Tendrau a Chytundebau

Cwestiynau Cyffredin

Beth yw Tendr?

Mae Tendr yn gais a gyflwynir gan gyflenwr, fel arfer mewn cystadleuaeth â chyflenwyr eraill lle maent yn cynnig darparu nwyddau, gwasanaethau neu waith i’r Cyngor. Mae bron pob tendr yn ystyried meini prawf dyfarnu sy’n cwmpasu ansawdd a phris er mwyn adnabod y Tendr Manteisiol Mwyaf (MAT).  Bydd y meini prawf ansawdd fel rheol yn cynnwys y dull darparu, ansawdd gwasanaeth ac ati a bydd meini prawf y pris neu gost yn seiliedig ar y mecanwaith pris a nodir yn y gwahoddiad i dendro (gallai hyn fod yn seiliedig ar bris uned, cyfanswm y gost, cyfraddau fesul awr ac ati).

Mae pryniannau sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £90,000 yn ddarostyngedig i Reolau Gweithdrefn Contract y Cyngor sy’n pennu ein bod yn ymgymryd â phroses dendro ffurfiol.

 

Pam mae angen i’r Cyngor fynd i Dendr?

Mae’n bwysig bod y Cyngor yn cael gwerth am arian wrth gaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith ac er mwyn cyflawni hyn, mae angen eu hagor ar gyfer cystadleuaeth yn y farchnad. Mae hefyd yn sicrhau bod ein holl Gaffael yn agored a thryloyw ac yn cydymffurfio gyda Rheolau Caffael Contract a Ddeddf Caffael 2023.

 

Ymhle y gallaf gael gwybod am Gyfleoedd Tendro/Dyfynbris?

Hysbysebir yr holl gyfleoedd caffael dros £90k mewn gwerth ar Wefan Caffael Cenedlaethol Sell2Wales (yn agor mewn tab newydd) ac argymhellir eich bod yn cofrestru’n rhad ac am ddim ar y wefan hon. Bydd hyn yn eich galluogi i hyrwyddo eich sefydliad nid yn unig i Gyngor Sir Benfro, ond yn ehangach i’r Sector Gyhoeddus yng Nghymru, fel eich bod yn derbyn rhybuddion e-bost am gyfleoedd tendro addas. Mae contractau dros drothwy’r DC23 yn cael eu hysbysebu yn y Gwasanaeth Darganfod Tendr (FTS). Lle y bo’n briodol, hysbysebir tendrau ar y cyfryngau cymdeithasol. Mae rhestr o’r cytundebau cyfredol yn ymddangos ar wefan yr Awdurdod ac yn nodi dyddiadau dechrau a gorffen contractau sy’n bodoli’n barod, cyflenwyr presennol a’r Swyddog Caffael sy’n gyfrifol am ymdrin â’r contract hwnnw.

 

Pwy sy’n ymwneud â’r broses Dendro?

Darpar Gyflenwr - Busnes, Unigolyn, Sefydliad Trydydd Sector

Prynwr - Ar ddechrau’r ymarfer Caffael, sefydlir tîm gwerthuso amlddisgyblaethol sy’n cynnwys Swyddog Arweiniol o’r maes Gwasanaeth perthnasol ac o leiaf un Swyddog o’r Gwasanaeth Caffael.

 

Beth sy’n gysylltiedig â’r broses Dendro?

Mae pob contract sydd â gwerth dros £90,000 yn destun proses Tendro Ffurfiol. Fodd bynnag, mae gweithdrefnau gwahanol y gellid ei dilyn, yn ddibynnol ar natur a gwerth y contract. Gwahoddir Tendrau fel arfer un ai fel gweithdrefn dendro 'agored', neu yn achlysurol mae dull weithdrefn hyblyg gystadleuol  neu ddull arall yn cael ei fabwysiadu.

Gweithdrefn Agored – Mae pawb sy’n mynegi diddordeb mewn tendr yn medru cael gafael ar y dogfennau 'Gwahoddiad i Dendro'. Bydd gofyn i chi hefyd gwblhau asesiad cymhwyster, i gynnwys meysydd fel y rhai sy’n cael eu rhestru isod.

