Meddwl am ddechrau busnes gofal plant

A ydych yn ystyried sefydlu meithrinfa ddydd?

Mae cychwyn busnes gofal plant yn ymrwymiad sylweddol a chyn i chi ddechrau bydd arnoch angen ystyried y gofal plant sy'n bodoli eisoes yn eich ardal ddewisedig a'r ‘galw' am y gofal plant yr ydych yn dymuno ei ddarparu.

Mae meithrinfeydd dydd yn cynnig gofal amser llawn a rhan amser o blant o'u babandod - 5 mlwydd oed (bydd rhai wedi'u cofrestru i ofalu am blant hyd nes eu bod yn 11). Maent yn gweithredu drwy gydol y flwyddyn ac fel arfer ar agor o ddydd Llun i ddydd Gwener o 8am - 6pm. Mae rhai meithrinfeydd hefyd yn cynnig gofal plant y tu allan i oriau ysgol ac yn ystod y gwyliau.

Mae'n rhaid i leoliad y feithrinfa fod yn briodol i'w ddefnyddio gan blant ifanc a dylai fod yn amgylchedd cartrefol gydag ardal chwarae y tu allan, ardal dawel/gysgu, cegin a chyfleusterau newid/tŷ bach.

Rhaid hefyd ystyried digon o leoedd parcio i rieni.

Cofrestru gydag AGC (yn agor mewn tab newydd)

Mae'n rhaid i bob meithrinfa ddydd gofrestru gydag AGC.

Prif nod y cofrestru yw hyrwyddo ansawdd ac i ddiogelu plant, gan sicrhau eu bod yn cael gofal mewn amgylchedd diogel ac addas.

Rhaid i leoliad meithrinfa ddydd fodloni Safonau Gofynnol Cenedlaethol AGC cyn y gellir caniatáu cofrestriad. 

Rheoli Meithrinfa dydd

• Cyn ei benodi, mae'n rhaid i unigolyn sy'n gyfrifol (rheolwr) am redeg y feithrinfa a rheoli'r staff gael o leiaf 2 flynedd o brofiad yn gweithio mewn lleoliad gofal dydd. Mae'n rhaid bod ganddo gymhwyster lefel 3 o leiaf sy'n briodol i'r swydd ac yn cael ei gydnabod ar restr gyfredol  sef Cymhwyster a Dderbynnir ar gyfer y Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant yng Nghymru,
• Mae'n rhaid i'r feithrinfa gael dirprwy a enwir sy'n medru cymryd cyfrifoldeb yn absenoldeb y rheolwr.

Y Staff

• Ar gyfer gofal dydd amser llawn mae'n rhaid i 80% o'r staff nad ydynt yn gorchwylio cael cymhwyster lefel 2 o leiaf sy'n briodol i'r swydd ac ar restr gyfredol sef Cymhwyster a Dderbynnir ar gyfer y Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant yng Nghymru. Mae'n rhaid i hanner y rhain o leiaf gael cymhwyster lefel 3
• Mae'n rhaid i'r holl staff gael datgeliad manwl gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol.

Recriwtio

•       Ceir rhagor o wybodaeth ar arfer da wrth recriwtio, rheoli a goruchwylio staff ar Gofal Cymdeithasol Cymru (yn agor mewn tab newydd) 

Cymarebau staff

Mewn gofal dydd, isafswm cymarebau staff yw;

• Un oedolyn i dri o blant dan ddwy oed
• Un oedolyn i bedwar o blant sy'n ddwy oed
• Un oedolyn i wyth o blant rhwng 3 - 7

Mae'r cymarebau'n cynnwys plant unrhyw staff neu wirfoddolwyr ac yn berthnasol i unrhyw weithgaredd gan gynnwys hebrwng a chludo plant.

Gall gwirfoddolwyr rheolaidd gael eu hystyried yn y cymarebau staff arferol.

Mewn gofal dydd yn unig, ni ddylid cynnwys y rheolwr mewn unrhyw gyfrifiad o gymarebau oedolion plant

Ymchwil i'r farchnad

Er mwyn penderfynu a oes galw am y gwasanaeth yr ydych yn bwriadu ei gynnig, bydd arnoch angen cyflawni ymchwil i'r farchnad.

