Hunanasesiad Blynyddol 2022-23

SA4- Gweithio Gyda Phartneriaid a Chwsmeriaid

SA4.1 Gweithio mewn partneriaeth

Asesu perfformiad presennol – pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Mae'r adran hon yn rhoi trosolwg eang o rai o'r trefniadau partneriaeth allweddol y mae'r Cyngor yn ymwneud â nhw.  Ceir rhagor o fanylion am rai o'r trefniadau partneriaeth hyn o fewn adrannau penodol o'r adroddiad hwn.
  • Mae'r Cyngor yn cymryd rhan mewn nifer o bartneriaethau strategol ac yn eu cefnogi, a hynny’n ariannol ac o ran amser swyddogion.  Mae'r sbardunau ar gyfer y partneriaethau hyn yn cynnwys deddfwriaeth, cyfarwyddebau polisi gan Lywodraeth Cymru, a gwireddu manteision cydweithio drwy arbedion maint a lleihau dyblygu drwy weithio gydag eraill i gyflawni amcanion a rennir ar sail ranbarthol. 
  • Mae'r Cyngor yn un o bedwar partner statudol Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Sir Benfro, ac felly mae'n chwarae rhan arweiniol allweddol yng ngwaith y bartneriaeth.  Partneriaeth strategol yw’r BGC a sefydlwyd o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol ac mae'n cynnwys cynrychiolwyr o sefydliadau allweddol o'r sector cyhoeddus, y sector preifat a'r trydydd sector yn y Sir.  Caiff ei gadeirio gan Aelod Cabinet y Cyngor dros Wella Corfforaethol a Chymunedau.
  • Mae gan y BGC ddyletswydd ar y cyd i wella llesiant economaidd, amgylcheddol, cymdeithasol a diwylliannol pobl a chymunedau yn Sir Benfro.  Mae'r BGC wedi sefydlu gweledigaeth glir ar gyfer ei waith sef "datgloi pŵer a photensial pobl a chymunedau Sir Benfro fel bod ein pobl yn hapus, yn iach ac yn byw'n dda, bod ein cymunedau yn garedig, yn ddiogel, yn ddyfeisgar ac yn fywiog, bod ein heconomi yn wyrdd ac yn ffynnu, a bod ein hamgylchedd yn cael ei warchod a'i wella."
  • Mae'n ofynnol i'r BGC gyhoeddi Cynllun Llesiant unwaith bob pum mlynedd, gan nodi ei Amcanion Llesiant statudol a'r camau y bydd yn eu cymryd i wella llesiant pobl a chymunedau yn Sir Benfro.  Cwblhawyd y broses ar gyfer datblygu'r cynllun newydd yn 2022-23 a'i Amcanion Llesiant yw:
    • Cefnogi twf, swyddi a ffyniant a galluogi pontio i economi fwy cynaliadwy a gwyrddach.
    • Gweithio gyda'n cymunedau i leihau anghydraddoldeb a gwella llesiant.
    • Hyrwyddo a chefnogi mentrau i sicrhau datgarboneiddio, rheoli addasu i'r hinsawdd a mynd i'r afael â'r argyfwng natur.
    • Galluogi cymunedau diogel, cysylltiedig, dyfeisgar ac amrywiol. 
  • Cafodd y Cydbwyllgor Corfforaethol ar gyfer De-orllewin Cymru sy'n cwmpasu ardaloedd awdurdodau lleol Sir Gaerfyrddin, Castell-nedd Port Talbot, Sir Benfro ac Abertawe (ac yn cynnwys y ddau barc cenedlaethol yn y rhanbarth) ei gyfansoddi'n ffurfiol ym mis Ionawr 2022.  Mae Cydbwyllgorau Corfforaethol yn ofyniad o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) gyda'r diben o wella cynllunio rhanbarthol, cydlynu a darparu trafnidiaeth, cynllunio defnydd tir, datblygu economaidd ac ynni.  Cyhoeddodd y Cydbwyllgor ei Gynllun Corfforaethol 2023-2028 yn ystod y flwyddyn yn sefydlu ei weledigaeth i Dde-orllewin Cymru 2035 a'i flaenoriaethau allweddol ar gyfer datblygu cynlluniau strategol rhanbarthol ar gyfer trafnidiaeth, cyflawni dyheadau rhanbarthol ar gyfer ynni a datblygu economaidd, a pharatoi ar gyfer cynllun datblygu strategol cyntaf erioed y rhanbarth.
  • Mae Sir Benfro yn bartner allweddol ym Margen Ddinesig Bae Abertawe ynghyd â'r tri awdurdod lleol rhanbarthol arall - Cyngor Sir Caerfyrddin, Cyngor Abertawe a Chyngor Castell-nedd Port Talbot - ynghyd â Byrddau Iechyd Prifysgol Bae Abertawe a Phrifysgol Hywel Dda, Prifysgol Abertawe, Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, a phartneriaid yn y sector preifat.  Mae'r Fargen yn becyn buddsoddi hyd at £1.3 biliwn mewn portffolio o raglenni a phrosiectau mawr ar draws y rhanbarth gyda'r disgwyliad y bydd yn rhoi o leiaf £1.8 biliwn o hwb i'r economi ranbarthol dros y 15 mlynedd nesaf, gan greu mwy na 9,000 o swyddi.  