Gall gweithdrefn hyblyg gystadleuol gynnwys sawl cam, megis cam dewis cyflenwr, cyflwyniadau, negodi/deialog ac ati.  Bydd y weithdrefn lawn sy'n manylu ar bob cam a’r gofynion pasio yn cael ei chynnwys yn y dogfennau gwahoddiad i dendro a gyhoeddir ynghyd â'r hysbysiad tendro (hysbysiad UK4).  Defnyddir y weithdrefn hyblyg gystadleuol fel arfer ar gyfer gofynion mwy cymhleth neu strategol sy'n gofyn am waith craffu pellach cyn dyfarnu.

Beth sy’n cael ei gynnwys yn y dogfennau tendr?

Cyfarwyddiadau i Dendrwyr – Mae hyn yn cynnwys cyfarwyddiadau i’w dilyn yn ystod y broses dendro, manylion y dyddiad cau a sut i gyflwyno’r tendr ayyb. Darllenwch y cyfarwyddiadau’n ofalus.

Amlen Gymwysterau – Mae'r adran hon o'r porth tendro electronig wedi'i chynllunio i ddarparu’r holl wybodaeth sydd ei hangen ar y cyngor i asesu p’un a yw cwmni'n addas i dendro ai peidio drwy ateb cwestiynau yn ymwneud ag amodau cyfranogiad. Mae’n bwysig bod yr holl gwestiynau perthnasol yn cael eu hateb; os nad oes gwybodaeth ddigonol yn cael ei chyflwyno, gall cais gael ei wrthod. Efallai y bydd yn ofynnol i gwmni ddarparu dogfennau ychwanegol fel tystiolaeth i gefnogi’r wybodaeth a ddarparwyd. Gwybodaeth sy’n ymwneud â sefyllfa economaidd ac ariannol e.e. yswiriant – gwybodaeth ariannol, e.e. cyfrifon cwmni ayyb. Gall y Cyngor hefyd gynnal gwiriadau credyd ariannol.

Amlen Dechnegol – Dyma’r adran yn y porth tendro electronig sy’n cynnwys cwestiynau technegol penodol mewn perthynas â’r nwyddau, gwasanaethau neu’r gwaith sy’n cael ei gaffael. Bydd y porth tendr yn nodi’n benodol y fethodoleg sgorio sy’n berthnasol i bob cwestiwn.

Amlen Brisio – Dyma’r adran yn y porth tendro electronig sy’n cynnwys cyfarwyddiadau ar sut y dylai tendrwr gyflwyno eu prisio.

Manyleb – Mae hwn yn rhoi disgrifiad manwl o’r Nwyddau, Gwaith neu Wasanaethau sydd eu hangen a gwybodaeth gefndir am y contract.

Manteision cymunedol / gwerth cymdeithasol – Caiff y mwyafrif o’r ymarferion tendro a rhai ymarferion dyfynbris eu gwerthuso ar sail pwysoliad pris/ansawdd. Caiff budd cymunedol ei gynnwys fel rhan o'r pwysoliad ansawdd lle bo'n berthnasol neu bydd yn cael ei werthuso ar sail pwysoliad pris / ansawdd / gwerth cymdeithasol. Yma, efallai y bydd gofyn i gyflenwyr gyflwyno datganiad dull gyda'u cynnig.. Bydd y datganiad dull yn cael ei sgorio ac yn ffurfio rhan neu’r cyfan o’r sgorio ansawdd sydd ar gael. Bydd y pwysiad a roddir ar eich datganiad dull a’r pynciau a awgrymir i’w cynnwys yn cael eu hamlinellu yn y dogfennau tendr. Dyma eich cyfle chi i esbonio i ni sut yr ydych yn bwriadu cyflawni’r contract. Os yn llwyddiannus, ac unwaith y bydd y Cyngor yn hapus gyda’r dogfennau, byddant yn cael eu hymgorffori yn y contract ac yn rhan ohono.

Meini Prawf Gwerthuso – Bydd pob ymarfer tendro a gynhelir yn nodi’r meini prawf a ddefnyddir i werthuso eich cais. Bydd y pwysoliadau a’r meini prawf penodol yn amrywio o dendr i dendr yn dibynnu ar y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith sydd eu hangen a’r ffordd y mae’r farchnad gyflenwi’n gweithredu.

Amserlen Brisio – Mae’r rhan fwyaf o’n tendrau yn cynnwys Atodlen Brisio ac mae’n ofynnol i’r tendrwyr ei chwblhau yn y fformat priodol. Dylech sicrhau eich bod wedi darllen yr holl gyfarwyddiadau cyn ei chwblhau.

