Tendrau a Chytundebau

Cwestiynau Cyffredin

Beth yw Tendr?

Tendr yw’r bid a gyflwynir gan gyflenwr, mewn cystadleuaeth gyda chyflenwyr eraill fel arfer, lle maent yn cynnig darparu nwyddau, gwasanaethau neu waith i'r Cyngor. Mae bron bob tendr yn cymryd i ystyriaeth feini prawf dyfarnu sy'n cwmpasu ansawdd a phris er mwyn adnabod y Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd (MEAT). Bydd meini prawf ansawdd fel arfer yn cynnwys y dull cyflenwi, ansawdd y gwasanaeth, ac ati ac fel arfer bydd pris neu feini prawf cost yn seiliedig ar y pris yn unig neu ar gyfanswm y gost os oes angen cymryd niferoedd i ystyriaeth .

Mae pryniannau sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £50K yn destun Gorchmynion Sefydlog Contractau'r Cyngor sy'n gorchymyn ein bod yn ymgymryd â phroses dendro ffurfiol.

Pam fod angen i’r Cyngor fynd i Dendr?

Mae'n bwysig bod y Cyngor yn cael gwerth am arian wrth gaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith ac er mwyn cyflawni hyn rhaid agor cyfleoedd ar gyfer cystadleuaeth yn y farchnad. Mae hefyd yn sicrhau bod ein holl gaffael yn agored ac yn dryloyw ac yn cydymffurfio â Gorchmynion Sefydlog Mewnol a Cyfarwyddebau Caffael Ewropeaidd.

Ble alla i gael gwybodaeth am Gyfleoedd Tendro/Dyfynbrisio?

Mae'r holl gyfleoedd caffael sy'n werth mwy na £25k yn cael eu hysbysebu ar y Wefan Gaffael Genedlaethol www.gwerthwchigymru.llyw.cymru ac argymhellir eich bod yn cofrestru yn rhad ac am ddim ar y safle hwn. Bydd hyn yn eich galluogi i hyrwyddo eich sefydliad, nid yn unig i Gyngor Sir Penfro, ond i Sector Cyhoeddus ehangach Cymru fel eich bod yn derbyn e-byst awtomatig yn eich hysbysu o gyfleoedd tendro addas. Hysbysebir Contractau dros Drothwy'r UE yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) a ellir ei weld drwy Dendrwyr Electronig Dyddiol (TED), - fersiwn ar-lein OJEU ar http://ted.europa.eu.int. Lle bo'n briodol, mae tendrau hefyd yn cael eu hysbysebu yn y wasg leol ac yn achlysurol, y wasg genedlaethol, ynghyd â chylchgronau neu gyhoeddiadau masnach priodol. Mae rhestr o'r contractau cyfredol yn ymddangos ar wefan yr Awdurdod (www.pembrokeshire.gov.uk) gan nodi dyddiadau dechrau a dod i ben y contractau presennol, cyflenwyr presennol a'r Swyddog Caffael cyfrifol sy’n ymdrin â’r contract hwnnw.

Pwy sydd ynghlwm â’r broses Dendro?

Cyflenwr Posibl – Busnes, Unigolyn, Sefydliad y Trydydd Sector

Prynwr - Sefydlir tîm gwerthuso tendrau amlddisgyblaethol ar ddechrau’r ymarfer Caffael sy’n cynnwys Swyddog Arweiniol o’r maes Gwasanaeth perthnasol ac o leiaf un Swyddog o'r Gwasanaeth Caffael.

Beth sy'n rhan o’r broses dendro?
Mae rhaid i bob contract gwerth dros £50k fynd i broses dendro ffurfiol. Fodd bynnag, mae gwahanol weithdrefnau y gellir ei ddilyn, gan ddibynnu ar natur a gwerth y contract. Fel arfer gwahoddir tendrau o dan weithdrefn dendro "agored" ond yn achlysurol defnyddir dull "cyfyngedig" neu ddull arall.

Gweithdrefn agored – Gall pawb sy'n mynegi diddordeb mewn tendr gael mynediad i'r ddogfennaeth "Gwahoddiad i Dendro". Bydd hefyd angen i chi gwblhau asesiad cymhwyster, sy’n cynnwys meysydd fel y rhai a restrir isod.

