| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Rhannu data rhwng Cyngor Sir Penfro – derbyniadau ysgolion a Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda – iechyd plant |
Gwybodaeth a gasglwyd fel rhan o’r ‘Cytundeb Rhannu Data ar gyfer: Gwasanaeth Derbyniadau Ysgolion Sir Benfro a Bwrdd Iechyd Plant Hywel Dda’. Rhannu rhestrau disgyblion – Cyngor Sir Penfro â Bwrdd Iechyd Hywel Dda. Rhannu genedigaethau hysbys – Bwrdd Iechyd Hywel Dda â Chyngor Sir Penfro |
Dyddiad geni’r disgybl + 25 mlynedd |
Deddf Addysg 1996. Deddf Llywodraeth Leol 2006. Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998 |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Cais rhyddid gwybodaeth |
Pob cofnod sy’n ymwneud â chais rhyddid gwybodaeth |
Chwe blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Cwyn sy’n ymwneud â’r awdurdod lleol (manylion y disgybl a’r rhiant) |
Pob cofnod sy’n ymwneud â’r gŵyn i’r ysgol a/neu’r awdurdod lleol |
Er mwyn cysondeb, mae’r amserlenni yn unol â pholisi enghreifftiol ar gyfer cwynion ysgolion. Dyma’r cyfnod cadw a nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion Dyddiad y gŵyn + saith mlynedd. Os oedd esgeulustod yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 16 mlynedd. Os oes materion sy’n ymwneud ag amddiffyn neu ddiogelu plant yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 40 mlynedd. |
Gweithdrefn gwyno ysgolion: canllawiau 2022. Adran 36 o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru). Gweithdrefnau’r awdurdod lleol ar gyfer ymdrin â chwynion. |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Cais gan yr heddlu, cais cyfreithiol a/neu gais gofal cymdeithasol |
Pob cofnod sy’n ymwneud â chais gan yr heddlu, cais cyfreithiol a chais gofal cymdeithasol, e.e. cais Atodiad C |
Chwe blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Apêl derbyniadau ysgolion (manylion y disgybl a’r rhiant) |
Pob cofnod sy’n ymwneud ag apêl derbyniadau ysgolion |
Dyddiad geni’r disgybl + 25 mlynedd Dyma’r cyfnod cadw a nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
Y cod derbyn i ysgolion: Canllawiau statudol ar gyfer awdurdodau derbyn, cyrff llywodraethu, awdurdodau lleol, dyfarnwyr ysgolion, a phaneli apeliadau derbyn mis Rhagfyr 2014 |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Trefniadau derbyniadau ysgol |
Pob cofnod sy’n ymwneud â chreu a gweithredu polisi derbyniadau ysgolion |
Oes y polisi + tair blynedd yna adolygiad Dyma’r cyfnod cadw a nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
Y cod derbyn i ysgolion: Canllawiau statudol ar gyfer awdurdodau derbyn, cyrff llywodraethu, awdurdodau lleol, dyfarnwyr ysgolion, a phaneli apeliadau derbyn mis Rhagfyr 2014 |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Apêl cludiant i’r ysgol (manylion y disgybl a’r rhieni) |
Pob cofnod sy’n ymwneud ag apêl cludiant i’r ysgol |
Dyddiad geni’r disgybl + 25 mlynedd Dyma’r cyfnod cadw a nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru) 2014. Polisi cludiant i’r ysgol 2022. |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Honiad sy’n ymwneud â disgyblu a diswyddo staff |
Pob cofnod sy’n ymwneud â honiadau o gamymddwyn gan staff |
Yr un amserlenni â chwyn ysgol. Dyddiad y gŵyn + saith mlynedd. Os oedd esgeulustod yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 16 mlynedd. Os oes materion sy’n ymwneud ag amddiffyn neu ddiogelu plant yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 40 mlynedd. |
Gweithdrefnau disgyblu a diswyddo staff ysgol mis Chwefror 2020 |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Mynediad i addysg a chydymffurfedd |
Cais am fynediad at ddata gan y testun |
Pob cofnod sy’n ymwneud â chais am fynediad at ddata gan y testun |
Chwe blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Diogelu mewn addysg |
Trafodaethau dyddiol ynghylch cam-drin domestig |
Cofnodion a gedwir o drafodaethau amlasiantaeth a chamau gweithredu asiantaethau |
Chwe mis |
Cytundeb diogelu data yr heddlu |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Diogelu mewn addysg |
Ymholiadau |
|
Hyd nes bod dysgwyr yn 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Diogelu mewn addysg |
Ymgyrch Encompass |
Hysbysiadau dyddiol yr heddlu am ddigwyddiadau cam-drin domestig pan oedd plant yn bresennol. Mae’r Tîm Diogelu Addysg yn casglu data dienw ar nifer yr hysbysiadau sy’n ymwneud ag Ymgyrch Encompass at ddibenion adrodd. |
Un wythnos |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Diogelu mewn addysg |
Ymgyrch Endeavour |
Hysbysiadau dyddiol yr heddlu ynghylch achosion o blant yn mynd ar goll |
Un wythnos |
Cytundeb diogelu data yr heddlu |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Diogelu mewn addysg |
Cyfarfodydd strategaeth |
Cofnodion cyfarfodydd a gynhaliwyd pan wnaed honiad yn erbyn ymarferydd addysg |
Dwy flynedd |
Ni ellir cwblhau cyfarfodydd strategaeth o’r natur hon nes bod y broses droseddol wedi dod i ben. Gweithdrefnau Diogelu Cymru |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Adroddiadau/ llythyrau asiantaeth |
Ffeiliau achos |
Hyd nes bod y disgybl yn 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Monitro presenoldeb |
Nodiadau achos / cronoleg |
Hyd nes bod y disgybl yn 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Hebryngwyr |
Cronfa ddata |
Tair blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Perfformiad plant |
Ffeiliau achos |
Hyd at 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Plant ar goll o’r system addysg |
Cronfa ddata a ffeiliau achos |
Hyd nes bod y disgybl yn 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Trwyddedau cyflogaeth |
Ffeiliau achos |
