu

SA3.4: Diogelu

 

SA3.1: Trosolwg a Chraffu

• Perfformiad presennol: 3
• Cyfnod gwella: 3

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Cynhaliwyd adolygiad Her Cymheiriaid Corfforaethol ym mis Chwefror 2020 ac roedd yr adroddiad arno’n cynnwys y canfyddiadau trosfwaol canlynol mewn perthynas â Throsolwg a Chraffu yn yr Awdurdod:

• Er y gwelir bod rhai o Bwyllgorau Craffu'r cyngor yn effeithiol ac yn gwneud gwahaniaeth, gwelir nad yw eraill yn agos at fod yn gweithredu’n ddigon da
• Amlygwyd pryderon am effeithiolrwydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol yn arbennig ond nid yw ar ei ben ei hun

Materion penodol a amlygwyd o fewn yr adroddiad:

• Cyfarfodydd ddim yn rhai â chworwm, neu berygl o hynny, mewn amgylchiadau na ellid eu disgrifio fel rhai eithriadol
• Mae ffocws Craffu i’w weld yn aneglur ac nid oes trefniant rhaglennu gwaith corfforaethol effeithiol ar waith i ... gynorthwyo gwaith y cyngor i gyflawni ar gyfer pobl leol – wrth ddwyn y Cabinet i gyfrif ac wrth helpu i lunio a goleuo datblygiad polisi
• Canfyddiad cryno: Mae'r sefyllfa bresennol o ran yr hyn a ddylai ac a all fod yn swyddogaeth lywodraethu allweddol ac yn ased gwerthfawr i'r cyngor yn gwbl anghynaliadwy

Ysgrifennodd Cadeirydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol at yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr yn gofyn am fewnwelediadau i'r adroddiad a oedd yn berthnasol i Drosolwg a Chraffu a chan ymestyn hyn i gynnwys myfyrdodau ynghylch ymosodiadau personol ar swyddogion drwy'r cyfryngau cymdeithasol.

Er mwyn cael mewnwelediad a dealltwriaeth am ganfyddiadau aelodau a swyddogion am Drosolwg a Chraffu, trefnwyd fod dau arolwg byr ac union debyg, gydag ymatebion yn cael eu cyflwyno’n ddienw, ar gael i'w cwblhau yn ystod y pythefnos olaf – y naill ar gyfer yr holl aelodau etholedig a’r llall ar gyfer uwch swyddogion.  Gofynnwyd y cwestiynau isod, gyda sgoriau’n cael eu rhoi ar raddfa o 1 i 5.

Fe wnaeth dros 50% o’r aelodau etholedig gwblhau'r arolwg, ynghyd ag oddeutu 25% o uwch swyddogion. Roedd canfyddiadau'r arolwg hwnnw'n dynodi fel a ganlyn:

• I ba raddau mae angen gwella'r dull Trosolwg a Chraffu yn y cyngor?  Rhoddodd 69% o’r aelodau etholedig sgôr uchel i hyn, ynghyd â 72% o’r uwch swyddogion
• Pa mor fodlon ydych chi'n teimlo ar eich rôl mewn perthynas â Throsolwg a Chraffu?  Rhoddodd 50% o’r cynghorwyr sgôr isel i hyn, tra bo 44% wedi dynodi sgôr o 4 neu 5, gydag 86% o’r uwch swyddogion yn rhoi sgôr o 3 neu is
• Faint o wahaniaeth ydych chi'n teimlo mae Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn ei wneud i wella'r ffordd mae'r cyngor yn gweithio neu ansawdd bywydau pobl yn Sir Benfro? - nododd pob uwch swyddog sgôr o 3 neu isod tra bo cynghorwyr wedi'u rhannu'n gyfartal – 44% yn nodi sgôr o 1 neu 2 a 43% yn nodi 4 neu 5
• Pa sgôr fyddech chi’n ei roi i effaith gweithgarwch a gyflawnir gan Weithgorau sy'n gysylltiedig â Throsolwg a Chraffu? Nododd 57% o’r uwch swyddogion sgôr o 3 tra bo 69% o’r aelodau etholedig wedi rhoi sgôr o 4 neu 5
• I ba raddau mae Trosolwg a Chraffu fel y mae’n gweithredu ar hyn o bryd yn cynrychioli defnydd da o adnoddau'r cyngor? Rhoddodd ron pob uwch swyddog sgôr rhwng 1 a 3 tra bo 40% o’r aelodau etholedig wedi nodi sgôr o 1 neu 2 a 38% wedi rhoi sgôr o 4 neu 5
• Cynhaliwyd Seminar i’r Aelodau ar 13 Ebrill 2021 i drafod y canfyddiadau ac roedd Aelodau'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu a thri aelod o'r Tîm Cymheiriaid gwreiddiol a gynhaliodd yr adolygiad yn bresennol ynddi.

Cododd y Tîm Cymorth Democrataidd a Chraffu faterion y daethant ar eu traws o ran cefnogi Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu. Roedd hyn yn cwmpasu presenoldeb/cworwm; paratoi ar gyfer cyfarfodydd; pwysigrwydd paratoi cwestiynau; a chofnodi penderfyniadau/argymhellion.

