Tendrau a Chytundebau

Ystadegau Gwariant

Canran o’r gwariant a werir gyda chyflenwyr o Sir Benfro

Ffigurau	Cyfanswm Gwariant	Gwariant gyda busnesau Sir Benfro	Canran
2019/2020	£176,384,741	£93,302,082	52.90%
2018/2019	£177,765,020	£88,752,918	49.93%
2017/2018	£202,610,279	£85,926,929	42.41%
2016/2017	£175,484,422	£83,573,315	47.62%
2015/2016	£151,683,702	£83,625,540	55.13%
2014/2015	£148,429,937	£83,765,560	56.43%
2013/2014	£138,733,431	£76,549,099	55.18%
2012/2013	£148,489,576	£79,709,341	53.68%
2011/2012	£156,661,944	£80,014,602	51.07%
2010/2011	£143,157,989	£72,269,528	50.48%
2009/2010	£133,463,444	£66,393,843	49.75%
2008/2009	£141,421,980	£67,937,873	48.04%
2007/2008	£137,467,563	£68,441,346	49.79%
2006/2007	£121,581,271	£52,267,654	42.99%
2005/2006	£109,921,943	£43,708,699	39.76%

Cwestiynau Cyffredin

Beth yw Tendr?

Mae Tendr yn gais a gyflwynir gan gyflenwr, fel arfer mewn cystadleuaeth â chyflenwyr eraill lle maent yn cynnig darparu nwyddau, gwasanaethau neu waith i’r Cyngor. Mae bron pob tendr yn ystyried meini prawf dyfarnu sy’n cwmpasu ansawdd a phris er mwyn adnabod y Tendr Manteisiol Mwyaf (MAT).  Bydd y meini prawf ansawdd fel rheol yn cynnwys y dull darparu, ansawdd gwasanaeth ac ati a bydd meini prawf y pris neu gost yn seiliedig ar y mecanwaith pris a nodir yn y gwahoddiad i dendro (gallai hyn fod yn seiliedig ar bris uned, cyfanswm y gost, cyfraddau fesul awr ac ati).

Mae pryniannau sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £90,000 yn ddarostyngedig i Reolau Gweithdrefn Contract y Cyngor sy’n pennu ein bod yn ymgymryd â phroses dendro ffurfiol.

 

Pam mae angen i’r Cyngor fynd i Dendr?

Mae’n bwysig bod y Cyngor yn cael gwerth am arian wrth gaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith ac er mwyn cyflawni hyn, mae angen eu hagor ar gyfer cystadleuaeth yn y farchnad. Mae hefyd yn sicrhau bod ein holl Gaffael yn agored a thryloyw ac yn cydymffurfio gyda Rheolau Caffael Contract a Ddeddf Caffael 2023.

 

Ymhle y gallaf gael gwybod am Gyfleoedd Tendro/Dyfynbris?

Hysbysebir yr holl gyfleoedd caffael dros £90k mewn gwerth ar Wefan Caffael Cenedlaethol Sell2Wales (yn agor mewn tab newydd) ac argymhellir eich bod yn cofrestru’n rhad ac am ddim ar y wefan hon. Bydd hyn yn eich galluogi i hyrwyddo eich sefydliad nid yn unig i Gyngor Sir Benfro, ond yn ehangach i’r Sector Gyhoeddus yng Nghymru, fel eich bod yn derbyn rhybuddion e-bost am gyfleoedd tendro addas. Mae contractau dros drothwy’r DC23 yn cael eu hysbysebu yn y Gwasanaeth Darganfod Tendr (FTS). Lle y bo’n briodol, hysbysebir tendrau ar y cyfryngau cymdeithasol. Mae rhestr o’r cytundebau cyfredol yn ymddangos ar wefan yr Awdurdod ac yn nodi dyddiadau dechrau a gorffen contractau sy’n bodoli’n barod, cyflenwyr presennol a’r Swyddog Caffael sy’n gyfrifol am ymdrin â’r contract hwnnw.

 

Pwy sy’n ymwneud â’r broses Dendro?

