Hunanasesiad Blynyddol 2022-23

SA1- Strategaeth a Pherfformiad

SA1.1 Cynllunio strategol, corfforaethol a gwasanaeth

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Dau weithgaredd gwella mawr a nodwyd yn adroddiad hunanasesu'r llynedd oedd cynhyrchu Rhaglen Weinyddu newydd y Cabinet a Strategaeth Gorfforaethol aml-flwyddyn newydd y Cyngor.  Mae'r ddwy weithred hyn wedi'u cyflawni'n llwyddiannus.
  • Cafodd y Rhaglen Weinyddu newydd ar gyfer 2022-27 ei chymeradwyo gan y Cabinet ym mis Ionawr 2023.  Mae'r ddogfen yn sefydlu cyfeiriad gwleidyddol a blaenoriaethau cyfunol y Cabinet drwy'r tymor gweinyddol hwn. 
  • Arweiniwyd y broses o lunio’r ddogfen hon gan y Cabinet ac fe'i datblygwyd ar ôl cyfres o ddigwyddiadau ymgysylltu allweddol, megis diwrnod i ffwrdd y Cabinet a hwyluswyd gan y Prif Weithredwr a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol i nodi blaenoriaethau'n dod i'r amlwg ym mis Mai 2022, aelodau'r Cabinet yn gweithio gyda Chyfarwyddwyr, Penaethiaid Gwasanaeth a rhanddeiliaid allweddol priodol i'w datblygu ymhellach, a sesiwn creu gweledigaeth a gynhaliwyd ar gyfer y Tîm Arwain Estynedig a oedd yn cynnig safbwynt mewnol i gefnogi gwaith y Cabinet.
  • Strwythurwyd y Rhaglen Weinyddu ar sail meysydd portffolio pob Aelod Cabinet priodol ac fe’i cynlluniwyd i sicrhau newid cadarnhaol a pharhaol i Sir Benfro. 
  • Mynegodd y Cyngor yn hunanasesiad y llynedd fod angen symud ei drefniadau cynllunio corfforaethol ymlaen o broses flynyddol i un a oedd yn canolbwyntio mwy dros y tymor canolig.  Mynegodd hefyd fod angen adfywio ac ail-lansio'r broses yn dilyn y saib a ddigwyddodd yn ystod pandemig Covid-19.  Felly, darparodd y Rhaglen Weinyddu fframwaith a chyfeiriad clir ar gyfer Strategaeth Gorfforaethol aml-flwyddyn newydd.
  • Gan adeiladu ar y nodau a'r uchelgeisiau cyfunol a fynegwyd gan y Cabinet, cytunwyd ar Strategaeth Gorfforaethol newydd 2023-2028 gan y Cyngor ym mis Mai 2023.  Mae'r Strategaeth yn cwmpasu cyfnod treigl o bum mlynedd a bydd yn cael ei hadolygu'n flynyddol.
  • Y Strategaeth Gorfforaethol yw'r cyfrwng y mae'r awdurdod yn ei ddefnyddio i osod ei Amcanion Llesiant statudol.  Yn dilyn cyfnod o ddatblygu ac ymgysylltu i sicrhau bod yr amcanion hyn yn cydredeg â chyfeiriad gwleidyddol y Cabinet, Cynllun Llesiant newydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (gweler adran 4.1) a chan ystyried barn dinasyddion a rhanddeiliaid Sir Benfro, cytunodd y Cyngor ar 12 Amcan Llesiant newydd sy'n darparu'r fframwaith strategol ar gyfer gweithgarwch y Cyngor wrth symud ymlaen.
  • Mae naw o'r Amcanion Llesiant hyn yn canolbwyntio'n allanol ar ddarparu gwasanaethau allweddol i breswylwyr, wedi'u hadeiladu o amgylch y meysydd blaenoriaeth thematig canlynol - addysg, gofal cymdeithasol, tai, yr economi, datgarboneiddio a'r argyfwng natur, cymunedau cynaliadwy, y Gymraeg, gwasanaethau craidd a lleihau tlodi.