Cydnabyddir bod anghysondeb o ran effeithiolrwydd craffu. Fodd bynnag, mae pwyllgorau'n gweithio'n effeithiol o ran cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal fel a drefnwyd, mae cylchoedd gorchwyl wedi'u pennu ac yn cael eu deall ar y cyfan gan Aelodau. Cynhaliwyd cyfarfodydd o bell drwy blatfform Connect Remote ac mae pob Aelod yn gwbl hyddysg a chyfforddus wrth ddefnyddio'r dechnoleg hon. Gwnaed arbedion sylweddol trwy gynnal cyfarfodydd o bell. Yn anffodus, oherwydd pandemig Covid, nid yw pwyllgorau wedi gallu cynnal ymweliadau â safleoedd y meysydd gwasanaeth y maen nhw'n craffu arnynt.

Mae enghreifftiau o graffu da yn cynnwys craffu cyn penderfynu, fel y polisi Llefydd Parcio i Bobl Anabl cyn ystyriaeth gan y Cabinet; Adolygiad y Gweithgor Gwastraff o wastraff newydd ac ailgylchu; llifogydd yn Haven’s Head a Lower Priory Aberdaugleddau; Cynllun Gweithredu Estyn; Gorfodi Sifil a Chraffu ar y Gyllideb.

Yn ystod y cyfnod bu nifer o gyflawniadau. Roedd y rhain yn cynnwys cyflwyno templedi newydd ar gyfer adroddiadau; adolygu’r mecanwaith ar gyfer cyfeirio Hysbysiadau o Gynigion i Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu; rhoi sylw i gysondeb Cofnodion ar draws pwyllgorau; rhoi ffocws ar eitemau busnes sy’n cynnig gwerth ychwanegol i drigolion Sir Benfro

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Adroddiad yr Adolygiad Her Cymheiriaid Corfforaethol Chwefror 2020. 

Adroddiad Blynyddol Mehefin 2021 a ystyriwyd yn ystod mis Medi a mis Hydref 2021 

Sylwadau gan Gadeiryddion/Is-Gadeiryddion ac Aelodau Craffu – wedi’u nodi yn yr Adroddiad Blynyddol

Seminar dan arweiniad y Gymdeithas Llywodraeth Leol a gynhaliwyd ar 13 Ebrill 2021. 

Cofnodion a Gwe-ddarllediad o Gyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 22 Ebrill 2021  

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

• Mynd i'r afael â'r materion a godwyd yn adroddiad yr Her Cymheiriaid Corfforaethol gyda'r Pwyllgorau newydd. Manteisio ar y cyfle i rannu arfer gorau gyda'r Grŵp Strategaeth Craffu.
• Datblygu rhaglen hyfforddi ar gyfer pob Aelod o Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu fel rhan o'r broses sefydlu.  Ar y cyd â CLlLC, bydd Modiwlau yn cael eu cyflwyno ar Gyflwyniad i Graffu, Sgiliau Cadeirio a chwestiynu ar gyfer Craffu. Bydd modiwlau ar-lein sy’n ymwneud â Chraffu yn cael eu darparu ar POD hefyd a byddir yn cyfeirio at adnoddau eraill sydd ar gael. Sicrhau bod pob Aelod yn mynychu a gwerthuso'r adborth a gafwyd a gweithredu ar unrhyw awgrymiadau.
• Datblygu Dadansoddiad o Anghenion Dysgu i Aelodau nodi anghenion sgiliau cyfunol ac unigol.
• Gyda Chadeiryddion ac Is-Gadeiryddion byddwn ni'n canolbwyntio ar hunan-werthuso blynyddol ar gyfer gwaith craffu er mwyn bwydo i mewn i'r Adroddiad Blynyddol.  Bydd hyn yn cael ei drafod gyda Grŵp y Strategaeth Craffu. Arolwg blynyddol i lywio'r Adroddiad Blynyddol.
• Cydweithio gyda Chadeiryddion ac Aelodau Pwyllgorau i sicrhau bod eitemau’r Flaenraglen Waith yn berthnasol ac yn ychwanegu gwerth ar gyfer trigolion Sir Benfro a rhoi anogaeth i beidio â chynnwys eitemau 'i'w nodi'.
• Bwrw golwg ar gyfranogiad y cyhoedd yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Mesur Llywodraeth Leol 2011 i sicrhau ymgysylltiad ehangach. Mwy o waith i'w wneud ar hyrwyddo'r hyn y mae Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn ei wneud a sut i gymryd rhan drwy'r cyfryngau cymdeithasol a rhannu dolenni i dudalennau gwe craffu a Democratiaeth. Bydd hyn yn golygu gweithio gyda’r Tîm Cyfathrebu i godi'r proffil gyda chyfathrebiadau wedi’u targedu.
• Y Cynllun Gweithredu Craffu – parhau i fonitro materion sy'n weddill drwy Grŵp y Strategaeth Craffu a'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.
• Datblygiad tîm - Swyddogion pellach i wneud y cymhwyster ADSO i ddod yn Swyddogion Gwasanaethau Democrataidd achrededig.