Amcan ymchwilio i'r farchnad yw i chi wneud y dewis iawn wrth ddechrau ar eich menter newydd. Mae angen i chi gael gwybodaeth benodol iawn a gofyn y cwestiynau iawn i'r bobl iawn.

Gweler isod rai enghreifftiau o'r cwestiynau er mwyn i chi gychwyn ar eich ymchwil:

Eich cwsmeriaid:

• Pwy yw eich cwsmeriaid?
• Pa oed y byddwch yn darparu ar ei gyfer?
• Faint mae'ch cwsmeriaid yn barod i dalu?
• Faint o blant fydd yn mynychu?

Eich cystadleuwyr:

• Pwy yw eich cystadleuwyr?
• A fedrwch chi weld unrhyw fwlch yn y farchnad?
• Pa wasanaethau y mae'ch cystadleuwyr yn eu cynnig?
• Faint maen nhw'n ei godi?
• Pa weithgareddau maen nhw'n eu cynnig?

Ym mha fodd bydd eich gwasanaeth chi yn well, pam fyddai rhiant yn dymuno talu i'w blentyn fynd i'ch lleoliad chi?

Gallwch lunio holiadur syml, ymweld â grwpiau rhiant â phlentyn neu gyflawni ymchwil i'r farchnad mewn ysgolion lleol neu archfarchnadoedd (mae'n rhaid i chi ofyn caniatâd cyn mynd ati).

Darpariaeth sy'n bodoli eisoes

Wrth ystyried agor darpariaeth gofal plant newydd, mae'n bwysig iawn gweld yr hyn sy'n cael ei gynnig gan wasanaethau neu ddarpariaethau eraill yn eich ardal ddewisedig. Gweler isod enghreifftiau o'r hyn y dylid edrych amdano:

• Ystod y pris -yn ôl yr awr, yr wythnos neu'r mis?
• Swyddi gwag - yn ôl ystod oedran
• A oes rhestr aros
• Oriau agor - a gynigir oriau anghymdeithasol?
• Lleoliad - yn hawdd ei gyrraedd gyda chludiant cyhoeddus, a oes cysylltiadau da?
• Y gwasanaethau sy'n cael eu cynnig
• Yr ieithoedd sy'n cael eu siarad

Hyfywedd ariannol

Mae'n bwysig bod yn realistig ynghylch costau ac i fod yn ymwybodol o oblygiadau'r costau wrth ofalu am wahanol grwpiau oedran. Mae angen mwy o le ar fabanod a phlant bach, rhagor o adnoddau a chymhareb staff llawer yn uwch nag ar gyfer plant hŷn. Rhai o'r costau y bydd arnoch angen eu hystyried:

•  Prynu neu brydlesu adeilad
• Costau ffioedd cyfreithiol, pensaer etc.
• Costau addasiadau
• Offer
• Cofrestru
• Costau rhedeg
• Yswiriant
• Cyflogau

Cofiwch fod y mwyafrif o fusnesau gofal plant yn cymryd amser i sefydlu ac efallai y byddwch yn gwneud colled neu'n adennill costau yn unig am nifer o fisoedd hyd nes bod eich busnes wedi'i sefydlu'n dda.

Strwythur ffioedd

Er bod cyflwyno ystod o ffioedd ar gyfer gwahanol sefyllfaoedd yn beth deniadol e.e. ail blentyn, mae'n ddoeth cynnal strwythur gydag isafswm o gyfraddau ffioedd er mwyn osgoi cymhlethdodau (ar gyfer y staff wrth eu rhoi ar waith ac er mwyn i'r rheini/gofalwyr eu deall). Fodd bynnag, wrth ystyried ffioedd ychwanegol neu gynnydd yn y ffioedd sy'n bodoli eisoes, mae'n hanfodol ystyried pwyntiau mewnol o ran adennill costau a grymoedd allanol cyfraddau ffioedd cystadleuwyr lleol y mae angen i'r lleoliad gyd-fynd â nhw.

