Hunanasesiad Blynyddol 2022-23

SA2- Cynllunio a Rheoli Adnoddau

SA2.1 Gosod a Monitro'r Gyllideb Flynyddol

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Mae'r cyd-destun ar gyfer gosod cyllideb yn parhau i fod yn heriol; roedd yr economi ehangach yn gyfnewidiol yn 2022-23 a gwelwyd y cyfraddau chwyddiant uchaf ers 40 mlynedd, gan ychwanegu at gymhlethdod rheoli a chynllunio'r gyllideb.
  • Roedd alldro refeniw net 2022-23 a adroddwyd i'r Cabinet ym mis Gorffennaf 2023 yn £263.1m ar ôl ystyried symudiad mewn cronfeydd wrth gefn.  Mae hyn £1.6m yn llai na'r alldro a ragwelwyd ym mis Ionawr 2023 ar gyfer 2022-23 a £2.9m yn llai na chyllideb dreigl mis Ionawr 2023.  Mae moratoriwm ar wariant, rheoli swyddi gwag, llithriad yn y rhaglen Gyfalaf a chynnydd yn yr incwm a gafwyd yn y chwarter olaf yn cyfrif am lawer o'r gwahaniaeth hwn.
  • Mae'r ffactorau allanol a'r camau ymarferol a gymerom i gyflawni cyllideb gytbwys ar gyfer 2022-23 yn cynnwys:
    • Monitro'r gyllideb drwy’r Cabinet (tri adroddiad yn ystod y flwyddyn yng nghyfarfodydd Hydref 2022, Rhagfyr 2022 a Chwefror 2023), cyfarfodydd Trosolwg a Chraffu, cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a thrwy gyfarfodydd mewnol fel yr Uwch Dîm Arwain a Bwrdd Her y Gyllideb a Pherfformiad.
    • Roedd monitro yn ymdrin â phob agwedd ar y gyllideb: refeniw, cyfalaf, casgliadau refeniw, cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio a rheoli'r trysorlys.
    • Moratoriwm ar wariant dianghenraid a rhewi recriwtio yn ystod 2022-23 mewn ymateb i orwariant a ragwelwyd a nodwyd trwy fonitro’r gyllideb.  Nid oedd rhewi’r recriwtio yn berthnasol i bob swydd a pharhaodd y recriwtio i swyddi holl bwysig.
    • Anawsterau recriwtio yn arwain at lawer o wasanaethau'n ei chael hi'n anodd recriwtio staff digon medrus a chymwys i'r swyddi hynny nad oedd y cyfnod rhewi recriwtio yn berthnasol iddynt.
    • Roedd llithriad y rhaglen gyfalaf a chyfraddau llog cynyddol yn lleihau ad-daliadau benthyciadau disgwyliedig ac yn cynyddu llog a gafwyd ar falansau a ddaliwyd.
  • Cynllunio clir ar gyfer y broses pennu cyllideb flynyddol a chynhyrchu cynlluniau tymor canolig, a chyfathrebu clir yn eu cylch.  Ystyriodd y Cabinet yr Amserlen Cynllunio Ariannol a Strategaeth y Gyllideb a’r Tu Hwnt ar gyfer 2023-24 yn ei gyfarfod ym mis Medi 2022.  Cynhaliwyd rhaglen o ddigwyddiadau ymgysylltu ag aelodau etholedig drwy gydol y flwyddyn, ac wrth i wybodaeth am baramedrau tebygol y gyllideb ddod yn fwy sicr, gellid ystyried cynigion yn fanylach byth.