 

SA3.2: Cyfranogiad democrataidd

• Perfformiad presennol: 3
• Cyfnod gwella: 2

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Galwodd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar Gynghorau i ymrwymo i fod yn 'Gynghorau Amrywiol' yn 2022, i ddarparu ymrwymiad clir a chyhoeddus i wella amrywiaeth. Roedd hyn yn newid sylweddol pwysig i Gynghorau o ran ymrwymo i roi gorchwyl iddynt hwy eu hunain i roi adlewyrchiad mwy cywir o’r cymunedau amrywiol y maent yn eu gwasanaethu a hybu’r nod i  ddod yn sefydliad cynhwysol, blaengar. Fe ymrwymodd y Cyngor i fod yn Gyngor Mwy Amrywiol ym mis Rhagfyr 2021.

Cyn mis Mai 2022, nid oedd cyfansoddiad y Cyngor yn amrywiol o ran oedran a phroffil rhywedd. 

Roedd cyfansoddiad yr Aelodau Etholedig yn cynnwys saith menyw (11.6%) a 53 o ddynion (88.3%). O'r Aelodau cyfetholedig, pump yn fenywod  (35.71%) a naw yn ddynion  (64.29%).

Proffil oedran y Cyngor oedd 1.64% rhwng 16 a 24 ar 10 Mai 2022; neb rhwng 25 a 34; 4.92% rhwng 35 a 44; 18.03% rhwng 45 a 54; 40.98% rhwng 55 a 64; 26.23% rhwng 65 a 74; ac 8.20% dros 75.

Sefydlwyd tudalen Democratiaeth ar y wefan gyda gwybodaeth berthnasol i ddarpar ymgeiswyr i’w cynorthwyo i ddeall y rôl a'u cyfeirio at dudalennau eraill e.e. CLlLC a Phanel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol. Roedd y dudalen hefyd yn cynnwys yr ymrwymiad i Amrywiaeth a wnaed gan y Cyngor, Cydnabyddiaeth Ariannol a lwfansau eraill sydd ar gael; canllawiau ymgeiswyr; portreadau personol/fideos o ddiwrnod ym mywyd Aelod. Hefyd, tudalen 'sut i gymryd rhan' yn cynnwys cyfranogiad y cyhoedd; dweud eich dweud; gwe-ddarllediadau; craffu; Manylion AS/ASC.

Cynhaliwyd nifer o ddigwyddiadau 'Bod yn Gynghorydd' i roi cipolwg i ddarpar ymgeiswyr ar rôl aelod. Cafodd y rhain eu cynnal ar-lein oherwydd cyfyngiadau Covid ac fe gynhaliwyd diwrnodau galw heibio wyneb yn wyneb ym mis Mawrth. Daeth tua 30 o ddarpar ymgeiswyr i'r digwyddiadau ac fe gyhoeddwyd gwe-ddarllediad o’r digwyddiad ar-lein ar y dudalen ddemocratiaeth i ymgeiswyr oedd â diddordeb mewn gwylio. Sefydlwyd grŵp mentora i ddarpar ymgeiswyr gysylltu ag Aelodau ar gyfer unrhyw beth yr oeddent am ei drafod. Bu ymgysylltu a chynnwys rhagweithiol gyda grwpiau cymunedol lleol trwy sefydliadau partner sy'n cefnogi ac yn cynrychioli grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol ar y tudalennau gwe Digwyddiadau. Hefyd, bu'r Cyngor yn gweithio gyda Chynghorau Tref a Chymuned, grwpiau cymunedol lleol a llywodraethwyr ysgolion, cyrff llywodraethu i hyrwyddo’r syniad o sefyll ar gyfer llywodraeth leol, boed hynny ar haen sirol neu leol.

Fe ymrwymodd Arweinwyr yr holl Grwpiau Gwleidyddol a rhai Aelodau Digysylltiad i'r Addewid 'Ymgyrch Teg'. Cyhoeddwyd hwn ar y dudalen we Democratiaeth ac fe’i dosbarthwyd i’r rhai a ddaeth i’r sesiynau galw heibio.

Yn dilyn yr etholiad etholwyd 25 Aelod newydd.  Etholwyd 13 o fenywod i'r Cyngor gan roi carfan menywod o 22% sydd yn well ond yn garfan y gellid ei gwella. Cefnogodd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd darged bod 50% o’r aelodau a etholir yn fenywod. Felly mae cryn dipyn o ffordd i fynd ar hyn.  Fodd bynnag, dychwelwyd 19 Aelod yn ddiwrthwynebiad sef y nifer uchaf yn hanes Cyngor Sir Penfro a oedd yn siomedig o ystyried y gwaith a wnaed i hyrwyddo cyfleoedd i sefyll fel Cynghorydd.

Mae proffil oedran y Cyngor yn iau na'r garfan flaenorol ac mae gan gymuned pobl anabl gynrychiolaeth ychwanegol. Proffil oedran y Cyngor newydd yw: neb rhwng 16 a 24; 10% rhwng 25 a 34; 10% rhwng 35 a 44; 18% rhwng 45 a 54; 40% rhwng 55 a 64; 13% rhwng 65 a 74; ac 8% dros 75 oed.