Darpar Gyflenwr - Busnes, Unigolyn, Sefydliad Trydydd Sector

Prynwr - Ar ddechrau’r ymarfer Caffael, sefydlir tîm gwerthuso amlddisgyblaethol sy’n cynnwys Swyddog Arweiniol o’r maes Gwasanaeth perthnasol ac o leiaf un Swyddog o’r Gwasanaeth Caffael.

 

Beth sy’n gysylltiedig â’r broses Dendro?

Mae pob contract sydd â gwerth dros £90,000 yn destun proses Tendro Ffurfiol. Fodd bynnag, mae gweithdrefnau gwahanol y gellid ei dilyn, yn ddibynnol ar natur a gwerth y contract. Gwahoddir Tendrau fel arfer un ai fel gweithdrefn dendro 'agored', neu yn achlysurol mae dull weithdrefn hyblyg gystadleuol  neu ddull arall yn cael ei fabwysiadu.

Gweithdrefn Agored – Mae pawb sy’n mynegi diddordeb mewn tendr yn medru cael gafael ar y dogfennau 'Gwahoddiad i Dendro'. Bydd gofyn i chi hefyd gwblhau asesiad cymhwyster, i gynnwys meysydd fel y rhai sy’n cael eu rhestru isod.

Gall gweithdrefn hyblyg gystadleuol gynnwys sawl cam, megis cam dewis cyflenwr, cyflwyniadau, negodi/deialog ac ati.  Bydd y weithdrefn lawn sy'n manylu ar bob cam a’r gofynion pasio yn cael ei chynnwys yn y dogfennau gwahoddiad i dendro a gyhoeddir ynghyd â'r hysbysiad tendro (hysbysiad UK4).  Defnyddir y weithdrefn hyblyg gystadleuol fel arfer ar gyfer gofynion mwy cymhleth neu strategol sy'n gofyn am waith craffu pellach cyn dyfarnu.

Beth sy’n cael ei gynnwys yn y dogfennau tendr?

Cyfarwyddiadau i Dendrwyr – Mae hyn yn cynnwys cyfarwyddiadau i’w dilyn yn ystod y broses dendro, manylion y dyddiad cau a sut i gyflwyno’r tendr ayyb. Darllenwch y cyfarwyddiadau’n ofalus.

Amlen Gymwysterau – Mae'r adran hon o'r porth tendro electronig wedi'i chynllunio i ddarparu’r holl wybodaeth sydd ei hangen ar y cyngor i asesu p’un a yw cwmni'n addas i dendro ai peidio drwy ateb cwestiynau yn ymwneud ag amodau cyfranogiad. Mae’n bwysig bod yr holl gwestiynau perthnasol yn cael eu hateb; os nad oes gwybodaeth ddigonol yn cael ei chyflwyno, gall cais gael ei wrthod. Efallai y bydd yn ofynnol i gwmni ddarparu dogfennau ychwanegol fel tystiolaeth i gefnogi’r wybodaeth a ddarparwyd. Gwybodaeth sy’n ymwneud â sefyllfa economaidd ac ariannol e.e. yswiriant – gwybodaeth ariannol, e.e. cyfrifon cwmni ayyb. Gall y Cyngor hefyd gynnal gwiriadau credyd ariannol.

Amlen Dechnegol – Dyma’r adran yn y porth tendro electronig sy’n cynnwys cwestiynau technegol penodol mewn perthynas â’r nwyddau, gwasanaethau neu’r gwaith sy’n cael ei gaffael. Bydd y porth tendr yn nodi’n benodol y fethodoleg sgorio sy’n berthnasol i bob cwestiwn.

Amlen Brisio – Dyma’r adran yn y porth tendro electronig sy’n cynnwys cyfarwyddiadau ar sut y dylai tendrwr gyflwyno eu prisio.

Manyleb – Mae hwn yn rhoi disgrifiad manwl o’r Nwyddau, Gwaith neu Wasanaethau sydd eu hangen a gwybodaeth gefndir am y contract.