Mae rhaglenni a phrosiectau'r Fargen Ddinesig yn seiliedig ar themâu allweddol gan gynnwys cyflymu’r economi, gwyddor bywyd a lles, ynni, gweithgynhyrchu clyfar a digidol.  Y prif brosiect yn y sir yw rhaglen Forol Doc Penfro sy’n werth £60 miliwn a fydd yn gosod Sir Benfro wrth wraidd arloesi ynni morol di-garbon byd-eang gan hefyd helpu i fynd i'r afael â’r newid yn yr hinsawdd.  Bydd rhaglen Forol Doc Penfro yn darparu'r cyfleusterau, y gwasanaethau a'r mannau sydd eu hangen i sefydlu canolfan peirianneg forol o'r radd flaenaf dan arweiniad y sector preifat ac a gefnogir gan y Cyngor.  Cymeradwywyd yr achos busnes llawn gan Lywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru.
  • Mae'r Cyngor hefyd yn chwaraewr allweddol yng nghonsortiwm cyhoeddus-preifat y Porthladd Rhydd Celtaidd sydd wedi'i gymeradwyo a bydd yn darparu llwybr carlam ar gyfer economi sero net Cymru, gan gynhyrchu dros 16,000 o swyddi newydd, gwyrdd a hyd at £5.5 biliwn o fuddsoddiad newydd. Mae'r prosiect trawsnewidiol yn cwmpasu porthladdoedd Aberdaugleddau a Phort Talbot ac yn rhychwantu datblygiadau ynni glân ac asedau arloesi, terfynellau tanwydd, gorsaf bŵer, peirianneg drom a'r diwydiant dur ar draws de-orllewin Cymru.
  • Yn 2022-23 ymunodd y Cyngor â Chyngor Sir Caerfyrddin a Chyngor Abertawe i ffurfio Partneriaeth, y consortiwm addysg newydd sydd wedi disodli’r trefniadau blaenorol o dan ERW.  Y buddion a ragwelir yn sgil y symud i Bartneriaeth yw mwy o werth am arian, tryloywder, llywodraethu cryfach ar wneud penderfyniadau a dysgu proffesiynol o ansawdd uwch.  Gellir gweld adroddiad ar waith y consortiwm yn ystod ei flwyddyn gyntaf yn yr adran dystiolaeth isod.
  • Partneriaeth Gofal Gorllewin Cymru yw'r bwrdd partneriaeth rhanbarthol statudol a sefydlwyd o dan y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant i oruchwylio'r gwaith o drawsnewid ac integreiddio gwasanaethau iechyd, gofal cymdeithasol a llesiant yng ngorllewin Cymru.  Mae'r bartneriaeth yn dwyn ynghyd y tri awdurdod lleol yng Ngorllewin Cymru (Cyngor Sir Caerfyrddin, Cyngor Ceredigion a Chyngor Sir Penfro), Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda a chynrychiolwyr y trydydd sector a’r sector annibynnol.  Mae'r bartneriaeth wrthi'n cynhyrchu ei hail Gynllun Ardal, dogfen allweddol sy'n nodi sut y bydd yn cyflawni ei hamcanion strategol dros y pum mlynedd nesaf.  Cyhoeddwyd Asesiad Anghenion Poblogaeth newydd, sy'n darparu'r sylfaen dystiolaeth ar gyfer datblygu'r Cynllun Ardal newydd, ym mis Mehefin 2022.
  • Sir Benfro Ddiogelach yw'r bartneriaeth diogelwch cymunedol statudol gyda'r nod o leihau trosedd ac anhrefn, ofn troseddau, ymddygiad gwrthgymdeithasol a chamddefnyddio sylweddau.  Bydd y bartneriaeth yn canolbwyntio dros y 12 mis nesaf ar gynhyrchu strategaeth newydd a fydd yn nodi sut y bydd partneriaid yn gweithio gyda'i gilydd i fynd i'r afael â'r materion hyn wrth symud ymlaen.
  • Rheolir trosolwg a chraffu ar drefniadau partneriaeth strategol allweddol y Cyngor naill ai drwy bwyllgorau craffu rhanbarthol pwrpasol neu drwy'r pwyllgor craffu thematig perthnasol o fewn trefniadau'r Cyngor ei hun.  Mae gan y Cyngor hefyd Banel Partneriaethau sefydledig sy'n eistedd o dan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol, ac yn adrodd iddo.  Dynodwyd y panel â'r cyfrifoldeb statudol i graffu ar y BGC ac mae goruchwylio partneriaeth Sir Benfro Ddiogelach hefyd yn rhan o’i gylch gwaith.
  • Amlinellwyd mesurau i gryfhau trefniadau’r Cyngor ar gyfer llywodraethu a monitro ei bartneriaethau strategol, yn dilyn adolygiad gan y gwasanaeth archwilio mewnol, yn adroddiad y llynedd.  Fodd bynnag, araf fu'r cynnydd i gyflawni rhywfaint o'r gweithgarwch gwella hwn ac mae angen gwneud rhagor o waith ac felly mae'n parhau i fod yn rhan o'r camau gwella blaengar a nodir isod.  Disgwylir i’r adran archwilio mewnol ymgymryd â darn dilynol o waith yn haf 2023 a bydd hyn yn rhoi ffocws a chyfeiriad ychwanegol ar y gweithgaredd hwn.