Ers y pandemig mae diffyg cyfranogiad wedi bod mewn adolygiadau craffu heb i unrhyw gwestiynau gael eu cyflwyno a heb i unrhyw awgrymiadau ar gyfer pynciau i’w hystyried ddod gerbron. Mae'r dudalen we Democratiaeth yn darparu 'tudalen sut i gymryd rhan' sy'n cynnwys manylion am gyfranogiad y cyhoedd; dweud eich dweud; gwe-ddarllediadau; craffu; Manylion AS/ASC; a.y.b.

Gwnaeth y Tîm Etholiadau lawer o waith i ymgysylltu â pobl ifanc 16-17 oed i hyrwyddo cyfranogiad democrataidd. Gwnaed gwaith gydag ysgolion a cholegau i helpu pobl ifanc i ddeall mwy am y broses etholiadol a phwysigrwydd cynrychiolaeth.

Datblygwyd Strategaeth Deisebau yn unol â darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 ac fe’i cymeradwywyd gan y Cyngor ar 3 Mawrth 2022.  Mae bellach wedi'i chyhoeddi ar ein gwefan.

Mae cyfarfodydd hybrid yn cael eu cyflwyno ond maent wedi cael eu llesteirio gan rai materion technegol sylweddol. Llwyddwyd i gynnal y Cyngor ym mis Gorffennaf 2022 fel cyfarfod hybrid ac mae Cadeiryddion bellach yn fwy hyderus wrth gynnal cyfarfodydd fel opsiwn hybrid.  Mae cyfarfodydd a hyfforddiant a gynhelir yn gyfan gwbl o bell wedi bod yn boblogaidd gan eu bod yn gyfleus i Aelodau.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Canlyniadau’r etholiadau 

Tudalen we democratiaeth  

Cynhaliwyd arolwg Cydraddoldeb ac Amrywiaeth o'r holl Aelodau ym mis Mai 2021. Arolygwyd pob Aelod a'r Aelodau Cyfetholedig a chafwyd 61 o ymatebion.  

Cynllun Gweithredu Amrywiaeth a gytunwyd gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar 16 Chwefror 2022 

Strategaeth Deisebau 

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

• Cymryd rhan mewn craffu ac ehangu'r agenda ddemocrataidd - mwy o waith i'w wneud i hyrwyddo'r hyn y mae Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn ei wneud a sut i gymryd rhan drwy'r cyfryngau cymdeithasol a rhannu dolenni i dudalennau gwe craffu a Democratiaeth. Bydd hyn yn golygu gweithio gyda'r tîm Cyfathrebu er mwyn codi'r proffil.
• Bydd datblygu'r Strategaeth Cyfranogi yn cynorthwyo i godi proffil cyfleoedd i gymryd rhan mewn democratiaeth.
• Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 - sicrhau ein bod yn cydymffurfio'n llawn â gofynion y Ddeddf o ran hyrwyddo democratiaeth.
• Ystyried sut i ddefnyddio Cynghorau Tref a Chymuned yn fwy i gryfhau cyfranogiad mewn democratiaeth.
• Byddwn yn parhau i fonitro'r Cynllun Gweithredu Amrywiaeth; ceisio cyfranogiad gan arweinwyr grwpiau gwleidyddol i hyrwyddo disgwyliadau o ran amrywiaeth o fewn eu prosesau dethol yn gynharach yn barod ar gyfer etholiadau 2027; parhau i ddatblygu'r dudalen we Democratiaeth fel adnodd; a dechrau cynllunio rhaglenni sefydlu Aelodau'n gynnar.
• Ceisio cyfranogiad gan arweinwyr grwpiau gwleidyddol i hyrwyddo disgwyliadau o ran amrywiaeth o fewn eu detholiad

 

SA3.3: Archwilio a llywodraethu 

• Perfformiad presennol: 2
• Cyfnod gwella: 2

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Mae'r adran hon yn edrych ar systemau Archwilio a llywodraethu yn eu cyflawnder, ond o reidrwydd yn edrych ar waith tîm Archwilio Mewnol y Cyngor ei hun. Mae hefyd yn gwneud sylwadau ar ddatblygu Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol a gafodd ei ysgogi, yn rhannol, gan Archwilio Cymru

O fewn y flwyddyn, gwnaethom sefydlu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn unol â gofynion y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau. Mae'r Ddeddf yn pennu Cylch Gorchwyl y Pwyllgor ynghyd â pharamedrau allweddol ar gyfer ei aelodaeth, megis (o fis Mai 2022): bod traean o'r pwyllgor yn aelodau lleyg; cadeirydd lleyg, a chyfyngiadau ar ymwneud gan aelodau Gweithredol.  Cwblhawyd y broses i recriwtio aelodau lleyg yn 2021-22.

Trafododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ymateb y Cyngor i adroddiadau gan reoleiddwyr. Dyma ffynhonnell sicrwydd bod materion allweddol sydd wedi'u nodi gan reoleiddwyr (Arolygiaeth Gofal Cymru, Estyn ac Archwilio Cymru) yn cael eu hystyried gan y Cyngor. Mae adroddiadau a ystyriwyd yn 2021-22 yn ymwneud â materion a nodwyd trwy brosesau risg y Cyngor ei hun yn ogystal â bod o ddiddordeb ehangach i’r cyhoedd, er enghraifft dementia, cysgu allan ac adfywio canol trefi. Mae gan y Pwyllgor hefyd oruchwyliaeth ar risg busnes, gan gynnwys monitro cynlluniau risg adrannol unigol, a rheolaethau ariannol ac mae ganddo oruchwyliaeth ar y broses ar gyfer cynhyrchu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Bydd DLlB 2022-21 yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ochr yn ochr â'r hunan-asesiad ym mis Medi 2022.

Mae tîm Archwilio Mewnol y Cyngor yn wasanaeth sicrwydd ac ymgynghori gwrthrychol, annibynnol sydd wedi'i fwriadu i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau'r Cyngor. Mae Archwilio Mewnol yn helpu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion trwy gyflwyno dull systematig, disgybledig o werthuso a gwella effeithiolrwydd prosesau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheolaeth ariannol.  Bob blwyddyn, datblygir Cynllun Strategol Archwilio Mewnol yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). Mae'r Cynllun Strategol Archwilio Mewnol yn amlinellu'r dull o gynllunio a chyflawni archwilio ar gyfer y flwyddyn ariannol sy'n asesu digonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheolaeth ariannol o fewn y Cyngor mewn modd gwrthrychol. Crynhoir Barn Sicrwydd Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar ganlyniad gwaith sicrwydd a wnaed, a ddefnyddir gan y Cyngor i oleuo ei Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Cafodd hwn ei gymeradwyo gan y Cyngor ym mis Mawrth 2022.

Mae gan y cyhoedd ddisgwyliad, ac iawn yw hynny, y bydd y Cyngor yn cynnal rheolaethau mewnol effeithiol.  Trwy Farn ac Adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol, mae proses agored a thryloyw ar gyfer amlygu meysydd lle nad oes ond sicrwydd cyfyngedig (er enghraifft Rheoli Asedau a Phrisiadau).  Rhoddodd y Farn sicrwydd rhesymol i drefniadau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheolaeth ariannol yn amodol ar ymrwymiad i fynd i'r afael â gwendidau a nodwyd. 

Fe wnaeth y Farn amlygu’r llwyth gwaith sylweddol sydd gan y Tîm Archwilio Mewnol o ganlyniad i waith COVID. Yn gyffredin â nifer o wasanaethau drwy'r Cyngor mae wedi bod yn gryn her recriwtio archwilwyr profiadol i swyddi gwag. Mae'r tîm, yn gyffredin ag adeiniau eraill ar drws y Cyngor, yn mynd i'r afael â hyn drwy hyfforddi staff.

Mae 96% o'r Cynllun Strategol ar gyfer 2021-22 wedi'i gyflawni, gyda 79% o archwiliadau yn cael eu cwblhau o fewn yr amser arfaethedig. O'r archwiliadau a gwblhawyd roedd 100% o'r holiaduron ar ôl archwilio a ddychwelwyd yn rhoi sgôr 'Sylweddol' i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol, sy'n rhoi sicrwydd bod y gwaith sy'n cael ei wneud yn ychwanegu gwerth at y Cyngor a'i amcanion. Adroddiad yn chwarterol wrth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gynnydd o ran cyflawni'r Cynllun Strategol.

Mae'r tîm yn gweithredu fel y gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol i Fargen Ddinesig Bae Abertawe a'r Consortiwm gwella addysg rhanbarthol (Partneriaeth bellach). Darparodd y gwaith Archwilio Mewnol sicrwydd i'r consortiwm hefyd ar brosesau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheolaeth ariannol.  Hefyd, fe wnaeth y Rheolwr Archwilio, Risg a Gwrth-dwyll gyflwyno Barn y Pennaeth Archwilio Mewnol i Gydbwyllgor ERW ym mis Ebrill 2022, ac fe’i derbyniwyd gan y Cydbwyllgor, gyda'r Prif Swyddog Archwilio, Risg a Gwybodaeth yn llunio'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer ERW a gyflwynwyd gan y Cyfarwyddwr Adnoddau i Gydbwyllgor ERW ym mis Ebrill 2022. Bydd y tîm hefyd yn darparu rôl ranbarthol debyg mewn perthynas â Chydbwyllgor Corfforedig y De Orllewin sydd newydd ei sefydlu.

Fe wnaeth y tîm hefyd gydlynu cyfres o Adolygiadau Allanol o Wasanaethau sydd wedi digwydd ar ôl Covid, ac mae canfyddiadau'r adolygiadau hyn wedi'u defnyddio fel sbardun i wella ac i chwilio am werth am arian ar draws gwasanaethau'r Cyngor, yn ogystal â darparu ffynhonnell sicrwydd ychwanegol ar gyfer Barn Sicrwydd Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.  Mae adroddiadau wedi cael eu hystyried gan y Bwrdd Herio Perfformiad a Chyllidebau. Mae'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael diweddariadau ar waith y Bwrdd ac fel hyn mae'n cynnal goruchwyliaeth ar yr adolygiadau allanol a phrosesau corfforaethol allweddol eraill megis nodi'r arbedion effeithlonrwydd y mae eu hangen i fantoli’r gyllideb.