Hyd at 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Addysg yn y cartref |
Cronfa ddata a ffeiliau achos |
Hyd at 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Hysbysiadau cosb |
Cronfa ddata a ffeiliau achos |
Hyd nes bod y disgybl yn 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Lles addysg |
Casglu data plant y lluoedd arfog |
Cronfa ddata a ffeiliau achos |
Hyd at 25 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Llywodraethu ysgolion |
Cyfarfodydd y llywodraethwyr |
Cofnod o eitemau ar yr agenda, trafodaethau a phenderfyniadau a wnaed yng nghyfarfodydd cyrff llywodraethu. |
Er ei fod fel arfer yn cael ei gadw am oes y sefydliad, dim ond am ddeng mlynedd o ddyddiad y cyfarfod y mae’n ofynnol i’r awdurdod lleol ei wneud ar gael. |
Cyfnod cadw fel y nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Llywodraethu ysgolion |
Recriwtio llywodraethwyr |
Enw, cyfeiriad, rhifau cyswllt a chyfeiriadau e-bost. Datganiad personol ynghylch sgiliau a phrofiad yr ymgeisydd, disgrifiad swydd, a chymhwysedd i wasanaethu fel llywodraethwr |
Rhiant-lywodraethwyr – dyddiad yr etholiad + chwe mis Llywodraethwyr cyfethol – cyn belled â bod y penderfyniad wedi’i gofnodi yn y cofnodion, gellir dinistrio’r cofnodion sy’n ymwneud â’r penodiad unwaith y bydd y llywodraethwr cyfethol wedi gorffen ei gyfnod yn y swydd (ac eithrio pan fydd honiadau sy’n ymwneud â phlant). Yn yr achos hwn, cadwch am 25 mlynedd Cadeirydd ac is-gadeirydd – unwaith y bydd y penderfyniad wedi’i gofnodi yn y cofnodion, gellir dinistrio’r cofnodion sy’n ymwneud â’r etholiad |
Cyfnod cadw fel y nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Llywodraethu ysgolion |
Cyrsiau hyfforddi llywodraethwyr |
Cofnod o hyfforddiant a fynychwyd gan lywodraethwyr unigol, e.e. enw’r cwrs, dyddiad, lleoliad, tiwtor, cofnod presenoldeb (gan gynnwys absenoldebau) |
Dyddiad y mae’r llywodraethwr yn gorffen yn y swydd + chwe blynedd |
Cyfnod cadw fel y nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Llywodraethu ysgolion |
Offeryn llywodraethu |
Enw’r ysgol; categori’r ysgol; enw’r corff llywodraethu; cyfansoddiad y corff llywodraethu |
Am oes yr ysgol |
Cyfnod cadw fel y nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion |
| Addysg |
Plant ac ysgolion |
Llywodraethu ysgolion |
Proses gwyno’r ysgol (manylion y disgybl a’r rhiant) |
Pob cofnod sy’n ymwneud â chwynion ysgol |
Er mwyn cysondeb, mae’r amserlenni yn unol â pholisi enghreifftiol ar gyfer cwynion ysgolion. Dyma’r cyfnod cadw a nodir ym mhecyn cymorth i ysgolion y Gymdeithas Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion Dyddiad y gŵyn + saith mlynedd. Os oedd esgeulustod yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 16 mlynedd. Os oes materion sy’n ymwneud ag amddiffyn neu ddiogelu plant yn gysylltiedig yna dyddiad y gŵyn + 40 mlynedd. |
Gweithdrefnau cwyno ysgolion: canllawiau mis Rhagfyr 2022 |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau archifau |
Adneuwyr/rhoddwyr archifau |
Cofrestr derbynodi; gwaith papur derbynodi; gohebiaeth ynghylch rheoli casgliadau |
Cofnod parhaol |
Cofnod hanfodol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau archifau |
Gohebiaeth y gwasanaeth archif |
Ymholiadau ar ffurf neges e-bost neu gopi caled ynghylch darparu gwasanaethau, ymholiadau sy’n ymwneud â hanes teuluol a hanes lleol, ac ati |
Cyfredol + chwe blynedd. Yna adolygu a naill ai dinistrio neu drosglwyddo i archifau i’w cadw’n barhaol os oes gwerth hanesyddol |
Arfer cyffredin |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau archifau |
Dogfennaeth strategaethau, polisïau, cynlluniau a gweithdrefnau gwasanaeth |
amherthnasol |
Cadwch y ddogfennaeth nes ei bod wedi’i disodli. Yna dinistriwch y ddogfennaeth, oni bai fod ganddi werth hanesyddol. Os felly, trosglwyddwch i’r archifau |
Arfer cyffredin |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau archifau |
Deiliaid tocyn dros dro |
Ffurflen gais |
Wedi’i diweddaru i docyn llawn os oes gan yr unigolyn ddogfen adnabod ddilys – fel arall, cedwir data am bum mlynedd o ddyddiad y tocyn dros dro. |
Arfer cyffredin |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Ffurflenni damweiniau |
Manylion personol, gan gynnwys enw, oedran, rhywedd, manylion cyswllt a manylion y digwyddiad |
Mae pob cofnod newydd yn cael ei gadw ar system Evotix ond dylai cofnodion blaenorol fod yn saith mlynedd ar gyfer oedolion ac 20 mlynedd ar gyfer plant |
Arfer gorau |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Ffurflenni cadw lle ar gyfer gweithgareddau |
Manylion cyswllt a manylion archebion |
Rydym yn newid i ffurflenni archebu digidol ond dylid cadw copïau blaenorol am ddwy flynedd |
Arfer gorau yn y diwydiant |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Ffurflenni mandad debyd uniongyrchol |
Manylion personol ynghyd â manylion cyfrif banc |
Mae ffurflenni mandad bellach yn ddigidol ac yn cael eu dileu pan gaiff cofnodion aelodaeth y cwsmer hwnnw eu dileu |
Rheoliadau ariannol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Teledu cylch cyfyng Canolfan Hamdden Hwlffordd |
amherthnasol |
Chwe mis |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Lluniau/fideos marchnata |
amherthnasol |
Deng mlynedd |
Angen busnes |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Cofnodion aelodaeth |
amherthnasol |
Wedi’u dileu ar ôl rhoi gwybod i unigolyn nad yw’n gwsmer mwyach neu os nad yw wedi ymweld yn ystod y 12 mis diwethaf. |
Arfer gorau |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Teledu cylch cyfyng Canolfan Hamdden Aberdaugleddau |
amherthnasol |