  • Ymgysylltu ac ymgynghori â rhanddeiliaid.  Defnyddiwyd cymysgedd o ddulliau meintiol ac ansoddol fel rhan o'r gwaith hwn, er enghraifft arolwg cynhwysfawr o safbwyntiau a sesiwn fyw ar Facebook.  Cyrhaeddiad y ddau ymarfer ymgysylltu / ymgynghori hyn oedd tua 2.5% o boblogaeth oedolion Sir Benfro.  Mae dadansoddiad yn awgrymu bod y 581 o bobl a ymatebodd yn gyffredinol yn cynrychioli poblogaeth Sir Benfro (er bod canran y bobl anabl a ymatebodd yn is na'r disgwyl).  Cafodd ymatebion eu hystyried gan y Cyngor yn ei gyfarfod ar 2 Mawrth 2023 ac mae'r manylion yn yr adran dystiolaeth isod.  Yn fras, roedd yr opsiynau a ffafrir gan y rhai yr ymgynghorwyd â hwy yn debyg i'r rhai a benderfynwyd gan y Cyngor.
  • Cyllideb gytbwys ar gyfer 2023-24 a osodwyd yng Nghyngor Mawrth 2023.  Pontiodd hyn fwlch cyllido am y flwyddyn o £18.6m drwy: arbedion cyllidebol (£8.0m): incwm ychwanegol y Dreth Gyngor (£5.2m o ganlyniad i gynnydd Band D o 7.5% yn Nhreth y Cyngor); cyfraniad o Bremiwm Treth Gyngor ail gartrefi (£3.8m); a chyfraniadau o'r gronfa wrth gefn (£1.6m).
    • Blaenoriaethu.  Nodwyd arbedion cyllideb trwy restr 'rheseli a phentyrrau' wedi’i blaenoriaethu’n glir o arbedion a nodwyd gyda newidiadau i wasanaethau gyda'r effaith leiaf (yn enwedig ar gwsmeriaid bregus) yn cael eu gweithredu tra na chafodd y rhai ag effaith sylweddol eu datblygu yn 2023-24.
    • Cynnydd yn Nhreth y Cyngor o 7.5%, y pedwerydd cynnydd uchaf yng Nghymru (o'i gymharu â chynnydd cyfartalog o 5.5% yng Nghymru).  Mae'r Cyngor yn parhau i fod â'r Dreth Gyngor Band D isaf at ddibenion Cyngor Sir.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Mae llawer o'r ffactorau a helpodd i gydbwyso cyllideb 2022-23 a gwrthdroi'r gorwariant a ragwelwyd ym mis Gorffennaf a mis Tachwedd 2022 yn rhai tymor byr ond bydd effaith y pwysau yn cael ei theimlo dros dymor y Cynllun Ariannol Tymor Canolig a’r tu hwnt.  Mae'n annhebygol y bydd y pwysau i ddod o hyd i arbedion dros y pedair blynedd nesaf yn lleihau (gweler Adran 2.2).
  • Mae problemau recriwtio a chadw (thema sy’n ailadrodd drwy gydol yr hunanasesiad hwn) yn parhau i effeithio'n drwm ar staff cyllid a'u gwaith.  Ar nodyn cadarnhaol, cafodd llawer o staff newydd eu recriwtio yn 2022-23 ond mae prinderau staff yn effeithio ar gynnydd o ran datblygu'r System Rheoli Ariannol newydd a gwireddu ei photensial i symleiddio systemau a gwella adroddiadau ariannol.
  • Mae rhaglen o adolygu'r Gyllideb Strwythuredig wedi dechrau, ond unwaith eto mae swyddi gwag wedi effeithio ar y cynnydd.
  • Bydd partneru busnes rhwng staff cyllid a staff gwasanaethau yn cynorthwyo i fonitro’r gyllideb drwy gydol y flwyddyn, paratoi cyllidebau ar gyfer y blynyddoedd i ddod a chynorthwyo i nodi a datblygu arbedion cyllideb drwy ddatblygu perthynas a dealltwriaeth gref rhwng staff cyllid a'r gwasanaethau y maent yn eu cefnogi.