Gweithdrefn Gyfyngedig - Gall pawb sy'n mynegi diddordeb mewn tendr gael mynediad i set o gwestiynau Cymhwyster drwy'r porth tendro electronig. Defnyddir y cwestiynau hyn i asesu addasrwydd tendrwyr ar gyfer eu gwahodd i dendro drwy werthuso meini prawf megis eu sefyllfa economaidd ac ariannol a hefyd eu gallu technegol a phroffesiynol i gyflenwi'r nwyddau, gwasanaethau neu waith. Caiff yr ymateb ei werthuso gan y tîm gwerthuso tendrau ac yna gwahoddir y cyfranogwyr sydd ar y rhestr fer i dendro, gan roi mynediad iddynt i’r ddogfennaeth Gwahoddiad i Dendro lawn. Defnyddir y weithdrefn hon pan fyddwn yn disgwyl lefel uchel o ddiddordeb mewn gofyniad penodol.

Gweithdrefn a Drafodwyd a Deialog Gystadleuol – Mae'r defnydd o'r weithdrefn a drafodwyd a deialog gystadleuol yn gyfyngedig iawn a dim ond yn cael eu defnyddio mewn amgylchiadau eithriadol lle na fyddai'r weithdrefn agored na chyfyngedig yn briodol oherwydd cymhlethdod y contract rhagweledig a lle mae prynwr yn ei chael yn anodd i ddiffinio'r fanyleb sy’n debygol o ddiwallu eu hanghenion, lle nad oes digon o gyflenwyr yn y farchnad i ymgymryd â phroses wirioneddol gystadleuol, neu lle mae'r gwaith sydd i’w gwblhau er mwyn ymchwil a datblygu yn unig.

Beth sy'n cael ei gynnwys yn y dogfennau tendro?
Cyfarwyddiadau i Dendrwyr - Mae’r rhain yn cynnwys cyfarwyddiadau sydd i'w dilyn yn ystod y broses dendro, manylion am y dyddiad cau a sut i gyflwyno tendr ayb. Darllenwch y cyfarwyddiadau’n ofalus os gwelwch yn dda.

Amlen Gymhwyso – Mae'r adran hon o'r porth tendro electronig wedi ei chynllunio er mwyn darparu'r holl wybodaeth sydd ei hangen ar y Cyngor er mwyn iddynt asesu a yw cwmni yn addas ar gyfer tendro. Mae'n bwysig bod yr holl gwestiynau perthnasol yn cael eu hateb; gall cais gael ei wrthod os na ddarperir digon o wybodaeth. Efallai y bydd angen i gwmni ddarparu dogfennau ychwanegol fel tystiolaeth gefnogol i’r wybodaeth a ddarparwyd.
Gwybodaeth yn ymwneud â sefyllfa economaidd ac ariannol, e.e. yswiriant - gwybodaeth ariannol, e.e. cyfrifon cwmni, ayb. Gall y Cyngor hefyd gynnal gwiriadau credyd ariannol.

Amlen Dechnegol – Mae'r adran hon o'r porth tendro electronig yn cynnwys cwestiynau technegol penodol ynglŷn â’r nwyddau, gwasanaethau neu waith sy'n cael ei gaffael. Fel arfer bydd pob cwestiwn yn cael ei sgorio a gall fod isafswm sgôr er mwyn pasio. Bydd y porth tendro'n nodi’r fethodoleg sgorio benodol sy'n berthnasol i bob cwestiwn.
Amlen brisio - Mae'r adran hon o'r porth tendro electronig yn cynnwys cyfarwyddiadau ar sut y dylai tendrwyr gyflwyno’u prisiad.

Manyleb – Rhoddir disgrifiad manwl o'r Nwyddau, Gwaith neu Wasanaethau sydd eu hangen a gwybodaeth gefndirol am y contract.

Datganiad dull - Mae'r mwyafrif o ymarferion tendro a rhai ymarferion dyfynbrisio’n cael eu gwerthuso ar bwysoliad pris/ansawdd ble mae angen i gyflenwyr gyflwyno datganiad dull gyda'u cais. Bydd y datganiad dull yn cael ei sgorio a’r sgôr hwnnw’n ffurfio rhan neu'r cyfan o gyfanswm y sgôr ansawdd sydd ar gael. Amlinellir y pwysoliad a roddir i’ch datganiad dull ynghyd â'r pynciau yr awgrymir y dylid eu cwmpasu yn y dogfennau tendro. Dyma’ch cyfle i esbonio i ni sut yr ydych yn bwriadu cyflawni'r contract. Os fyddwch yn llwyddiannus ac unwaith y bydd y Cyngor yn fodlon â'r dogfennau hyn, byddant yn cael eu hymgorffori i’r ac yn ffurfio rhan o'r contract.

Meini Prawf Gwerthuso – Mae pob ymarfer tendro a gynhelir yn rhoi manylion y meini prawf a ddefnyddir i werthuso’ch cais. Bydd y pwysoliadau a'r meini prawf penodol yn amrywio o dendr i dendr yn dibynnu ar y nwyddau, gwasanaethau neu waith angenrheidiol a'r ffordd y mae'r farchnad gyflenwi yn gweithredu.