Mae tua 550 o gwynion wedi dod i law’r Cyngor yn ystod 2021-22, gyda 96% o’r cwynion yn cael eu datrys yng Ngham 1 (Anffurfiol). Cafodd 71% o'r cwynion eu datrys o fewn yr amserlenni cenedlaethol, gyda 27% o'r cwynion a ddatryswyd y tu allan i'r cyfnod yma yn cael eu hymestyn mewn cytundeb gyda'r achwynydd.  Cafodd y 2% arall eu cwblhau o fewn 6 mis oherwydd.

Mae'r Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol 2022-24 wedi'i strwythuro gan ddefnyddio'r Egwyddorion Llywodraethu Da i ddarparu golwg system gyfan ar yr holl argymhellion sydd heb eu rhoi ar waith gan sicrhau y gellir mynd i'r afael â hwy ar gyflymder mewn modd cydgysylltiedig a chydlynol.  Mae'r Cynllun yn nodi'r camau gofynnol, yr argymhellion y bydd pob un yn mynd i'r afael â nhw, y canlyniad bwriadedig, ynghyd â therfynau amser cyflawni a pherchnogion cyfrifol. Mae'n dal i fod yn glir pa gamau sydd wedi codi o ganfyddiadau Archwilio Cymru ac mae hynny’n rhoi dealltwriaeth glir i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Cabinet a'r Cyngor am y camau gweithredu a'r cynnydd a wnaed.

Mae gwella llywodraethu corfforaethol yn hanfodol i lwyddiant y Cyngor yn y tymor byr a'r tymor hwy. Bydd cyflawni'r Cynllun yn rhoi anogaeth i ddefnyddio adnoddau’n effeithlon, gwneud penderfyniadau mwy gwybodus, yn ogystal â chryfhau atebolrwydd am stiwardiaeth adnoddau. Bydd hefyd yn gwella arweinyddiaeth, rheolaeth a goruchwyliaeth sefydliadol, gan arwain at ymyriadau mwy effeithiol ac, yn y pen draw, canlyniadau gwell.

Mae Cam 1 o adolygiad y Model Gweithredu Targed wedi'i gwblhau ac mae hyn wedi arwain at ailstrwythuro mewn rhai swyddi uwch reolwyr, gan gynnwys ychwanegu swydd Prif Weithredwr Cynorthwyol newydd a Phennaeth Cyfraith a Llywodraethu newydd.  Mae hyn wedi cynyddu capasiti uwch arweinwyr o fewn y Cyngor i gyflawni'r Cynllun Gweithredu Llywodraethu Corfforaethol.

Tystiolaeth (sut ydym ni'n gwybod?)

Datganiad Llywodraethu Blynyddol

Agenda'r Cyngor ar ddydd Iau, 3 Mawrth, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, 11 Mawrth 2022, lle cafodd y Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol a'r adroddiad diweddaru Cwynion, Pryderon a Chanmoliaeth eu trafod:

Agenda ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ddydd Gwener, 11 Mawrth, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Agendâu a chofnodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Manylion pwyllgorau – Y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio – Cyngor Sir Penfro

Adolygiadau Allanol o Wasanaethau

Cynllun Strategol Archwilio Mewnol 2021-22 

Cyfarfod y Cyngor Eithriadol ar 1 Chwefror 2022 lle ystyriwyd adroddiadau:

Agenda ar gyfer y Cyngor Eithriadol ar ddydd Mawrth, 1 Chwefror, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 11 Mawrth 2022 pan gymeradwywyd y Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol:

Agenda ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ddydd Gwener, 11 Mawrth, 2022, 10:00a.m. - Cyngor Sir Penfro