 

Perfformiad cyfredol - 2

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 2

2021-22 cynfod gwella - 2

 

SA2.2 Cynllunio Ariannol Tymor Canolig

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Cynhyrchir y Cynllun Ariannol Tymor Canolig (CATC) fel rhan o'r broses o osod y gyllideb a chymeradwywyd CATC diweddaraf 2023-24 i 2026-27 gan y Cyngor ar 2 Mawrth 2023 wedi’i atodi i bapurau’r gyllideb.  Mae'r cynllun yn cwmpasu pedair blynedd ac fe'i cynlluniwyd i fod yn ddogfen fyw ac yn destun newid.  Mae'r CATC yn cynnwys gwybodaeth am agweddau technegol ar gyllideb y Cyngor, fel cronfeydd wrth gefn, yn ogystal â maint y bwlch cyllido cronnus y bu'n rhaid i'r Cyngor ei gau dros y naw mlynedd diwethaf, sef rhyw £123.9m rhwng 2014-15 a 2022-23.
  • Mae CATC 2023-24 i 2026-27 yn olrhain sut mae maint cymharol y cyllidebau yn newid yng ngoleuni'r galw.  Yn 2023-24, cyfrifir am 70.8% gan Addysg (gan gynnwys Ysgolion) a Gofal Cymdeithasol, sef cynnydd o 69.4% ar gyfer 2022-23 gyda gwasgfa o ganlyniad ar gyllidebau gwasanaethau eraill.  Mae'r cynllun yn allosod tueddiadau ac yn seiliedig ar y rhain mae'n debygol y bydd y gyllideb Gofal Cymdeithasol yn goddiweddyd Addysg fel y gyllideb gwariant net fwyaf yn y dyfodol agos.  Erbyn 2040-41, yn seiliedig ar dueddiadau incwm a gwariant, bydd Addysg (gan gynnwys Ysgolion) a Gofal Cymdeithasol yn cyfrif am gyllideb gyfan y Cyngor.  Er bod hyn yn annhebygol iawn o ddigwydd, mae'n dangos sut mae cynnydd heb ei ariannu yn y galw yn gwasgu gwasanaethau'r Cyngor.
  • Caiff risgiau allweddol a nodwyd yn CATC 2023-24 i 2026-27 eu grwpio o dan bedwar pennawd sef cyllid, galw, ansicrwydd a gwytnwch ariannol.  Diweddarwyd y rhain ers y fersiwn flaenorol ac maent yn adlewyrchu'r risgiau sydd wedi'u nodi'n gorfforaethol fel yr argyfwng costau byw a'r rhyfel yn yr Wcráin.
  • Mae cynllunio risg yn digwydd yn fyw.  Er enghraifft, amlygodd cyflwyniad diweddar i'r Tîm Arwain Estynedig amrywiadau mewn newidiadau rhwng y rhagdybiaethau sy'n sail i CATC 2023-24 – 2026-27 a'r data economaidd diweddaraf gan roi gwybodaeth fwy amserol i reolwyr gynllunio ar gyfer gwariant yn y dyfodol.  Er enghraifft:
    • Roedd chwyddiant ym mis Mai yn 8.7%, yn uwch na thybiaeth yr OBR sef 6.9%.  Mae hyn yn debygol o gyfrannu at gostau uwch yn y dyfodol. 
    • Roedd cyfraddau Sylfaenol y Banc ym mis Mehefin yn 5%, y hynny’n uwch na'r rhagdybiaeth o 4% ar gyfer cyllideb 2023-24.  Mae pob cynnydd o 1% yn y gyfradd llog benthyg yn gywerth â £0.7m ychwanegol o Gost Ariannu Cyfalaf.
    • Mae'r galw am Ofal Cymdeithasol i Blant ac Oedolion, a Digartrefedd yn parhau i gynyddu, gydag achosion yn mynd yn fwy cymhleth (a drud).
  • Bydd rhai elfennau o'r CATC yn dibynnu ar benderfyniadau'r Cyngor yn y dyfodol ac mae hyn yn ychwanegu elfen o ansicrwydd.  Er enghraifft, yng nghyd-destun y ffaith mai gan Sir Benfro mae’r Dreth Gyngor Band D isaf (elfen y Cyngor Sir) yng Nghymru, rhagdybir yn CATC 2024-25 i 2026-27 y bydd cynnydd olynol o 7.5% yng nghynnydd y Dreth Gyngor drwy gydol ei dymor o bedair blynedd.  Mae lefel wirioneddol y Dreth Gyngor mewn unrhyw flwyddyn yn parhau i fod yn benderfyniad i'r Cyngor ei hun.  Mae gosod premiymau'r dreth gyngor ar ail gartrefi hefyd yn cael ei bennu gan y Cyngor.
  • Mae proses cynllunio’r gyllideb ar gyfer 2024-25 wedi dechrau drwy adolygu a 'sgorio' opsiynau arbedion cyllideb a nodwyd ond nas cymerwyd yn 2023-24, ynghyd â chyfleoedd arbedion newydd a nodwyd fel rhan o gynlluniau gwella gwasanaethau, ac awgrymiadau a gafwyd gan staff ac aelodau drwy flwch awgrymiadau ar-lein.  Bydd hyn yn cael ei ddatblygu'n rhestr 'rheseli a phentyrrau’ wedi’i blaenoriaethu’n glir o arbedion ar gyfer 2024-25.
  • Cynhelir rhaglen o ddigwyddiadau ymgysylltu ag Aelodau drwy gydol y flwyddyn, gan alluogi aelodau i ddeall yn llawn y paramedrau cyllidebol tebygol a gallu ystyried cynigion ar gyfer cydbwyso cyllideb 2024-25 a CATC 2024-25 i 2027-28 cyn i’r Cyngor gymeradwyo’r gyllideb yn derfynol.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Parhau i integreiddio cynllunio ariannol tymor canolig gyda chynllunio corfforaethol, gan osod cyllidebau aml-flwyddyn dangosol sy'n cyd-fynd â chyflawni blaenoriaethau'r Cyngor. 
  • Sefydlu cysylltiad mwy effeithiol rhwng cynlluniau gwasanaeth a'r CATC.  Wrth i gynlluniau gwasanaeth tymor canolig aeddfedu bydd angen iddynt adlewyrchu goblygiadau ariannol blaenoriaethau'r CATC.