  • Mae'r tri Amcan Llesiant sy'n weddill yn darparu ffocws mewnol, wedi'u targedu at gryfhau materion sylfaenol lle mae'n rhaid i'r Cyngor wella i'w alluogi i ddarparu'r gwasanaethau y mae trigolion Sir Benfro yn eu haeddu.  Y rhain yw llywodraethu da, gwytnwch ariannol a mynd i'r afael â materion sy'n gysylltiedig â'n gweithlu megis recriwtio a chadw.
  • Mae'r Strategaeth Gorfforaethol yn nodi'n glir y cyfraniad y bydd pob un o Amcanion Llesiant y Cyngor yn ei wneud at gyflawni'r saith Nod Llesiant cenedlaethol i Gymru, fel sy'n ofynnol o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol.
  • Bu mwy o ymdrech hefyd i sicrhau bod y Strategaeth Gorfforaethol yn cydredeg â phroses cynllunio ariannol tymor canolig y Cyngor, er ei bod yn deg dweud bod angen mwy o waith yn hyn o beth.
  • Y Strategaeth Gorfforaethol yw dogfen arweiniol y sefydliad ac mae ar frig yr hierarchaeth yn ei 'edefyn aur' o strategaethau a chynlluniau.  Mae holl weithgareddau'r Cyngor – ar lefel cyfarwyddiaeth, gwasanaeth, tîm ac unigol – yn hidlo i lawr o'r cyfeiriad a nodir yn y Strategaeth.
  • Cymeradwyodd y Cyngor iteriad cyntaf yr adroddiad hwn, sef hunanasesiad corfforaethol blynyddol, yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2022 yn unol â gofynion statudol o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau. 
  • Mae'r Cyngor wedi parhau i ymgorffori ei ddull newydd o gynllunio gwasanaethau, gan symud o ffocws blynyddol (tymor byr) i gynlluniau sy'n edrych dros gyfnod treigl o bedair blynedd (tymor canolig), fel yr amlygwyd yn adroddiad y llynedd.  Mae'r templedi safonol y mae pob Pennaeth Gwasanaeth yn eu dilyn yn parhau i gael eu hadolygu'n flynyddol.  Gwneir hyn er mwyn sicrhau eu bod yn effeithiol ac i wneud y mwyaf o gyfleoedd i gydredeg gweithgarwch gwasanaeth â'r cyfeiriad sefydliadol a nodir yn y Strategaeth Gorfforaethol, ein dull o gynllunio ariannol tymor canolig, a'r heriau ariannol sy'n wynebu'r Cyngor.
  • Cwblhawyd yr holl gynlluniau gwasanaeth rhwng mis Ionawr a mis Ebrill 2023 a byddant yn cael eu hystyried a'u cymeradwyo gan yr Uwch Dîm Arwain.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Parhau i sicrhau cysondeb rhwng yr amcanion strategol a nodir yn y Strategaeth Gorfforaethol a Chynllun Gwasanaeth Tymor Canolig y Cyngor.
  • Cryfhau trefniadau monitro'r Strategaeth Gorfforaethol drwy sicrhau bod mesurau priodol i werthuso ein cynnydd yn cael eu hintegreiddio i'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol (cysylltiadau ag SA1.2).
  • Cynnal adolygiad blynyddol o'r Strategaeth Gorfforaethol a'r Amcanion Llesiant i sicrhau bod y Cyngor yn parhau i ganolbwyntio ar y pethau cywir a bod materion sy'n dod i'r amlwg yn cael eu cofnodi.
  • Parhau i wreiddio disgyblaeth cynllunio gwasanaethau aml-flwyddyn yn niwylliant y sefydliad a'r cylch cynllunio i'r dyfodol, gan gynnal adolygiad blynyddol o’r canllawiau a thempledi cynllun gwasanaeth i sicrhau bod y rhain yn addas i'r diben.
  • Adolygu methodoleg a dull gweithredu ar gyfer cynnal yr adroddiad hunanasesu corfforaethol blynyddol i sicrhau bod trefniadau'n gadarn, yn enwedig o ystyried cymeradwyo'r Strategaeth Gorfforaethol newydd a gosod Amcanion Llesiant newydd.