Cyfartaledd 30 diwrnod. Yn cofnodi dim ond os oes symudiad. Disg dau derabeit yw’r storfa. Unwaith y bydd y storfa sydd ar gael wedi’i llenwi, mae’r system yn dechrau trosysgrifo o’r slot cyntaf. Dim ond pan fydd symudiad y mae’r ddyfais yn ei recordio, felly mae hyn yn dibynnu ar faint o symudiad sydd wedi bod. Gellid trosysgrifo’r ffilm yn gynt na 30 diwrnod neu ei chadw’n hirach os nad oes symudiad wedi’i ganfod. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Cynllun hamdden egnïol i bobl dros 60 oed |
Wedi’i gynnwys yn y cofnodion aelodaeth a’r cofnodion gweithgaredd uchod |
Os daw’r cytundeb i ben ym mis Mawrth 2024, ac fel awdurdod lleol nad ydym yn bwriadu parhau i ddefnyddio’r system, byddai Upshot yn cwblhau eu proses cyn-gleient a byddai’r cyfrif (gan gynnwys y data ynddo) yn cael ei ddileu bum mis ar ôl y dyddiad y mae’r drwydded yn dod i ben. Cyn dileu, bydd cyfle gan awdurdodau lleol i allgludo unrhyw ddata, a gall tîm Upshot gefnogi gyda hyn. |
Arfer gorau |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau hamdden |
Teledu cylch cyfyng Canolfan Hamdden Penfro |
amherthnasol |
Yn trosysgrifo’n awtomatig ar ôl cofnodi 30 diwrnod o ddata. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Llyfrgelloedd |
Manylion unigolion sy’n benthyg o lyfrgelloedd |
Enw, cyfeiriad, dyddiad geni wedi’i gofnodi ar system rheoli’r llyfrgelloedd |
Blwyddyn ar ôl i aelodaeth cael ei therfynu / blwyddyn ar ôl i aelodaeth ddod i ben. Manylion dyledwyr yn cael eu cadw am chwe blynedd. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Llyfrgelloedd |
Teledu cylch cyfyng llyfrgelloedd |
amherthnasol |
30 diwrnod |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Llyfrgelloedd |
Defnyddwyr cyfrifiaduron llyfrgelloedd |
Enw, cyfeiriad, dyddiad geni wedi’i gofnodi ar system rheoli’r llyfrgelloedd Enw a chyfeiriad yn cael eu cofnodi ar feddalwedd cadw lle ar gyfrifiadur Netloan |
Tair blynedd ar ôl dyddiad y gweithgaredd diwethaf, oni bai fod dirwyon/ffioedd heb eu talu (gwybodaeth am y dyledwr). |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Llyfrgelloedd |
Presenoldeb mewn digwyddiadau llyfrgelloedd |
• Enw • Dyddiad geni (ar gyfer gweithgareddau sy’n gysylltiedig ag oedran) • Rhif ffôn • Cyfeiriad e-bost • Iaith (i roi gwybod i’r gwasanaeth am y ddarpariaeth iaith sydd ei hangen ar gyfer y cwrs/digwyddiad, h.y. y Gymraeg) • Rhif cerdyn llyfrgell |
Dinistriwyd unwaith y bydd y digwyddiad wedi’i gwblhau |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Tocyn tymor blynyddol |
amherthnasol |
Dwy flynedd |
Wedi’i gadw at ddibenion gwybodaeth / gwirio adnewyddiadau |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Manylion adneuwyr/rhoddwyr amgueddfeydd |
Ffurflen mynediad amgueddfeydd: cofnod papur tair rhan, wedi’i gwblhau â llaw. Dwy ran yn cael eu cadw gan yr amgueddfa; un rhan wedi’i throsglwyddo i’r adneuwr. Gwybodaeth nad yw’n cael ei rhannu y tu allan i’r gwasanaeth amgueddfeydd Cofrestrau caffaeliadau: cyfriflyfrau wedi’u hysgrifennu â llaw; gwybodaeth nad yw’n cael ei rhannu y tu allan i’r gwasanaeth amgueddfeydd Cronfa ddata catalogio amgueddfeydd MODES: cofnod digidol; ar hyn o bryd nid oes mynediad cyhoeddus i’r gronfa ddata ddigidol ond, pan fydd ar gael, nid yw data a ddiogelir gan GDPR y DU ar gael i’w gweld gan y cyhoedd yn gyffredinol |
Wedi’u cadw am gyfnod amhenodol |
Rhan o’r broses o gadw cofnodion parhaol ar gyfer rheoli casgliadau amgueddfeydd. Mae angen cofnodion clir o berchnogaeth flaenorol / perchnogaeth gyfredol o ran arteffactau amgueddfeydd fel rhan o system rheoli casgliadau Spectrum fel y’i defnyddir gan holl amgueddfeydd y DU. Mae cofnodion rheoli casgliadau cywir yn ofyniad o Safon Achredu Amgueddfeydd Cyngor Celfyddydau Lloegr |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Digwyddiadau allanol / awyr agored a phriodasau ym Maenordy Scolton |
Copïau digidol o ffurflenni archebu a dogfennau cysylltiedig |
Wedi’u cadw am hyd y digwyddiad. |
Wedi’u cadw am hyd y digwyddiad i sicrhau bod yr holl fanylion am ddigwyddiadau allanol a seremonïau priodas yn gyfredol ac fel y’u cynigiwyd |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Ffeiriau crefftau Maenordy Scolton – manylion deiliaid stondin |
amherthnasol |
Wedi’u cadw am hyd y digwyddiad |
Wedi’u cadw am hyd y digwyddiad rhag ofn y bydd angen inni gysylltu er mwyn canslo neu am reswm arall |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Teledu cylch cyfyng Maenordy Scolton |
Ffeiliau digidol |
Yn trosysgrifo’n awtomatig ar ôl mis o ddata – ond mae’n dibynnu ar faint o ddata sy’n cael eu cofnodi gan fod y system ond yn cofnodi pan fydd symudiad (bydd data’n cael ei cadw am tua mis). |
Wedi’u cadw at ddibenion diogelwch y safle |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau amgueddfeydd |
Gwefan Maenordy Scolton |
Cedwir manylion personol os yw defnyddwyr y wefan yn dymuno creu eu cyfrifon eu hunain neu gyflwyno ffurflen ymholiad ymweliad addysgol |
Cedwir data personol yn system gynnal YouCreate Grandad Digital am chwe mis yna caiff eu dileu’n awtomatig ac yn ddi-adferadwy. |
Wedi’u cadw i gwblhau ymholiadau addysg neu i ganiatáu i ddefnyddwyr y wefan gael mynediad at eu cyfrifon personol |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Ceisiadau am drwydded safle cymeradwy |
Manylion cyswllt |
Tymor y drwydded |
Contract |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Ceisiadau am dystysgrifau geni, marwolaeth, priodas a phartneriaeth sifil ardystiedig |
Ceisiadau am gopïau o dystysgrifau’r cofnodion cofrestru uchod. |
Dwy flynedd |
Gofynnol yn ôl y gyfraith |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Archebion seremoni |
Manylion archebu a thalu ar gyfer priodasau, partneriaethau sifil, a seremonïau eraill |