 

Perfformiad cyfredol - 2

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 2

2021-22 cynfod gwella - 2

 

SA2.3 Rheoli asedau strategol

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Eiddo yw ased mwyaf gwerthfawr y Cyngor ar ôl pobl, ac mae'n hanfodol i ddarparu holl wasanaethau'r Cyngor yn effeithiol.  Mae portffolio asedau cyffredinol y Cyngor yn werth tuag £800 miliwn.
  • Mae'r portffolio eiddo yn eang ac yn cynnwys, ysgolion, canolfannau ieuenctid, canolfannau/hosteli teuluoedd, canolfannau dydd a chymunedol, adeiladau gweinyddu, anheddau Cyfrif Refeniw Tai (HRA), unedau diwydiannol/parciau busnes, swyddfeydd fel Canolfan Arloesedd y Bont, mannau manwerthu gan gynnwys Canolfan Siopa Glan yr Afon, neuaddau marchnad, garejys/lleiniau garej, safleoedd Sipsiwn a Theithwyr, meysydd parcio, canolfannau hamdden, llyfrgelloedd, amgueddfeydd, safleoedd amwynder dinesig, amlosgfa a mynwentydd, depos, Ffermydd Sirol a thir pori, dau harbwr, toiledau cyhoeddus, rhandiroedd, caeau chwarae/meysydd chwarae a mannau agored, asedau cymunedol a maes awyr.

Mae'r gwasanaeth Eiddo, sy'n gyfrifol am reoli asedau corfforaethol cyffredinol y Cyngor, wedi llwyddo i weithredu gwelliannau fel:

  • Cyflwyno desg gymorth eiddo i ddarparu lle cyflym ac un stop ar gyfer ymholiadau, sy'n canolbwyntio ar ddirprwyo gwaith yn gysylltiedig â system rheoli achosion.
  • System rheoli achosion a ffurflenni cysylltiedig i gynorthwyo gyda'r newid i sianel ddigidol.
  • Dechrau cyflwyno System Rheoli Dogfennau Electronig.
  • Prosesau a gweithdrefnau wedi'u dogfennu a'u gwella (parhaus).
  • Ailstrwythuro yng ngoleuni rheoli swyddi gwag a'r angen i addasu’r tîm fel y gall ymateb yn fwy effeithiol i anghenion y Cyngor a'r cyhoedd yn ogystal â rhanddeiliaid.
  • Adolygiadau rhent ac adnewyddiadau prydles ar gyfer asedau masnachol (heblaw tai) – mae pecyn bellach wedi'i allanoli i ddarparu'r incwm ychwanegol a ragwelir o'r adolygiadau sydd mewn rhai achosion wedi sicrhau cynnydd mewn rhent.
  • Cynnal targed meddiannaeth o 90% ar gyfer unedau diwydiannol/parciau busnes. Cyflawnwyd hyn yng nghyd-destun trosiant sylweddol mewn meddiannaeth unedau a mwy o ddiddordeb mewn unedau sydd wedi cynhyrchu gwaith ychwanegol i'r tîm.
  • Gohiriadau rhent a gynigir i denantiaid tai masnachol i gynorthwyo gyda phwysau ariannol o ganlyniad i Covid. Mae hyn wedi arwain at ôl-ddyledion, na ellir eu gorfodi o dan Ddeddf y Coronafeirws 2020, gan na orfodwyd mewn deddfwriaeth y fforffediad am beidio â thalu rhent a'r hawl i ddychwelyd. Ar hyn o bryd mae'r tîm yn gweithio gyda'r tîm cyfreithiol a dyledwyr amrywiol i fynd ar drywydd dyled yn unol â pholisi dyled y Cyngor.
  • Apêl lwyddiannus o asesiadau ardrethu Annomestig a sicrhau dros £1m hyd yma mewn arbedion i'r awdurdod ar restr 2017.
  • Mae cynhyrchu Cynllun Rheoli Asedau Strategol newydd fel y crybwyllwyd yn y camau gwella y llynedd wedi'i gyflawni'n llwyddiannus, a gymeradwywyd gan y Cabinet ar 13 Chwefror 2023.
  • Mae Bwrdd Rheoli Asedau Corfforaethol newydd wedi'i sefydlu, dan gadeiryddiaeth y Prif Weithredwr ac sy'n cynnwys swyddogion allweddol o bob rhan o'r Cyngor.  Diffinnir pwrpas y grŵp yn ei Gylch Gorchwyl a bydd yn goruchwylio holl asedau'r Cyngor.
  • Mae gwarediadau a phryniannau'n cael eu hadrodd i'r Cabinet o bryd i'w gilydd.
  • Caiff Trosglwyddiadau Asedau Cymunedol eu hadrodd i'r Cabinet bob chwarter ac mae manylion ar gael ar ein gwefan.
  • Yn gyffredinol, mae rhenti'n cynyddu ac incwm i fyny fel arfer ychydig bwyntiau canran yn flynyddol.
  • Ni wnaethpwyd gwaith strategol ar argymhellion allanol oherwydd newidiadau strwythurol,  bydd hyn yn dilyn pan fydd y tîm yn cael ei ailsefydlu.
  • Mae ystyried datblygu cyfres bwrpasol o ddangosyddion perfformiad ar gyfer y gwasanaeth eiddo wedi dechrau er y bydd rhagor o waith yn cael ei wneud yn hyn o beth.
  • Mae ymgynghorwyr allanol o Osprey wedi cynnal adolygiad maes awyr a gomisiynwyd gan Dîm Hedfan Llywodraeth Cymru i edrych ar y statws gweithredu ym maes awyr Hwlffordd. Gwnaethpwyd nifer o argymhellion sy’n cael eu hystyried ar hyn o bryd. Gwnaethpwyd y gwaith hwn yn rhannol ond mae angen gwaith pellach i’w gwblhau.
  • Cynhaliodd Archwilio Cymru astudiaeth ar reoli asedau yn 2022-23.  Yn gyffredinol, canfu Archwilio Cymru fod y Cyngor yn cydnabod bod gwendidau sylweddol yn ei drefniadau strategol ar gyfer rheoli ei asedau a'i fod yn edrych ar opsiynau i wneud gwelliannau.  Wrth wneud hynny, mae angen iddo ystyried sut y gall ddefnyddio'r egwyddor datblygu cynaliadwy i lunio ei waith yn y maes hwn.  Ystyriodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ffurflen ymateb y Cyngor i'r argymhellion yn yr adroddiad yn ei gyfarfod ar 29 Tachwedd 2022.  Bydd camau gweithredu ar argymhellion sy'n dal heb eu gweithredu yn cael eu cyflwyno i flwyddyn 2023-24.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Gwelliannau Digidol – Newid Sianel / Hunanwasanaeth, Cwestiynau Cyffredin, rhith-ymweliadau, gwefan bwrpasol ac ail-frandio ac ati.
  • Cyflawni'r Strategaeth Rheoli Asedau.
  • Cyflwyno argymhellion mewn ymateb i adroddiad Llamu Ymlaen Archwilio Cymru.
  • Adolygu a diweddaru'r Polisi Asedau Cymunedol a'r defnydd o wirfoddolwyr ar gyfer parciau ac ati.
  • Datblygu strategaeth ar gyfer y rhandiroedd statudol a’u rheoli’n well.
  • Gwella'r data ar gyfer adrodd ar garbon a chanfod gwerth bioamrywiaeth asedau'r Cyngor.
  • Ail-sefydlu’r grŵp eiddo BGC ar gyfer Sir Benfro.
  • Adolygu a gweithredu argymhellion a wnaed gan Osprey ar faes awyr Hwlffordd.
  • Archwilio modelau gweithredu amgen ar gyfer maes awyr Hwlffordd.
  • Cyflwyno codi llog ar daliadau rhent hwyr.
 