 

Tystiolaeth – sut ydyn ni'n gwybod? 

 

Camau gwella – beth allwn ni ei wneud yn well a sut? 

  • Cefnogi'r gwaith o gyflawni Cynllun Llesiant y BGC ar gyfer Sir Benfro.
  • Parhau i chwarae rôl arwain allweddol ym mhob un o bartneriaethau strategol a rhanbarthol allweddol y Cyngor.
  • Partneriaethau Strategol Allweddol – rhestr i'w hadolygu i sicrhau ei bod yn gyfredol ac yn gywir.
  • Gweithdrefn Partneriaethau – i'w hadolygu, ei diweddaru a'i chylchredeg i'r swyddogion arweiniol ar gyfer pob un o'r partneriaethau strategol priodol, er mwyn sicrhau bod fframwaith clir ar waith i sicrhau trefniadau llywodraethu, rheoli mewnol, rheoli ariannol a rheoli risg effeithiol.
  • Trefniadau llywodraethu partneriaethau - pob partneriaeth i ailystyried polisïau rheoli a goruchwylio amrywiol, gan gynnwys chwythu'r chwiban, gwrthdaro buddiannau, rhannu data a chofrestri risg, er mwyn i aelodau'r Bartneriaeth fod yn ymwybodol o'r broses i'w dilyn pe bai unrhyw bryderon yn codi.
 

Perfformiad cyfredol - 3

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 3

2021-22 cyfnod gwella - 3

 

