Tendrau a Chytundebau
Strategaeth Gaffael 2023-27
Gyda gwariant blynyddol o bron i £228m ar nwyddau, gwasanaethau a gwaith a brynir i mewn ym Mlwyddyn Ariannol 2021-22, rhaid i’r Cyngor reoli’r gwariant hwn yn gyfrifol. Rydym yn wynebu her o ran galwadau a disgwyliadau sy’n cynyddu drwy’r amser ar gyfer gwasanaethau ar adeg pan fo’n hadnoddau wedi lleihau mewn termau real.
Felly rhaid i ni ymdrechu i ddod o hyd i arbedion effeithlonrwydd a datblygu ffocws masnachol, gan gydnabod y cyd-destun cyfredol yr ydym yn gweithredu oddi mewn iddo o ran amodau anodd y farchnad.
Fodd bynnag, rydym hefyd yn cydnabod y cyfle i gynyddu i’r eithaf y cyfleoedd ar gyfer gwerth cymdeithasol sydd ar gael trwy wariant blynyddol mor fawr; y cyfleoedd i gefnogi'r economi leol ac i gynorthwyo ein taith tuag at garbon sero. I’r perwyl hwn rydym yn ymrwymedig i ddefnyddio caffael i wella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Sir Benfro.
Bydd y Strategaeth hon yn gwreiddio egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ein prosesau ac yn sicrhau bod ein gweithgarwch caffael yn cyflawni rôl gadarnhaol i helpu’r Cyngor i gyrraedd ei darged i fod yn gyfrannwr carbon sero net erbyn 2030.
Y Cyngh. Alec Cormack
Aelod Cabinet dros Gyllid
Caffael a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Beth yw Caffael?
Diffinnir caffael fel a ganlyn:
“Yr holl broses brynu, sy’n cwmpasu nwyddau, gwasanaethau, gwaith a/neu brosiectau cyfalaf. Mae’r broses yn rhychwantu’r cylch oes cyfan o’r cysyniad cychwynnol hyd at ddiwedd oes ddefnyddiol yr ased (gan gynnwys ei waredu) neu ddiwedd contract gwasanaeth neu brosiect gwaith/cyfalaf”.
Rôl y Gwasanaeth Caffael
Rôl y Gwasanaeth Caffael yw gweithredu fel yr hyrwyddwr a’r cydlynydd drwy’r sefydliad cyfan i sicrhau bod y Cyngor yn cyflawni ei amcanion mewn perthynas â’i weithgarwch caffael.
Mae’r rôl yn cwmpasu:
- Rheoli’r holl ymarferion caffael yn unol â deddfwriaeth* a’r Rheolau Gweithdrefn Contractau.
- Sefydlu contractau corfforaethol i’w defnyddio gan y Cyngor.
- Rhoi cyngor ar y broses gaffael, a rheoli’r broses honno, ar gyfer contractau sy’n mynd y tu hwnt i’r trothwyon a bennwyd gan y rheoliadau caffael deddfwriaethol.
- Sefydlu safonau caffael a rheoli contractau corfforaethol. Rheoli contractau yw’r broses a ddefnyddir i reoli’r holl gontractau ac amrywiadau’n effeithiol i reoli costau, sicrhau ansawdd ac amseroldeb deilliannau a lefelau perfformiad y cytunwyd arnynt a lleihau i’r eithaf y risgiau sy’n digwydd.
- Darparu llwybrau a chanllawiau eglur i ddarparwyr sy’n dymuno cynnal busnes gyda’r Cyngor
- Monitro a gwerthuso ein gwariant ar gaffael.
- Gweithio gyda Llywodraeth Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i sicrhau dulliau cyson ar draws Sector Cyhoeddus Cymru.
* Mae’r fframwaith deddfwriaethol cyfredol ar gyfer Contractau Cyhoeddus (Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015) yn mynd i gael ei ddisodli gan y Bil Caffael a’r Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) ar ddiwedd 2023.
Ein Taith Gaffael Hyd Yma
Hon yw pedwaredd Strategaeth Gaffael y Cyngor (ers i’r gyntaf gael ei chynhyrchu yn 2001) ac mae wedi’i bwriadu i adeiladu ar y cynnydd a wnaed hyd yma ac yn amcanu at ddarparu cyfeiriad strategol ar gyfer ein gweithgarwch caffael am y pedair blynedd nesaf.