Cyfrifo pwyntiau adennill costau

Yn gyffredinol gellir ystyried y pwynt adennill costau yn gyfanswm yr incwm sy'n ofynnol i dalu treuliau'r lleoliad.

Ffynonellau cyllid

Unwaith i chi wirio faint fydd cost debygol eich prosiect, mae'n rhaid i chi benderfynu ar y modd y byddwch yn codi'r arian. Y ffynhonnell fwyaf tebygol o gyllid yw benthyciad banc. Ar gyfer unrhyw geisiadau cyllid bydd angen i chi ddatblygu cynllun busnes.

Cynllun Busnes

Beth ddylid ei gynnwys mewn cynllun busnes?

Crynodeb gweithredol - Mae'r crynodeb gweithredol fel arfer ar un dudalen o bapur y tu blaen i'r cynllun busnes - mae'n crynhoi'r hyn yr ydych yn bwriadu'i wneud, a pham, pryd a sut.

Nodau ac amcanion - Mae'r adran fer hon fel arfer tua un tudalen, yn nodi eich amcanion cyffredinol a nodau manylach.

Cefndir - Mae'n ddefnyddiol gosod y seiliau ar gyfer eich cynllun busnes drwy ddisgrifio'r hyn yw eich prosiect/busnes ar hyn o bryd, efallai, neu pwy ydych chi, eich profiad a pham yr ydych yn dymuno gwneud yr hyn yr ydych yn ei gynnig.

Strwythur rheoli - siart hierarchaidd yn dangos y staffio yn eich lleoliad.

Ymchwil i'r farchnad - Dyma adran bwysicaf eich cynllun busnes - yma mae'n rhaid i chi arddangos yr angen neu'r galw am eich gwasanaethau newydd.

Strategaeth farchnata

Cryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau - Bydd dadansoddiad syml yn eich helpu i weld cryfderau a gwendidau eich prosiect, yn ogystal â'r cyfleoedd a'r bygythiadau y dylech eu hystyried.

Cynllun gweithredol - Dylai'r cynllun gweithredol gynnwys llinellau amser sy'n nodi'r hyn fydd yn digwydd, pryd a phwy fydd yn gyfrifol am y weithred.

Gwybodaeth ariannol - Mae'r rhan hon o'r cynllun busnes yn un o'r rhannau pwysicaf - bydd nifer o fenthycwyr neu roddwyr grant yn darllen y crynodeb gweithredol ac yna troi'n syth at y materion ariannol.

Atodiadau - Dogfen wedi'i hatodi i'r cynllun busnes yw atodiad, sy'n rhoi gwybodaeth ychwanegol, fanylach i'r hyn a geir yng nghorff y cynllun.

Cadw Cofnodion Ariannol

Mae'n bwysig iawn cadw cofnodion ariannol y busnes a rhai personol ar wahân. Mae hyn yn ei gwneud yn haws i lenwi eich ffurflenni treth incwm.

Mae'r ‘llyfrau' y mae arnoch angen eu cadw yn cynnwys:

Llyfr arian parod - yn hwn cofnodir y derbynebau (arian a dalir i mewn) a thaliadau pob dydd. Dylai'r llyfr arian gyd-fynd â'r gyfriflen banc.

Mantolen - Cipolwg yw mantolen ar werth y busnes ar unrhyw un adeg. Mae'n rhoi manylion ynghylch pa asedau mae'r busnes yn berchen arnynt ac yn diddymu'r hyn sy'n ddyledus gan y busnes (dyledion). Mae hefyd yn rhoi syniad da i chi o ba mor abl yw'r busnes i dalu dyledion a'r modd y mae'n cael ei ariannu.

Llyfr cyflogau - Os ydych chi'n cyflogi staff bydd angen i chi gofnodi'r modd yr ydych yn eu talu, yn ogystal â'u Cyfraniadau Yswiriant Gwladol (CYG). Mae Cyllid a Thollau ei Mawrhydi (HMRC) yn gofyn i gyflogwyr gyfrifo CYG naill ai'n fisol neu'n chwarterol.