Dwy flynedd (yn y broses o weithredu system ddyddiadur newydd a fydd yn golygu cofnodion yn awtomatig yn seiliedig ar yr amserlen gadw). Dyddiad cwblhau targed ar gyfer ei gweithredu 31 Mawrth 2024.) |
Contract |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Archebion seremoni ddinasyddiaeth |
Gwaith papur y Swyddfa Gartref. |
Dwy flynedd (penderfynwyd gan y Swyddfa Gartref). |
Contract |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Clerigwyr ac unigolyn cymeradwy ar gyfer adeiladau crefyddol |
Manylion cyswllt |
Am gyfnod eu hawdurdodi – dwy flynedd ar ôl gadael y swydd |
Contract |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Prawf o fywyd |
Manylion cyswllt |
Dwy flynedd |
Contract |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Cofrestru genedigaethau, marwolaethau, priodasau, partneriaethau sifil (a cyflwyno hysbysiad o briodasau a phartneriaethau sifil) |
Cofrestriadau genedigaethau, marwolaethau a phriodasau. Hysbysiadau o briodas a phartneriaethau sifil. |
Hysbysiadau – pum mlynedd. Cofnodion cofrestriad (genedigaethau, marwolaethau, priodasau) – yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol. Dyddiadur electronig yn cael ei gadw am gyfnod amhenodol. |
Gofynnol yn ôl y gyfraith |
| Addysg |
Gwasanaethau Diwylliannol, Hamdden a Chofrestru |
Gwasanaethau cofrestru |
Manylion cyswllt staff |
Manylion cyswllt |
Hyd y cyflogaeth yn y swydd/adran |
Contract |
| Addysg |
Addysg |
Dechrau’n Deg |
Mynediad at wasanaethau a ariennir gan raglen Llywodraeth Cymru. |
amherthnasol |
Chwe blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg |
Dechrau’n Deg |
Teledu cylch cyfyng |
amherthnasol |
30 diwrnod |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg |
Dechrau’n Deg |
Cofnodion goruchwylio |
amherthnasol |
Am gyfnod y gyflogaeth |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Cais am grant cyfalaf 30 awr |
amherthnasol |
Saith mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Panel Anghenion Dysgu Ychwanegol (gan gynnwys Cynlluniau Datblygu Unigol ar gyfer plant y Blynyddoedd Cynnar) |
amherthnasol |
25 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Ffurflen gais ar gyfer plant mewn dysgu sylfaen yn y sector nas cynhelir |
amherthnasol |
Ceisiadau wedi’u storio ar Forge. 25 mlynedd o amser cyflwyno cais |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Plant ag anghenion dysgu ychwanegol |
amherthnasol |
25 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Manylion cyswllt ar gyfer cyfarfodydd |
amherthnasol |
Adolygir yn flynyddol a chaiff eu dileu pan nad yw cyfarfodydd yn cael eu mynychu mwyach |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Taflenni cyswllt |
amherthnasol |
Wedi’u diweddaru’n flynyddol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Addysg y blynyddoedd cynnar – lleoliadau meithrin y cyfnod sylfaen |
amherthnasol |
Wedi’u gwaredu pan fydd unigolion yn symud ymlaen |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Integreiddio’r blynyddoedd cynnar |
amherthnasol |
Hyd y gyflogaeth |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Ymweliadau â lleoliadau’r blynyddoedd cynnar |
amherthnasol |
Pum mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Hyfforddiant y blynyddoedd cynnar |
amherthnasol |
Dileu 24 mis ar ôl y mynediad olaf |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Canolfan Integredig i Blant |
amherthnasol |
Mae data wedi’u archifo am ddwy flynedd ar ôl i’r contract ddod i ben |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Play inc |
amherthnasol |
25 mlynedd ar gyfer anghenion dysgu ychwanegol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Play inc plus |
amherthnasol |
25 mlynedd ar gyfer anghenion dysgu ychwanegol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Prosiectau chwarae |
amherthnasol |
Mae data’n cael eu cadw am gyfnod y prosiect/cystadleuaeth ac yna’u dinistrio |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Cynlluniau chwarae |
amherthnasol |
25 mlynedd ar gyfer anghenion dysgu ychwanegol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Hyfforddiant chwarae |
amherthnasol |
Nid oes angen dogfennau ar ôl 12 mis |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Archwiliad cymwysterau |
amherthnasol |
Tynnwch ar unwaith pan fydd un newydd wedi’i osod |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Cais am grant cynaliadwyedd |
amherthnasol |
Saith mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
TAPPAS (Tîm o Amgylch y Disgybl, y Rhiant a’r Lleoliad) |
amherthnasol |
25 mlynedd ar ôl dyddiad geni’r plentyn oni bai fod y data yn destun camau cyfreithiol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Manylion staff Tots to Teens / Play Inc |
amherthnasol |
Hyd y gyflogaeth |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Blynyddoedd Cynnar |
Gwirfoddoli |
amherthnasol |
Tynnwch ar ôl gadael y gwasanaeth |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwasanaeth cerdd |
Cynllun prynu offerynnau â chymorth |
Hurio offerynnau Gwasanaeth Cerdd Sir Benfro ar gyfer disgyblion. Storio manylion cyswllt ar gyfer taliadau rheolaidd |
Saith mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwasanaeth cerdd |
Ffurflenni cydsyniad |
Cofrestru/aelodaeth i grwpiau cerddorol y sir. Cydsyniad ar gyfer teithio i ddigwyddiadau/cyrsiau Diogelu – cynnwys manylion meddygol a gwybodaeth gyswllt brys. |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwasanaeth cerdd |
Canlyniadau arholiad cerddoriaeth (datganiadau i’r wasg) |
Rhannu llwyddiant arholiadau drwy’r wasg a’r cyfryngau cymdeithasol |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwasanaeth cerdd |
Grwpiau anarferol – band mawr, pres symffonig |