 

Perfformiad cyfredol - 2

Cynfod gwella - 2

2021-22 perfformiad - 3

2021-22 cyfnod gwella - 3

 

SA1.2 Rheoli Perfformiad Corfforaethol

Asesu perfformiad presennol- pa mor dda ydyn ni'n ei wneud?

  • Fel yr adroddwyd yn hunanasesiad blynyddol y llynedd, mae'r Cyngor yn parhau i fuddsoddi i gryfhau ei drefniadau o amgylch rheoli perfformiad corfforaethol a monitro mesurau allweddol.  Er bod cynnydd wedi'i wneud dros y 12 mis diwethaf, mae angen gwneud rhagor o waith i sicrhau bod y trefniadau hyn yn addas i'r diben.
  • Mae'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn parhau i gael ei ddatblygu.  Pwrpas y ddogfen hon yw sicrhau bod aelodau etholedig ac uwch arweinwyr yn cael eu gweld ar fesurau perfformiad allweddol sy'n rhoi trosolwg eang o iechyd sefydliadol a chorfforaethol.  O ganlyniad, adolygir y cerdyn sgorio yn aml i sicrhau bod y mesurau yr adroddir amdanynt yn cwmpasu digon ar draws meysydd corfforaethol a gwasanaeth allweddol.
  • Fel yr amlygwyd yn adran SA1.1, mae'r Cyngor wedi cymeradwyo Strategaeth Gorfforaethol newydd yn ddiweddar.  Mae angen alinio'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn well â'r amcanion lefel uchel a nodir yn y Strategaeth (ac yn enwedig ein Hamcanion Llesiant), fel y gellir monitro cynnydd i gyflawni'r Strategaeth mewn ffordd fwy integredig.  Bydd hwn yn ddarn allweddol o waith dros y flwyddyn nesaf.
  • Ar hyn o bryd mae'r Cerdyn Sgorio’n cael ei ystyried gan y Cabinet ac Uwch Dîm Arwain bob chwarter mewn lle sy'n caniatáu her a goruchwyliaeth adeiladol rhwng y Weithrediaeth a’r uwch arweinwyr ar faterion sy'n ymwneud â pherfformiad sefydliadol.  Yn benodol, defnyddir y fforwm hwn fel sbardun i dargedu gweithgaredd gwella.  Mae rhai o'r meysydd ffocws allweddol dros y 12 mis diwethaf wedi canolbwyntio ar ddata sy'n ymwneud â chynllunio, tai a gofal cymdeithasol.
  • Ystyrir y Cerdyn Sgorio yn ffurfiol yn gyhoeddus gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol.  Mae'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gwasanaethau hefyd wedi cael data a dynnwyd o'r Cerdyn Sgorio i oruchwylio mesurau o fewn ei gylch gwaith penodol ac, yn yr un modd, mae Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol wedi cael data sy'n berthnasol i'w gylch gwaith.
  • Mae'r prosiect rheoli data/Power BI wedi gwneud cynnydd dros y 12 mis diwethaf, dan arweiniad swyddogion yn y tîm trawsffurfio (gweler SA5.6).  Mae hyn wedi cynnwys defnyddio'r feddalwedd ar gyfer casglu a chyflwyno gwybodaeth yn hytrach na defnyddio dull sy'n seiliedig ar daenlen yn unig.  Mae hwn yn ddarn cymhleth o waith ac mae'n debygol y bydd yn cymryd cryn dipyn o amser cyn i'r dull gael ei ymgorffori'n llawn.  Serch hynny, mae rhai o fanteision defnyddio Power BI eisoes yn cael eu gwireddu, yn enwedig o ran cyflwyno gwybodaeth, y cyfle i weld tueddiadau dros amser, a'r gallu i ddefnyddio'r data mewn ffordd fwy rhyngweithiol.
  • Cynhaliodd gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor adolygiad o'r dull rheoli perfformiad corfforaethol dros y flwyddyn ddiwethaf.  Roedd argymhellion yr adolygiad yn cyd-fynd â’r hyn y deallwyd eisoes ei fod yn angenrheidiol o ran cryfhau a gwella ein prosesau.  Mae'r rhain yn rhan o'r camau gwella yn yr adran isod.
  • Yn ddiweddar, mae Archwilio Cymru wedi gwneud darn o waith yn ystyried sut mae'r Cyngor yn defnyddio mesurau sy'n ymwneud â chwsmeriaid i ddeall sut mae'r cyhoedd yn cael ei wasanaethau.  Er na chafwyd adroddiad terfynol ac argymhellion, mae'n debygol y bydd angen i'r Cyngor sicrhau bod y Cerdyn Sgorio yn cael ei ddiwygio i ddarparu mwy o ymdeimlad o fodlonrwydd cwsmeriaid a mesurau safbwynt y dinesydd.
  • Mae gwaith i gynhyrchu fframwaith rheoli perfformiad corfforaethol newydd wedi parhau dros y flwyddyn ddiwethaf.  Fodd bynnag, o ystyried yr ystod eang o weithgarwch gwella cysylltiedig a amlygwyd uchod, disgwylir cymeradwyo'r ddogfen hon ar hyn o bryd er mwyn caniatáu i'r gwaith datblygiadol hwn gael ei gwblhau fel bod y fframwaith terfynol yn rhoi trosolwg cywir a chyfannol o ddull y Cyngor o reoli perfformiad.  Ar hyn o bryd, rhagwelir y bydd y ddogfen derfynol yn cael ei chymeradwyo ddechrau'r hydref.

 

Tystiolaeth- sut ydyn ni'n gwybod?

 

Camau gwella- beth allwn ni ei wneud yn well a sut?

  • Adolygu a diwygio'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol er mwyn sicrhau gwell aliniad â'r Strategaeth Gorfforaethol sy'n galluogi aelodau etholedig ac uwch swyddogion i fonitro cyflawniad y Strategaeth mewn ffordd integredig.
  • Ystyriwch a yw'r rhestr bresennol o fesurau perfformiad yr adroddwyd amdanynt yn y Cerdyn Sgorio yn rhoi digon o sylw i fetrigau sy'n rhoi safbwynt y dinesydd ar berfformiad y Cyngor.
  • Parhau i gyflwyno'r defnydd o Power BI yn raddol wrth gasglu ac adrodd am wybodaeth perfformiad.
  • Cynhyrchu Fframwaith Rheoli Perfformiad newydd sy'n nodi dull y Cyngor o reoli gwybodaeth am berfformiad.
 

Perfformiad cyfredol - 3

Cyfnod gwella - 3

2021-22 perfformiad - 3

2021-22 cyfnod gwella - 3

ID: 10972, adolygwyd 25/10/2023