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

• Mae'r Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol yn cynnwys 74 o gamau gweithredu a gellir ei weld trwy'r ddolen i gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 11 Mawrth 2022 a amlygir uchod. Bydd y Pwyllgor yn rhoi sicrwydd ynghylch cyflawni camau gweithredu drwy adroddiadau cynnydd a fydd yn eitem sefydlog ar agenda pob cyfarfod. Bydd y Cabinet a'r Cyngor hefyd yn darparu goruchwyliaeth trwy adroddiadau cynnydd fel y bo'n briodol
• Datblygu'r swyddogaeth Archwilio Mewnol ymhellach i symleiddio prosesau archwilio er mwyn sicrhau defnydd effeithlon o amser ac adnoddau. Bydd hyn yn cynnwys rhagor o waith dadansoddi data, gan sicrhau bod achosion sylfaenol materion yn cael eu nodi a symleiddio'r broses adrodd ymhellach. 
• Gwreiddio prosesau Rheoli Risg Busnes yn niwylliant y Cyngor er mwyn cynorthwyo prosesau penderfynu.  Mae hyn yn cynnwys darparu hyfforddiant rheoli risg pwrpasol i Aelodau a Swyddogion, yn ogystal â sicrhau dull cyson o Reoli Risg Busnes. Bydd cynllun gwaith blynyddol ar gyfer Rheoli Risg Busnes yn cael ei lunio a hwnnw’n amlygu cerrig milltir allweddol i'w cyflawni, dan oruchwyliaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.
• Cynorthwyo'r Aelodau Lleyg newydd ac Aelodau o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sydd newydd eu hethol i gyflawni eu dyletswyddau dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. 
• Defnyddio’r wybodaeth a gafodd ei chywain o Ganmoliaeth, Pryderon a Chwynion i lywio gwelliant corfforaethol o flwyddyn i flwyddyn. Bydd mesurau perfformiad yn cael eu datblygu a'u meincnodi ledled gweddill Cymru i gefnogi gwaith monitro sy’n ystyried a ymdrinnir yn effeithiol â chwynion.
• Defnyddio canfyddiadau Adolygiadau Allanol o Wasanaethau i fonitro gwelliannau sy'n cael eu gwneud ar draws y Cyngor i gryfhau prosesau rheolaeth fewnol, llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth ariannol, gan ddefnyddio'r adolygiadau hyn fel ffynhonnell sicrwydd ar gyfer y Barn Sicrwydd Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.
• Darparu Gwasanaethau Archwilio Mewnol i Fargen Ddinesig Bae Abertawe, Partneriaeth, a Chydbwyllgor Corfforedig y De Orllewin, gan hyrwyddo proffesiynoldeb y gwasanaeth, ac ychwanegu gwerth at y consortiwm er mwyn cynnal y lefelau incwm a geir i gefnogi'r Gwasanaeth Archwilio, Risg a Gwybodaeth.
• Gwneud gwaith dilynol ar unrhyw argymhellion o'r adolygiadau allanol o wasanaethau a'r adolygiadau allanol gan gymheiriaid i sicrhau eu bod wedi cael eu gweithredu er mwyn sbarduno gwelliant mewn gwasanaethau ac i ychwanegu gwerth at y prosesau presennol.
• Trwy'r Pwyllgor Adolygu Cyfansoddiadol, datblygu Cyfansoddiad newydd yn seiliedig ar y Cyfansoddiad enghreifftiol newydd, ynghyd â chanllaw, yn unol â'r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

 

SA3.4: Diogelu

• Perfformiad presennol: 2
• Cyfnod gwella: 2

Asesiad o'r perfformiad presennol (pa mor dda ydyn ni'n gwneud?)

Mae diogelu yn dall i fod yn un o flaenoriaethau allweddol y Cyngor, ac mae Grŵp Diogelu Awdurdodau Cyfan yn ei le sy'n cynnal goruchwyliaeth ar arfer drwy'r sefydliad, gan gynnwys diweddaru'r hyfforddiant. Arweinir y Grŵp gan Gyfarwyddwr ac mae uwch gynrychiolwyr o bob rhan o’r awdurdod yn mynychu'r Grŵp, gan gynnwys Aelodau. Cyflwynwyd adroddiad 2021-22 i'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol ym mis Tachwedd 2021 ac mae ymrwymiad wedi'i roi i adrodd yn flynyddol wrth y swyddogaeth graffu.

Yn ystod y flwyddyn, fe gynhaliodd Archwilio Cymru adolygiad dilynol mewn perthynas â’i astudiaeth yn 2019 (gweler y Dystiolaeth). Roedd ffocws yr adroddiad ar drefniadau corfforaethol, yn hytrach nag arferion beunyddiol gwasanaethau sydd fwyaf tebygol o ddod ar draws materion diogelu. Daeth yr adroddiad hwn gan Archwilio Cymru i'r casgliad canlynol: "Ar y cyfan, canfuom fod y Cyngor wedi gwneud rhywfaint o gynnydd wrth fynd i'r afael â'n cynigion blaenorol ar gyfer gwella ond mae angen iddo gryfhau ei drefniadau goruchwylio a sicrwydd ar gyfer diogelu corfforaethol o hyd. Rydym wedi cyhoeddi cynigion pellach ar gyfer gwella yn yr adroddiad hwn". Cynhyrchwyd cynllun gweithredu a byddir yn adrodd ar gynnydd drwy'r cynllun blynyddol nesaf.

Fel partner ym Mwrdd Diogelu Canolbarth a Gorllewin Cymru rydym wedi gwneud cyfraniad allweddol tuag at y canlyniadau canlynol yn ystod 2021 - 22 (gweler SA4.2 Gweithio’n rhanbarthol ar gyfer cyd-destun). Mae hyn yn cynnwys bod llais plant a phobl ifanc yn dal i ddylanwadu'n uniongyrchol ar flaenoriaethau'r Bwrdd, gwell ymwybyddiaeth gan y cyhoedd o blant ac oedolion a allai fod yn wynebu risg trwy fwy o weithgarwch i hyrwyddo negeseuon diogelu allweddol ar y cyfryngau cymdeithasol, gwell cyfathrebu rhwng ymarferwyr, cynlluniau clir i gefnogi arferion cadarn wrth recriwtio a chadw staff. Yn gyffredinol, ein hasesiad yw bod Gweithdrefnau Diogelu Cymru wedi cael eu rhoi ar waith yn llwyddiannus ar sail amlasiantaeth gan gynyddu gwybodaeth a sgiliau ymarferwyr ar gyfer ymateb i adroddiadau ar gyfer plant ac oedolion sy’n wynebu risg.