Disgyblion nad ydynt yn mynychu grwpiau cerddorol y sir wythnosol. Ymarferion ar gyfer digwyddiadau / grwpiau cerddorol ‘dros dro’. |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwasanaeth cerdd |
Ceisiadau arholiad Trinity Rock & Pop |
Ffurflen gais i sefyll arholiadau cerddoriaeth ffurfiol a gofnodwyd gan diwtoriaid |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Datganiadau presenoldeb |
amherthnasol |
20 mlynedd |
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Cronfa ddata Dechrau’n Deg |
amherthnasol |
20 mlynedd |
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Ceisiadau prydau ysgol am ddim |
amherthnasol |
Dinistrir chwe blynedd ar ôl cau’r ffeil |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Casglu data cenedlaethol o asesiadau athrawon |
amherthnasol |
Cedwir y data am gyfnod amhenodol. Ddim yn weithredol mwyach ar ôl 2024 |
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD) |
Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol Statudol ar gyfer pob ysgol |
Cofnod hanesyddol o wybodaeth ysgolion. Cedwir y data am gyfnod amhenodol neu nes bod Llywodraeth Cymru yn cynghori’n wahanol |
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Cyfarfodydd dychwelyd i’r gwaith |
amherthnasol |
Gwybodaeth wedi’i throsglwyddo i adnoddau dynol i’w chofnodi ar iTrent. Wedi’i dal gan y gwasanaeth am dri mis ac yna’i dinistrio ar ôl ei gadarnhau ar iTrent. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Tîm Perfformiad a Gwybodaeth / Data Ysgolion |
Cyfrifiad blynyddol o’r gweithlu ysgolion |
amherthnasol |
Cofnod hanesyddol o wybodaeth ysgolion. Cedwir y data am gyfnod amhenodol neu nes bod Llywodraeth Cymru yn cynghori’n wahanol |
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwella ysgolion |
Gwerthusiadau hyfforddiant athrawon/llywodraethwyr ar gyfer datblygiad proffesiynol parhaus |
Ffurflenni gwerthuso hyfforddiant staff ysgol neu lywodraethwyr unigol (nad ydynt yn ddi-enw) |
Cedwir am ddwy flynedd ar ôl hyfforddiant |
Yn unol â’r canllawiau a amlinellir yn amserlenni cadw a gwaredu Cyngor Sir Penfro (statws/fersiwn: 1.2) |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwella ysgolion |
Hyfforddiant datblygiad proffesiynol parhaus (ysgolion) |
Deunyddiau hyfforddi a ddefnyddir i hyfforddi staff ysgolion a llywodraethwyr. |
Cedwir y data am dair blynedd ar ôl i’r cwrs gael ei ddisodli |
Yn unol â’r canllawiau a amlinellir yn amserlenni cadw a gwaredu Cyngor Sir Penfro (statws/fersiwn: 1.2) |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwella ysgolion |
Datblygu ac arfarnu perfformiad pennaeth ysgol |
Adolygiad o berfformiad y pennaeth dros y flwyddyn flaenorol ac amcanion ar gyfer y flwyddyn newydd |
Cedwir y data am bum mlynedd ar ôl i bennaeth adael ysgol |
Yn unol â’r canllawiau a amlinellir yn amserlenni cadw a gwaredu Cyngor Sir Penfro (statws/fersiwn: 1.2) |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwella ysgolion |
Adroddiadau a chofnodion ysgol sy’n achosi pryder |
Cynlluniau gwella ysgolion (gan gynnwys cynlluniau ôl-arolygiad Estyn a chynlluniau cymorth yr awdurdod lleol os ydynt yn rhan o ymweliad dilynol statudol Estyn) ac adroddiadau adolygu cynnydd ac unrhyw ddogfennaeth gysylltiedig arall. |
Cedwir y data am saith mlynedd o’r pwynt y caiff yr ysgol ei dileu o’r categori ysgol sy’n peri pryder |
Yn unol â’r canllawiau a amlinellir yn amserlenni cadw a gwaredu Cyngor Sir Penfro (statws/fersiwn: 1.2) |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Gwella ysgolion |
Adroddiadau gwella ysgolion safonol, adolygiadau a dogfennaeth arall ysgolion. |
Gwerthusiad blynyddol o ddarpariaeth a safonau ysgolion gyda chofnod o ymweliadau Adolygiadau ysgolion Cynlluniau gwella ysgolion neu ddogfennaeth gynllunio/werthuso arall |
Cedwir am saith mlynedd |
Yn unol â’r canllawiau a amlinellir yn amserlenni cadw a gwaredu Cyngor Sir Penfro (statws/fersiwn: 1.2) |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Gweithgareddau sy’n cynnwys disgyblion ysgolion |
Manylion cyswllt brys, enw, oedran, a chydsyniad ar gyfer rhannu ffotograffau/fideos ar y cyfryngau cymdeithasol |
Am yr amser y mae disgyblion yn mynychu’r ysgol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Cysylltiadau penodol clybiau cymunedol |
Manylion cyswllt prif gysylltiadau clybiau chwaraeon cymunedol, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif cyswllt a chyfeiriad e-bost |
Caiff manylion eu diweddaru wrth i gysylltiadau newid. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Cynrychiolydd clwb cymunedol ar gyrsiau diogelu / cymorth cyntaf |
Manylion cyswllt mynychwyr y cyrsiau datblygiad proffesiynol parhaus, gan gynnwys enw, oedran, cyfeiriad, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost |
Mae Chwaraeon Sir Benfro yn cael gwared ar fanylion personol yn syth ar ôl y cwrs. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Atgyfeiriadau Cynnydd |
Data atgyfeirio disgyblion ar gyfer y prosiect, gan gynnwys manylion cyswllt, rheswm dros atgyfeirio, a hanes addysg. |
Cedwir y cofnodion nes i WEFO (neu gorff newydd) ein hysbysu y gellir eu dinistrio / eu gwaredu. Ni allwn ragweld yn union pa mor hir y bydd hwn. Amlinellir y rheolau ar gyfer cadw dogfennau yng nghanllawiau Paratoi i Derfynu Prosiect WEFO ac maent yn nodi y bydd angen cadw cofnodion tan o leiaf 2026. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Ffotograffau/fideos digwyddiad at ddibenion hyrwyddo |
Ffotograffau a fideos o ddigwyddiadau/gwyliau/hyfforddiant/gwobrau |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Arfarniadau staff mewnol |
Asesiadau o lesiant staff a gynhelir bob blwyddyn |