Mae’r Cyngor yn darparu ei wasanaethau trwy economi gymysg, gan ddarparu rhai gwasanaethau’n uniongyrchol trwy ein gweithlu ni ein hunain a phartneriaethau o fewn y sector cyhoeddus a darparu eraill trwy sefydliadau’r sector preifat a’r trydydd sector.
Gweledigaeth ar gyfer Caffael
Gweledigaeth y Cyngor ar gyfer caffael yw dangos y cyflawnir gwerth am arian trwy gaffael mewn modd cyfrifol i ateb ei ofynion yn awr ac yn y dyfodol. Byddwn yn gweithredu economi gymysg i ddarparu gwasanaethau, gan ddefnyddio ystod amrywiol o gyflenwyr (gan gynnwys cwmnïau bychain, mentrau cymdeithasol a grwpiau gwirfoddol a chymunedol), ac adnoddau mewnol, i sicrhau gwasanaethau o ansawdd da.
Nodau’r Strategaeth
Mae’r Strategaeth hon wedi’i bwriadu i hybu caffael cyfrifol ar draws y Cyngor cyfan. Mae caffael cyfrifol yn golygu taro cydbwysedd rhwng darparu canllawiau manwl a chaniatáu fframwaith hyblyg ar gyfer cyflawni deilliannau gofynnol mewn modd effeithlon, a rheoli risg yn briodol, gyda ffocws cryf ar gyrraedd nodau’r Cynllun Corfforaethol a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.
Nodau penodol y Strategaeth yw:
- Sicrhau bod ein gweithgarwch caffael yn cael ei gyflawni yn unol â’r holl ddeddfwriaeth gyfredol mewn perthynas â chaffael.
- Sicrhau bod ein gweithgarwch caffael yn cael ei gyflawni gan staff â chymwysterau proffesiynol gan amcanu at gyflawni caffael effeithiol, sy’n cydymffurfio. Bydd recriwtio, datblygu a chadw staff â chymwysterau proffesiynol yn tanategu gallu’r Cyngor i ymdrin â materion ac yn enwedig materion sy’n ymwneud â gwerth.
- Sicrhau bod ein gweithgarwch caffael yn ategu nodau a dyheadau’r Cyngor, a adlewyrchir yn ein Cynllun Corfforaethol.
- Sicrhau bod yr holl weithgarwch caffael yn cael ei gyflawni mewn modd teg, agored a thryloyw, gan ganiatáu i’r holl gyflenwyr posibl gystadlu am fusnes.
- Sicrhau bod egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (yn agor mewn tab newydd) (Cymru) 2015 yn cael eu hybu’n briodol ym mhob gweithgaredd caffael.
- Sicrhau bod deg egwyddor Datganiad Polisi Caffael Cymru (yn agor mewn tab newydd) yn cael eu hybu’n briodol ym mhob gweithgaredd caffael.
- Cofleidio trawsnewid ac arloesi mewn caffael cyhoeddus gan gynnwys gwneud caffael yn haws i gynigwyr.
Hefyd mae’r Strategaeth hon yn ceisio ateb gofynion gwahanol amcanion caffael megis cael gwerth am arian, caffael yn gyfrifol a chefnogi Mentrau Bach a Chanolig (MBChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCaChau). Mae’n cydnabod y gall yr amcanion hyn wrthdaro â’i gilydd weithiau ac y bydd cyflawni’r deilliant gorau yn aml yn dibynnu ar amgylchiadau ymarfer caffael penodol.
Mae gan MBChau rôl bwysig yn Sir Benfro o ran creu swyddi a chreu incwm a gallant ddwyn manteision cymdeithasol ac economaidd gwirioneddol. Mae ymgysylltu â’r sector hwn yn ffordd weithredol graidd o gynnal busnes, sydd wedi’i hintegreiddio ym mhob cyfarwyddiaeth a maes gwasanaeth gydag adroddiadau rheolaidd ar gynnydd tuag at dargedau. Mae’r Cyngor yn cydnabod y gall mudiadau’r sector gwirfoddol neu’r trydydd sector helpu i gyflawni rôl arwyddocaol o ran cyflawni gwerth cymdeithasol.