Fe wnaeth Arolygiaeth Gofal Cymru sylwadau am ddiogelu yn ei Hadroddiad ar yr Arolygiad Gwerthuso Perfformiad ym mis Ebrill 2022. Mae'r sylwadau yng nghyd-destun pwysau ar ofal cymdeithasol ac fe nododd AGC fod swyddi gwag a llwyth gwaith yn peryglu capasiti timau.  Nododd AGC rai agweddau cadarnhaol ar ymarfer megis bod yr awdurdod yn gallu ymateb i anghenion ac argyfyngau diogelu uniongyrchol a chryfder Uwch Dîm Rheoli’r gwasanaethau plant. Fodd bynnag, canfu AGC fod oedi a thueddiad i adael i bethau lithro yn amlwg mewn rhai sefyllfaoedd sy'n golygu nad yw canlyniadau pobl bob amser yn cael eu bodloni'n amserol. Canfu AGC y manteisir yn gadarnhaol ar gyfleoedd i weithio mewn partneriaeth ar lefel weithredol, a 

chyfeiriodd at y ffaith bod y Tîm o Amgylch y Teulu’n gyfrwng effeithiol rhwng ysgolion a'r awdurdod lleol a phartneriaid.  Canfu AGC fod llais y person a'i farn (ystyriaeth allweddol yn y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant) yng nghyd-destun diogelu yn cael eu cynrychioli'n dda ar y cyfan.

Argymhellodd AGC y dylem sicrhau bod adnoddau digonol ar gael i reoli gweithgarwch diogelu oedolion.  Roedd AGC yn glir y dylid cynnal cyfarfodydd strategaeth a chynadleddau gan bod AGC yn ystyried bod y rhain yn elfennau allweddol o weithdrefnau diogelu

Tynnodd ein Ffurflen Ystadegol Flynyddol ar Wasanaethau Oedolion i Lywodraeth Cymru sylw at y canlynol:

Atgyfeiriadau diogelu

• 20/21 1,173
• 21/22  2,638

Ymholiadau diogelu

• 20/21 738
• 21/22 772 gyda 603 yn cael eu harwain gan CSP y cwblhawyd 526 neu 87% ohonynt o fewn yr amserlen ofynnol o 7 diwrnod

Tystiolaeth (sut ydym yn gwybod?)

Mae adroddiadau ar weithgarwch rhanbarthol i ddiogelu oedolion a phlant i'w gweld ar y ddolen ganlynol

Mae adroddiad dilynol Archwilio Cymru ar drefniadau diogelu (Ionawr 2022) isod

Adroddiad arolygiad Arolygiaeth Gofal Cymru (gwaith maes ym mis Mawrth a mis Ebrill 2022)

Camau gwella (beth allwn ni ei wneud yn well a sut?)

Fe wnaeth yr arolygiad diweddar gan Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) dynnu sylw at restrau aros sylweddol ar gyfer asesu ac adolygu. Tynnodd yr arolygiad sylw hefyd at gymhlethdod cynyddol gwaith/ llwythi gwaith o fewn Timau Gwasanaethau Oedolion, ac fe wnaethon nhw argymell buddsoddi mewn staffio ychwanegol o ran capasiti asesu (Gwaith cymdeithasol) ac o ran darpariaeth gofal uniongyrchol, a bydd yn monitro bod yr argymhelliad hwn yn cael ei roi ar waith mewn modd amserol.

Mae camau penodol sydd wedi eu cynnig o fewn Cynllun Ariannol Tymor Canolig y Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion 2022 - 23 yn cynnwys:

• Datblygu tîm y Ddeddf Galluedd Meddyliol / Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid ymhellach yn 22-23
• Pontio o’r Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid i’r Diogeliadau Amddiffyn Rhyddid yn 23-24
• Strwythur gweithlu diwygiedig sy'n adlewyrchu'r galwadau cynyddol ar y gwasanaeth.
• Recriwtio a chadw gweithlu addas i ddarparu gofal cymdeithasol. Mae gennym drefniadau ardderchog ar gyfer 'tyfu ein talent ein hunain' o ran gweithwyr cymdeithasol, gyda chyfleoedd yn cael eu rhoi bob blwyddyn i staff mewnol gael mynediad at hyfforddeiaethau er mwyn datblygu eu gyrfaoedd mewn gofal cymdeithasol. Rydym yn gobeithio ehangu nifer y swyddi hyfforddeion y gallwn eu cynnig ac rydym wedi cyflwyno cynnig i Lywodraeth Cymru drwy raglen y Gronfa Integreiddio Rhanbarthol, a gaiff ei hwyluso trwy'r Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol (BPRh). Rydym hefyd am gynyddu capasiti gwaith cymdeithasol yn y Timau Plant ag Anableddau, Lleoli gyda Theuluoedd, Asesu Gofal Plant a Diogelu Oedolion
• System TG rheoli achosion wedi'i huwchraddio