SA4.2 Ymgynghori ac Ymgysylltu

Asesu perfformiad presennol – pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Defnyddia'r Cyngor ystod eang o dechnegau ymgynghori ac ymgysylltu er mwyn darparu gwasanaethau sy'n diwallu anghenion ein cwsmeriaid a'n cymunedau.  Mae'r rhain yn amrywio o ymgynghoriad untro ar faterion penodol i wasanaeth i raglen barhaus o ymgysylltu a chyfranogi gan gwsmeriaid, yn enwedig ein tenantiaid tai ein hunain.
  • Mabwysiadodd y Cabinet Strategaeth Cyfranogiad (yn agor mewn tab newydd) ar 9 Ionawr 2023.  Nod y strategaeth ei hun yw annog y cyhoedd i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau gan y Cyngor ei hun a gwneud penderfyniadau mewn partneriaeth neu ar y cyd ag unrhyw berson arall.  Roedd Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor yn goruchwylio gwaith cynhyrchu'r strategaeth a'r ymgynghoriad ar y drafft.
  • Cytunwyd ar Strategaeth Deisebau, sy'n cysylltu â'r Strategaeth Cyfranogiad, yn y Cyngor ar 3 Mawrth 2022, ac mae'n enghraifft ymarferol o’r ffordd y mae'r Cyngor yn ei gwneud hi'n haws i bobl ddylanwadu ar gyfranogiad democrataidd.
  • Mae system Pencadlys Ymgysylltu y Cyngor yn annog y cyhoedd i gymryd rhan mewn ymgynghoriadau.  Un o fanteision system y Pencadlys Ymgysylltu yw ei bod yn caniatáu i'r Cyngor gadw trosolwg ar yr holl ymgynghoriadau a lansiwyd.  Yn 2022-23 cafwyd 18,000 o ymweliadau â'r rhan ymgynghori o wefan y Cyngor, tua hanner y nifer a wnaeth hynny yn 2021-22.  Roedd tua 10% o'r bobl a ymwelodd â'r safle yn cymryd rhan (h.y. wedi cwblhau arolwg), sy'n gyfran is nag yn 2021-22 pan oedd canran y rhai a gymerodd ran yn 14%.  Ar gyfer 2022-23, bu cynnydd bach yng nghanran y bobl a gafodd wybodaeth (e.e. wedi gwylio fideo) neu a oedd yn ymwybodol (e.e. wedi edrych ar dudalen o leiaf). 
  • Y prif holiaduron ffurfiol yr oedd pobl yn cymryd rhan ynddynt oedd: Adroddiad Ymgynghoriad Cyllideb 2023 - 2024; Strategaeth Toiledau Lleol Ddrafft 2023; Cynllun Llesiant Drafft 2023 – 2028; Holiadur Clercod ac Aelodau Cyngor Dinas, Tref a Chymuned; Adolygiad Polisi Dyrannu Cartrefi Dethol.  Ychydig iawn o ddiddordeb a ddenodd rhai prosiectau mawr e.e. holiadur ar ddatblygiad Brynhir neu osod lefelau rhent.
  • Mae cysylltiad cryf rhwng ymgynghoriad ac ymgysylltu a chydraddoldeb (SA3.4).  Bydd nifer yr ymatebion i ymgynghoriadau a gawn, er ei bod yn caniatáu darlun cywir o gyfanswm y boblogaeth, yn cynnwys nifer isel o ymatebwyr o nodweddion gwarchodedig (er bod yr ymateb canran o nodweddion gwarchodedig yn dal i fod yn unol â chanran y gyfran gyffredinol).
  • Fe wnaethom hefyd ymgynghori ac ymgysylltu â'n gweithlu ein hunain a gellir dod o hyd i fanylion arolwg staff 2022-23 yn adran Cynllunio'r Gweithlu (SA2.4).  Yn ogystal â'r gwaith hwn, buom hefyd yn ymgysylltu ar ohebiaeth fewnol megis crynodeb wythnosol o straeon newyddion allweddol.

 

Tystiolaeth – sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella – beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Ailgomisiynu ac ail-dendro meddalwedd ymgynghori.
  • Ystyried sut mae ymgynghori ac ymgysylltu yn cefnogi ein gwaith gyda chymunedau (gweler SA5.6).
  • Cryfhau dulliau parhaus o ymgynghori ac ymgysylltu, yn enwedig o ran llais y cwsmer ac ystyried sut mae'r rhain yn dylanwadu ar ddyluniad ein system rheoli perfformiad mewnol.

 

Perfformiad cyfredol - 3

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 3

2021-22 cyfnod gwella - 2

 

SA4.3 Cwynion a Chanmoliaeth

Asesu perfformiad presennol – pa mor dda ydyn ni'n ei wneud? 