Atodlen Brisio – Mae'r mwyafrif o'n tendrau’n cynnwys Atodlen Brisio wedi ei chynllunio’n barod sydd angen i dendrwyr ei chwblhau yn y modd priodol. Sicrhewch eich bod wedi darllen yr holl gyfarwyddiadau cyn ei chwblhau.

Telerau ac Amodau contract – mae’r Telerau ac Amodau Cyffredinol yn nodi sail y berthynas rhwng y Cyngor a'r tendrwr llwyddiannus, sydd raid i'r cwmni llwyddiannus a'r Cyngor gadw ato. Mae'n ofynnol i dendrwyr gytuno i delerau ac amodau Cyngor Sir Penfro er mwyn i’w ceisiadau gael eu hystyried ar gyfer eu gwerthuso. Efallai y byddwn, yn ôl ein disgresiwn, yn derbyn telerau ac amodau eraill.

Ffurflen Dendro neu Ffurflen Ddyfynbrisio Mae'n ofynnol i dendrwyr lofnodi'r ffurflen hon, a gynhwysir yn ein holl ymarferion caffael ac sy’n darparu cytundeb ysgrifenedig y cyflenwr i gadw at yr holl delerau ac amodau a gofynion y tendr ar gyfer y Cyngor.

Beth fydd yn digwydd ar ôl i mi gyflwyno fy nhendr?

Agor Tendrau – Wedi’r dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, maent yn cael eu hagor gan ein Hadran Gwasanaethau Cyfreithiol er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw. Bydd y Swyddog Caffael priodol yn trefnu cynnal gwerthusiad.

Gwerthuso Tendrau - Caiff tendrau eu gwerthuso gan o leiaf un aelod o'r gwasanaeth Caffael ac o leiaf un swyddog o'r maes gwasanaeth perthnasol er mwyn sicrhau proses deg a thryloyw. Fel arfer dyfernir contractau ar sail y cynnig mwyaf manteisiol yn economaidd (MEAT) sy'n cael ei asesu yn ôl cyfuniad o ansawdd a phris, a gaiff eu pwysoli yn unol â’r gofyniad penodol e.e. ansawdd 60%; pris 40%. Nodir hyn yn y dogfennau Gwahoddiad i Dendro/Dyfynbrisio ynghyd â'r meini prawf ansawdd, a gaiff eu pwysoli yn ôl eu pwysigrwydd.

Cyfweliadau/Cyflwyniadau - Ar gyfer tendrau mwy cymhleth, efallai y bydd gofyn i gyflenwyr roi cyflwyniad neu fynychu cyfweliad i egluro ymhellach a/neu hyrwyddo eu cais. Byddai hyn fel arfer yn cael ei sgorio fel rhan o'r elfen ansawdd gyda'r pwysoliad bob amser yn cael ei nodi yn y dogfennau Gwahoddiad i Dendro.

Dyfarnu Contract - Bydd y tendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael eu hysbysu’n ysgrifenedig o’r penderfyniad. Os yw gwerth y caffaeliad yn mynnu hynny, bydd Cyfarwyddebau Caffael yr UE yn berthnasol. Bydd yr hysbysiad o ddyfarniad cychwynnol yn destun cyfnod segur o 10 diwrnod calendr o leiaf os y’i hanfonir yn electronig ac o leiaf 15 diwrnod calendr os y’i hanfonir drwy'r post. Os fydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr hysbysiad yn cynnwys y meini prawf dyfarnu, eich sgôr chi a sgôr y tendrwr buddugol, ynghyd â manteision ac anfanteision eich cais chi o’i gymharu â'r tendrwr buddugol.

Sut y gallaf gael adborth ar yr hyn a wnes i yn iawn neu beth aeth o'i le?

Gall cwmnïau aflwyddiannus ofyn am adborth gan y Cyngor ynghylch pam nad oedd eu cais am dendr yn llwyddiannus. Dylid cyflwyno’r cais hwn yn ysgrifenedig. Gellir trefnu cyfarfod adborth os oes angen.

Sut ydw i'n dod o hyd i wybodaeth am ddyfynbrisiau/cyfleoedd o dan £25 mil?

Sicrhewch eich bod wedi cofrestru ar www.gwerthwchigymru.llyw.cymru a’ch bod wedi cymryd gofal i ddewis y categorïau sy'n adlewyrchu’r nwyddau neu wasanaethau yr ydych yn eu cynnig yn gywir. 

ID: 567, adolygwyd 10/04/2018