Amodau a Thelerau cytundeb – mae’r Amodau a Thelerau Cyffredinol yn nodi sail y berthynas rhwng y Cyngor a’r tendrwr llwyddiannus, ac mae’n ofynnol i’r cwmni llwyddiannus a’r Cyngor gadw ato. Mae’n ofynnol i dendrwyr ymrwymo i amodau a thelerau Cyngor Sir Benfro er mwyn i’w ceisiadau gael eu hystyried ar gyfer eu gwerthuso.

Ffurflen y Tendr – mae’n ofynnol i’r tendrwyr arwyddo’r ffurflen hon, sy’n cael ei chynnwys yn ein holl ymarferion Caffael ac yn darparu’r Awdurdod gyda chytundeb ysgrifenedig y cyflenwr y bydd yn cadw at holl delerau a gofynion y tendr hwnnw.

 

Beth fydd yn digwydd ar ôl i mi gyflwyno fy nhendr?

Agor y Tendr – Yn dilyn y dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, bydd y swyddog caffael priodol yn eu hagor drwy’r porth caffael electronig diogel eDendroCymru, a bydd yn cyfarwyddo’r panel gwerthuso ar y broses ddilynol.

Gwerthuso Tendrau – Fel rheol, caiff tendrau eu gwerthuso gan banel sy’n cynnwys swyddogion o'r maes (meysydd) gwasanaeth perthnasol a’i hwyluso gan o leiaf un swyddog o'r adran gaffael er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw. Fel arfer mae contractau yn cael eu dyfarnu ar sail y cynnig mwyaf manteisiol yn (MAT) sy’n cael ei asesu ar gyfuniad o ansawdd/pris neu ansawdd/pris/gwerth cymdeithasol, a’r cyfan yn cael eu pwysoli i gyfateb â gofyniad penodol e.e. 60% ansawdd; 40% pris neu 50% ansawdd: 40% pris / 10% gwerth cymdeithasol. Mae hyn yn cael ei nodi yn y dogfennau Gwahoddiad i Dendro, ynghyd â’r meini prawf ansawdd, sy’n cael eu pwysoli yn nhrefn pwysigrwydd.

Cyfweliadau/Cyflwyniadau – Ar gyfer tendrau a gynhelir o dan y weithdrefn hyblyg gystadleuol, efallai y bydd gofyn i gyflenwyr ddarparu cyflwyniad neu fynychu cyfweliad i egluro eu cais ymhellach. Byddai hyn fel arfer yn cael ei sgorio fel rhan o'r meini prawf ansawdd, gyda'r pwysoliad yn cael ei ddatgan yn y dogfennau gwahoddiad i dendro bob amser.

Dyfarniad Contract – Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu o’r penderfyniad dyfarnu yn ysgrifenedig. Os yw gwerth y caffaeliad yn pennu, bydd DC23 yn gymwys yn hynny o beth: bod yr hysbysiad dyfarnu cychwynnol yn destun cyfnod cadw o 8 niwrnod gwaith o leiaf os caiff ei gyfathrebu’n electronig. Os bydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr chi a sgôr y sawl sydd yn fuddugol, ynghyd â chrynodebau asesu. 

 

Sut alla i gael adborth ar yr hyn oedd yn iawn neu oedd o’i le gennyf?

Hyd yn oed os nad yw DC23 yn berthnasol, gall cwmnïau ofyn am adborth gan y Cyngor ynghylch pam nad oedd eu cais am dendr yn llwyddiannus. Dylid cyflwyno’r cais hwn yn ysgrifenedig. Gellir trefnu cyfarfod dad-friffio os oes angen.

 

Sut ydw i’n cael gwybod am ddyfynbrisiau /cyfleoedd dan £90k?

Sicrhewch eich bod wedi cofrestru ar Sell2Wales (yn agor mewn tab newydd) a’ch bod wedi cymryd gofal i ddewis y categorïau sy’n adlewyrchu’n gywir y nwyddau neu’r gwasanaeth yr ydych yn eu cynnig. Gallech hefyd anfon gwybodaeth fusnes i’r adran berthnasol a gofyn i’ch manylion gael eu storio ar ffeil. A/neu e-bostio  supplierenquiries@pembrokeshire.gov.uk fydd yn ymateb gyda gwybodaeth allweddol.