Manteision cymunedol / gwerth cymdeithasol – Caiff y mwyafrif o’r ymarferion tendro a rhai ymarferion dyfynbris eu gwerthuso ar sail pwysoliad pris/ansawdd. Caiff budd cymunedol ei gynnwys fel rhan o'r pwysoliad ansawdd lle bo'n berthnasol neu bydd yn cael ei werthuso ar sail pwysoliad pris / ansawdd / gwerth cymdeithasol. Yma, efallai y bydd gofyn i gyflenwyr gyflwyno datganiad dull gyda'u cynnig.. Bydd y datganiad dull yn cael ei sgorio ac yn ffurfio rhan neu’r cyfan o’r sgorio ansawdd sydd ar gael. Bydd y pwysiad a roddir ar eich datganiad dull a’r pynciau a awgrymir i’w cynnwys yn cael eu hamlinellu yn y dogfennau tendr. Dyma eich cyfle chi i esbonio i ni sut yr ydych yn bwriadu cyflawni’r contract. Os yn llwyddiannus, ac unwaith y bydd y Cyngor yn hapus gyda’r dogfennau, byddant yn cael eu hymgorffori yn y contract ac yn rhan ohono.

Meini Prawf Gwerthuso – Bydd pob ymarfer tendro a gynhelir yn nodi’r meini prawf a ddefnyddir i werthuso eich cais. Bydd y pwysoliadau a’r meini prawf penodol yn amrywio o dendr i dendr yn dibynnu ar y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith sydd eu hangen a’r ffordd y mae’r farchnad gyflenwi’n gweithredu.

Amserlen Brisio – Mae’r rhan fwyaf o’n tendrau yn cynnwys Atodlen Brisio ac mae’n ofynnol i’r tendrwyr ei chwblhau yn y fformat priodol. Dylech sicrhau eich bod wedi darllen yr holl gyfarwyddiadau cyn ei chwblhau.

Amodau a Thelerau cytundeb – mae’r Amodau a Thelerau Cyffredinol yn nodi sail y berthynas rhwng y Cyngor a’r tendrwr llwyddiannus, ac mae’n ofynnol i’r cwmni llwyddiannus a’r Cyngor gadw ato. Mae’n ofynnol i dendrwyr ymrwymo i amodau a thelerau Cyngor Sir Benfro er mwyn i’w ceisiadau gael eu hystyried ar gyfer eu gwerthuso.

Ffurflen y Tendr – mae’n ofynnol i’r tendrwyr arwyddo’r ffurflen hon, sy’n cael ei chynnwys yn ein holl ymarferion Caffael ac yn darparu’r Awdurdod gyda chytundeb ysgrifenedig y cyflenwr y bydd yn cadw at holl delerau a gofynion y tendr hwnnw.

 

Beth fydd yn digwydd ar ôl i mi gyflwyno fy nhendr?

Agor y Tendr – Yn dilyn y dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, bydd y swyddog caffael priodol yn eu hagor drwy’r porth caffael electronig diogel eDendroCymru, a bydd yn cyfarwyddo’r panel gwerthuso ar y broses ddilynol.

Gwerthuso Tendrau – Fel rheol, caiff tendrau eu gwerthuso gan banel sy’n cynnwys swyddogion o'r maes (meysydd) gwasanaeth perthnasol a’i hwyluso gan o leiaf un swyddog o'r adran gaffael er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw. Fel arfer mae contractau yn cael eu dyfarnu ar sail y cynnig mwyaf manteisiol yn (MAT) sy’n cael ei asesu ar gyfuniad o ansawdd/pris neu ansawdd/pris/gwerth cymdeithasol, a’r cyfan yn cael eu pwysoli i gyfateb â gofyniad penodol e.e. 60% ansawdd; 40% pris neu 50% ansawdd: 40% pris / 10% gwerth cymdeithasol. Mae hyn yn cael ei nodi yn y dogfennau Gwahoddiad i Dendro, ynghyd â’r meini prawf ansawdd, sy’n cael eu pwysoli yn nhrefn pwysigrwydd.