Blwyddyn gyfredol a dwy flynedd flaenorol |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Marchnata a chyfathrebu digidol |
Ffotograffau a fideos o ddigwyddiadau/gwyliau/hyfforddiant/gwobrau |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Gwobrau Chwaraeon Sir Benfro |
Ffotograffau a fideos sy’n dangos yr enillwyr a’r rhai a gyrhaeddodd y rownd derfynol |
Deng mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Chwaraeon Sir Benfro |
Profiad gwaith |
Manylion cyswllt a manylion cyswllt brys y perthynas agosaf ar gyfer y lleoliad |
Wedi’u cadw am hyd y lleoliad |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid |
Prosiect Cronfa Gymdeithasol Ewrop Cynnydd |
amherthnasol |
Caiff y cofnodion hyn eu cadw hyd nes ein bod yn cael ein cynghori gan WEFO (neu gorff newydd sydd wedi’i disodli) y gellir eu dinistrio / eu taflu. Ni allwn ragweld yn union pa mor hir y bydd hwn. Amlinellir y rheolau ar gyfer cadw dogfennau yng nghanllawiau Paratoi i Derfynu Prosiect WEFO ac maent yn nodi y bydd angen cadw cofnodion tan o leiaf 2026. |
amherthnasol |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid |
Unigolion nad ydynt mewn addysg, gwaith na hyfforddiant ôl-16 |
amherthnasol |
Caiff y data eu dinistrio pan fyddant yn 26 oed |
Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011 (fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau’r Cwricwlwm Cenedlaethol (Diwygiadau Amrywiol) (Cymru) 2016 Strategaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer unigolion 25 oed yw’r Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid. |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid |
Paneli y Tîm o Amgylch y Disgybl, y Rhiant a’r Lleoliad |
amherthnasol |
Caiff y data eu dinistrio pan fyddant yn 26 oed |
Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion) (Cymru) 2004 Strategaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer unigolion 25 oed yw’r Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid. |
| Addysg |
Gwella addysg a chomisiynu |
Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid |
Disgyblion sy’n pontio |
amherthnasol |
Caiff y data eu dinistrio pan fyddant yn 26 oed |
Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion) (Cymru) 2004 Strategaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer unigolion 25 oed yw’r Fframwaith Ymgysylltu a Chynnydd Ieuenctid. |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Seicoleg Addysg a Chwnsela |
Cadw gwybodaeth/data plant ar gyfer Seicoleg Addysg |
Adroddiadau, dogfennau statudol, cronfeydd data |
Os yw darpariaeth gymorth hyd at 18 oed, y cyfnod cadw fyddai’r dyddiad geni a 25 mlynedd. Os yw’r ddarpariaeth hyd at 25 oed, y cyfnod cadw fyddai’r cyswllt olaf â’r person ifanc a chwe blynedd. Ar gyfer ffeiliau Seicoleg Addysg sy’n cynnwys plant sy’n derbyn gofal, byddwn yn eu dinistrio 75 mlynedd ar ôl iddynt droi yn 18 oed neu am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl dyddiad marwolaeth |
(Deddf Cyfyngu 1980, adran 2) |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Seicoleg Addysg a Chwnsela |
Cadw gwybodaeth/data plant gan wasanaeth cwnsela mewn ysgolion cynradd ac uwchradd |
Cofnodion cleientiaid |
Saith mlynedd ar ôl diwedd yr ymyrraeth ar gyfer gwasanaeth cwnsela mewn ysgolion cynradd ac uwchradd |
Ymarfer safonol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Tîm Cymorth i Deuluoedd (Tîm o Amgylch y Teulu gynt) |
Cofnodion goruchwylio |
amherthnasol |
Am gyfnod y gyflogaeth |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Tîm Cymorth i Deuluoedd (Tîm o Amgylch y Teulu gynt) |
Er mwyn darparu gwasanaeth a chymorth sy’n berthnasol i’r teulu |
amherthnasol |
Byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarperir inni am 75 mlynedd o ben-blwydd 18 oed yr unigolion neu am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl dyddiad marwolaeth plant sy’n derbyn gofal, plant a phobl ifanc sy’n destun gorchmynion goruchwylio, neu mewn perthynas ag amddiffyn plant. I’r rhai nad ydynt yn dod o dan yr uchod, cedwir gwybodaeth am dair blynedd ar ôl i’r broses ddod i ben. Cedwir lluniau teledu cylch cyfyng am 30 diwrnod. |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Cymorth cynhwysiant (gan gynnwys Gwasanaeth Partneriaethau Rhieni) |
Cyngor a gwybodaeth |
amherthnasol |
Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 26 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Cymorth cynhwysiant (gan gynnwys Gwasanaeth Partneriaethau Rhieni) |
Gwasanaeth gweithiwr allweddol cymorth cynhwysiant |
amherthnasol |
75 mlynedd o ben-blwydd yn 18 oed yr unigolyn ifanc neu am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl dyddiad marwolaeth plant sy’n derbyn gofal, plant a phobl ifanc sy’n destun gorchmynion goruchwylio, neu mewn perthynas ag amddiffyn plant |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Cymorth cynhwysiant (gan gynnwys Gwasanaeth Partneriaethau Rhieni) |
Cynllun datblygu unigol a cheisiadau am golegau arbenigol |
amherthnasol |
25 mlynedd ar ôl dyddiad geni’r plentyn oni bai fod y data yn destun camau cyfreithiol |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Cymorth cynhwysiant (gan gynnwys Gwasanaeth Partneriaethau Rhieni) |
Cymorth rhianta ar gyfer datrysiadau y tu allan i’r llys |
amherthnasol |
Saith mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Ffurflenni damweiniau/digwyddiadau |
amherthnasol |
Data plant yn cael eu trosglwyddo i ffeil unigol a’u cadw am 25 mlynedd. Cedwir data eraill am gyfnod amhenodol. |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Arlwyo heb arian |
amherthnasol |
Hyd nes y bydd y plentyn wedi gadael yr ysgol |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Teledu cylch cyfyng |
amherthnasol |