Perfformiad cyfredol - 3

Cyfnod gwella - 3

2021-22 perfformiad- 3

2021-22 cyfnod gwella - 3

 

SA2.4 Cynllunio'r Gweithlu

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Trwy gydol 2022-23 wynebodd y Cyngor broblemau recriwtio a chadw sylweddol (yn gyffredin â llawer o sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus) a oedd yn digwydd cyn mis Ebrill 2022.  Roedd y camau i fynd i'r afael â'r rhain yn 2022-23 yn cynnwys:
    • Defnyddio mwy o swyddi dan hyfforddiant: er enghraifft, dau hyfforddai ychwanegol o Raglen Genedlaethol Datblygu Graddedigion LGA, dwy swydd cynllunio dan hyfforddiant, syrfewyr eiddo dan hyfforddiant.
    • Cyflymu ein rhaglen brentisiaethau.  Mae hyn yn cynnwys gwaith ar hyrwyddo prentisiaethau yn fwy cyffredinol drwy Gwaith yn yr Arfaeth yn ogystal â Rhaglen Brentisiaeth Gofal Cymdeithasol i Oedolion.
    • Cynhaliwyd Ffeiriau Swyddi a Digwyddiadau Recriwtio Agored rheolaidd ledled y sir, gan ddarparu cyfleoedd wyneb yn wyneb i ni hyrwyddo'r Cyngor fel cyflogwr dethol. Cefnogwyd Ymgyrch Nightingale 2023 (gweler adran 5.2), gyda chynnydd yn y ceisiadau a gafwyd o ganlyniad ynghyd â recriwtio i'r Tîm Lles Cymunedol ac Annibyniaeth.  Hefyd cafwyd ymgyrch recriwtio sylweddol i lenwi swyddi’r tîm cyllid fel rhan o Raglen Gwella Cyllid yr Awdurdod Cyfan.
    • Rhannu swyddi gydag awdurdodau lleol eraill (er enghraifft rhannu cyfreithiwr gydag awdurdod cyfagos).
    • Hysbysebu telerau ac amodau hyblyg y Cyngor sy'n berthnasol i lawer o'i swyddi megis amser hyblyg a gweithio hybrid yn enwedig fel ffordd o apelio at bobl â chyfrifoldebau gofalu neu ehangu cronfa bosibl o ymgeiswyr.
    • Cynyddu adnoddau o fewn y tîm recriwtio mewn ymateb i'w faich gwaith cynyddol (ym mis Mehefin 2022 hysbysebwyd dros 100 o swyddi byw ar ein gwefan) a dadansoddiad o effeithiolrwydd ein hysbysebu.
  • Er gwaethaf y mentrau hyn, mae'r Cyngor yn parhau i gael problemau recriwtio a chadw a gweld prinder sgiliau mewn meysydd allweddol fel eiddo, cynllunio, cyfreithiol, gwasanaethau ariannol, gofal cymdeithasol, diogelu'r cyhoedd a chynnal a chadw adeiladau, yn ogystal ag mewn swyddi addysgu. 
  • Er bod tystiolaeth bod cyfraddau cyflog ar gyfer rhai swyddi yn Sir Benfro yn is nag awdurdodau cyfagos, mae ffactorau eraill, fel y ffaith bod Sir Benfro yn gymharol ymylol gydag amseroedd cymudo a allai fod yn hirach o bosibl, cystadleuaeth am dalent gan gyrff cyhoeddus eraill hefyd yn cyfrannu at anawsterau recriwtio a chadw.  Gall effaith anawsterau recriwtio gynnwys costau uwch, er enghraifft dibyniaeth ar staff asiantaeth a gallu cyfyngedig i ddatblygu syniadau cynhyrchu incwm yn ogystal â rhwystro darparu gwasanaethau.
  • Parhaodd y Cyngor i ddatblygu ei Fodel Gweithredu Targed.  Cytunodd y Cyngor ar gam cyntaf hwn, sef yn ei hanfod ffurf strwythur y sefydliad a'i uwch dîm arwain, yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2022 gyda phenodiadau drwy gydol dau chwarter cyntaf y flwyddyn.  Cafodd yr ail gam ei ystyried gan Uwch Bwyllgor Staff yn ei gyfarfod ar 28 Tachwedd 2022 gyda phenodiadau i swyddi allweddol yng ngweddill y flwyddyn. 
  • Cyhoeddodd Archwilio Cymru adroddiad ar reoli gweithlu'r Cyngor ym mis Awst 2022 fel rhan o ddarn o waith ar draws pob Cyngor.  Dyma oedd prif ganfyddiadau'r adroddiad: 