Cyfweliadau/Cyflwyniadau – Ar gyfer tendrau a gynhelir o dan y weithdrefn hyblyg gystadleuol, efallai y bydd gofyn i gyflenwyr ddarparu cyflwyniad neu fynychu cyfweliad i egluro eu cais ymhellach. Byddai hyn fel arfer yn cael ei sgorio fel rhan o'r meini prawf ansawdd, gyda'r pwysoliad yn cael ei ddatgan yn y dogfennau gwahoddiad i dendro bob amser.

Dyfarniad Contract – Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu o’r penderfyniad dyfarnu yn ysgrifenedig. Os yw gwerth y caffaeliad yn pennu, bydd DC23 yn gymwys yn hynny o beth: bod yr hysbysiad dyfarnu cychwynnol yn destun cyfnod cadw o 8 niwrnod gwaith o leiaf os caiff ei gyfathrebu’n electronig. Os bydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr chi a sgôr y sawl sydd yn fuddugol, ynghyd â chrynodebau asesu. 

 

Sut alla i gael adborth ar yr hyn oedd yn iawn neu oedd o’i le gennyf?

Hyd yn oed os nad yw DC23 yn berthnasol, gall cwmnïau ofyn am adborth gan y Cyngor ynghylch pam nad oedd eu cais am dendr yn llwyddiannus. Dylid cyflwyno’r cais hwn yn ysgrifenedig. Gellir trefnu cyfarfod dad-friffio os oes angen.

 

Sut ydw i’n cael gwybod am ddyfynbrisiau /cyfleoedd dan £90k?

Sicrhewch eich bod wedi cofrestru ar Sell2Wales (yn agor mewn tab newydd) a’ch bod wedi cymryd gofal i ddewis y categorïau sy’n adlewyrchu’n gywir y nwyddau neu’r gwasanaeth yr ydych yn eu cynnig. Gallech hefyd anfon gwybodaeth fusnes i’r adran berthnasol a gofyn i’ch manylion gael eu storio ar ffeil. A/neu e-bostio  supplierenquiries@pembrokeshire.gov.uk fydd yn ymateb gyda gwybodaeth allweddol.

 

Y Rhestr Contractau Cyfredol a'r Blaengynllun Contractau

Isod fe welwch rhestr lawn y contractau sydd ym meddiant Cyngor Sir Penfro ar hyn o bryd. 

Y Rhestr Gontractau Bresennol

 

Mae'r hon yn rhestr o bob un o'n contractau cyfredol a hefyd yn flaengynllun contractau ar gyfer yr holl gyfleoedd i dendro y gallem fanteisio arnynt yn y dyfodol. Pan fydd cyflenwyr posibl yn cyfeirio at y data hwn, dylent gadw mewn cof y pwyntiau canlynol:-  

1. Mae Sir Benfro yn cyhoeddi pob un o'r cyfleoedd newydd i dendro ar GwerthwchiGymru (yn agor mewn tab newydd) Cofiwch sicrhau bod eich cwmni'n cofrestru ar y wefan hon;a bod eich proffil yn gywir ac wedi e ddiweddaru. 
2. Mae gan Sir Benfro nifer o gontractau sy'n cynnwys opsiynau i estyn y contract ac mae'r rhain wedi cael eu nodi os yw hynny'n berthnasol. Fel arfer bydd yr Awdurdod yn derbyn yr opsiynau estyn sydd ar gael ond nid yw'n gwneud hynny bob amser. Os ydych chi'n dymuno gwneud ymholiadau ynghylch unrhyw gontract penodol mae croeso ichi anfon e-bost at y person cyswllt priodol yn yr Adran Gaffael.
   
   
3. Ni fydd yn rhaid aildendro am bob un o'r contractau a restrir man hyn, ac fe allai'r rhesymau dros hynny gynnwys y canlynol; gwerth isel iawn sydd i'r contract, pryniant untro, ac yn y blaen. Fodd bynnag, os oes gyda chi ddiddordeb mewn cyfle penodol byddwch cystal ag anfon e-bost at y person cyswllt priodol yn yr Adran Gaffael, er mwyn ichi gael rhagor o wybodaeth.

Os hoffech gael unrhyw gymorth cyffredinol, fe'i cewch trwy anfon e-bost at ein Tîm Cyflenwyr

procurement@pembrokeshire.gov.uk