28 diwrnod |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Ffeiliau unigol plant |
amherthnasol |
25 mlynedd o’r dyddiad gadael |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd |
amherthnasol |
Tair blynedd tan yr adnewyddiad nesaf |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Cymorth gweinyddol iechyd emosiynol |
amherthnasol |
75 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Gwaharddiadau |
amherthnasol |
25 mlynedd o’r dyddiad gadael |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Cludiant i’r ysgol |
amherthnasol |
25 mlynedd o’r dyddiad gadael |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Canolfan Ddysgu Sir Benfro (Uned Cyfeirio Disgyblion) |
Ffeiliau staff |
amherthnasol |
25 mlynedd o’r dyddiad gadael |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Awdioleg |
Atgyfeiriadau, adroddiadau iechyd, diweddariadau a nodiadau clinig, negeseuon e-bost |
35 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Meddygol cymhleth |
Atgyfeiriadau, adroddiadau iechyd, diweddariadau a nodiadau clinig |
35 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Contract a pholisi cymhwyso a dogfennau cysylltiedig eraill |
Cytundebau polisi a chontractau |
Tair blynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Therapi galwedigaethol, ffisiotherapi ac orthoteg |
Atgyfeiriadau, adroddiadau iechyd, diweddariadau a nodiadau clinig, negeseuon e-bost |
35 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Offthalmoleg |
Atgyfeiriadau, adroddiadau iechyd, diweddariadau a nodiadau clinig |
35 mlynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Perfformiad Addysg a Chymuned |
Gwasanaeth synhwyraidd (addysg) |
Negeseuon e-bost ynghylch salwch staff |
amherthnasol |
Caiff y data eu dinistrio tair blynedd ar ôl dyddiad yr absenoldeb |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
3-4 Stryd y Santes Fair, Aberteifi – teledu cylch cyfyng |
amherthnasol |
30 diwrnod oni bai y gofynnir am y data’n benodol yn unol ag ymchwiliadau |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Cynhwysiant gweithredol |
amherthnasol |
31 Rhagfyr 2026 – GRANT YN GORFFEN 31 HYDREF 2022 CADW DOGFENNAU CYFRANOGWYR YN UNOL Â GOFYNION CRONFA GYMDEITHASOL EWROP / WEFO |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Cymunedau am Waith |
amherthnasol |
31 Rhagfyr 2030 – GRANT YN GORFFEN 31 HYDREF 2023 CADW DOGFENNAU CYFRANOGWYR YN UNOL Â GOFYNION CRONFA GYMDEITHASOL EWROP / WEFO |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Cymunedau am Waith a Mwy |
amherthnasol |
Uchafswm o saith mlynedd ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol, oni bai fod Gweinidogion Cymru yn hysbysu’n wahanol. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Cynnydd |
amherthnasol |
Mae noddwyr prosiectau yn gyfrifol am gynnal cofnodion digonol (TG, papur, cyfryngau recordio eraill) i ddogfennu holl gofnodion y prosiect yn llawn, gan gynnwys cofnodion ariannol a chyfrifyddu, ac am eu gwneud ar gael, yn ôl yr angen, i WEFO ac i archwilwyr. Bydd methu â darparu dogfennaeth ategol sy’n ymwneud â gweithgaredd y cronfeydd strwythurol yn arwain at adfachu cyllid grant. Mae hyn yn golygu cadw data tan o leiaf 2026, ond rhaid i noddwr y prosiect gadw’r holl ddogfennau nes bod WEFO yn cynghori fel arall. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Rhaglen Menter a Sgiliau Cronfa Adnewyddu Cymunedol Sir Benfro |
amherthnasol |
Bydd data personol yn cael eu cadw am hyd at saith mlynedd o’r pwynt y caiff cynlluniau buddsoddi eu cymeradwyo. Amcangyfrifir ar hyn o bryd mai haf 2030 fydd hyn |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Adeilad Canolfan Croeso Hwlffordd – teledu cylch cyfyng |
amherthnasol |
30 diwrnod oni bai y gofynnir am y data’n benodol yn unol ag ymchwiliadau |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Twf Swyddi Cymru + |
amherthnasol |
Bydd data yn cael eu dileu ddeng mlynedd ar ôl diwedd cyfnod y contract |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Cynllun Kickstart |
amherthnasol |
Saith mlynedd ar ôl diwedd cytundeb cyflogwr Kickstart. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Marchnad/Neuadd Doc Penfro – teledu cylch cyfyng |
amherthnasol |
30 diwrnod oni bai y gofynnir am y data’n benodol yn unol ag ymchwiliadau |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Restart |
amherthnasol |
Saith mlynedd ar ôl diwedd y rhaglen |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Y Gronfa Ffyniant Gyffredin – P&S ac Angorau Lluosog (Dyfodol Sgiliau, Sgiliau ar gyfer Llwyddiant, Cynlluniau Addysgu Personol) |
amherthnasol |
Bydd data personol yn cael eu cadw am hyd at saith mlynedd o’r pwynt y caiff cynlluniau buddsoddi eu cymeradwyo. Amcangyfrifir ar hyn o bryd mai haf 2030 fydd hyn |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Prentisiaethau dysgu sy’n seiliedig ar waith |
amherthnasol |
31 Rhagfyr 2027 – rhaglenni a phrosiectau a ariennir gan yr Undeb Ewropeaidd rhwng 2014 a 2020 – dyddiad cadw yn unol ag UE 1303/2013, erthygl 140, paragraff 1 a 2 Ymestynnwyd y cyfnod cadw dros dro o 2026 i 2027 ym mis Awst 2021 i ddarparu ar gyfer y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno dogfennaeth cau, h.y. 15 Chwefror 2025 (dwy flwyddyn galendr o 31 Rhagfyr 2025). Yn amodol ar gadarnhad. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwaith yn yr Arfaeth |
Hyfforddeiaethau dysgu sy’n seiliedig ar waith |
amherthnasol |
31 Rhagfyr 2027 – rhaglenni a phrosiectau a ariennir gan yr Undeb Ewropeaidd rhwng 2014 a 2020 – dyddiad cadw yn unol ag UE 1303/2013, erthygl 140, paragraff 1 a 2 Ymestynnwyd y cyfnod cadw dros dro o 2026 i 2027 ym mis Awst 2021 i ddarparu ar gyfer y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno dogfennaeth cau, h.y. 15 Chwefror 2025 (dwy flwyddyn galendr o 31 Rhagfyr 2025). Yn amodol ar gadarnhad. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Sir Benfro yn Dysgu (addysg gymunedol) |