  • Mae cwynion a chanmoliaeth yn darparu gwybodaeth hanfodol i'r Cyngor fel y rhyngwyneb rhwng darparu gwasanaethau a'r adborth a gaiff gan breswylwyr ar ansawdd ac effeithiolrwydd y gwasanaethau hynny.  Mae cwynion yn helpu i nodi diffygion posibl ac yn cael eu defnyddio fel offeryn i ysgogi gwelliant, tra bod canmoliaeth yn cael ei chroesawu bob amser fel modd o gydnabod lle mae gwasanaeth neu swyddog unigol wedi gwneud rhywbeth arbennig o dda.
  • Ar gyfer blwyddyn ariannol 2022-23, cafodd y Cyngor 819 o gwynion, a 96% o'r rhain yn cael eu datrys ar lefel anffurfiol Cam 1.  Mae'r ffigurau hyn yn cymharu'n debyg i'r flwyddyn flaenorol.  Mae'r 4% sy'n weddill o'r achosion wedi symud ymlaen i lefel ffurfiol Cam 2 sy'n gofyn am adolygiad annibynnol o'r gŵyn.
  • Datryswyd 80% o'r cwynion o fewn yr amserlenni cenedlaethol.  Disgynnodd 19% y tu allan i'r cyfnod hwn ar ôl cael eu hestyn gyda chytundeb yr achwynydd, sef gostyngiad o 28% y flwyddyn flaenorol.  Cwblhawyd yr 1% arall o fewn 6 mis oherwydd cymhlethdod y gŵyn.
  • Fel ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2022-23, cyfeiriwyd 44 cwyn at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, sef ffigur tebyg i'r flwyddyn flaenorol (2021-22 – 39).
  • Ni chadarnhawyd unrhyw un o'r cwynion a gyfeiriwyd at yr Ombwdsmon, sy'n rhoi sicrwydd bod proses trin cwynion y Cyngor yn gadarn ac yn effeithiol.
  • Mae adroddiadau ar ddata cwynion chwarterol a blynyddol wedi cael eu hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Cabinet yn ystod y flwyddyn.
  • Cafodd y broses gwyno ar gyfer ysgolion sgôr sicrwydd 'cyfyngedig' yn dilyn adolygiad allanol gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol.  O ganlyniad, cyflwynwyd cytundeb lefel gwasanaeth i ysgolion i gryfhau'r trefniadau hyn. 
  • Mae'r Cyngor yn hoffi deall beth rydym yn ei wneud yn dda a beth mae ein cwsmeriaid yn ei werthfawrogi, gyda chanmoliaeth yn cael ei bwydo'n ôl i'r gwasanaethau priodol a all gryfhau morâl.  Yn 2022-23, cafodd y Cyngor 299 achos o ganmoliaeth ar y gwasanaethau a ddarparwyd.  Roedd y ffigur hwn yn llai na’r achosion o ganmoliaeth a gafwyd yn 2021-22 (334).
  • Yn ystod y flwyddyn, daeth y Cyngor yr awdurdod cyntaf yng Nghymru i weithredu system iCasework bwrpasol sy'n integreiddio gwybodaeth sy'n ymwneud â thrin cwynion, ceisiadau mynediad at ddata gan y testun a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth.  Pan fydd wedi ymwreiddio’n llwyr, bydd y system hon yn helpu i symleiddio a chryfhau rheolaeth y Cyngor ar y prosesau hyn trwy ddileu dyblygu a gweinyddu diangen.
  • Bydd y system hefyd yn cefnogi'r Cyngor i ddefnyddio gwybodaeth am gwynion i ysgogi gwelliant corfforaethol drwy gynhyrchu data’n fwy effeithiol.  Bydd hyn yn cynnwys sicrhau bod gwersi'n cael eu dysgu o gwynion lle mae cwynion wedi'u cadarnhau a nodi meysydd gwasanaeth lle ceir cwynion yn gyffredin fel y gellir cymryd camau gwella priodol.

 

Tystiolaeth – sut ydyn ni'n gwybod? 

 

Camau gwella – beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Gweithredu ac ymgorffori'r system iCasework newydd o fewn y Cyngor i wella'r broses trin cwynion a fydd yn sicrhau arbedion effeithlonrwydd wrth ymdrin â chwsmeriaid y Cyngor a dileu prosesau gweinyddol diangen.
  • Defnyddio’r wybodaeth a gasglwyd o'r system iCasework newydd i ysgogi gwelliant corfforaethol ac i fynd i'r afael â meysydd cwynion cyffredin neu gyson.
  • Datblygu dangosyddion perfformiad priodol ar gyfer cwynion y gellir eu meincnodi ag awdurdodau eraill yng Nghymru a rhoi sicrwydd bod proses gwynion y Cyngor yn gadarn ac yn effeithiol.
  • Darparu hyfforddiant ac arweiniad i staff Corfforaethol ac Ysgol gan barhau i sicrhau bod dull cyson o ymdrin â chwynion ar draws y Cyngor.

 

Perfformiad cyfredol - 2

Cyfnod gwella - 2

2021-22 perfformiad - heb ei gofnodi

2021-22 cyfnod gwella - heb ei gofnodi

ID: 10976, adolygwyd 25/10/2023