Cofnodion ffioedd - Mae'n bwysig cofnodi eich holl ffioedd i rieni yn fisol, a'u rhannu yn ‘ffioedd dyledus' a ‘ffioedd a dalwyd'. Bydd hyn yn eich galluogi i weld yn hawdd yr hyn sy'n ddyledus i chi a pha mor gyflym y cawsoch eich talu. Cofiwch rifo eich anfonebau mewn trefn er mwyn i chi ddod o hyd i bob un yn hawdd.

Cofnodion prynu. - Dylech gadw ffeiliau ar wahân ar gyfer eich anfonebau dyledus ac anfonebau a dalwyd. Bydd hyn yn eich galluogi i weld yr hyn sy'n ddyledus gennych. Cofiwch ofyn am anfoneb neu dderbynneb ar gyfer eich cofnodion.

Cyllideb

Wrth greu cyllideb mae'n bwysig peidio â defnyddio ffigyrau anghywir a bydd angen i chi edrych ar wybodaeth y blynyddoedd blaenorol i broffwydo eich cyllid ar gyfer y flwyddyn sy'n dod. Dylech geisio cael ffigyrau wedi'u cyllido ar gyfer:

Incwm - o ffioedd, nawdd, codi arian ac unrhyw ffynonellau eraill megis benthyciadau neu roddion.

Gwariant - mae hwn yn cynnwys costau arferol rhedeg busnes megis cyflogau, yswiriant gwladol, adeilad, gwasanaethau (biliau), yswiriant yn ogystal â gwariant ar hyfforddiant, deunydd ysgrifennu a nwyddau traul.

Llif arian

Er mwyn cynnal y cwmni, rhaid i'r arian sy'n dod i mewn i'ch busnes fod yr un fath - neu'n ddelfrydol yn fwy - na'r arian sy'n mynd allan. Gelwir hyn yn llif arian, a gallwch gadw golwg ar hyn drwy fonitro eich ‘derbynebau' a'ch ‘taliadau' bob mis:

•  Mae derbynebau'n cynnwys arian yr ydych yn ei gael gan ffioedd, benthyciadau banc, arian yr ydych wedi'i roi i mewn i'r busnes eich hun (er enghraifft cynilion), arian yr ydych chi wedi'i wneud wrth werthu asedau.
• Mae taliadau'n cynnwys arian a dalwyd i brynu nwyddau a thalu treuliau, ad-daliadau am fenthyciadau, prynu asedau (megis cyfrifiadur), yn ogystal â TAW, cynllun Talu wrth Ennill, Cyfraniadau Yswiriant Gwladol a chyflogau.

Os yw'r arian sy'n dod i mewn i'ch busnes yn llai na'r hyn sy'n gadael, bydd eich busnes yn methu yn yr hirdymor. Yn y tymor byr mae angen digon o arian wrth law i dalu biliau.

Elw blynyddol a datganiad colled

Ar ddiwedd cyfnod masnachu, blwyddyn fel arfer, mae angen edrych yn ôl a gweld a wnaeth y busnes elw neu golled. Mae'r elw blynyddol a'r datganiad colled yn cynnwys yr wybodaeth hon.

Mae'r elw a'r golled yn crynhoi holl incwm a gwariant y flwyddyn honno. Hwn yw croniad eich holl adroddiadau cyllid eraill a bydd yn eich helpu i gynllunio ymlaen llaw wrth baratoi ar gyfer cyllideb y flwyddyn nesaf.

Ceir cymorth ac arweiniad pellach ar sefydlu meithrinfa ddydd gan:

Cymdeithas Genedlaethol Meithrinfeydd Dydd  (NDNA Cymru) (yn agor mewn tab newydd)

Gall yr NDNA roi help, cymorth ac arweiniad ar sefydlu meithrinfa ac mae ganddi wefan gynhwysfawr yn cynnwys gwybodaeth ddefnyddiol ar bolisïau, gweithdrefnau ac arfer da.