    • Mae'r Cyngor yn cydnabod nad oes ganddo weledigaeth na chynllun clir ar gyfer ei weithlu ac mae am fynd i'r afael â hyn ond mae capasiti cyfyngedig ar lefel strategol yn ei Wasanaeth Adnoddau Dynol yn rhwystro cynnydd.
    • Mae'r Cyngor yn cryfhau ei drefniadau ar gyfer ymgysylltu â'i staff ond mae angen iddo sicrhau ei fod wrthi’n cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy yn ei ddull o reoli ei weithlu.
    • Mae'r Cyngor yn cydnabod bod angen gwella ei drefniadau corfforaethol ar gyfer monitro perfformiad mewn perthynas â'i weithlu.
  • Mewn ymateb, lluniodd y Cyngor ymateb sefydliadol a ystyriwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod ar 29 Tachwedd 2022.  Yn gryno, lluniwyd cynllun drafft ar gyfer datblygu'r gweithlu a fydd yn cyfeirio at yr ystod o gynlluniau datblygu'r gweithlu (e.e. Cynllun y Gweithlu Gofal Cymdeithasol, strategaeth y Gweithlu Athrawon) ac mae drafft o'r cynllun ar flaenraglen waith Trosolwg a Chraffu Corfforaethol ar gyfer mis Medi 2023.
  • Yn dilyn gwaith cychwynnol, gwnaethom gynnal arolwg ymgysylltu â staff heblaw staff ysgol ym mis Hydref/dechrau mis Tachwedd 2022.  Ymatebodd dros hanner y staff, sef tua 1,502 o bobl.  Dengys y canlyniadau 51% o sgôr ymgysylltu ffafriol, 30% niwtral a 19% negyddol ac fe gafwyd 7,406 o sylwadau.  Cyflwynwyd y canlyniadau i’r Uwch Dîm Arwain a Phenaethiaid Gwasanaeth. Cynhaliwyd cyfarfodydd gyda'r holl Gyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth. Sefydlwyd gweithgorau i adolygu data ac mae camau gweithredu o'r rhain wedi cael eu cyfrannu at blatfform Culture Amp.  Rhannwyd y canlyniadau hefyd gyda'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod ar 18 Ebrill 2023.
  • Trwy gydol y flwyddyn, gwnaethom barhau i ddatblygu swyddogaethau’r system TG sy'n cefnogi AD.  Cymerwyd rhai o'r camau gweithredu hyn (megis galluogi gweithwyr i gyfrannu eu cymwysterau a'u sgiliau sy'n helpu i gefnogi'r gwaith o reoli talent a, phan fo angen, ei hadleoli) er bod nifer o dasgau yn parhau.  Bydd cwblhau'r rhain yn cynorthwyo'r broses o gynllunio gwaith.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Cynllunio'r gweithlu – mae drafft o’r ffordd y bydd y Cyngor yn gwneud hyn i fod i gael ei ystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol. 
  • Rheoli Talent – byddwn yn ehangu ein cronfa rheoli talent gan adeiladu ar y rhaglen arwain a rheoli.
  • Cynllunio Olyniaeth - sefydlu dull cadarn o gynllunio olyniaeth a nodi rolau a llwybrau allweddol.
  • Datblygu Arweinwyr - bydd y gwaith hwn yn canolbwyntio i ddechrau ar yr Uwch Dîm Arwain a'r Tîm Arwain Estynedig ac yn sefydlu gweledigaeth a gwerthoedd i ddatblygu timau sy'n perfformio'n dda.  Bydd canlyniad y gwaith hwn yn cyfrannu at y Cynllun Gwella Llywodraethu Corfforaethol.
  • Rhaglen Ysbrydoli Arweinyddiaeth Menywod – byddwn yn datblygu llwybr i arweinyddiaeth i fenywod.
  • Adolygiadau Datblygu Perfformiad - nod hyn yw ymgorffori diwylliant rheoli perfformiad ac mae'n rhan o ddatblygu fframwaith rheoli perfformiad ehangach.
  • Rhaglen digideiddio AD - archwilio digideiddio prosesau pobl, galluoedd awtomeiddio a deallusrwydd artiffisial.  Bydd hyn yn rhyddhau amser staff AD i'w dreulio ar faterion mwy strategol.
  • Rhaglen cydnabod staff - bydd hyn yn annog pobl i rannu llwyddiant ac i ddangos bod pobl yn cael eu gwerthfawrogi o fewn y sefydliad.
  • Cyflogwr dethol - bydd hyn yn seiliedig ar recriwtio, datblygu gweithwyr a chyfraddau cadw.  Bydd hefyd yn gwella ein band cyflogwr.