Mynediad achredu |
amherthnasol |
Cedwir y data am chwe blynedd at ddibenion cydymffurfio ag amodau grantiau |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Sir Benfro yn Dysgu (addysg gymunedol) |
Archebion cwrs (wyneb yn wyneb neu dros y ffôn) |
amherthnasol |
Cedwir am ddwy flynedd |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Sir Benfro yn Dysgu (addysg gymunedol) |
Ffurflenni cofrestru |
amherthnasol |
Cedwir y data am chwe blynedd at ddibenion cydymffurfio ag amodau grantiau |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gweinyddiaeth ieuenctid |
Grant Gwisg Ysgol |
amherthnasol |
Un flwyddyn academaidd lawn ar ôl ei ddyfarnu |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm troseddwyr ifanc / cyfiawnder ieuenctid |
Atal troseddu gan unigolion ifanc (manylion y troseddwr) |
Cofnod achos electronig |
Cedwir y manylion nes bod y troseddwr yn 26 oed. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm troseddwyr ifanc / cyfiawnder ieuenctid |
Atal troseddu gan unigolion ifanc (manylion y dioddefwr) |
Cofnod achos electronig |
Cedwir gwybodaeth am y dioddefwr nes bod cofnod y troseddwr yn dod i ben pan fydd yn 26 oed. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Tîm Ieuenctid Cymunedol) |
Cofrestriadau Agored Cymru |
Cofnod presenoldeb a chymwysterau |
Tair blynedd |
Mae’n ofynnol i’r corff sy’n dyfarnu’r cymwysterau gadw’r cymwysterau am gyfnod penodol. |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Tîm Ieuenctid Cymunedol) |
Ffurflenni aelodaeth y Tîm Ieuenctid Cymunedol |
Cofnod o bresenoldeb ac aelodaeth clwb ieuenctid a gedwir ar system gwybodaeth reoli QES |
Hyd at ben-blwydd aelod yn 26 oed. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Tîm Ieuenctid Cymunedol) |
Ffurflenni cydsyniad preswyl/teithiau |
Cofnod o weithgareddau. |
Caiff ffurflenni copi caled eu dinistrio ar ôl y daith, a chaiff eu cadw ar EVOLVE am gyfnod amhenodol. |
Angenrheidiol at ddibenion yswiriant/cyfreithiol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Tîm Ieuenctid Cymunedol) |
Gwirfoddolwyr |
Cofnod o recriwtio a hyfforddi. |
Cedwir yn unol â phroses adnoddau dynol corfforaethol. |
Yn unol â disgwyliadau corfforaethol / adnoddau dynol. |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Dug Caeredin) |
Gwobrau Dug Caeredin |
Cofnod o bresenoldeb a chyflawniad Dug Caeredin. |
Caiff y data eu cadw tan bod yr unigolyn yn 26 oed – ar ôl hynny, dim ond yr enw, y dyfarniad, a dyddiad y dyfarniad a gofnodir (Gwobr Dug Caeredin y DU sy’n rheoli’r broses cadw data). |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaeth ieuenctid (Dug Caeredin) |
Cydsyniad meddygol ar gyfer teithiau |
Gwybodaeth feddygol |
Caiff ei dinistrio ar ôl teithiau perthnasol (bydd y ffurflen gydsyniad yn cwmpasu pob taith yn ystod y flwyddyn). |
Iechyd a llesiant, cyfrifoldeb cyfreithiol / dyletswydd gofal Cyngor Sir Penfro. |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaethau Ieuenctid (gwaith ieuenctid targedig) |
Arfarniadau staff mewnol |
Blwyddyn gyfredol a dwy flynedd flaenorol |
Blwyddyn gyfredol a dwy flynedd flaenorol |
Er mwyn cefnogi datblygiad staff |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaethau Ieuenctid (gwaith ieuenctid targedig) |
Cyrsiau ôl-16 / unigolion nad ydynt mewn addysg, gwaith na hyfforddiant |
Yn unol â chanllawiau WEFO |
Yn unol â chanllawiau WEFO |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaethau Ieuenctid (gwaith ieuenctid targedig) |
Cyfarfodydd dychwelyd i’r gwaith |
amherthnasol |
Diddymodd Rheoliadau Tâl Salwch Statudol (Cynnal Cofnodion) (Dirymu) 2014 (OS 2014/55) y cyfnod cadw statudol penodol, felly rydym yn cadw cofnodion salwch i weddu orau i anghenion busnes. Saith mlynedd ar ôl i’r gyflogaeth ddod i ben. Nid yw’n cwmpasu’r Ddeddf Cydraddoldeb, hawliadau anaf personol a hawliadau torri contract |
Er mwyn cefnogi staff i ddychwelyd i’r gwaith yn unol â disgwyliadau’r gorfforaeth. |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Gwasanaethau Ieuenctid (gwaith ieuenctid targedig) |
Cyrsiau disgyblion ysgol |
amherthnasol |
Hyd at 26 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Ffurflenni atgyfeirio |
Wedi’u cadw ar QES |
Hyd at ben-blwydd aelod yn 26 oed. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Rheoli Risg a Throsglwyddo |
Cofnod o gyfarfodydd yn cynnwys cofnodion o gamau gweithredu a gedwir yn electronig. |
Hyd at ben-blwydd person ifanc yn 26 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Amgylchedd dysgu rhithwir |
Cedwir y data ar Gronfa Ddata Gwybodaeth Myfyrwyr Sir Benfro yn Dysgu. |
Hyd at ben-blwydd person ifanc yn 26 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Gwirfoddolwyr |
Cofnod o recriwtio a hyfforddi. |
Cedwir yn unol â phroses adnoddau dynol corfforaethol. Dim gwirfoddolwyr o fewn y tîm ar hyn o bryd. |
Yn unol â disgwyliadau corfforaethol / adnoddau dynol. |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Fforymau cynulliad ieuenctid |
Wedi’u cadw ar QES |
Hyd at ben-blwydd person ifanc yn 26 oed |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Banc ieuenctid |
Wedi’u cadw ar QES |
Hyd at ben-blwydd aelod yn 26 oed. |
amherthnasol |
| Addysg |
Addysg ieuenctid a chymunedol |
Tîm Cymorth Ieuenctid (ymgysylltu â phobl ifanc, cymorth ymarfer a’r tîm cymunedol) |
Digartrefedd ymysg pobl ifanc |
Cedwir y data ar system gwybodaeth reoli QES fel cofnod achos. |
Hyd at ben-blwydd person ifanc yn 26 oed |
amherthnasol |