 

Perfformiad cyfredol - 3

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 3

2021-22 cyfnod gwella - 3

 

SA2.5 Caffael

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Ym Mlwyddyn Ariannol 2022-23 gwariwyd £119.3m gennym gyda busnesau oedd â chanolfan yn Sir Benfro.  Roedd hyn yn 52.17% o gyfanswm ein Gwariant Caffael. Roedd hyn yn welliant ar ffigur y flwyddyn flaenorol, sef 48.77%.
  • Mae gan y Cyngor hanes cryf o gyflawni gan ddefnyddio cyflenwyr lleol, ond mae cyfle i wella lefel y cymorth i fusnesau lleol gystadlu am ein gwaith ac mae angen ymgorffori gwerth cymdeithasol yn ffurfiol ym mhrosesau caffael y Cyngor. Gyda lefelau gwariant trydydd parti y Cyngor, gall pob 1% ychwanegol sy'n cael ei wario'n lleol roi tua £2m o gyllid ychwanegol i'r economi leol, gan helpu i greu a chynnal swyddi, a thrwy hynny chwarae rhan bwysig yn ein strategaethau amddiffyn tlodi.
  • Cymeradwyodd y Cabinet Strategaeth Gaffael bum mlynedd newydd (2023-2027) ym mis Chwefror 2023, gan grisialu a mynd i'r afael â'r gofynion deddfwriaethol ar y Cyngor. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 wedi'i hymgorffori yn y Strategaeth, a bydd y gwaith o gyflawni yn erbyn nodau'r Ddeddf yn cael ei fesur drwy gynnydd yn erbyn cyfres o Amcanion Caffael Cyfrifol sydd ynddi. Mae'r Strategaeth Gaffael bellach yn fyw ac wedi'i chyhoeddi ar ein Mewnrwyd. Mae'r Strategaeth yn cynnwys Amcanion Caffael Cyfrifol sy’n cynnwys nifer o dargedau a chamau gwella sy’n destun gwaith, hefyd wedi'u hymgorffori yn y Strategaeth, yn cael eu gweithredu yn unol â'r amserlenni a nodwyd.
  • Adolygwyd y broses Rheoli Contract a chytunwyd ar y broses ddiwygiedig gyda'r Cyfarwyddwr Adnoddau.
  • Mae'r gwasanaeth yn darparu cymorth caffael i Goleg Sir Benfro ac i Bartneriaeth o dan gytundebau lefel gwasanaeth ffurfiol i gynhyrchu incwm. Mae'r cytundebau lefel gwasanaeth a gefnogir gan Gaffael gyda'r Coleg a Phartneriaeth yn parhau i weithio'n dda ac yn dod ag incwm gwerthfawr i'r Gwasanaeth Caffael.
  • Bu'r Gwasanaeth yn destun adolygiad gwasanaeth allanol gan arwain at gyfres o argymhellion i'w gynorthwyo i symud ymlaen, ac mae cynllun gweithredu yn erbyn yr argymhellion hyn wedi'i greu.  Mae mwyafrif yr argymhellion yn y cynllun gweithredu wedi'u cwblhau neu bron â chael eu cwblhau wrth i'r argymhellion gael eu gweithredu yn y gwasanaeth.
  • Mae'r adolygiad o Reolau Gweithdrefn Contract i ddod, cyn dechrau'r darpariaethau perthnasol yn y Ddeddf Partneriaethau Cymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus newydd. Bydd angen ystyried y newidiadau hyn yn rhan o unrhyw adolygiad o reolau gweithdrefn contract, felly mae'n anymarferol i'r gwasanaeth eu hadolygu nawr cyn iddynt newid. Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal pan fydd y ddeddfwriaeth wedi’i chyhoeddi a'i chyflwyno.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Bydd y gwasanaeth Caffael yn cefnogi Gwasanaethau Cyfreithiol wrth adolygu Rheolau Gweithdrefn Contractau.
  • Adolygu a chryfhau dull y Cyngor o Reoli Contractau.
  • Parhau i wneud cynnydd yn erbyn manylion yr Amcanion Caffael Cyfrifol yn Strategaeth Gaffael newydd y Cyngor.
  • Cynyddu cyfathrebu ac ymgysylltu â chyflenwyr yn Sir Benfro i sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r holl gyfleoedd caffael.
  • Cynnal seminar ar gyfer aelodau etholedig ar y Strategaeth Gaffael newydd (a drefnwyd ar gyfer mis Medi 2023).
  • Gweithredu unrhyw ddarpariaethau perthnasol y Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus newydd o fewn y Cyngor.

 

Perfformiad cyfredol - 2

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 2

2021-22 cyfnod gwella - 2

ID: 10974, adolygwyd 25/10/2023